2020年度 3月通常総会計画(案)の件

公益社団法人 鹿児島青年会議所
2020年度 事業計画書

議案名

2020年度 3月通常総会(案)の件

会議名

2020年度 第4回理事予定者会議

種 別

2019年12月 2日 協議

委員会名

総務広報委員会

窓口常務理事名

福永千裕

確認日

2019年11月28日

担当室長名

確認日

委員長名

岩切瑞輝

確認日

2019年11月27日

議案作成者名

田中喜久 武井遼 冨山貴司

作成日

2019年11月27日

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名

2020年度 3月通常総会(案)の件

2.事業実施に至る背景
公益社団法人鹿児島青年会議所の総会は、通常総会及び臨時総会の2種があります。通常総会は毎事業年度終了日の翌日から3か月以内、臨時総会においては8月及び12月に開催することとなっております。2020年度を迎え、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催いたします。通常総会は鹿児島JCメンバーが一堂に会して、2019年度の総まとめを承認し、2020年度新体制の向かうべきところを確認する場で、組織の最高意思決定機関として、その企画・運営は定款に基づき円滑に行う必要があります。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内)
通常総会にて各事項の決議および承認を得る事、ならびに報告を行う事を目的とします。

5.SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」とのつながり

目標 12  持続可能な消費と生産のパターンを確保する(「つくる責任 つかう責任」)

6.実施日時

2020年3月24日(火曜日)

受付開始  18時30分~
通常総会  19時00分~20時00分
 03-2.総会シナリオ(タイムテーブル付).pdf
懇親会   20時15分~21時45分
 04-2.懇親会シナリオ(タイムテーブル付).pdf

7.実施場所・会場 

城山ホテル鹿児島(鹿児島市新照院町41-1)
TEL:099-224-2211

通常総会会場:大宴会場パール(バンケット4階)
 03-3.総会会場レイアウト.pdf
懇親会会場:大宴会場サファイア(バンケット3階)
 04-3.懇親会会場レイアウト.pdf

8.予算総額

 ¥170,000ー
01-1.事業収支予算書.xlsx
01-2.城山ホテル鹿児島見積書.pdf

9. 参加対象者および参加員数計画

現役メンバー:138名(12月時点会員数156名ー2019年度卒会者18名)

【過去の出席率、はがき返信率】

          出席     はがき返信
2017年度   62.7%   76.0%(返信数114/在籍者数150)
2018年度   59.9%   83.0%(返信数122/在籍者数147)
2019年度   60.2%   88.3%(返信数113/在籍者数128)

【参考】以下2018年度の資料
過去のシニアクラブ会員の出席者数(1月通常総会)

2016年度:13名
2017年度:16名
2018年度:23名

【参加推進計画】

<現役メンバー>
・総会の出欠は例年通り、案内状に同封の返信用はがきを利用します。不測の事態により欠席となる場合にそなえて、委任状も兼ねた返信はがきを作成し、出欠の如何に関わらず、代理人を記名・捺印の上、返信して頂きます。尚、返信日を2月28日必着とし、その後は担当常務および委員長へ随時報告を入れて返信状況を共有し、連絡を密に行い、返信率向上に努めます。

・懇親会の出欠は、エントリーボードを使用します。総会と同様、審議可決後より各委員長および各運営幹事を通じ出欠登録について呼びかけを行い、登録数の向上に努めます。

・総会出席はひとり一票の権利(一名一個の議決権)を行使する機会であり、会員の義務である事を再度伝え、参加意識の向上を図ります。伝達の方法は委任状の返信の無いメンバーには、各委員会の委員長また運営幹事より連絡して委任状の提出を依頼します。合わせて、直近2回の総会で委任状提出をしていないメンバーを事前に把握し、総務広報委員会メンバーから電話連絡を行います。

