2020年度 1月例会 新年式典計画(案)の件

公益社団法人 鹿児島青年会議所
2020年度 事業計画書

議案名

2020年度1月例会 新年式典計画(案)

会議名

2019年度 11月理事会

種 別

2019年11月12日 協議

委員会名

拡大戦略委員会

窓口副理事長名

溜 伸康

確認日

2019年11月9日

担当室長名

確認日

委員長名

坂上 昌平

確認日

2019年11月9日

議案作成者名

亀井 加奈子
伊地知 弘幸
淵之上 功人

作成日

2019年11月9日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会の開催

1.事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 1月例会 2020年度新年式典

2.事業実施に至る背景

これまで私たちは、「明るく豊かな社会」に向かって行政・各種団体・市民とともに、様々な運動を推進、展開してまいりました。鹿児島青年会議所がこれからも地域に必要とされる組織であり続けるために、青年会議所の同志や他団体・行政・教育機関・メディアとのパートナーシップが出来る環境を創り、相互の理解と賛同を深める機会を創出する場が必要です。

3.事業目的(対外)

2020年度の鹿児島青年会議所の方針を他団体各位にお披露目し、私たちの活動・運動に理解と賛同をいただく事を目的とします。

4.事業目的(対内)

現役がシニアメンバーや様々な関係者の方々と交流を深め、パートナーシップを構築することを目的とします。

5.SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」とのつながり

ゴール17 パートナーシップで目標を達成しよう

新年式典を開催し懇親を深めることで、自治体や他団体とのパートナーシップを構築する。

6.実施日時

2020年1月28日(火)

メンバー受付 17:45~ 

対内例会 18:00~18:15

来賓受付開始 18:30~

新年式典  19:00~21:00

4-2.タイムスケジュール(2020年新年式典)

7.実施場所・会場

城山ホテル鹿児島 (鹿児島市新照院町41-1)

TEL 099-224-2211

会場:クリスタルガーデン(2階)

5-1.新年式典会場レイアウト(クリスタルガーデン)

8.予算総額

¥1,15,500- (会員:登録料分担金より支出。シニア・来訪団体は、登録料)

来訪団体・JC関係者・シニア参加者は、会費5,000円

 1-1.事業収支予算書 (2020新年式典)

 1-2.城山見積(新年式典 会場)

 1-3.城山見積(新年式典 食事)

9. 参加対象者および参加員数計画

参加対象者

参加員数

現役メンバー

138

JCシニア(目標設定数)

50

鹿児島ブロック協議会会長

鹿児島ブロック内理事長

12

鹿児島県・市 

各種団体

17

学校各位

メディア各位

13

合計

237

内部合計:188名、外部合計:49名、合計:237名

※詳細は下記ファイルをご覧ください。

 5-3.来賓リスト(JC関係者)

 5-4.来賓リスト(一般来賓)

 5-5.来賓リスト(シニアクラブ世話人会)

【参加推進計画】

〈現役メンバー〉

・各委員長並びに運営幹事を通じエントリーボードへの登録の徹底を呼びかけます。

・拡大戦略委員会より、審議通過後、メンバーへ案内・電話での出席確認を行い、委員会開催時に各委員会へ拡大戦略委員会メンバーが伺い、再度出席を呼びかけます。

〈JCシニア〉

・鹿児島JCシニアクラブ全員にFAXをさせていただいた上で、声掛けしてまいります。

・世話人会には理事長・専務理事と協力して案内状を手渡しまたは郵送させていただきます。

〈他青年会議所〉

・ブロックの12月の会員会議所予定者会議の際に、ブロック運営専務の許可を専務理事より取っていただき、当日PRを行い、案内文を手渡しします。

・専務理事を通して、出欠確認をしてまいります。

〈行政・メディア〉

・拡大戦略委員会にて12月中旬までに手渡しをします。 その際、新年式典の背景・目的をしっかりとお伝えし、声掛けを行ってまいります。

10.広報戦略

・招待するメディアに案内状と一緒に報道依頼文をお渡しします。

・式典開催後、フェイスブックにて発信いたします。

11.事業内容

■具体的手法

鹿児島青年会議所の事業方針と、これからの方向性に共感を得るために、鹿児島ブロック協議会会長、県内12LOMの理事長、そしてJCシニアクラブの先輩方に加えて、鹿児島の官公庁・各種団体・学校・メディアの代表となる方々をお招きし、平素の支援に感謝の意を伝えると共に、関係者とより連携のとれた活動・運動に発展・展開していくために、交流を深める機会の場とします。また特に鹿児島JCシニアクラブに対して、会員数の現状と拡大のお願いをさせていただきます。

