5月例会 鹿児島JC65周年記念式典 報告の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

議案名

5月例会 鹿児島JC65周年記念式典報告の件

会議名

2019年8月理事会議

種 別

2019年8月8日 審議

委員会名

誇れる鹿児島JC創造特別委員会

窓口副理事長名

保 直延

確認日

2019年8月5日

委員長名

大竹山 靖浩

確認日

2019年8月5日

副委員長名

瀬川 利紀
山元 亘

作成日

2019年8月5日


公益社団法人認定法に関わる事業の分類
他3 諸会議・諸大会開催事業

SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」に関わる事業の分類
目標12 作る責任 使う責任
目標15 陸の豊かさも守ろう
目標17 パートナーシップで目標を達成しよう

1.事業名
5月例会 鹿児島JC65周年記念式典・祝賀会

2.事業実施に至る背景
1954年に創設された鹿児島JCは本年65周年を迎えます。これまで積み上げてきた活動の歴史とその活動によって形作られてきた鹿児島のまちを振り返り、シニアクラブの先輩方をはじめとするこれまで鹿児島JCを支えていただいた方へ感謝の気持ちを伝え、そして今後の誇れる鹿児島JCを創造していく結束力を生み出す為に65周年記念式典・祝賀会を開催する必要があると考え実施いたしました。

 

3.事業目的(対外)
今後も鹿児島JCの活動・運動にご協力いただける関係を築きつないでいくことを目的としました。

4.事業目的(対内)
メンバーがこれから目指す鹿児島JCのビジョンを共有し、その実現に向けて行動する機会となることを目的としました。

 

5.事業内容
創立65周年記念式典・祝賀会の開催

【テーマ】

感謝 

【式典のイメージ】
厳粛な雰囲気で鹿児島JC64年の歴史を振り返り、65周年を迎えられることの感謝を共有できる式典。

≪式典・次第≫
    物故会員追悼
01  開会宣言
02  国歌斉唱
03  JCソング斉唱
04  JCI Creed並びにJCI綱領唱和
05  JCI MISSION並びにJCI VISION唱和
06  JC宣言文朗読並びに綱領唱和
07  鹿児島JC64年の歩み
08  第65代理事長挨拶
09  来訪JC紹介
10  祝辞
11     叙勲者紹介
12  シニアクラブ代表世話人挨拶
13  閉会宣言

 【祝賀会のイメージ】
メンバー全員でシニアクラブをはじめとする鹿児島JCを支えてきた方々へ感謝の気持ちを伝え、同時に今後取り組む活動を力強く発信することで、鹿児島JCの明るい未来を共有できる祝賀会。

≪祝賀会・次第≫
01  開会  
02  オープニング映像
03  開会挨拶
04  姉妹JC挨拶
05  乾杯
06  歓談
07  謝辞
08  若い我ら斉唱
09  締めの挨拶
10  記念撮影
11  閉会

 

6.実施日時
2019年5月28日(火)
18:30~19:12   創立65周年記念式典
2-2.式典シナリオ
19:30~20:59   創立65周年記念祝賀会  
3-2.祝賀会シナリオ

・事前リハーサル実施日
2019年5月9日(木)  委員会リハーサル(城山ホテル鹿児島)
2019年5月13日(月) 委員会リハーサル(城山ホテル鹿児島)
2019年5月21日(火) 正副合同リハーサル(城山ホテル鹿児島)
2019年5月27日(火) 前日リハーサル(城山ホテル鹿児島)
2019年5月28日(火) 当日事前リハーサル(城山ホテル鹿児島)

・事業運営支援会議実施日
2019年5月15日(水) 事業支援運営会議(鹿児島市教育総合センター )


7.実施場所・会場

城山ホテル鹿児島 
記念式典・祝賀会    エメラルドホール(4F)
2-3.会場レイアウト(席次)
鹿児島市新照院町41-1

8.決算総額(詳細は別紙決算書)
¥3,587,804(税込)
1-1.事業収支決算書


9.外部協力者・団体

鹿児島JCシニアクラブ・利川青年會議所・高城青年會議所・利川JCシニアクラブ・九州地区協議会・鹿児島ブロック協議会・通訳ボランティア(学生:1名、一般:3名)


10. 参加員数並びに参加推進計画の検証

 

