2019年度 12月臨時総会計画(案)の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

2019年度 12月臨時総会計画(案)の件

会議名

2019年 11月理事会

種 別

2019年 11月12日 審議

委員会名

総務委員会

担当室長名

伊地知 弘幸

確認日

2019年11月 9日

委員長名

大野 竜也

確認日

2019年11月 9日

副委員長名

富山 晋太郎

小園 洋平

作成日

2019年11月 9日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業

SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」に関わる事業の分類

目標 12  持続可能な消費と生産のパターンを確保する(「つくる責任 つかう責任」)

1.事業名

2019年度 12月臨時総会

2.事業実施に至る背景

公益社団法人鹿児島青年会議所が2019年度の収支決算を2020年度通常総会にて報告することを踏まえ、2019年12月時点において本年度に計画・実施した事業予算に対し補正予算を組み、会員の承認を得る必要があります。また定款第30条第3項に基づき、12月において臨時総会を開催する必要があることから、本事業を計画致します。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

12月臨時総会にて各事項の決議および承認を得る事、ならびに報告を行う事を目的とします。

5.事業内容

下記の議題について承認を得るために総会を開催致します。

議題

 (審議事項)

 第1号議案 議事録署名人に関する件
 第2号議案 2019年度8月臨時総会議事録承認の件
 第3号議案 2019年度収支補正予算(案)の件
 第4号議案  監事選任の件
 第5号議案 2020年度事業計画(案)の件
 第6号議案 2020年度収支予算(案)の件
 第7号議案 2020年度資金調達および設備投資の見込みの件
 第8号議案 会員除名の件
 第9号議案  役員報酬規程その他の諸規程の制定、変更及び廃止の件

 (報告事項)

 1. 2019年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件
 2. 2020年度登録料等分担金収支予算(案)の件
 3. その他

 03-1.総会次第

6.実施日時

2019年12月17日(火曜日)

受付開始  18時00分~

臨時総会  18時30分~19時30分

懇親会   19時40分~22時00分

 03-3.総会シナリオ・スケジュール

 04-3.懇親会シナリオ・スケジュール

7.実施場所・会場

城山ホテル鹿児島

鹿児島市新照院町41-1

TEL:099-224-2211

臨時総会会場:サファイア(3階)

 03-2.総会会場レイアウト

懇親会会場 :アメジスト(2階)

 04-2.懇親会会場レイアウト

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥125,000―

 01-1.事業収支予算書(12月臨時総会)

 01-2.城山見積書(12月臨時総会)

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

≪総会参加員数≫
 現役メンバー:156名
 シニア   :  5名
 合計    :161名

【参考】以下2018年度の資料

 過去3年度のシニアクラブ会員の出席者数(12月臨時総会)

  2016年度:10名

  2017年度:12名

  2018年度: 2名

≪参加推進方法≫

<現役メンバー>

・総会の出欠は、例年通り、案内状に同封の返信用はがきを利用します。不測の事態により欠席となる場合にそなえて、委任状も兼ねた返信はがきを作成し、出欠の如何に関わらず、代理人を記名・捺印の上、返信して頂きます。尚、返信日を11月29日必着とし、その後は総務室長および委員長各位へ随時報告を入れて返信状況を共有し、連絡を密に行い、返信率向上に努めます。

・懇親会の出欠は、エントリーボードを使用します。総会と同様、審議可決後より出欠登録について呼びかけを密に行い、登録数の向上に努めます。

・現役メンバーに関しては、あくまで総会出席は会員の義務である事を再度伝え、参加意識の向上を図ります。伝達の方法は委任状の返信の無いメンバーには、各委員会の委員長また運営幹事より連絡して委任状の提出を依頼します。合わせて、2019年度通常総会、8月臨時総会の委任状提出をしていないメンバーを事前に把握し、総務委員会メンバーから電話連絡を行います。

・2019年度通常総会、8月臨時総会の各委員会毎のメンバーの出欠状況を調査し出席状況の悪いメンバーを把握した上で、各委員長とも話をし、出席状況の悪いメンバーを中心に早めに声掛けを行い、本人出席率向上に努めます。

