2019年度 12月臨時総会計画(案)の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

2019年度 12月臨時総会計画(案)の件

会議名

2019年 9月正副室長会議

種 別

2019年 9月3日協議

委員会名

総務委員会

担当室長名

伊地知 弘幸

確認日

2019年 8月29日

委員長名

大野 竜也

確認日

2019年 8月29日

副委員長名

富山 晋太郎

小園 洋平

作成日

2019年 8月29日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業

SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」に関わる事業の分類

目標 12  持続可能な消費と生産のパターンを確保する(「つくる責任 つかう責任」)

1.事業名

2019年度 12月臨時総会

2.事業実施に至る背景

公益社団法人鹿児島青年会議所が2019年度の収支決算を2020年度通常総会にて報告することを踏まえ、2019年12月時点において本年度に計画・実施した事業予算に対し補正予算を組み、会員の承認を得る必要があります。また定款第30条第3項に基づき、12月において臨時総会を開催する必要があることから、本事業を計画致します。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

12月臨時総会にて各事項の決議および承認を得る事、ならびに報告を行う事を目的とします。

5.事業内容

下記の議題について承認を得るために総会を開催致します。

議題

 (審議事項)

 第1号議案 議事録署名人に関する件
 第2号議案 2019年度8月臨時総会議事録承認の件
 第3号議案 2019年度収支補正予算(案)の件
 第4号議案  理事選任の件
 第5号議案  監事選任の件
 第6号議案 2020年度事業計画(案)の件
 第7号議案 2020年度収支予算(案)の件
 第8号議案 2020年度資金調達および設備投資の見込みの件
 第9号議案 会員除名の件
 第10号議案  定款の変更の件
 第11号議案  本会議所の解散及び残余財産の処分の件
 第12号議案  役員報酬規程その他の諸規程の制定、変更及び廃止の件
 第13号議案  長期借入金及び重要な財産の処分又は譲受けの件
 第14号議案  合併、事業の全部又は一部の譲渡の件
 第15号議案  公益認定の取消し又は合併に伴う公益目的取得財産残額の贈与の件
 第16号議案  理事会において総会に付議した事項の件
 第17号議案  その他総会で決議するものとして法令又は本定款で定められた事項の件

 (報告事項)

 1. 2019年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件
 2. 2020年度登録料等分担金収支予算(案)の件
 3. その他

 03-1.総会次第

6.実施日時

2019年12月17日(火曜日)

受付開始  18時30分~

臨時総会  19時00分~20時10分

懇親会   20時20分~21時30分

 03-3.総会シナリオ・スケジュール

 04-3.懇親会シナリオ・スケジュール

7.実施場所・会場

城山ホテル鹿児島

鹿児島市新照院町41-1

TEL:099-224-2211

臨時総会会場:サファイア(3階)

 03-2.総会会場レイアウト

懇親会会場 :アメジスト(2階)

 04-2.懇親会会場レイアウト

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥125,000―

 01-1.事業収支予算書(12月臨時総会)

 01-2.城山見積書(12月臨時総会)

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

≪総会参加員数≫
 現役メンバー:156名
 シニア   :  5名
 合計    :161名

【参考】以下2018年度の資料

 過去3年度のシニアクラブ会員の出席者数(12月臨時総会)

  2016年度:10名

  2017年度:12名

  2018年度: 2名

≪参加推進方法≫

<現役メンバー>

・総会の出欠は、例年通り、案内状に同封の返信用はがきを利用します。不測の事態により欠席となる場合にそなえて、委任状も兼ねた返信はがきを作成し、出欠の如何に関わらず、代理人を記名・捺印の上、返信して頂きます。尚、返信日を11月29日必着とし、その後は総務室長および委員長各位へ随時報告を入れて返信状況を共有し、連絡を密に行い、返信率向上に努めます。

・懇親会の出欠は、エントリーボードを使用します。総会と同様、審議可決後より出欠登録について呼びかけを密に行い、登録数の向上に努めます。

・現役メンバーに関しては、あくまで総会出席は会員の義務である事を再度伝え、参加意識の向上を図ります。伝達の方法は委任状の返信の無いメンバーには、各委員会の委員長また運営幹事より連絡して委任状の提出を依頼します。合わせて、2019年度通常総会、8月臨時総会の委任状提出をしていないメンバーを事前に把握し、総務委員会メンバーから電話連絡を行います。

・2019年度通常総会、8月臨時総会の各委員会毎のメンバーの出欠状況を調査し出席状況の悪いメンバーを把握した上で、各委員長とも話をし、出席状況の悪いメンバーを中心に早めに声掛けを行い、本人出席率向上に努めます。

<シニア>

・案内状をメール/FAXにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。

・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致します。

10.外部協力者・団体

なし

11.実施組織

総務委員会

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2019年 9月 3日(火)