計画数

参加員数

達成率

現役メンバー

128名

91名

71%

新入会員

50名

28名

56%

シニアクラブ

220名

176名

80%

来訪JC

100名

71名

71%

利川・高城JC

10名

11名

110%

利川シニア

10名

15名

150%

来賓

0名

0名

合計

518名

392名

76%

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

【参加推進方法検証】
●現役会員
・各委員会で積極的に合同懇親会を実施し、取り組む意識の共有を図ることで100%の出席を目指します。
⇒合同委員会は積極的に行い参加を促しましたが出席率は71%となりました。委員会や例会で来ているメンバーへのアナウンスは再三行いましたが、中々出てこれない方へのアプローチが足りていなかったと思います。

・連絡調整会議を通じて各委員会の担いを理解してもらい、メンバー一人ひとりが当日活躍出来るようにします。
⇒事業運営支援会議を開催し、各委員会の役割を理解していただき当日は受付開始から閉会までスムーズに進行が出来たと思います。

・委員長同士、運営幹事同士の横ラインを活用し開催までの間、確認事項や当日の動きについて連絡を密に取り、開催へのアナウンスを逐一行います。
⇒委員長ライン、運営幹事ラインを活用し、当日の出欠・役割分担等について連絡を取ることで、当日の人員配置はスムーズに行えました。

・会員研修委員会と連携して4月例会で参加促進のアナウンスを行います。
⇒4月例会で参加促進のPRを行いましたが、欠席者に対するPRは実施できませんでした。

                                                                                                                                                                                                                ●シニアクラブ会員

・1月通常総会や2月に開催される謝恩会などを通じて積極的にPRを行います。
⇒1月通常総会においては当日の訃報もあり。シニアクラブ会員の出席者が4名であったのでPR効果は殆ど期待できませんでしたが、謝恩会の際はPRをさせていただき、日程の早めの周知と参加へのお願いを実施致しました。

・案内状送付後に現役メンバー全員で分担してシニアの先輩方一人ひとりに電話で直接連絡を取り、より多くの方が参加しやすい雰囲気を作ります。また対応マニュアルを作成し適切な応対を心掛け、歴代PPCの先輩方については、理事長、専務を通じて連絡を取っていただくようにします。
⇒案内状を送付した後、担当を分担し一人ひとり電話で出欠の確認を取りました。出欠の返信が無かった方から電話により出席の返事を貰えた方が20名程いたので、今後も電話確認は必要と思います。

・委員会時にシニアクラブの先輩をオブザーバーとしてお呼びし、現役との距離感を縮める動きを展開します。
⇒60周年、55周年開催時の委員会メンバーを中心にオブザーバーとしてお呼びし話を伺いました。距離を縮めるほか、注意事項や引継ぎ事項の確認の場にもなるので実施してよかったと感じました。

・開催日時については事前にご案内し、また式典に先駆けてシニアクラブと現役メンバーとの懇談ゴルフコンペを開催することで親睦を深めると共に式典への参加を呼びかけます。
⇒5月18日に開催の方向で動いていましたが雨天の為、延期となりました。再度計画し、9月21日に実施する予定とします。

 

●来訪JCの招待について

・審議通過後、10日以内に案内状送付し、迅速な連絡対応を行います。
⇒案内状の精査・修正があり発送が遅くなりました。発送後に招待LOMに対して連絡系統の分担及びフォローを実施し、連絡漏れの無い様にしました。

11.事業目的の実現と成果

【事業目的の実現】
65周年記念式典においては体裁に拘らず、式典が間延びしないでシニアクラブの先輩方や来訪JCの方々に対して「感謝」の気持ちを伝えることに重きを置き、席札に手書きのメッセージを添えたり、シニアクラブの先輩方の顔写真を全員分横断幕に展示するなどの試みを実施しました。また式典では必要最低限の次第にしつつも、代表世話人の挨拶における交代の場を設け、祝賀会では余興等は入れず極力歓談の時間を取れるようしました。 そして式典中にこれまでの鹿児島JCの歴史を振り返る映像を流し、懇親会ではオープニングでこれから鹿児島JCが取り組もうとしているまちづくり・ひとづくりのビジョンをもとにした映像を流すことで、今後の活動の方向性を現役メンバー・シニアクラブ・来訪JCで共有出来たと感じております。

 