事業内容

~パートナーシップ構築に向けた取組み~

理事長所信の直前にオープニング映像を流し、理事長所信のワードから委員会の紹介を行う。歓談の際に各委員会がPRに回る。(映像は拡大戦略委員会が作成)

2020年度入会パンフレットを各席に配布しておき、鹿児島JCへの理解や会員拡大の話につなげる。

■実施による工夫

・各委員会がテーブルを回り、委員会に関係する団体だけでなく、すべての方々と話をしていただく。

(委員会で2手に分かれてテーブルを回るようにし、重複しないように回る順番を指定する。40分は食事する時間を取っていただきます。

5-12.委員会テーブル回り計画表(案)

・メディアとの関係構築は総務広報委員会が主に担当する。

・公共の交通機関の利用や、出席者に対する車の乗り合わせによる来場の働きかけを致します。

・ウォームビズを推奨し、会場内の地球環境に留意した空調温度の設定を致します。

・リハーサルを委員会だけでなく、理事役員と共有することにより、より念密に漏れがないよう最新の注意を図り、当日のイレギュラーに対する対応などに俊敏に動けるように致します。

・メンバー受付を早めることにより当日の来訪者との混乱を防ぐ効果があります。

・県内青年会議所の専務などアテンド用にテーブルを1つ予備として設けます。

・式次第の裏面に職務分掌入りの組織図を記載し、どの委員会が何をするか知っていただきます。

■メンバーへの依頼事項

・当日は時間厳守にてお願いします。

・拡大戦略委員会から各委員会へ向けて役割分担表を配布致します。新年式典の運営・そしてLOM全体で取り組むという意識づけのご協力をお願い致します。

・委員長、運営幹事からメンバーへ、バッジ・ネームプレート・JC名刺・ネクタイを忘れないようにご連絡ください。

・委員長、運営幹事からメンバーへ、全員参加を目標に声掛けをお願いします。

・メンバーの受付を早めに設定しております。できるだけ混乱を防ぐために、会費・登録などありますので、お早めに会場へお越しください。

・委員長は委員会メンバーを連れてシニアクラブのメンバーや関係者に挨拶まわりをお願いします。その際に拡大についてのPRもよろしくお願いします。

 

■得られる効果

他団体、JC関係者の皆様に、2020年度の活動・運動に理解と賛同をいただき、交流する機会を設けることで、他団体と連携しながら地域課題に向き合った活動・運動を展開することができます。

 

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2019年9月28日(土)

2020年度 第2回正副室長予定者会議

 

2019年10月1日(火)

10月正副室長会議

協議

2019年10月7日(月)

2020年度 第2回理事予定者会議

 

2019年10月8日(火)

10月理事会

協議

2019年11月4日(月)

2020年度 第3回正副室長予定者会議

 

2019年11月5日(火)

11月正副室長会議

協議

2019年11月11日(月)

第3回理事予定者会議

 

2019年11月12日(火)

11月理事会

協議

2019年12月2日(月)

2020年度 第3回正副室長予定者会議

 

2019年12月2日(月)

2020年度 第3回理事予定者会議

 

2019年12月3日(火)

12月正副室長会議

審議

2019年12月3日(火)

12月理事会  

審議

2019年12月4日(水)以降

案内状送付・手渡し

 

2020年1月7日(火)

メンバー・シニア・来賓 参加者出席案内締切

 

2020年1月27日(水)

新年式典リハーサル(正副対象、会場の都合で期日が変更になる可能性あります)

 

2020年1月28日(火)

