2020年度 理事予定者研修 報告の件

公益社団法人 鹿児島青年会議所
2020年度 事業報告書

議案名

2020年度 理事予定者研修 報告の件

会議名

2019年度 12月正副室長会議

種 別

2019年12月 3日 審議

委員会名

2020年度 専務理事予定者 内村明高

窓口副理事長名

確認日

2020年12月 3日

担当室長名

確認日

2020年  月  日

委員長名

確認日

2020年  月  日

議案作成者名

作成日

2020年12月 3日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

1.事業名

2020年度 理事予定者研修

2.事業実施に至る背景

2020年度の鹿児島青年会議所が魅力的な組織であるためには、理事予定者が理事としての責任と役割を自覚し、予定者の期間を活用して、職務を具体的にイメージし組織づくりをするための準備を整える必要がありました。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

2020年度理事予定者一人ひとりが、理事長所信や運営方針を理解し、これらと担当する職務との関連性を自ら定義づけることを目的としました。

5.SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」とのつながり

ゴール4 質の高い教育をみんなに

ゴール17 パートナーシップで目標を達成しよう

パートナーシップを通して持続可能なまちづくりにつながるJC運動と一人ひとりの多様性とをつないでいきます。

6.実施日時

2019年9月28日(土)

9:00~18:00

8:30開場

(※荒天や災害などで開催が危ぶまれる場合は、専務理事予定者から理事長候補者に上申し、理事長候補者の決定を当日7:00までに受講者に電話等で伝達するとしていました。)

7.実施場所・会場

城山ホテル鹿児島 西側別館2階会議室

鹿児島市新照院町41番1号

8.決算総額

¥12,500-

9.参加員数と参加推進計画の検証

 

計画数

参加員数

参加率(%)

理事長

1名

1名

100% 

2019年度理事長

1名

0名

0% 

副理事長

4名

4名

100% 

専務理事

1名

1名

100% 

常務理事

2名

2名

100% 

事務局長

1名

1名

100% 

室長

2名

2名

100% 

委員長

7名

6名

86% 

2019年度監事

3名

0名

0% 

合計

22名

18名

82%

 【参加推進方法】

2019年度9月理事会後にメールにて案内致しました。

事前に欠席が確定していた参加者を除くと、当日の遅刻早退も無く円滑に開会できました。

 

10.広報の実施状況

直接声掛けのできる限られた対象者でしたので、特に広報は実施しませんでした。

11.事業内容

≪事前課題≫

ヒアリングシートの作成

委員長予定者は、3名以上の理事経験者にヒアリングを行い、9月26日(木)までにメールにて提出する。

提出先:内村専務理事予定者 akitaka@uchimura-arc.co.jp

委員長予定者全員より最終的に提出をいただきました。

 

≪理事予定者研修≫

・開会~セレモニー

・研修における諸注意 : 前迫事務局長

・チェックイン

・理事長所信について : 保理事長候補者

・理事について : 染川副理事長予定者

・会議体について : 假屋副理事長予定者

・室運営について : 溜副理事長予定者

・委員会運営について : 福永常務理事予定者

・事業の組み立てについて : 東鶴副理事長予定者

・事務手続き、財政・コンプライアンスについて : 宮川常務理事予定者

・事業計画書作成

・年間スケジュール : 前迫事務局長

・チェックアウト(決意表明プレゼン)

・講評~閉会(事業全体と、計画からの変更が分かるように記載する。)

 

流れについては特に変更はありませんでした。

前々日の9月26日(木)にプレゼンテーションに関するリハーサルを行いました。

また、欠席者用にビデオ撮影を行いました。

12.事業目的の実現と成果

■得られた成果

アンケート結果で5段階中4以上を示した割合は以下となりました。総じて割合は低くないものの、項目によってバラツキがありました。決意表明プレゼンなどで精神的な面はフォローできたものの、それぞれの職務分掌や実務的な内容への落とし込みはやや不足している結果となりました。

 