9月正副室長会議

 

2019年 9月10日(火)

9月理事会

【第1回目協議】

2019年10月 8日(火)

10月正副室長会議

 

2019年10月15日(火)

10月理事会

【第2回目協議】

2019年11月 5日(火)

11月正副室長会議

2019年11月12日(火)

11月理事会

【審議】

2019年11月15日(金)

案内文発送

 

2019年11月29日(金)

現役メンバー出欠回答(ハガキ)締切

2019年12月 6日(金)

シニアメンバー出欠回答締切

 

2019年12月17日(火)

12月臨時総会

【実施】

2019年12月27日(金)

12月臨時総会議事録提出

 

2020年 1月14日(火)

1月理事会

【報告審議】

 

13.前年度よりの引継事項

≪2018年度 12月臨時総会より≫

●総会準備●

《良かった点》

・前日のリハーサルで、細かな動きまでのリハーサルを実施し、修正を事前にしたことで、当日の動きに無駄なく、スムーズに行えました。
→前日のリハーサルでは、懇親会まで含め、演者・各メンバーの動きを確認致します。

・本人出席の呼びかけについては、出席率の悪いメンバーをリストアップし、事前に総務委員会メンバーより声掛けを行い、また各委員長からも声掛けし、出席率の改善につながりました。
→出席率の悪いメンバーをリストアップし、事前に総務委員会メンバーから電話連絡するとともに、各委員長にも声掛けを依頼します。

・委任状提出の100%を目指し、各委員長にも協力頂いた結果、どうしても連絡が取れない2名を除き、98.7%と今までよりも大幅に改善できた。メンバーの総会の重要性、参画意識の向上につなげることができました。
→委任状提出については、各委員会の運営幹事と密に連絡を取り進めてまいります。

《悪かった点》

・理事長が読み上げる文章で一部シナリオにミスがありました。

〈原因〉リハーサル理事長が公務で不在であり、代理を立ててリハーサルを行いましたが、その中の一部の原稿が正しいものと過信して読み上げを怠ったことが原因です。

〈対策〉リハーサルには理事長にも出席していただくように早めにスケジュール調整を行うことと、万が一欠席の場合も代理の人間がシナリオの読み上げを全て行い、ミスが無いかの確認を行う必要があると考えます。

→理事長、司会者、専務など、主な演者の方々については、前日、直前のリハーサルの日程を予め確認し、シナリオを全てチェック・修正します。

●総会本番●

《悪かった点》

・野崎理事長が議長席での進行中に、議長席にペットボトルの飲み物を運びました。

〈原因〉議長席に水の準備をしておりませんでした。

〈対策〉議長は長時間話をすることから、喉が乾くことは想定されます。議長席には水の準備をしておく必要があると考えます。
→議長席には、ホテル側に予め水を用意しておくことを依頼します。

●懇親会準備●

《良かった点》

・プレジデンシャルリースの受け渡しの動きは、前日リハーサルで確認、修正を行うことができ、問題なくスムーズに行うことができました。
→前日、直前リハーサルでは、プレジデンシャルリースの動きについても、直前理事長、理事長、理事長予定者と確認します。

・料理について事前にメンバーにアンケートを取り、ホテル側とも打ち合わせ行い、メニュー構成、ボリューム等について変更を行いました。
→料理については、事前にホテル側ともメニュー内容・ボリュームを協議し調整します。

●懇親会本番●

《良かった点》

・料理の食べ残しゼロに向けて、啓蒙POPの各テーブルへの設置や、司会からの案内、各テーブルを回っての声掛けを行い、残さない意識の向上につなげることができました。
→料理の食べ残しゼロに向けて、啓蒙POPを各テーブルに設置し、司会からの案内、各テーブルでの声掛けを行います。

《悪かった点》

料理は、カレー等の人気メニューは直ぐに無くなったものの、サラダ、オードブルの残りが目立ちました。

〈原因〉アンケート結果ではサラダの需要はありましたが、実際にはサラダのボリュームが多かったようです。

〈対策〉カレー等の人気メニューのボリュームを増やし、サラダ等のボリュームを減らすことで、食べ残しゼロに向けて引き続き検討を重ねる必要があると考えます。
→食事については、8月臨時総会と同様に、カレー等の人気メニューの量を増やすと共に、サラダ、デザート等の量を減らすなど、食べ残しゼロに向けてホテルとも協議し調整します。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫と効果】

①(工夫)委任状記入例を事前にメーリングリストで配信します。併せて運営幹事と委員長の横のつながりを活用して周知を徹底します。配信タイミングは、案内状および返信用はがきの郵送タイミングに合わせます。