1月例会 新年式典

実施

2020年5月5日(火)

5月度正副室長会議

報告審議

2020年5月12日(火)

5月度理事会

報告審議

 

13.外部協力者・団体

〈行政〉

・鹿児島県

・鹿児島市

〈各団体〉

・鹿児島商工会議所

・鹿児島法人会

・鹿児島県中小企業団体中央会

・鹿児島経済同友会

・公益財団法人鹿児島観光コンベンション協会

・鹿児島国際化推進協議会

・鹿児島市国際交流財団

・鹿児島中小企業家同友会

・鹿児島キワニスクラブ

・鹿児島商工会議所 青年部

・鹿児島市倫理法人会

・鹿児島北倫理法人会

・鹿児島水泳連盟

・鹿児島トライアスロン協会

・NPO法人SCC

・鹿児島祇園睦会

・鹿児島市社会福祉協議会

〈学校〉

・国立大学法人鹿児島大学

・学校法人志學館学園

・学校法人津曲学園 鹿児島国際大学

・鹿児島県立短期大学

〈メディア〉

・株式会社南日本放送

・鹿児島テレビ放送株式会社

・株式会社鹿児島放送

・株式会社鹿児島讀賣テレビ

・NHK 鹿児島放送局

・朝日新聞社 鹿児島総局

・読売新聞 鹿児島支局

・毎日新聞社 鹿児島支局

・株式会社南日本新聞社

・株式会社南日本リビング新聞

・株式会社共同通信社 鹿児島支局

・日本経済新聞社 鹿児島支局

・株式会社エフエム鹿児島

【来訪青年会議所】

〈九州地区〉

・公益社団法人日本青年会議所 九州地区 鹿児島ブロック協議会

〈鹿児島ブロック〉

・公益社団法人奄美大島青年会議所

・公益社団法人鹿屋青年会議所

・公益社団法人川内青年会議所

・公益社団法人指宿青年会議所

・一般社団法人さつま出水青年会議所

・公益社団法人串木野青年会議所

・公益社団法人枕崎青年会議所

・公益社団法人新大隅青年会議所

・一般社団法人阿久根青年会議所

・公益社団法人南さつま青年会議所

・公益社団法人霧島青年会議所

・屋久島青年会議所

14.前年度事業・過去の参考事業からの引継事項

「2017年度賀詞交換会 (2017年3月理事会報告事項、総務広報委員会)より」

《事業費について》

予算額:1,040,000円

決算額:849,746円※登録料等分担金より拠出。

 

《参加員数と参加推進計画の検証》

【参加員数】

 

計画

実績

達成率

現役

150

80

53.3%

鹿児島JCシニアクラブ

50

53

106.0%

九州JCシニアクラブ

19

42.1%

日本青年会議所

100.0%

九州地区協議会

60.0%

スポンサーJC

100.0%

兄弟JC

0.0%

姉妹盟約JC

0.0%

薩長土肥の会

33.3%

鹿児島ブロック

12

41.7%

鹿児島県・市

100.0%

各種団体

0.0%

学校

66.7%

メディア

13

30.8%

合計

270

161

59.6%

【検証】

<現役メンバー>

・各委員長並びに運営幹事を通じエントリーボードへの登録の徹底を呼びかけます。

→連絡が開催1週間前となり、時間が無さ過ぎた為、エントリーボードは使用せず、委員会メンバーで手分けをして電話連絡に切り替えました。

・総務渉外委員会より、審議通過後、メンバーへの電話での案内・出席確認を行い、委員会開催時に各委員会へ総務渉外委員会メンバーが伺い、再度出席を呼びかけます。

→今回は最終的に討議事項となり、審議は諮りませんでした。1月理事会の翌日より、各委員会の委員長、運営幹事にご協力頂きながら、総務渉外メンバーにて電話連絡を行いました。周知がほとんど出来ていない状態でしたが、メンバーの皆さんにご協力頂き、約半数の方にご出席頂きました。