・本人出席に関しても前項同様直近2回の総会出席状況を把握し、本年度配属先の委員長にも事前に情報共有をして早めの声掛けをしてもらうことで出席率の向上に努めます。

<シニア>
・案内状をメール/FAXにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。

・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致します。

10.広報戦略
・案内状送付に合わせ、各委員長・運営幹事を通じて出席と委任状提出について呼びかけます。その際には委任状の記入例を配信し、注意点を周知します。

・返信はがき締め切り後に、未提出者へは総務広報委員会より電話連絡を行います。また各委員長・運営幹事に自身の委員会の提出状況を伝え、呼びかけを行ってもらいます。

・3月委員会時に各委員会へうかがい、事前の出欠回答状況と委任状提出状況に基づいて直接働きかけを行います。

11.事業内容
■具体的手法
下記の議題について承認を得るために総会を開催します。

議題
《審議事項》

第1号議案 議事録署名人に関する件
第2号議案 2019年度12月臨時総会議事録承認の件
第3号議案 2019年度事業報告承認の件
第4号議案 2019年度収支決算報告承認の件
第5号議案 2020年度収支補正予算(案)の件

《報告事項》

1.2019年度登録料等分担金収支報告
2.2020年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

資料添付
03-1.総会式次第.pdf
03-5.2019年度12月臨時総会議事録(現時点未添付)

■実施による工夫
〈工夫1〉委任状記入例を事前に委員長を通じて各委員会に配信します。併せて運営幹事と委員長の横のつながりを活用して周知を徹底します。配信タイミングは、案内状および返信用はがきの郵送タイミングに合わせます。

〈工夫2〉3月委員会開催日以前に返信用はがきが届くように締め切りを設定致します。

〈工夫3〉委員会日の前に各委員長、各運営幹事へ出欠状況・返信状況についての情報共有を行い、併せて未提出者へ連絡を行い、3月の委員会日に印鑑を持参するように伝えて委員会日に委任状の回収を行います。

〈工夫4〉3月委員会に合わせた委任状回収の際には、再度総会の意義・目的について訴え、本人出席の呼びかけを行います。

〈工夫5〉例年、ネクタイ・ネーム・バッジの未着用者が散見される状況を踏まえ、事前案内等を利用して着用の徹底を促します。また、当日は受付時に着用有無を確認するするとともに、事前に各委員長からメンバーにドレスコードの徹底を伝えてもらいます。

〈工夫6〉懇親会のテーブルのレイアウトについてはシニアメンバーを現役メンバーが囲む形とすると共に、各委員長に委員会メンバーとシニアとの積極的な挨拶・名刺交換を依頼いたします。

〈工夫7〉出席者各位へ、公共交通機関の利用や車の乗り合わせを呼びかけます。

〈工夫8〉SDGsのターゲットにも掲げられている食品ロス削減の観点より、懇親会での食数はエントリーボードでのとりまとめをもとに想定人数より少なめに発注し、料理内容も取り分けて食べやすいものや人気のあるメニューに絞り込みます。また、司会から懇親会の冒頭で食べ残しゼロに取り組む旨のアナウンスを行い、テーブルにSDGs・食べ残しゼロに関するPOPを設置します。

■メンバーへの依頼事項
〈依頼1〉各委員長は「委任状記入例」を委員会内へ確実に、速やかに共有をお願いします。運営幹事と委員長で連携して委員会内へ期限内のはがきの返信を呼びかけてください。

〈依頼2・3・4〉3月委員会日に総務広報委員会が各委員会へうかがって当日出席の呼びかけと委任状の回収を行おうと考えています。ご協力お願いします。またそれに先立って事前に提出状況を共有しますので、委員会内での働きかけもお願いします。

