2020年度 委員会スタッフ研修 報告の件

公益社団法人 鹿児島青年会議所
2020年度 事業報告書

議案名

2020年度 委員会スタッフ研修 報告の件

会議名

2020年度 第4回理事予定者会議

種 別

2019年12月 2日 審議

委員会名

2020年度 専務理事予定者 内村明高

窓口副理事長名

確認日

2020年11月28日

担当室長名

確認日

2020年  月  日

委員長名

確認日

2020年  月  日

議案作成者名

作成日

2020年12月28日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

 

1.事業名

2020年度 委員会スタッフ研修

2.事業実施に至る背景

委員会スタッフは委員長と共に委員会を運営し、目的達成に向けて積極的に行動することが求められます。それぞれの役割を認識し、委員会全体で活動する準備を整える必要がありました。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

2020年度の委員会スタッフが、理事長所信を理解した上で、スタッフとしての振る舞いと委員会の事業構築に向けた各々の役割を学ぶことを目的としました。

5.SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」とのつながり

ゴール4 質の高い教育をみんなに

ゴール17 パートナーシップで目標を達成しよう

スタッフが研修を通して鹿児島JCの運動への理解を向上させることで持続可能な開発の推進力へとつなげていく

6.実施日時

2019年10月24日(木)

19:00~21:00

18:30開場

7.実施場所・会場

天文館ビジョンホール 6階ホール

鹿児島市東千石町13-3

8.決算総額

¥12,200-

9.参加員数と参加推進計画の検証

 

計画数

参加員数

参加率(%)

2020年度理事予定者

18名

16名

89%

2019年度理事長

1名

0名

0%

2019年度監事

3名

0名

0%

2020年度委員会スタッフ

35名

(5名×7委員会)

28名

80%

合計

57名

44名

77%

 

【参加推進方法】

・委員長を通したスタッフ予定者への案内

・一部委員長が講師を担当することによる、スタッフ参加の推進

10.広報の実施状況

直接声掛けのできる限られた対象者でしたので、特に広報は実施しませんでした。

11.事業内容

■具体的手法

・鹿児島青年会議所 2020年度の方針と組織の説明:保理事長

・委員会スタッフの心構えについて:内村専務理事

・正副室長予定者による委員会スタッフの役割・責務に関する説明

  (各委員会スタッフが各ブースに分かれて頂きます)

   事業運営支援担当副委員長:まちづくり室 山元室長

   会員拡大推進担当副委員長:拡大戦略委員会 坂上委員長

   広報推進担当副委員長:総務広報委員会 岩切委員長

   運営幹事:郷土づくり委員会 濵田(賢)委員長

   会計幹事:宮川常務理事

・事業構築の考え方について:福永常務理事

・委員会討議シートの修正

・事務手続きの説明:前迫事務局長

 ※候補者・予定者の表記は割愛いたします。

 

≪事前課題≫

委員会討議シートの作成

各委員会は事前にスタッフ会議を開催して、委員会討議シートを作成して頂きました。作成したシートは担当室長が取りまとめて10月16日(水)までに内村専務理事予定者(akitaka@uchimura-arc.co.jp)へ提出をお願いしました。

 

【リハーサル】

プレゼン内容に関してのリハーサル

10月23日(水)18:00~22:00

 

【補講】

やむを得ず出席できないスタッフ予定者の方には常務理事・事務局長による補講を実施いたしました。

10月29日(火)18:00~(予定者委員会の前の時間帯)

①18:00~18:30 副委員長(事業)・運営幹事

②18:30~19:00 副委員長(拡大)・副委員長(広報)・会計幹事

 

12.事業目的の実現と成果

■得られた成果

スタッフ予定者向けのアンケートはワークシートとしてアウトプットの機会としました。また、討議シートを修正する時間を設けることで、委員会の運営方法を考え、また、コミュニケーションをとることができました。

運営に関しては、理事予定者から気づいた点・改善点を集めました。

 

・メリハリのある研修を

・スタッフの聞く姿勢をもっとしっかりした方がよい

・リハーサル不足(運営型)

・同じ部屋の中で複数の研修を並行していたが、話し声が聞こえづらかったように思う

・スライドの紙を配布した方が良い(ほとんどメモしてない、ボリュームが多いため)

・配布資料がある場合は事前に用意しておくと良いなと思いました

・レイアウト変更の段取り不足

・セレモニーや各説明者への当日の説明不足

・研修が終わったタイミングで来た人がいたが、パワポ資料を渡した方がいいのか迷った

・役割をしっかり振って一緒に考える委員長になりたい

・セレモニーを覚えていない人が多いのでスクリーンで映すなどして欲しい

・重い空気で息苦しかった

・今回新しい取組で委員長にもプレゼンの時間いただいたがアンケートの内容がリンクしてない部分があったので事前に分かっていると発表者も受講者も腑に落ちると思う

3-2.アンケート集計結果 

■SDGsとのつながり

鹿児島JCの運動への理解を向上させることで持続可能な開発の推進力へとつなげていけると考えました。

13.公益性の検証

なし

14.外部協力者・団体

なし

15.次年度への引継事項

■良かった点

・例年室長や副理事長、運営方によるプレゼンテーションをするところ、委員長にもしていただきました。広報や運営幹事など、2020年度に入ってから密接にかかわる相手との接点を作ることができました。

