2020年度 委員会スタッフ研修(案)

公益社団法人 鹿児島青年会議所
2020年度 事業計画書

議案名

2020年度 委員会スタッフ研修(案)

会議名

2019年度 第2回正副室長予定者会議

種 別

2019年 9月28日 審議

委員会名

2020年度 専務理事予定者 内村 明高

窓口副理事長名

 

確認日

2019年 9月27日

担当室長名

確認日

201 年 月 日

委員長名

確認日

201 年 月 日

副委員長名

作成日

2019年 9月27日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

 他1 指導力啓発の知識及び教養の習得と向上並びに能力の開発を促進する事業

●SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」に関わる事業の分類

 4.質の高い教育をみんなに

1.事業名

2020年度 委員会スタッフ研修(案)

2.事業実施に至る背景

委員会スタッフは委員長と共に委員会を運営し、目的達成に向けて積極的に行動することが求められます。それぞれの役割を認識し、委員会全体で活動する準備を整える必要があります。

3.事業目的(対外)

 

4.事業目的(対内)

2020年度の委員会スタッフが、理事長所信を理解した上で、スタッフとしての振る舞いと委員会の事業構築に向けた各々の役割を学ぶことを目的とします。

5.事業内容

・鹿児島青年会議所 2020年度の方針と組織の説明:保理事長

・委員会スタッフの心構えについて:内村専務理事

・正副室長予定者による委員会スタッフの役割・責務に関する説明

  (各委員会スタッフが各ブースに分かれて頂きます)

   事業運営支援担当副委員長:山元室長

   会員拡大推進担当副委員長:溜副理事長

   広報推進担当副委員長:福永常務理事

   運営幹事:大竹山室長

   会計幹事:宮川常務理事

・事業構築の考え方について:東鶴副理事長

・委員会討議シートの修正

・事務手続きの説明:前迫事務局長

 ※候補者・予定者の表記は割愛いたします。

 

≪事前課題≫

委員会討議シートの作成

各委員会は事前にスタッフ会議を開催して、委員会討議シートを作成して頂きます。作成したシートは担当室長が取りまとめて10月16日(水)までに内村専務理事予定者(akitaka@uchimura-arc.co.jp)へご提出願います。

 

6.実施日時

2019年10月24日(木)

19:00~21:00 (18:30開場)

 

【補講】

やむを得ず出席できないスタッフ予定者の方には補講を実施いたします。(日程は当該委員会の室長予定者と協議)

7.実施場所・会場

ジェイドガーデンパレス 飛天

鹿児島市上荒田町19番1号

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥45、000-

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

役職

参加員数

2020年度理事予定者

19名

2019年度理事長

1名

2019年度監事

3名

2020年度委員会スタッフ

35名

(5名×7委員会)

合計

58名

 

10.外部協力者・団体

 

11.実施組織

2020年度専務理事予定者、常務理事予定者、事務局長予定者、室長予定者

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2019年 9月 7日(土)

第1回正副室長予定者会議

協議

2019年 9月 7日(土)

第1回理事予定者会議

協議

2019年 9月10日(火)

9月理事会

協議

2019年 9月28日(土)

第2回正副室長予定者会議

協議

2019年10月 1日(火)

10月正副室長会議

協議

2019年10月 7日(月)

第2回理事予定者会議

協議

2019年10月 8日(火)

10月理事会

審議

2019年10月 9日(水)

案内文配信・エントリーボード立ち上げ

 

2019年10月14日(月)

出欠取りまとめ

 

2019年10月16日(水)

委員会討議シート提出日

 

2019年10月24日(木)

委員会スタッフ研修

実施

2019年12月 2日(月)

第4回正副室長予定者会議

 

2019年12月 2日(月)

第4回理事予定者会議

 

2019年12月 3日(火)

12月正副室長会議

 

2019年12月 3日(火)

12月理事会

報告審議

13.前年度よりの引継事項

《良かった点》

・審議承認後速やかに案内を流し、個別でも電話やLINE等で出欠確認をしたことにより、早い段階で取りまとめができ、参加員数の向上につながりました。

⇒同じ役割のスタッフだけで顔を合わせられる数少ない機会ですので、多くのメンバーに参加いただけるよう速やかな案内と出欠確認を行います。

 