<シニア>

・案内状をメール/FAXにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。

・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致します。

10.外部協力者・団体

なし

11.実施組織

総務委員会

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2019年 9月 3日(火)

9月正副室長会議

 

2019年 9月10日(火)

9月理事会

【第1回目協議】

2019年10月 1日(火)

10月正副室長会議

 

2019年10月 8日(火)

10月理事会

【第2回目協議】

2019年11月 5日(火)

11月正副室長会議

2019年11月12日(火)

11月理事会

【審議】

2019年11月15日(金)

案内文発送

 

2019年11月29日(金)

現役メンバー出欠回答(ハガキ)締切

2019年12月 6日(金)

シニアメンバー出欠回答締切

 

2019年12月17日(火)

12月臨時総会

【実施】

2019年12月27日(金)

12月臨時総会議事録提出

 

2020年 1月14日(火)

1月理事会

【報告審議】

 

13.前年度よりの引継事項

≪2019年度 8月臨時総会より≫

《良かった点》

【総会】
・総会準備スケジュールに従い、リハーサルを綿密に行ったことで、進行については滞ることなくスムーズに進めることができました。
→今回も、総会準備スケジュールに従い、リハーサルを綿密に行うことでスムーズな進行が出来るようにします。

【懇親会】
・直前リハーサルにて、プロジェクター位置の変更に伴い新入会員紹介において演者の立ち位置の変更が必要になったが、委員会メンバーで迅速に対応を考え伝達することで、本番ではスムーズな進行が出来ました。
→細かい演者の動きについては、どうしても直前リハーサルでしか気づけないことがあるため、直前リハーサルでは全体の流れを一通り通します。

・食事については、事前に把握した参加者数約120名の半数60名分とし、各メニューの量についてもホテル側と協議し調整しました。その結果カレー、サラダが少々、デザートが半分くらい残るくらいで、ほぼ残りませんでした。
 →食事については、8月臨時総会と同様に、カレー等の人気メニューの量を増やすと共に、サラダ、デザート等の量を減らすなど、食べ残しゼロに向けた取り組みを行います。食事の注文数、内容については、出席者の数を事前にしっかりと把握しホテル担当者と協議し調整します。

・プログラムの進行については途中の細かい時間調整を含め、スムーズに進行することが出来ました。
→実際の進行は、当日の状況によって予定時間よりも早くなったり遅くなったりすることが必ずあるため、理事役員メンバーにも相談しながら、司会者とも連携を図りスムーズな進行が出来るよう臨機応変に対応します。

・今回からシニアには懇親会費を3,000円(税込)負担して頂きました。これまでシニアからは、懇親会費をとらずに無料で参加することに対し気が引けるといった意見がありましたが、懇親会費を負担して頂くことでそのような気遣いをさせることなく懇親会を開催することが出来ました。

→今回の懇親会は現役メンバーのみでの開催となりますので、シニアの懇親会費の負担はありません。

《悪かった点》

【総会】

・シニアの席に水を置いておらず、シニアの方々への配慮が足りませんでした。

〈原因〉シニアの方々への配慮の検討が出来ていませんでした。

〈対策〉シニアの方々への配慮については、水の配置を含め改めて検討する必要があると考えます。

→シニアの方々の席には水を用意します。シニアの方々へのおもてなしをより充実させるとともに、8月臨時総会でのご指摘に対ししっかりと対応することで、シニアの方々とのより良い関係性の構築に寄与します。また水を出すタイミングを含めホテル担当者と協議し対応致します。

・議長席の採択ハンマーの使用についての確認が不十分でした。
〈原因〉直前リハーサルで、採択ハンマー使用の確認が出来ていませんでした。
〈対策〉直前リハーサル、もしくは事前に採択ハンマーの要不要の確認をする必要があると考えます。

→採択ハンマーについては、使用しないことを確認いたしました。

・前方の座席が空いてしまっており、空席が目立ってしまっておりました。
〈原因〉各委員会ごとに座っていただく形としたが、前の列の方から座ってもらうよう伝えていませんでした。
〈対策〉各委員長には割り当てられた座席のうち前の列から座ってもらい、列が空いている際には後ろの委員会が前に詰めて座るよう事前に伝えておく必要があると考えます。