Q1 理事長所信への理解 83%

Q2 自分の役割への理解 72%

Q3 理事になる自覚 89%

Q4 自分の進める運動への理解 67%

Q5 議案上程ルールなど実務的な内容への理解 72%

Q7 理事予定者研修の必要性 72%

 

3-2.アンケートまとめ

 

■SDGsとのつながり

JC運動を通しての社会・世界とのつながりはあまり伝えることができませんでしたが、組織の中でのパートナーシップについては意識してもらうことができたと考えます。

13.公益性の検証

なし

14.外部協力者・団体

なし

15.次年度への引継事項

■良かった点

・アンケートにて、全体的に前向きな回答が多かった

〈原因〉理事経験者へ事前にヒアリングを行い。意欲を持って前向きに取り組んでいたため

〈対策〉研修に心身ともにスムーズに入っていくために、各自で事前準備を行う事が必要

 

・室運営に関するプログラムを追加し、委員長にも聴講いただきました

〈原因〉調整役である室長の役割を共有するため

〈対策〉室の中でどのようなやり取りをしていくか考える時間も作るとより効果的な研修になります

 

■悪かった点

・アンケート結果にて、今研修で議案上程ルール等、実務的な内容の理解度が低い方がでました。

〈原因〉実務的な内容を説明するには、時間が足りなかった。

〈対策〉研修時間を伸ばすか、個別に再度時間を取って説明を行う

 

・事前に欠席が確定していた参加者を除くと、当日の遅刻早退も無く円滑に開会できましたが、監事への出欠確認は実施直前となってしまいました。

〈原因〉次年度の連絡網から漏れていたため

〈対策〉出欠表を作成し、一人ひとり確認をする

 

・委員会事業計画の書式を変更したことによる戸惑いの声が当日ありました。

〈原因〉書式の変更自体は例年検討されるべきものではありますが、変更した書式の事前理解が副理事長・運営方で十分に共有されていなかったため

〈対策〉プレゼンテーションだけでなく、作成マニュアルのデータ配布などをしてより考えやすいような環境を作る。事前のヒアリングをより具体的なものにすることで、事業計画作成に向けた情報収集を進められるようにする。

16.今後の展望

理事はやることが前もって全て決まっている役割ではなく、特に自ら能動的に動きながら、理事としての振る舞いを身につけていきます。予定者の初期にまとまった時間を作って集中的に取り組むことで、意欲と一体感を高めることにつながりますので、今後も理事予定者に対する研修は必要であると考えます。

事業計画を作成する時間は例年不足するため、日数の検討も毎年行われますが、参加者の集中力と参加率、今年度との重複を考慮すると、適度なボリュームと考えます。

17.委員長所感

理事予定者全員のご協力をいただき、無事開催することができました。研修の構築にあたっては、自分のプレゼンテーションの担当だけでなく、全体を見ることでJCやJCの運動・活動について改めて学ぶ機会ともなりました。内容については、インプットだけでなくアウトプットの機会を意図的に作ることで、自分ごととして理事になることを考える時間を作りました。チームになるメンバー同士、お互いのことを知ることができ、関係づくりに貢献できたのではないかと考えます。最後に、当日スムーズな進行にご協力いただいた常務理事・事務局長の皆さんありがとうございました。2020年度をより良いものにするべく、残る予定者の期間、理事の皆さんと共に準備に精一杯取り組んでいきたいと思います。

18.正副室長会議での意見及び対応

【第4回理事予定者会議】

決算書の予備費の欄の記載が間違っています。
⇒予備費の決算金額を0円に変更し、差額を余剰金とし事業費に戻し入れました。

19.添付資料

1.予算関係

1-1.事業収支決算書

1-2.会場費領収書(城山観光)

1-3.印刷費領収書(内村建設)

2.運営関係

2-1.実施タイムスケジュール

2-2.会場レイアウト

2-3.案内文

2-4.ヒアリングシート

3.アンケート

3-1.アンケート

3-2.アンケートまとめ

4.参考資料

4-1.ヒアリングシート.zip

20.当日回覧資料

なし

21.その他資料

添付資料まとめ.zip

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