〈依頼5〉全体案内だけではなかなか改善が見られません。普段の委員会時などを含めて委員会ごとの徹底、対策をぜひお願いします。

〈依頼6〉各委員長は、入会から日の浅いメンバーを中心に連れ立って積極的に挨拶回り・名刺交換をお願いします。

〈依頼7〉委員会内に限らずメンバー同士で呼びかけ合って来場をお願いします。

〈依頼8〉テーブルごとに声をかけ合って料理を取り分け、腰を落ち着けて食事をする時間も設けてください。

■得られる効果
〈効果1〉委任状作成時に不備の出やすい「押印がない」「代理人欄に理事長名を記入する」等のトラブルを未然に防ぐ事が期待できます。

〈効果2〉委任状回収率・出席率向上に向けた動きを行うための事前の状況把握を行うことができます。

〈効果3〉不測の事態により欠席となる場合にも、会員それぞれの意思が代理人を通じて議決に反映されることが期待されます。また、総会自体を成立させるための定足数も確保できます。

〈効果4〉総会に関する会員としての権利と義務について再認識を促し、出席率の向上につなげる事が期待できます。

〈効果5〉JAYCEEとしてのドレスコードの周知・啓発を図り、組織としての一体感を高めます。

〈効果6〉シニアメンバーと現役メンバーの物理的な距離が縮まり、名刺交換や挨拶を積極的に行うことで、シニア・現役間相互の更なる交流、親睦が期待できます。

〈効果7-1〉より良い社会への意識変革を訴える組織の一員として環境への配慮に意識を向けさせることが期待できます。

〈効果7-2〉駐車場や道中の混雑を緩和することで、そのことによる遅刻やそのことを想定しての途中退出を防ぐことができ、全体としてスマートな会の運営が望めます。

〈効果8〉懇親会での食べ残しを少しでも減らすことが期待されます。

 12.実施スケジュール

2019年12月 2日

2020年度第4回正副室長予定者会議

2019年12月 2日

2020年度第4回理事予定者会議

2019年12月 3日

12月正副室長会議

2019年12月 3日

12月理事会

第1回目協議

2020年 1月 7日

1月正副室長会議

2020年 1月14日

1月理事会

第2回目協議

2020年 2月 4日

2月正副室長会議

2020年 2月11日

2月理事会

審議

2020年 2月14日

案内文発送

2020年 2月28日

現役メンバー出欠回答(はがき)締切

2020年 3月 6日

シニアメンバー出欠回答締切

2020年 3月24日

通常総会

実施

2020年 5月 5日

5月正副室長会議

2020年 5月12日

5月理事会

報告

【リハーサル予定】

(1)事前リハーサル(通し):3月20日(金・祝)17:30~
・総務委員長:資料、シナリオ確認
・委員会メンバー:当日の流れの把握及び動き確認

(2)前日リハーサル(通し):3月23日(月)17:30~
・専務、理事長、直前理事長、前年専務、総務委員長:シナリオ確認
・委員会メンバー:当日の動き確認

(3)直前リハーサル:3月24日(火)17:30~
・専務、理事長、直前理事長、前年専務、総務委員長:シナリオ変更確認
・委員会メンバー:当日の動き確認

05-6.事前準備スケジュール.pdf
05-7.総務広報委員会当日の動き.pdf

13.外部協力者・団体
なし

 14.前年度事業・過去の参考事業からの引継事項
[2019年度 通常総会報告議案より]

《良かった点》

【総会】

・事前リハーサルとして直前の週末には委員会メンバーで集まり、当日の一連のプログラムの流れを確認し共有すると共に、各自の動きを確認する中で、前日リハーサルまでに再度確認すべきことを細かく洗い出すことが出来ました。
→リハーサルスケジュールを明確化し、委員会メンバーで当日の動きの確認及び情報共有を行います。

・前日リハーサルでは司会の事務局長と、専務を交え、シナリオや各自の当日の動きについて入念にリハーサルを行うことで、当日直前でのシナリオ変更を極力無くすことが出来ました。
→本年も司会とのリハーサルを入念に行います。

・直前リハーサルでは、司会の事務局長、専務、理事長を交えて、一連の流れと共にシナリオの細かい言い回しまで含めて確認したことで、本番で途中で進行が止まったり、もたついたりすることなく、スムーズに議事を進めることが出来ました。
→直前リハーサルでは、各演者が実際にシナリオの読み上げをして最終確認を行います。