→当日の出席状況に応じて、各委員長に詰めて座るよう事前に伝達いたします。

・シニアで登壇や挨拶をする方については、事前にご案内すると共に、当日さらに年上の人がいた場合の対応までの打合せが不十分でした。
〈原因〉シニアの当日の出欠については流動的な部分が多いため、事前打ち合わせまで十分に出来ていませんでした。
〈対策〉シニアで登壇や挨拶をする方については、理事長、専務と打ち合わせを行い事前に案内する必要があります。理事長経験者で最も年上の方にはその旨連絡し、当日さらに年上の人がいらっしゃる場合もあるため、そちらに挨拶をお願いする可能性がある旨も伝える必要があります。

→シニアで登壇や挨拶をする方については、出欠確認後、速やかに理事長、専務に相談し事前に案内を致します。

【懇親会】

・乾杯後のBGMの音が小さく、途中で音量調節を行いました。
〈原因〉BGMのタイミング・音量についてホテル担当者と確認ができていませんでした。
〈対策〉直前リハーサルで、BGMのタイミング・音量についてはホテル担当者と確認する必要があると考えます。

→BGMについては、リハーサルにてホテル担当者と確認を致します。

・新入会員バッジ授与式や中締めでの、演者への誘導、立ち位置の指示、マイクサポートがおぼつかない所がありました。
〈原因〉舞台アテンド担当の具体的な動きについて、リハーサルでの確認が不十分でした。
〈対策〉事前リハーサル、直前リハーサルでは舞台誘導担当、マイク担当のプログラムの先を見越した細かい動きやそのタイミングについてしっかりと確認をする必要があると考えます。

→事前リハーサル、直前リハーサルでは舞台アテンド担当、マイク担当の細かい動きまでしっかりと確認を致します。

 ・食事については、デザートが半分以上残っていました。
〈原因〉デザートについては、発注量が多かったです。
〈対策〉デザートの発注量は、今回の発注量の半分にする必要があると考えます。

→デザートについては発注量を少なめに調整致します。

・2020年度理事長候補者の挨拶が総会と懇親会でありましたが、総会の挨拶だけで十分でした。
〈原因〉2020年度理事長候補者と、挨拶の時間や内容について十分に打合せを行っていませんでした。

〈対策〉事前に2020年度理事長候補者と挨拶の内容、時間について十分に打合せを行った上でシナリオを作成する必要があると考えます。

→挨拶が複数回となる場合は、事前に内容に関して十分に打合せを行います。

≪2019年度 通常総会より≫

《良かった点》

【総会】

・事前リハーサルとして直前の週末には委員会メンバーで集まり、当日の一連のプログラムの流れを確認し共有すると共に、各自の動きを確認する中で、前日リハーサルまでに再度確認すべきことを細かく洗い出すことが出来ました。

→リハーサルスケジュールを明確化し当日のメンバーの動きを事前に確認致します。

・前日リハーサルでは司会の事務局長と、専務を交え、シナリオや各自の当日の動きについて入念にリハーサルを行うことで、当日直前でのシナリオ変更を極力無くすことが出来ました。

→前日リハーサルでは当日の演者と一緒にシナリオ確認を行います。

・直前リハーサルでは、司会の事務局長、専務、理事長を交えて、一連の流れと共にシナリオの細かい言い回しまで含めて確認したことで、本番で途中で進行が止まったり、もたついたりすることなく、スムーズに議事を進めることが出来ました。

→直前リハーサルでは、最終シナリオの全体確認を行います。

・当日委員会メンバーは出来るだけ早く集合し、直前リハーサルを入念に行ったことで、それぞれの役割をしっかりと理解し、自信を持って粛々と役割をこなすことが出来ました。

→当日の委員会メンバーの集合時間は早めに設定し、直前リハーサルを入念に行います。

・セレモニーについては事前に入念にリハーサルを行い、特に歩き方、礼の角度、目線の位置等までメンバー同士で細かく指摘し合うことで、スムーズに実施することが出来ました。