<シニア>

・専務理事を通して、シニアクラブの先輩を中心に声掛けをしてまいります。

→事務局よりFAXにて案内を流して頂き、多数の先輩方にご出席いただきました。

<他青年会議所>

・案内文を送付します。

→郵送及び理事長に持参して頂く形で対応致しました。年明け以降のご連絡になってしまった為、先約がある方も多くいらっしゃいました。

・専務理事を通して、声掛けをしてまいります。

→理事長、専務理事、監事にも声掛けをして頂き、多数の方にご出席いただきましたが、別会が先に入っており、参加したいけど出来ないというケースがありました。

<行政>

・挨拶回りの際に持参し、手渡しをします。

・挨拶回りの際、賀詞交換会の背景・目的をしっかりとお伝えし、声掛けを行ってまいります。

→挨拶回りの際に理事長より手渡しをして頂き、賀詞交換会の目的をお伝えして頂きました。結果、鹿児島県知事と鹿児島市副市長にご臨席を賜る事ができました。

 

《次年度へ引継事項》

【良かった点】

・委員会ごとの役割分担や、委員会ごとに総務渉外委員会の担当者を事前に決めていた為、当日の連絡がスムーズに行うことができました。

・受付業務、案内業務に関しては、各委員会の皆さまにご協力頂き、スムーズな運営が出来ました。賀詞交換会に出席できなくても、準備時間のみ参加してくださったメンバーも多数いらっしゃった為、短い時間でもしっかりと準備を行うことができました。

【悪かった点】

・シニアクラブ懇親会等、様々な要素が絡み、コンセプトそのものが流動的になってしまいました。その為、協議・討議の種別も定まらず、まともな議論がされずに実施を迎えました。結果、実行に移るのが大幅に遅れ、下記のとおり不都合が多数生じました。

<不都合の詳細>

◆現役メンバーへの案内が実施の1週間前になってしまい、調整を無理やりお願いする事になりました。又、賀詞交換会の1週間後に控えていた通常総会と同時の案内になってしまった為、メンバー各位のスケジュールの調整が難しく、出席率に悪影響が生じました。

◆案内状の送付が年明け以降になってしまい、来賓各位に先約がありお断りを受けるケースが多々ありました。

◆出席者の決定が直前になった為、席次表が決まらず、賀詞交換会の開始3時間前まで変更が続きました。出席者リストの共有、期限の設定、事業支援会議の活用が出来なかった事も原因だと考えます。

◆食事の数量、テーブル数の決定が直前まで変更があり、城山観光ホテル側にもご迷惑をお掛けする結果になりました。

→予定者の段階で方針を決定し、案内状送付にかからなければ、来賓・メンバー共に調整が困難であると考えます。大変重要な事項ですので、次年度へ確実に引き継ぎたいと思います。

 

・席次表への記載漏れが2名あり、大変失礼な事をしました。

→その場にて、専務理事へ連絡し、お詫びのご挨拶をして頂きました。対策として、席次表の変更があるごとに、来賓リストと照らし合わせて確認をする作業が必要だと考えます。尚、こちらに関しても、時間的な余裕は必要だと考えます。

 

・来賓者紹介の読み上げ時に、読み間違いが数名ありました。

→出席のご連絡を頂いた際に、読み方を確認し、来賓リストに載せる事で対策になると考えます。

 

・席次表について、一般来賓をもっと上座に置くべきではないかという意見を頂きました。

→席次としては「一般来賓→シニア来訪→来訪JC→シニアクラブ→現役(席次表なし)」とし、今回の席次はJC関係者に重きを置きすぎたのではないかと考えます。

 

・鏡開きの際、登壇および降壇のアテンドがありませんでした。

→最初にご登壇頂く松木園副市長のみアテンドを行いました。今回は特に転ぶ等の事故もなく終わりましたが、万一の場合を考慮すれば、事前に動線確保を含め、自由に動けるメンバーを一人設けるべきでした。

 

・シニア対応に関して、外部・日本JCを重視するあまり、シニアクラブの先輩が一人でお食事をされている姿がみられた旨の指摘がありました。

→フォロワーメンバーまでの連絡が不十分であった為に役割分担が細部まで行き届かず、一人ひとりに役割を認識してもらう事ができていなかったと思います。開催前に声掛けの機会を頂く様にして、とにかく交流を図ることを目的としている旨を伝える事で、より良い賀詞交換会になると思います。