 (効果)委任状作成時にミスしやすい「押印がない」「代理人欄に理事長名を記入する」等のトラブルを未然に防ぐ事が期待できます。

②(工夫)12月委員会開催日に返信用はがきが届くように、締め切りを設定致します。

 (効果)委員会日の前に各委員長、運営幹事と出欠状況、返信状況についての情報共有を行います。また、未提出者へ連絡を行い、委員会日に印鑑を持参するように伝え、委員会日に委任状の回収を行います。出席への呼びかけをより確実に行い、出席率の向上につなげる事が期待できます。

③(工夫)12月委員会の時間を利用して各委員会の会場へ伺い、委任状未提出者の確認、回収を行います。

 (効果)委任状返信率の向上が期待できます。さらに、返信されたにも関わらず、代理人名に理事長名を記載されているというミスがあった場合の再回収も可能になり、無効票を減らす事が期待できます。

④(工夫)8月臨時総会にてバッジ未着用者が散見されることが監事講評にて指摘されました。これを踏まえ、事前に各委員長、運営幹事より案内をし、着用の徹底を促します。また、当日は受付時に着用有無を確認し、その場で未着用者への指導を行います。

 (効果)JAYCEEとしてのドレスコードの周知・啓発を図ります。

⑤(工夫)シニアの方々の席には水を用意します。

 (効果)シニアの方々へのおもてなしをより充実させるとともに、8月臨時総会でのご指摘に対ししっかりと対応することで、シニアの方々とのより良い関係性の構築に寄与します。

【地球環境への配慮】

①出席者各位へ、公共交通機関の利用や、車の乗り合わせを呼びかけます。

SDGsのターゲット12.3「2030年までに小売・消費レベルにおける世界全体の一人当たりの食料の廃棄を半減させ、収穫後損失などの生産・サプライチェーンにおける食品ロスを減少させる。」の観点より、懇談会での食べ残しが無いように、エントリーボードで出欠者のとりまとめを行い、食数については想定人数より少なめに発注します。料理内容も、食べやすいもの、人気のメニューに絞り込み、食べ残しが無いようにします。また、司会からも懇親会の冒頭で食べ残しゼロに取り組む旨のアナウンスを行い、テーブルにもSDGs、食べ残しゼロを依頼するPOPを設置します。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

 2019年度補正予算の承認を得る事と2020年度への新しい体制を整えることや、これらを現役メンバー一同が総会で報告・確認することを通じて、意識が統一された状態で新年度への準備が整い、世界に誇れる鹿児島の実現につながります。

16. メンバーへの依頼事項

・当日は時間厳守でお越しください。又、各委員長および運営幹事の皆さまは、委員会メンバーにその旨の呼びかけをお願いします。

・委任状返信の際、代理人の欄に理事長名を記入する事が無い様にご注意ください。又、各委員長の皆さまは、その旨の呼びかけをお願い致します。

・返信はがき受け付け締め切りの後、委員長各位あてに回答状況をお送りいたしますので、未提出の方や委任状の不具合があるメンバーへ声掛けをお願い致します。尚、総務委員会からもメンバー各位へ直接連絡いたします。

・懇親会において、委員長の皆さまはメンバーを連れて、シニアクラブの先輩方への挨拶回りを積極的に行ってください。

・各委員会の委員長および運営幹事の皆さまは、総会の出席が会員の義務である事を委員会メンバーへしっかりとお伝え頂き、出席を促して頂きます様、お願いいたします。また、2019年度最後の締めの場にもなりますので、各委員長からも是非出席してほしい旨の声掛けをお願いします。

・バッジ、ネーム、ネクタイの着用忘れの無いように、委員長および運営幹事の皆さまは、委員会内へ案内をお願いします。

17. 協議・審議のポイント

背景・目的

18.正副室長会議・理事会での意見及び対応

19.その他(添付資料等)

01予算

 01-1.事業収支予算書(12月臨時総会)

 01-2.城山見積書(12月臨時総会)

02案内文

 02-1.案内状(現役)

 02-2.案内状(シニア)

 02-3.委任状はがき

03総会

 03-1.総会次第

 03-2.総会会場レイアウト

 03-3.総会シナリオ・スケジュール

04懇親会

 04-1.懇親会式次第

 04-2.懇親会会場レイアウト

 04-3.懇親会シナリオ・スケジュール

05参考資料

 05-1.備品チェックリスト

 05-2.席札

 05-3.シニア紹介票

 05-4.総務委員会の動き

 05-5.委任状はがき記入例

 05-6.鹿児島JCセレモニーマニュアル

 05-7.バッジ授与およびぷレジデンシャルリース伝達時の配置

 05-8.シニアメール文面

 05-9.総会準備スケジュール

 

20.当日回覧資料

  なし

21.添付資料

 総会資料まとめ

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