→セレモニーについても、リハーサルで細かい点まで確認を行います。

・直前リハーサルにて、演台テーブルの出し入れを含めたシナリオの細かい打合せをホテルの担当者の方を交えて行うことで、円滑な運営が出来ました。 

→事前リハーサルでは、ホテルの担当者ともシナリオを踏まえ、議長席・テーブルの出し入れなどのタイミングの確認を行います。

【懇親会】

・シニア席への挨拶を行う現役メンバーも多く、シニアの先輩方と現役との交流が出来ていました。

→今回は現役メンバーのみでの開催となりますので、シニアの懇親会費の負担はありません。

・当日はシニアの方の訃報もあり、理事長とも相談しながら懇親会の終了時刻を早めに設定し直し対応することが出来ました。

→当日のスケジュールについては、理事役員とも細かくコミュニケーションをとり、臨機応変に対応します。

・会場を例会会場の隣にしたことで、例会終了後の移動をスムーズに行うことができた。

→会場は別階になりますが、スムーズな移動が出来るよう委員会メンバーにて促します。

《悪かった点》

【総会】

・案内状に記載の場所が「城山観光ホテル」と旧ホテル名称となっていました。

〈原因〉最終原稿の確認が漏れておりました。

〈対策〉最終的な原稿が変更されることは想定されます。最終原稿の段階で再度文面を細かく確認する必要があると考えます。

→案内状については、最終的な内容を事前にホテル担当者と確認を致します。

・直前リハーサルの開始が遅れ、音響リハーサルが総会開始の直前となってしまった。

〈原因〉当日の会場が、直前に別の会議が入っていたため、会場準備の開始時間が遅くなりました。

〈対策〉ホテルに直前リハーサルができる時間帯を事前にしっかりと確認し、直前リハーサルですること、前日リハーサルですることを分けてリスト化しておくことで、より効率的なリハーサルができると考えます。