 

・負担が担当委員会に集中しすぎているという指摘を頂きました。

→予定者段階での協議がほぼできていなかった事が原因と考えます。1協目の上程段階で、コンセプトを明確に持ち、正副室長および担当委員会の間でコンセンサスを十分に取らなければ、各委員会への連絡が出来ません。建設的な協議を十分に重ねる事が大切であり、次年度に向けて、本年度より討議を重ねて引き継いでも良いと考えます。

 

・シニアクラブの先輩方をご紹介される際に、肩書が複数ある方について、読み上げ順を直前に調べて修正を加える事になりました。

→通常総会議案に添付しましたシニア確認票に反映致しました。臨時総会や、対内例会(5月例会、6月例会等)でも使用する事があると思いますので、委員会を超えて共有できる様に致します。

 

「2015年度新年式典報告(2015年5月理事会、未来創造委員会)より」

【良かった点】

[準備段階]

・来賓・来訪者への案内文を原則手渡しで案内することにより、参加率が伸びたと考えます。また、委員会毎に案内文を手渡しするようにしておいたことが、新年式典当日に参加者と案内者が再度顔を合わせる機会となり、参加者の満足度も高かったと考えます。

→本年度も、案内文の手渡しを推奨し、参加率向上に努めます。さらに、委員会メンバーにも背景・目的をしっかりと周知し、メンバーへの普及に努めます。

・リハーサルを何度も行っていたため、当日の進行はスムーズに行えたと考えます。

→本年度の賀詞交換会は、前日までの事前準備の充実を特に意識し、段取りを行います。スケジュール的に時間がない中ではありますが、しっかりとスケジュールを組み立てて会場側と調整し、リハーサルを行います。リハ―サルの際は理事役員の方々は可能な限り参加・調整をお願いします。リハーサルの案内は、総務渉外委員長とり案内いたします。

[式典当日]

・来賓・来訪者の登録料は振込にて対応していただいたため、当日の受付はスムーズに行えたと思います。

→本年度も振込による対応を引き継ぎます。

・現役メンバーも積極的に名刺交換を行っており、参加者との懇親を深めていました。

→名刺交換を積極的に行って頂く様、司会からアナウンスをし、理事役員がメンバーを誘導して挨拶しやすい環境を作ります。又、賀詞交換会終了後のアンケートに名刺交換できた回数・件数を調査し、より意見交換がしやすい環境を作るための検証を行います。

・幅広いジャンルの方々に声掛けをした為、鹿児島青年会議所の活動内容を外部に効率良く発信する事ができました。 

→今回の賀詞交換会は他青年会議所や行政・学校関係・メディアに特化して行います。

[事業後]

・式典翌日にご参加いただいた方々全員に電話にて御礼を申し上げる機会をつくることにより、式典の生の感想を直に聞くことができました。

→本年度もお礼のお電話を励行します。総務渉外委員会のみではなく、正副室長を含めた各委員会へのご協力をよろしくお願い致します。

【問題点・改善点】

[準備段階]

・1月の事業となるので、早目に役割分担を与えて作業させたほうがよいと考えます。

今後は、各委員会にも役割分担を与え、鹿児島青年会議所全員の事業だという意識を持ってもらうように巻き込むことが必要だと考えます。

→賀詞交換会をLOM全体の事業だという認識を高めて頂く様努めます。一人でも多くのメンバーが能動的に参加・協力頂けるように総務渉外委員会が主体となって行動致します。更なる参加動員を多く頂くためにも、是非正副室長の皆さまにもお声かけをお願いしたいと考えております。

・来賓・来訪者の参加数が開催日前日まで不明な方がおり、パンフレット作成や名札の作成もギリギリとなり、対応に追われました。今後は、参加返信期限を2週間前ぐらい設けることが必要と考えます。