〈原因〉計画時からの欠席連絡による講師不足

〈対策〉役職で担当割を決めるのではなく、役割で決めるのも効果的と考えます。

 

・討議シート修正の時間を作り、ブラッシュアップすると共にコミュニケーションの機会としました。修正にあたっては当日正副からのアドバイスを追記したものを配布しました。

〈原因〉スタッフ配属から研修までの時間が不足していると予想されたため

〈対策〉正副からのアドバイスは事前に回収しておくとより充実すると考えます。

 

・セレモニーの練習をしました。

〈原因〉開会宣言の手順を統一するため。例年行っておらず年々セレモニーが形骸化しているため。

〈対策〉他のセレモニー含め画面に映すなどして、より確実に実施できるようにする。セレモニー担当には事前に立ち位置や手順の連絡を済ませておく。

 

・参加員数の向上ができました。

〈原因〉理事カレンダーへのタイムリーな日程追加と、LINEによるリマインドと個別の確認をしたため。補講も速やかに案内できたため。

〈対策〉新入会員含め、エントリーボードを前もって使える状態にしておくことでよりスムーズになります。

 

■悪かった点

・レイアウトの変更がスムーズにいかない点がみられました。

〈原因〉事前に会場を確認し、レイアウトの変更を検討しましたが、シミュレーションが不足しました。

〈対策〉レイアウトの作成だけでなく、手順の準備もする

 

・遅刻者への対応が明確でありませんでした。

〈原因〉事前の検討不足

〈対策〉遅刻をしないような事前直前の案内、配布資料(データ)の作成

 

・全体的に雰囲気が重い印象がありました

〈原因〉受講者は聞くだけの時間が長かったため、プレゼンテーションのリハーサル不足

〈対策〉チェックインの時間を設ける、雰囲気含めたプレゼンテーションの確認

・当日の参加率は向上したものの補講は必要になりました。

〈原因〉欠席は業務都合が理由のほとんどでした。

〈対策〉補講は対面でするため、スケジュール調整をしなければならなかったりなどします。
配属が内定した時点からスケジュールを伝えるよう要請するなど、事前の連絡をする必要があります。
また、出席率との兼ね合いもありますが、当日のネット中継などの方法も考えられると思います。

16.今後の展望

スタッフには目的達成のために自ら能動的に動く必要がありますが、入会間もないメンバーが担当することも多く何をしていいか全くわからないことから始まります。予定者の時期に役割と同じ役割のスタッフ同士のつながりを作ることは、委員会やJC活動への参加意欲を高めることにも今後もスタッフ予定者に対する研修は必要であると考えます。セレモニーの練習や討議シートの修正の時間も今回試しましたが、知識面に加え、より実際的で役立つ内容にブラッシュアップしていくことも有効と考えます。

17.委員長所感

連休も多い10月、変則的な日程でのスタッフ研修となりましたが、多くのスタッフの皆さんに参加いただき、無事開催することができました。研修の構築にあたっては、スタッフの皆さんにとって役立つものになればと、例年と趣向を変えたものもありましたが、運営面で少々混乱もありましたことは、参加者の皆さんの集中力を下げることになり反省しております。例年オブザーブ扱いの委員長の数名に計画時よりのピンチヒッターとして講師として担当いただいたことは実際に役立つ関係づくりの構築につながったと思います。最後に、当日熱心に説明をしていただきました室長・委員長・運営方の皆さん、バックアップいただきました正副の皆さん、ありがとうございました。2020年度が楽しく活発なものになるよう、残る予定者の期間も委員会運営のサポートに精一杯取り組んでいきたいと思います。

18.正副室長会議での意見及び対応

前回までの意見と対応(第4回正副室長予定者会議)

19.添付資料

1.決算関係

1-1.事業収支決算書

1-2.会場費領収書(細山田商事)

1-3.印刷費領収書(内村建設)

2.運営関係

2-1.式次第

2-2.タイムスケジュール(実施)

2-3.会場レイアウト1

2-4.会場レイアウト2

2-5.案内文

2-6.スタッフ研修出欠

3.アンケート

3-1.アンケート

3-2.アンケート集計結果

4.参考資料

4-1.シナリオ

4-2.討議シート(記入)

20.当日回覧資料

なし

21.その他資料

 添付資料まとめ.zip

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