→音響リハーサルについては、直前リハーサルの早い段階で実施いたします。

・江口理事長の議長席に、水の準備をしておりませんでした。

〈原因〉当日の準備項目への記載が漏れておりました。

〈対策〉議長は長時間話をすることから、喉が乾くことは想定されます。議長席には水の準備をしておく必要があると考えます。

→理事長の議長席には、水を用意するようホテル担当者に伝え、席の準備の時に水も準備致します。

・シニアの先輩方の席への誘導の仕方に統一性がなく、開始直前に来られる方などへの対応が不十分でした。

〈原因〉直前に来られたり、開始後に来られたりするシニアの先輩方への対応については、リハーサルで細かく確認できておりませんでした。

〈対策〉シニアの先輩方への対応については、誘導の仕方(ご挨拶、導線など)についてもシナリオ等に記載しリハーサルにて事前に確認をしておく必要があると考えます。

→シニアの先輩方の誘導については、委員会メンバーで担当を決め、当日の挨拶の仕方、導線についてもリハーサルで確認を致します。

・ドアクローズの時間帯に、メンバーが途中退室してしまいました。

〈原因〉ドアクローズの時間帯については、途中退室が出来ないことをメンバーに周知できていなかったためでした

〈対策〉総会のプログラムにおいて、途中入退室ができない時間については、事前に各委員長を通じてメンバーに周知する必要があると考えます。

→ドアクローズのタイミングについては、各委員長を通じて事前にメンバーに連絡し、当日はドア担当の委員会メンバーにもしっかりと対応を確認致します。

・議案の採決において、会場内にいる総務委員会メンバーも議決権を有するにもかかわらず挙手をすることはありませんでした。

〈原因〉会場内にいる総務委員会メンバーも議決権を持つため、議案の採決においては挙手が可能な旨を、委員会メンバーに周知できていなかったためででした

〈対策〉総務委員会メンバーには、会場内において議案の採決においては挙手が可能であることを事前に確認しておく必要があると考えます。

→総務委員会メンバーには、会場内において議案の採決においては挙手が可能であることを事前に確認いたします。

【懇親会】

・料理がかなり余りました。80名分の料理を発注し、3分の1程度は余ってしまいました。

〈原因〉料理の発注数についての確認が不十分でした。また、懇親会の出欠で、エントリーボードを使用した確認を行いませんでした。

〈対策〉エントリーボードを使用し懇親会の出席者数を事前に正しく把握すると共に、料理の発注数については最終確認を行うことが必要と考えます。

→料理については、発注数、内容をホテル側と調整致します。

・役員紹介において、舞台のスペースが狭く登壇できない役員が発生することとなりました。

〈原因〉リハーサルで舞台の広さまで確認が行き届いていませんでした。

〈対策〉事前のリハーサルでしっかりと人数を確認し、並び方や間隔を考慮した上で舞台の広さを確認しておくことが必要と考えます。

→事前のリハーサルで、並び方やタイミング等までしっかりと確認いたします。

・途中から来られたシニアの先輩方の会場内テーブルへの誘導、対応ができておらず紹介のタイミングについてもバラバラになってしまいました。

〈原因〉途中からの出席者への対応について、検討・リハーサルが不十分でした。

〈対策〉シニア・現役問わず途中からの参加者もいるため、会場外の受付に、会場内へと誘導する担当を置く必要があります。また紹介のタイミングについても、事前検討・リハーサルが必要と考えます。

→途中からの参加者のために、会場内への誘導担当を設置し、紹介のタイミングも司会者と事前に確認致します。

・写真撮影時のイス並べや理事役員の配置、その後のシニアの先輩方のお見送り、誘導までの流れで滞る部分がありました。

〈原因〉リハーサルが直前となってしまったことに加え、総務委員会のメンバーの配置検討が不十分でした。

〈対策〉総務委員会メンバーの当日の動きや配置については、誘導のタイミングやマイク準備等を含めもっと細かく具体的に決めた上で、リハーサルでもしっかりと確認をしておく必要があると考えます。

→誘導のタイミングやマイク準備等を含めもっと細かく具体的に決めた上で、リハーサルを十分に行います。

・感謝状を持ち帰るための賞状筒が用意されておりませんでした。

〈原因〉賞状の持ち帰りについてまでの検討がなされていませんでした。

〈対策〉持ち帰るものがある場合については、持ち帰り方まで含めた検討・準備が必要と考えます。

→感謝状や記念品などについては、持ち帰り方まで含めた検討・準備を致します。

・イヤモニを準備したが活用できず、当日の緊急的な対応が後手に回ることが多かったです。

〈原因〉リハーサルでイヤモニを使用しなかったためでした。

〈対策〉リハーサルでは本番同様の状態を作り、イヤモニについてもしっかりとその活用方法まで確認をしておく必要があると考えます。

→イヤモニについては、その必要性を十分に検討し、使用する場合はリハーサルから使い方の確認を行います。

・照明が明るすぎ、役員紹介のパワーポイントが見えづらかったです。

〈原因〉会場選定、リハーサルの段階での確認が不十分でした。

〈対策〉会場選定やリハーサルでは照明の明るさについても確認し、スクリーン上だけでも消灯するなどの対応が必要と考えます。

→会場の照明については、前日リハーサルにて確認し当日のシナリオに応じて照明のリハーサルまでしっかりと行います。

 

≪2018年度 12月臨時総会より≫

●総会準備●

《良かった点》

・前日のリハーサルで、細かな動きまでのリハーサルを実施し、修正を事前にしたことで、当日の動きに無駄なく、スムーズに行えました。
→前日のリハーサルでは、懇親会まで含め、演者・各メンバーの動きを確認致します。

・本人出席の呼びかけについては、出席率の悪いメンバーをリストアップし、事前に総務委員会メンバーより声掛けを行い、また各委員長からも声掛けし、出席率の改善につながりました。
→出席率の悪いメンバーをリストアップし、事前に総務委員会メンバーから電話連絡するとともに、各委員長にも声掛けを依頼します。

・委任状提出の100%を目指し、各委員長にも協力頂いた結果、どうしても連絡が取れない2名を除き、98.7%と今までよりも大幅に改善できた。メンバーの総会の重要性、参画意識の向上につなげることができました。
→委任状提出については、各委員会の運営幹事と密に連絡を取り進めてまいります。