→今回は名札作成を行いません。スケジュールの都合上、参加返信期限は1週間前に設定しますが、返信の無い方には電話連絡を行う等のフォローをします。

・開催日時が委員会の前日となり、現役メンバーの参加率が伸びなかったと考えます。

今後は、開催曜日については周りの意見をヒアリングし、また他団体との賀詞交歓会等と重なっていないか調査したほうが良いと考えます。

→本年度は、京都会議後の各来訪者とのスケジュールでの日程調整でこのようになりました。

[式典当日]

・受付での混乱は特になかったが、急な追加参加者の対応などイレギュラーな事に関して、対策が出来ていなかったです。今後は、想定されるイレギュラー事項をまとめておき、マニュアル化して事前に説明しておくことが必要と考えます。

→下記の確認を入念に行います。

1.領収証の準備

2.つり銭の確保

3.参加追加者の最終確認(賀詞交換会の出欠だけでなく、来訪するかどうかまでの最終確認)

※例:日本青年会議所渉外委員会、地区・ブロック運営専務、事務局長、LOM専務理事・渉外委員会

・会場前のお出迎えがうまくいっていなかったです。また、役割分担を各委員会に伝達していたつもりが、機能しておらず手持ち無沙汰で何をやっていいかわからない人が多く見受けました。当日遅刻してくるメンバーも多かったため詳細な伝達まで出来なかったです。今後は、もっと事前にマニュアル資料の配布と伝達をしておくべきと考えます。

→早めに各委員会役割分担表を作成しメンバー全員の協力が不可欠である事を呼びかけます。ただし参加締め切りまでの出席者の確認が必要なため、参加者締切に合わせて作成し、各理事役員の皆さまを通して、メンバー全員に協力をお願いしたいと考えています。

・マニュアルが前日配布となってしまいました。参加者人数の確定が前日の夕方になってしまい、パンフレット作成などに追われマニュアル作成が前日配布となってしまいました。結果、各委員会メンバーへの事前の役割分担告知が遅れてしました。

今後は、参加者人数を早目に確定させるスケジュールを組み、それが運営をスムーズに行うことに繋がると考えます。

→2015年度担当者へのヒアリングを入念に行い、スケジュール作成、管理を徹底します。

・現役メンバーの登録料は当日現金にて回収としていたため、会計幹事が対応に追われていました。また、常任理事の金額を間違って多く徴収していたため、後日返金対応に追われました。今後は、事前に徴収するか振込にするかなどの事前対応をしておくことが良いと考えます。

→料金は全参加者均一にし、現役メンバー分は登録料から拠出します。

・歓談までの時間が長かったとの意見がありました。

今後は、来賓紹介の人数が多い場合は、紹介パワーポイントなどをうまく活用し、来賓・来訪者の紹介時間を短くすることが良いと考えます。ただし、必ず紹介しなければならない人がいないかどうかを理事役員へ事前に確認をしておくことが必要と考えます。

→式次第について、理事役員との打ち合わせを、リハーサルを通して入念に行います。

・来賓の日本青年会議所メンバーの紹介は個別に読み上げたほうがよいとの指摘がありました。今後は、役職による呼称の順番などを事前に確認しておくことが必要と考えます。

→出向者と連絡を取り合い、事前確認を行います。

・写真撮影の段取りが不十分でした。今後は、広報委員会との事前の段取りを入念にするべきと考えます。

→郷土の魅力発信委員会との打合せを入念に行い、撮影時のレイアウト図を作成します 。また、理事役員の皆様の確認をし、漏れがないよう努めます。

・アンケートの回収率が低かった。

今後は、新年式典の当日は途中退席の方も多くアンケートを回収できない方も多かったため、アンケート回収係を数人設けておくべきであると考えます。また、現役メンバーについては後日WEBアンケートにて回収するべきだと考えます。

→当日は、スケジュールの都合上、アンケート回収が当日配備しても間に合わない可能性があります。よって各委員長の皆様に出席したメンバーの分は必ず回収していただき、受付までお持ちください。なお、受付で総務渉外委員会メンバーが当日の出席簿と照らし合わせを行い、提出のない方にはチェックをし、再度必ず回収を行います。

[事業後]