・研修の前日に会場・駐車場の案内、10分前の集合等を呼びかけた事で、遅刻者は数名いましたが、時間通りに開催することができました。

⇒研修を時間通り開催できるよう、事前の案内や当日のスムーズな誘導などをいたします。

 

・紙資料の配布を最低限に留めたことで、地球環境に配慮しつつ、講師の説明を聞き逃さないような姿勢を促すことができました。

⇒紙資料だけでなく、プレゼンテーションをただ眺めているということにならないよう、資料を見直します。

 

・会場側と事前に打合せをしていたので、当日の会場設営や備品関係等で問題なく開催することができました。

⇒通常利用しない会場ですので、設営や備品の手配は早めに行います。

 

《悪かった点》

・スタッフ研修の時点でスタッフが決まっていない委員会が複数ありました。

〈原因〉 会員の減少等により、その役職を受けるメンバーを見つける事が難しくなっているため。

〈対策〉 委員長やメンバーがスタッフ研修までに決断するように周知させる必要がありますが、根本的には会員拡大をすることが対策につながると考えます。

⇒スタッフの決定状況を参加動員と併せて確認いたします。

 

・研修の終盤で眠っている方がいました。

〈原因〉 本人の意識不足と休憩時間がなかったため。

〈対策〉 重要な研修であることを何度も周知させる必要があります。また、1時間に1回程度の休憩時間を設ける必要があります。 

⇒必要な休憩は設けたうえで、研修の意義を伝え集中力が途切れないようにします。

 

・研修の最後の方で使用しているパソコンに不具合が生じ、3~4分ほど時間を余計に使ってしまいました。

〈原因〉 それまでは問題なくできていたので、不具合が生じる想定を怠ってしまったため。

〈対策〉 いかなる場合でも不測の事態を想定し、予備のパソコン等を用意しておく必要があります。

⇒複数台のPCを用意いたします。また、会場側の連絡先も事前に確認しておきます。

 

≪注意事項≫ (2018年度より引き続き)

・JCバッジ、ネクタイ、ネームプレートは基本ですので、忘れないように徹底してください。

・シミュレーションをしっかりして、進行等がつまらないようにしてください。

・講義内容やスライドの内容等、事前にチェック・聞き取り等を行い、補足等が発生しないようにしてください。

・今回も担当スタッフ役割ごとのブースに分けて講義を行いました。昨年の引き継ぎにもございましたが、他の役割に関する知識が薄くなるデメリットがあるので、全体の講義ではより分かりやすい内容で正確に伝えてください。 

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】

研修前までに委員会のスタッフ会議を開催いただき、討議シートを提出いただきます。また、担当ごとの研修後、研修時間内で討議シートの修正時間を設定します。

【効果】

事前にスタッフ会議を行う機会を持つことで、意欲の向上を図ります。また、研修内容を忘れないうちに討議シートの修正を行うことで、第1回予定者委員会の資料として有用な資料として仕上げます。

 

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査】

委員会スタッフ研修は、委員会スタッフが当該年度スタッフの役割を学び、運営を円滑にするための準備の機会として開催されています。

 

【分析】

予定者委員会が開催される前に委員長及びスタッフが委員会運営の方向性を共有し、役割分担が明確になされるような研修にすることが重要と考えます。

 

【ビジョン】

委員会スタッフが委員長と共に活発な委員会運営をすることで、委員を含めた熱量・活動量が増大し、2020年度の鹿児島青年会議所が目指すゴールへ向かう推進力となります。

16. メンバーへの依頼事項

・委員会スタッフ予定者でのミーティング、討議シートの作成をお願いいたします。

・対象者全員出席、無遅刻で開始できるよう、予定者委員会内での声掛けをお願いいたします。

・講師対象者においては、説明資料の事前の準備と専務理事予定者への提出をお願いいたします。

17. 協議・審議のポイント

目的・事業全般

18.正副室長会議・理事会での意見及び対応

 

19.その他(添付資料等)

1.予算関係

1-1.事業収支予算書

1-2.会場費(ジェイドガーデンパレス)

1-3.会場費(城山ホテル鹿児島)

2.運営関係

2-1.式次第

2-2.タイムスケジュール

2-3.会場レイアウト(全体説明時)

2-4.会場レイアウト(担当別説明時)

2-5.案内文

2-6.委員会討議シート

3.アンケート

3-1.アンケート

 

20.当日回覧資料

 

21.添付資料

添付資料まとめ.zip

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