《悪かった点》

・理事長が読み上げる文章で一部シナリオにミスがありました。

〈原因〉リハーサルは理事長が公務で不在であり、代理を立ててリハーサルを行いましたが、その中の一部の原稿が正しいものと過信して読み上げを怠ったことが原因です。

〈対策〉リハーサルには理事長にも出席していただくように早めにスケジュール調整を行うことと、万が一欠席の場合も代理の人間がシナリオの読み上げを全て行い、ミスが無いかの確認を行う必要があると考えます。

→理事長、司会者、専務など、主な演者の方々については、前日、直前のリハーサルの日程を予め確認し、シナリオを全てチェック・修正します。

●総会本番●

《悪かった点》

・野崎理事長が議長席での進行中に、議長席にペットボトルの飲み物を運びました。

〈原因〉議長席に水の準備をしておりませんでした。

〈対策〉議長は長時間話をすることから、喉が乾くことは想定されます。議長席には水の準備をしておく必要があると考えます。
→議長席には、ホテル側に予め水を用意しておくことを依頼します。

●懇親会準備●

《良かった点》

・プレジデンシャルリースの受け渡しの動きは、前日リハーサルで確認、修正を行うことができ、問題なくスムーズに行うことができました。
→前日、直前リハーサルでは、プレジデンシャルリースの動きについても、直前理事長、理事長、理事長予定者と確認します。

・料理について事前にメンバーにアンケートを取り、ホテル側とも打ち合わせ行い、メニュー構成、ボリューム等について変更を行いました。
→料理については、事前にホテル側ともメニュー内容・ボリュームを協議し調整します。

●懇親会本番●

《良かった点》

・料理の食べ残しゼロに向けて、啓蒙POPの各テーブルへの設置や、司会からの案内、各テーブルを回っての声掛けを行い、残さない意識の向上につなげることができました。
→料理の食べ残しゼロに向けて、啓蒙POPを各テーブルに設置し、司会からの案内、各テーブルでの声掛けを行います。

《悪かった点》

・料理は、カレー等の人気メニューは直ぐに無くなったものの、サラダ、オードブルの残りが目立ちました。

〈原因〉アンケート結果ではサラダの需要はありましたが、実際にはサラダのボリュームが多かったようです。

〈対策〉カレー等の人気メニューのボリュームを増やし、サラダ等のボリュームを減らすことで、食べ残しゼロに向けて引き続き検討を重ねる必要があると考えます。
→食事については、8月臨時総会と同様に、カレー等の人気メニューの量を増やすと共に、サラダ、デザート等の量を減らすなど、食べ残しゼロに向けてホテルとも協議し調整します。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫と効果】

①(工夫)委任状記入例を事前に委員長を通じて各委員会に配信します。併せて運営幹事と委員長の横のつながりを活用して周知を徹底します。配信タイミングは、案内状および返信用はがきの郵送タイミングに合わせます。

 (効果)委任状作成時にミスしやすい「押印がない」「代理人欄に理事長名を記入する」等のトラブルを未然に防ぐ事が期待できます。

②(工夫)12月委員会開催日に返信用はがきが届くように、締め切りを設定致します。

 (効果)委員会日の前に各委員長、運営幹事と出欠状況、返信状況についての情報共有を行います。また、未提出者へ連絡を行い、委員会日に印鑑を持参するように伝え、委員会日に委任状の回収を行います。出席への呼びかけをより確実に行い、出席率の向上につなげる事が期待できます。

③(工夫)12月委員会の時間を利用して各委員会の会場へ伺い、委任状未提出者の確認、回収を行います。

 (効果)委任状返信率の向上が期待できます。さらに、返信されたにも関わらず、代理人名に理事長名を記載されているというミスがあった場合の再回収も可能になり、無効票を減らす事が期待できます。

④(工夫)バッジ、ネームプレート、服装(ネクタイ、スーツ)については、事前に各委員長、運営幹事より案内をし、着用の徹底を促します。また、当日は受付時に着用有無を確認し、その場で未着用者への指導を行います。

 (効果)JAYCEEとしてのドレスコードの周知・啓発を図ります。

⑤(工夫)シニアの方々の席には水を用意します。

 (効果)シニアの方々へのおもてなしをより充実させるとともに、8月臨時総会でのご指摘に対ししっかりと対応することで、シニアの方々とのより良い関係性の構築に寄与します。