・当日委員会メンバーは出来るだけ早く集合し、直前リハーサルを入念に行ったことで、それぞれの役割をしっかりと理解し、自信を持って粛々と役割をこなすことが出来ました。
→委員会メンバー集合時間を早めに設定し、リハーサルにも必ず参加するよう呼びかけいたします。

・セレモニーについては事前に入念にリハーサルを行い、特に歩き方、礼の角度、目線の位置等までメンバー同士で細かく指摘し合うことで、スムーズに実施することが出来ました。
→リハーサル時にセレモニーについても動作や流れを詳細に確認いたします。

・直前リハーサルにて、演台テーブルの出し入れを含めたシナリオの細かい打合せをホテルの担当者の方を交えて行うことで、円滑な運営が出来ました。
→直前リハーサルでは、ホテルの担当者ともシナリオを踏まえて議長席・テーブルの出し入れなどのタイミングの確認を行います。

【懇親会】

・シニア席への挨拶を行う現役メンバーも多く、シニアの先輩方と現役との交流が出来ていました。
→現役メンバーがシニアへの挨拶を積極的に行うよう呼びかけし、交流ができるよう促します。

・当日はシニアの方の訃報もあり、理事長とも相談しながら懇親会の終了時刻を早めに設定し直し対応することが出来ました。
→様々な事態に臨機応変に対応できるよう理事役員と細かくコミュニケーションをとります。

・会場を例会会場の隣にしたことで、例会終了後の移動をスムーズに行うことができた。
→本年は空き状況の関係で、上下のフロアでの会場確保となりました。直近の8月、12月の臨時総会も同様の設えですのでこちらを参考にして、委員会メンバーによる呼びかけを行うことでスムーズな誘導に努めます。

《悪かった点》

【総会】

・案内状に記載の場所が「城山観光ホテル」と旧ホテル名称となっていました。
〈原因〉最終原稿の確認が漏れておりました。
〈対策〉最終的な原稿が変更されることは想定されます。最終原稿の段階で再度文面を細かく確認する必要があると考えます。
→最終原稿の段階で、委員会メンバーで分担して最終チェックを行います。

・直前リハーサルの開始が遅れ、音響リハーサルが総会開始の直前となってしまった。
〈原因〉当日の会場が、直前に別の会議が入っていたため、会場準備の開始時間が遅くなりました。
〈対策〉ホテルに直前リハーサルができる時間帯を事前にしっかりと確認し、直前リハーサルですること、前日リハーサルですることを分けてリスト化しておくことで、より効率的なリハーサルができると考えます。
→事前にホテル側に会場の利用状況確認し、効率的なリハーサルができるようにします。

・江口理事長の議長席に、水の準備をしておりませんでした。
〈原因〉当日の準備項目への記載が漏れておりました。
〈対策〉議長は長時間話をすることから、喉が乾くことは想定されます。議長席には水の準備をしておく必要があると考えます。
→水の準備以外にも記載漏れがないか確認いたします。

・シニアの先輩方の席への誘導の仕方に統一性がなく、開始直前に来られる方などへの対応が不十分でした。
〈原因〉直前に来られたり、開始後に来られたりするシニアの先輩方への対応については、リハーサルで細かく確認できておりませんでした。
〈対策〉シニアの先輩方への対応については、誘導の仕方(ご挨拶、導線など)についてもシナリオ等に記載しリハーサルにて事前に確認をしておく必要があると考えます。
→シニアの先輩方の誘導を行う担当者を決めて、当日の挨拶や導線についてもリハーサルで確認いたします。

・ドアクローズの時間帯に、メンバーが途中退室してしまいました。
〈原因〉ドアクローズの時間帯については、途中退室が出来ないことをメンバーに周知できていなかったためでした。
〈対策〉総会のプログラムにおいて、途中入退室ができない時間については、事前に各委員長を通じてメンバーに周知する必要があると考えます。
→途中入退室ができない時間は事前に各委員長を通じてメンバーに周知し、ドアクローズ担当のメンバーにも対応を確認いたします。