・来賓・来訪者の参加数が開催日前日まで不明な方がおり、料理と飲み物の数量が妥当ではありませんでした。登録料収入と事業費繰入収入だけでは予算が足りなくなり、対応策を検討した結果、メンバーの飲食代を登録料等分担金145,743円で対応することになりました。今後は、事前に人数の確認をし、参加返信期限を2週間前ぐらい設けることが必要と考えます。

→飲食費用及び事務費用は登録料より拠出する計画ですが、参加の呼びかけを行いながら参加者数を可能な限り正確に把握し、飲食の数量を調整します。

・ 来賓・来訪JC・現役メンバーの登録料の金額を分けて設定したため、集計するのが難しく対応に追われてしまいました。今後は、登録料は来賓・来訪者・現役メンバー全員、金額の設定はより綿密に計画しておいたほうが良いと考えます。

料理・飲み物の合計金額で設定すればよいと考えます。

また、金銭の管理は会計幹事に一元化し、委員長が確認することが必要です。

→登録料の金額は均一にし、金銭管理の一本化を行います。

・予算の集計により、補正予算の提出が必要となり、報告議案の提出が予定より遅れてしまいました。今後は、事業予算を組むときから報告議案のスケジュールを念頭におき、段取りをする必要があると考えます。

→予算管理を入念に行い、報告議案を含めてスケジュール管理を徹底します。

15.手法の検討に関する説明

【調査】

「2017年賀詞交歓会について吉木委員長(総務広報委員会)にヒアリング」

・招待者のリストアップについて

→ASPACに向けて2015年より外部が少なくJC関係者を多めにした。来賓など理事長が呼びたい人を確認する。他の委員会にも巻き込みたい人がいないか確認する。

・招待状の渡し方について

→2015年は12月に審議を取ったので年末の挨拶回りで手渡しできた。2017年は1月10日に発送と遅れたため、外部内部ともに出席率が悪かった。席図も当日ギリギリまで修正した。外部、シニアなど理事長、専務、副理事長にも依頼する。リストから振り分ける。

・席図、席札について

→席図で名前漏れ、司会の読み上げに間違いがあった。席札は作成できなかったがあった方が良い。コピー用紙を短冊切りで良いのか検討する。

・席の配置について

→JCメンバーは委員会で指定せず、空いている所につめてもらう。空いたテーブルに日本JCなどアテンド担当用のテーブルにし、飲み物だけでも提供する。場合によっては壁際にイスを置く。

・役員紹介スライドについて

→準備はしていたが理事長の意向でなしになった。オープニング映像は予算の面で断念した。

・食事について

→食事の量は出席者の70%が適量。60%では少ない。来賓やシニアは多めにする。立食も検討したが、反対の声が多く着座にした。

・鏡開きについて

→新年なら行うのが通例。アテンドがいなかった。全体の流れのリハーサルを行うべき。

・宿泊者へのについて

→城山に宿泊の方にレターとお菓子を置いた方が良い。

 

「2015年度新年式典について須部委員長(未来創造委員会)にヒアリング」

・リストアップについて

→何のために新年式典を開催するのか?理事長に確認する。当時はASPACに向けてだったが、目的によって呼ぶ対象が変わる。理事長の所信、事業の方向性から連携したい人を呼ぶ。拡大につながる人。

・招待状の渡し方について

→審議後すぐに印刷。理事長の名前は直筆。基本的に年末の挨拶回りにて手渡しした。日本、地区、ブロックは出向者、理事長、シニアは理事長か専務理事に依頼した。

・活動方針ビデオについて

→シニアの中野さんに格安で依頼した。映像の後、理事長にピンスポット、挨拶後、後ろに理事。

・失敗した点について

→食事30人分多く注文して補正を組んだ。出席者数の8掛けか7掛けにする。総務経験者に相談。

・他の委員会の巻き込みについて

→少しずつでも何かお願いする。みんなでやる雰囲気を作る。総務広報は新年挨拶まわりで連携。

 