⑥(工夫)本年度卒会生に対しセレモニー担当者を募集し、希望者に担当して頂くこととします。

 (効果)卒会生にとっては最後の総会であり、青年会議所での思い出を増やして頂くことが出来ます。また、卒会生の姿を後輩の方々に見て頂くことでメンバー同士の繋がりが育まれます。

【地球環境への配慮】

①出席者各位へ、公共交通機関の利用や、車の乗り合わせを呼びかけます。

②SDGsのターゲット12.3「2030年までに小売・消費レベルにおける世界全体の一人当たりの食料の廃棄を半減させ、収穫後損失などの生産・サプライチェーンにおける食品ロスを減少させる。」の観点より、懇談会での食べ残しが無いように、エントリーボードで出欠者のとりまとめを行い、食数については想定人数より少なめに発注します。料理内容も、食べやすいもの、人気のメニューに絞り込み、食べ残しが無いようにします。また、司会からも懇親会の冒頭で食べ残しゼロに取り組む旨のアナウンスを行い、テーブルにもSDGs、食べ残しゼロを依頼するPOPを設置します。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

 2019年度補正予算の承認を得る事と2020年度への新しい体制を整えることや、これらを現役メンバー一同が総会で報告・確認することを通じて、意識が統一された状態で新年度への準備が整うことは、鹿児島JCが一体感のある組織となり、今後の鹿児島JCの活動が明るい豊かな社会の実現へ向けより大きな効果を発揮し、世界に誇れる鹿児島の実現につながります。

16. メンバーへの依頼事項

・当日は時間厳守でお越しください。又、各委員長および運営幹事の皆さまは、委員会メンバーにその旨の呼びかけをお願いします。

・委任状返信の際、代理人の欄に理事長名を記入する事が無い様にご注意ください。又、各委員長の皆さまは、その旨の呼びかけをお願い致します。

・返信はがき受け付け締め切りの後、委員長各位あてに回答状況をお送りいたしますので、未提出の方や委任状の不具合があるメンバーへ声掛けをお願い致します。尚、総務委員会からもメンバー各位へ直接連絡いたします。

・各委員会の委員長および運営幹事の皆さまは、総会の出席が会員の義務である事を委員会メンバーへしっかりとお伝え頂き、出席を促して頂きます様、お願いいたします。また、2019年度最後の締めの場にもなりますので、各委員長からも是非出席してほしい旨の声掛けをお願いします。

・バッジ、ネーム、ネクタイの着用忘れの無いように、委員長および運営幹事の皆さまは、委員会内へ案内をお願いします。

17. 協議・審議のポイント

背景・目的・ビジョン

18.正副室長会議・理事会での意見及び対応

【11月正副室長会議】

総会シナリオのリンクに資料が添付されていないので、添付し直して下さい。
→総会シナリオの資料を添付し直しました。

懇親会の司会者シナリオが50分開始となっていますが、40分から開始なので修正して下さい。
→懇親会シナリオを見直し、修正しました。

懇親会のシナリオで、プレジデンシャルリースの直後が乾杯となっているため、登壇者の動きも含めて司会者のシナリオを修正して下さい。
→懇親会の乾杯前シナリオを見直し、修正しました。

・スタートしてすぐプレジデンシャルリース授与は唐突な感じがあるため、プログラムの順番について見直すことを検討して下さい。
→プレジデンシャルリース授与については、例年乾杯前に行っており昨年も同じタイミングで円滑に進行出来たため、順序は変更しないこととしました。

・プレジンシャルリース授与については、顧問も登壇しますので関連資料を修正して下さい。
→プレジデンシャルリース授与のシナリオ、配置資料に顧問を追記すると共に、備品リストの白手袋の数を修正しました。

・シニアの案内文、メール文面については、事務局にも確認し体裁、内容を修正して下さい。
→シニアの案内文、メール文面について、体裁と文面を修正しました。

・備品リストは過去のものをそのまま流用している場合があるので、再度確認して下さい。
→備品リストについて、内容を再度確認し修正しました。また各備品の数量、準備担当者についても追記しました。