・議案の採決において、会場内にいる総務委員会メンバーも議決権を有するにもかかわらず挙手をすることはありませんでした。
〈原因〉会場内にいる総務委員会メンバーも議決権を持つため、議案の採決においては挙手が可能な旨を、委員会メンバーに周知できていなかったためでした。
〈対策〉総務委員会メンバーには、会場内において議案の採決においては挙手が可能であることを事前に確認しておく必要があると考えます。
→総務広報委員会メンバーには、会場内において議案の採決においては挙手が可能であることを周知いたします。

【懇親会】

・料理がかなり余りました。80名分の料理を発注し、3分の1程度は余ってしまいました。
〈原因〉料理の発注数についての確認が不十分でした。また、懇親会の出欠で、エントリーボードを使用した確認を行いませんでした。
〈対策〉エントリーボードを使用し懇親会の出席者数を事前に正しく把握すると共に、料理の発注数については最終確認を行うことが必要と考えます。
→懇親会出席者を正確に把握し、料理の発注数についてはホテル側と最終確認を行います。

・役員紹介において、舞台のスペースが狭く登壇できない役員が発生することとなりました。
〈原因〉リハーサルで舞台の広さまで確認が行き届いていませんでした。
〈対策〉事前のリハーサルでしっかりと人数を確認し、並び方や間隔を考慮した上で舞台の広さを確認しておくことが必要と考えます。
→リハーサルでは舞台の広さを確認し、並び方や間隔を調整いたします。

・途中から来られたシニアの先輩方の会場内テーブルへの誘導、対応ができておらず紹介のタイミングについてもバラバラになってしまいました。
〈原因〉途中からの出席者への対応について、検討・リハーサルが不十分でした。
〈対策〉シニア・現役問わず途中からの参加者もいるため、会場外の受付に、会場内へと誘導する担当を置く必要があります。また紹介のタイミングについても、事前検討・リハーサルが必要と考えます。
→途中からの参加者のために、会場内への誘導担当を設置し、紹介のタイミングも司会者と事前に確認いたします。

・写真撮影時のイス並べや理事役員の配置、その後のシニアの先輩方のお見送り、誘導までの流れで滞る部分がありました。
〈原因〉リハーサルが直前となってしまったことに加え、総務委員会のメンバーの配置検討が不十分でした。
〈対策〉総務委員会メンバーの当日の動きや配置については、誘導のタイミングやマイク準備等を含めもっと細かく具体的に決めた上で、リハーサルでもしっかりと確認をしておく必要があると考えます。
→誘導のタイミングやマイク準備等を含め具体的に決めた上でリハーサルを十分に行います。

・感謝状を持ち帰るための賞状筒が用意されておりませんでした。
〈原因〉賞状の持ち帰りについてまでの検討がなされていませんでした。
〈対策〉持ち帰るものがある場合については、持ち帰り方まで含めた検討・準備が必要と考えます。
→感謝状や記念品などについては、持ち帰り方まで含めた検討、準備をいたします。

・イヤモニを準備したが活用できず、当日の緊急的な対応が後手に回ることが多かったです。
〈原因〉リハーサルでイヤモニを使用しなかったためでした。
〈対策〉リハーサルでは本番同様の状態を作り、イヤモニについてもしっかりとその活用方法まで確認をしておく必要があると考えます。
→イヤモニの必要性について検討し、使用する場合はリハーサル時にも使用方法等を確認いたします。

・照明が明るすぎ、役員紹介のパワーポイントが見えづらかったです。
〈原因〉会場選定、リハーサルの段階での確認が不十分でした。
〈対策〉会場選定やリハーサルでは照明の明るさについても確認し、スクリーン上だけでも消灯するなどの対応が必要と考えます。
→照明の明るさについてもリハーサル時に確認し、明るさを調整できるよう会場側と確認いたします。