「2010年度新年式典について石原委員長(JC運動発信委員会)にヒアリング」

・2010年新年式典について

→出席者260人、メディアをたくさん呼んだ。知事市長会頭と代表世話人、メディアは理事長と一緒に手渡しした。案内文だけ11月に一部審議を取り、11~12月の頭までに郵送した。シニアは全員にFAXを送ったが少ししか来ない。心配する必要はなし。もし沢山来てくれたら現役を立食にする。何テーブル作るのか目標を設定したら達成する努力をすれば良い。

 

・2015年度事業報告書より

担当委員会:未来創造委員会

事業名:2015年度新年式典

新年式典後に実施したアンケートの結果では、来賓者のうち約38.8%が鹿児島青年会議所の活動・運動内容について理解できたと回答されており、約36.9%が鹿児島青年会議所と共働して鹿児島をより良くしようという意識が高まったと回答されています。

 5-6.アンケート結果(2015一般来賓・来訪JC)

 5-7.アンケート結果(2015鹿児島JCメンバー)

 

【分析】

委員長経験者へのヒアリング、2015年度新年式典のアンケート結果より、新年式典を通して鹿児島青年会議所の事業方針を前向きに発信する事が可能であり、メンバーの意識も高める事ができると考えられます。すべての委員会に少しずつ役割を分担することで、年の初めに組織全体で結束を高めることになります。外部団体との交流の機会を早い段階で設ける事で、鹿児島青年会議所の活動・運動への注目度が上がり、外部団体を巻き込んだ事業展開もスムーズに行うことが出来るようになると考えられます。世界に誇れる鹿児島の実現に向けて歩みを進める為には、外部団体や他青年会議所に、日々の運動に敬意と感謝の意を込めて交流をし、理解を得る事が必要不可欠です。

【今後の展開】

新年式典を通して、各青年会議所や他団体・行政・教育機関・メディアと交流がする機会を設けることで、他団体と連携しながら地域課題に向き合った活動・運動が確立されていきます。

16.協議・審議のポイント

背景・目的・事業全般

17.前回までの意見と対応

2020年第2回正副室長予定者会議

2020年第2回理事予定者会議

2020年第3回正副室長予定者会議

18.添付資料

1.予算関係

 1-1.事業収支予算書 (2020新年式典)

 1-2.城山見積(新年式典 会場)

 1-3.城山見積(新年式典 食事)

2.案内状・依頼文

 2-1.案内状(鹿児島県知事)

 2-2.案内状(鹿児島市長)

 2-3.案内状(商工会議所会頭)

 2-4.案内状(春田代表世話人)

 2-5.案内状(JC・世話人会)

 2-6.案内状(一般来賓)

 2-7.案内状(シニアクラブFAX)

 2-8.報道依頼文(FAX)

 2-9.返信用はがき

 2-10.鏡開きお願い

3.お礼状

 3ー1.御礼文(鹿児島県知事)

 3ー2.御礼文(鹿児島市長)

 3ー3.御礼文(商工会議所会頭)

 3ー4.御礼文はがき(その他来賓)

4.運営関係

 4-1.式次第(2020新年式典)

 4-2.タイムスケジュール(2020年新年式典)

 4-3.アンケート(新年式典 JC関係者向け)

 4-4.アンケート(新年式典 メンバー向け)

 4-5.会場内看板・表看板

5.参考資料

 5-1.新年式典会場レイアウト(クリスタルガーデン)

 5-2.備品チェックリスト

 5-3.来賓リスト(JC関係者)

 5-4.来賓リスト(一般来賓)

 5-5.来賓リスト(シニアクラブ世話人会)

 5-6.アンケート結果(2015一般来賓・来訪JC)

 5-7.アンケート結果(2015鹿児島JCメンバー)

 5-8.来賓出欠リスト(2015一般来賓)

 5-9.来賓出欠リスト(2017一般来賓)

 5-10.2015年新年式典パンフレット

 5-11.2015年新年式典スライド

 5-12.委員会テーブル回り計画表(案)

19.当日回覧資料

なし

20.その他資料

添付資料まとめ(2020年新年式典)

委員会事業計画(拡大戦略)

2020年度年間事業フレーム

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