【10月理事会】

・シニアは総会のみ参加とし、その旨を案内に掲載してください。。
→シニアへの案内を修正すると共に、懇親会のシナリオ、レイアウトを見直しました。

【10月正副室長会議】

・シニアを呼ぶかどうかについては、先輩方と相談し審議までに結論を出します。
→審議議案にて、対応を反映させます。

・総会のタイムスケジュールですが、時間的にそこまでかからないと思います。過去の実績を見て短くできる部分は短くして、10分くらい余裕を見たスケジュールに修正をお願いします。また、総会が早く終わってもスムーズに懇親会に移れるように、ホテル側とも打合せをお願い致します。
→総会のタイムスケジュールを見直しました。また、当日の時間変動についてはホテル側とも事前打ち合わせを行い、全体スケジュールを伝えると共に、臨機応変に対応できる体制と致します。

・プレジデンシャルリースについては直前理事長が欠席の場合、理事長と顧問だけとなり人数が足りないため対応の記載をお願いします。
→本年度及び次年度専務にも参加して頂く旨記載いたしました。

・本年度卒会の方でセレモニーがしたい方がいることがあるので、総務委員会以外でも募集をかけてみてください。
→卒会生に対しセレモニー希望者を募集しセレモニー担当に割り振ります。

【9月理事会】

・審議事項の議案が17項までありますが、これは最後、審議を取るまでに何を協議、審議するのかを前田専務と決めていただいて、最後の審議の時は議案を絞った状態で審議を取り、それを会に案内流す。
→審議上程のタイミングで最終的な内容を確認し、上程致します。

・採択ハンマーは必要ではなかったでしょうか。
→理事長にも確認し、12月も採択ハンマーは使わないことを理事長に確認いたしましたので、今回は採択ハンマーは準備いたしません。

・12月臨時総会の時に卒会式をするのであればシナリオ、タイムスケジュール等内容の修正が必要かと思います。
→12月臨時総会の後に卒会式をすることとし、シナリオ、タイムスケジュールの変更を致しました。

・プレジデンシャルリースの授与のところで白い手袋を使用すると書いていますが、備品リストにありませんし、備品リストの中にプレジデンシャルリース自体がありません。手袋と一緒のセットになっているかもしれませんが、使い続けていけば状態も悪くなっていたりしますのでご確認を宜しくお願い致します。
→備品リストに、プレジデンシャルリース、白い手袋を追記しました。また、手袋もまだ使える状態であることを確認致しました。

【9月正副室長会議】

・総会時シニアの席に水の準備があったほうがよかったのではないでしょうか。

→今回の工夫として、シニアの席に水の準備を致します。

・前年度の引き継ぎ事項に、通常総会と8月臨時総会からの改善事項を入れてください。

→前年度の引き継ぎ事項に、通常総会と8月臨時総会からの改善事項を追記しました。

・直前理事長が出てくるか不明なので直前理事長バッジの交換は外してください。

→直前理事長バッジの交換はプログラムから削除しました。

19.その他(添付資料等)

01予算

 01-1.事業収支予算書(12月臨時総会)

 01-2.城山見積書(12月臨時総会)

02案内文

 02-1.案内状(現役)

 02-2.案内状(シニア)

 02-3.委任状はがき

03総会

 03-1.総会次第

 03-2.総会会場レイアウト

 03-3.総会シナリオ・スケジュール

04懇親会

 04-1.懇親会次第

 04-2.懇親会会場レイアウト

 04-3.懇親会シナリオ・スケジュール

05参考資料

 05-1.備品チェックリスト

 05-2.席札

 05-3.シニア紹介票

 05-4.総務委員会の動き

 05-5.委任状はがき記入例

 05-6.鹿児島JCセレモニーマニュアル

 05-7.プレジデンシャルリース伝達時の配置

 05-8.シニアメール文面

 05-9.総会準備スケジュール

 

20.当日回覧資料

  なし

21.添付資料

 総会資料まとめ

 総務室2019年度基本方針.pdf

 2019年度 年間事業フレームver.2_総務委員会.pdf

カテゴリ