15.手法の検討に関する説明

【調査】
・過年度報告議案の引継ぎ事項について
→前項に同様。

・2019年度大野総務委員長への聞き取り
総会で扱う議案に関しては専務と連絡を取り、十分確認のこと。

案内や当日資料に関しては事務局とも早めに打ち合わせをしておくこと。

リハーサルの段階で気づくシナリオの不備や変更は案外多い。各演者が揃って実際にシナリオに沿って確認をするべき。その際は委員会メンバーも当日の持ち場での動きを確認すること。

本年度は総会は事業費、懇親会は登録料等分担金より拠出したが次年度はどうか専務に確認をした方が良い。

懇親会については食数、内容など事務局にも相談の上、直前になっての出席者数の変更に備え事前にホテル側とよく調整しておくこと。

どれだけ準備をしていてもイレギュラーは起こる。2019年度の通常総会では当日の訃報があり懇親会の終了時刻を早める対応を行った。問題が起きた際の判断について指揮系統は明確にしておいた方が良い。

・事務局への聞き取り
当日資料は専務と連絡を取って早めに知らせてほしい。

当日のシニアクラブからの挨拶等はどなたにお願いするかシニアの窓口である専務からよく確認してもらうこと。

シニアの受付にはある程度顔の分かる人を置いてほしい。

懇親会の料理の食数は少なめ(今の時点では50ぐらい)で考えておけば良い。近づいてきたらまた相談してほしい。

【分析】
総会の招集から開催、議事進行については定款の定めるところにより適正に、また粛々と行わなければならない。そのためには関係者との綿密な事前打ち合わせとリハーサルが不可欠である。専務、担当常務を通じて理事長の意向を確認して当日は遅滞や遺漏のない運営に努めなければならない。まったく同様のものではないが、問題が起こりやすい部分や反省点として挙げられる箇所は例年共通しているところがある(開会前のロビーからの追い出し、セレモニー、資料の抜けや不備、シニアの先輩への対応、懇親会への移動、席札やふんどしの準備、食事の余り、懇親会の時間設定等)ので過年度における原因の分析と、提唱されている対策を参考に事前準備を進めるべきだということが読み取れる。

【今後の展開】
鹿児島JCの最高意思決定機関として2019年度の総括と、2020年度の新体制の確認・承認をメンバーが一堂に会する場で行う事で、鹿児島JCに連綿と受け継がれてきた「明るい豊かな社会を築く」という想いを継承します。また、2020年度の理事長が目指す方向性をメンバー一人ひとりと共有することで、鹿児島JCがより一体感のある組織となり、今後の運動が明るい豊かな社会の実現へ向けてより大きな効果を発揮するものとなります。それこそが世界に誇れる鹿児島の実現につながっていきます。

16.協議・審議のポイント
背景・目的・事業全般

17.前回までの意見と対応

18.添付資料

01.予算
01-1.事業収支予算書.xlsx
01-2.城山ホテル鹿児島見積書.pdf

02.案内文
02-1.案内文(現役).pdf
02-2.案内文(シニア).pdf
02-3.返信はがき(出欠回答・委任状).pdf

03.総会
03-1.総会式次第.pdf
03-2.総会シナリオ(タイムテーブル付).pdf
03-3.総会会場レイアウト.pdf
03-4.セレモニーマニュアル.pdf

04.懇親会
04-1.懇親会式次第.pdf
04-2.懇親会シナリオ(タイムテーブル付).pdf
04-3.懇親会会場レイアウト.pdf
04-4.役員紹介スライド.pdf

05.参考資料
05-1.備品チェックリスト.pdf
05-2.席札.pdf
05-3.シニア紹介票.pdf
05-4.委任状記入例.pdf
05-5.シニアメール文面.pdf
05-6.事前準備スケジュール.pdf
05-7.総務広報委員会当日の動き.pdf

19.当日回覧資料

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