【事業目的の成果】  
シニアクラブの先輩方との交流について、アンケート結果を見ると親睦が深まった・やや深まったと回答した方が87%と、多くの現役メンバーはシニアクラブの先輩方と交流を深める機会に出来たと考えております。ただ、一方で先輩方と今後のビジョンについて語り合うことが出来た方が約三分の一程度であったことを考えると、名刺交換で終わってしまう方が多かったと感じております。今回は50周年の焼酎を振る舞うというアプローチで懇親を図っていただきましたが、事前にメンバー側にも50周年の焼酎についての先輩方への想いを理解していただけていたら、更に親睦を深めやすかったと思います。
4-1.アンケート結果(5月例会 鹿児島JC65周年記念式典)

 

12.公益性の検証

なし

13.次年度への引継事項

●動員について
《良かった点》
・案内状送付後の適切な時期(ハガキ返却期限1週間前程度)に直接電話にて出欠確認の連絡を行うことで当日の飛び入り参加・キャンセルが少なく、当日の対応に余裕が出来ました。


《問題点・改善点》
・案内状の送付時期が当初の計画より遅くなりました(4月10日発送)。
〈原因〉シニアクラブ・事務局との事前調整が不足しておりました。
〈対策〉審議前に事前にシニアクラブや事務局と調整し、案内方法やハガキの回収時期等については擦り合わせを行うことが必要と考えます。

●受付・誘導について

《良かった点》
・シニアクラブの先輩方、来訪JCに関して、登録料を事前振込としたことで、当日の受付での作業の削減やお金の管理の負担を軽減し、混乱なく対応出来ました。また、当日キャンセルの方も少数いらっしゃいましたが、記念品を後日直接お渡しするなどの対応をすることで返金等のトラブルも防止出来ました。

 

・飛び入り参加の方への対応(座席割等)に関しては一括で責任者を黒川常務に依頼し、受付担当者から黒川常務へ受け渡しをルール化することで、飛び入り参加でのトラブルも発生せずに対応出来ました。

 

・シニアクラブの受付に関しては事前の出席連絡状況に応じてレーンの人数が均等になる様に分けることで受付での人の混雑は殆ど発生しませんでした。

 

・受付をエメラルドホールの中に設置することで受付から誘導への受け渡し距離を短くし、誘導班が速やかに横断幕への記入の促しや座席の説明をすることで来場者の人の流れがスムーズに出来ました。

《問題点・改善点》
・案内看板をホルト側の入口に設置しておらず、会場がわからないとの問い合わせがあった。
〈原因〉予算削減のために看板を1つにしましたが、ホルト側の誘導についての事前対策が不足していました。
〈対策〉今回は問い合わせを受けた後にポスターを持った案内係をホルト側入口に配置しましたが、早めに来る方も想定して案内看板は必ずホルト側、フロント側の入口に事前に設置する必要があると考えます。また、会場に関係者以外のホテル利用者が混在する場合、他のお客様への混乱を避けるために、案内の人員配置は極力最小とし、看板等で会場まで誘導できるように計画をする必要があると感じました。

・利川JC・高城JCの受付・誘導の対応で準備不足があった。
〈原因〉席次の作成が直前になり利川JC・高城JCの対応を担当していた国際関係委員会へ席次の伝達が事前に出来ていなかった。また、受付から誘導へのシミュレーションも不足していた。
〈対策〉席次はフリガナ付きで国際関係委員会へ事前に連絡し、受付から座席誘導までの流れを事前に打ち合わせする必要があります。また、来訪者リストの変更等についてはその都度連絡を取り合うことで当日座席が不足する等のトラブル防止に繋がると感じました。

 

●式典・祝賀会について

《良かった点》
・ほぼタイムスケジュール通りに進行することが出来た。
・入口に設置した横断幕に予想していたより多くの方々に鹿児島JCへのコメントを添えていただき、周年を通じて今後も継続して協力していく関係性を創っていくことを再確認することが出来ました。

4-2.鹿児島JC創立65周年記念式典横断幕

・席札の裏に全員分手書きで感謝のメッセージを記入しましたが、気付かれた方はからはとても好評でした。
・事前にお見送りの流れをメンバーに伝えることで記念撮影からお見送りの流れをスムーズに行え、メンバー全員で列を作りシニアクラブの先輩方や来訪JCの方々をお見送りすることが出来ました。
・外部出席の方より、挨拶関係を絞り間延びせずにスムーズな会で素晴らしかったとお褒めの言葉を頂きました。挨拶に関しては事前に依頼者の数や挨拶時間を考慮し、式典の時間が長くなりすぎない様に計画した方が良いと感じました。

《問題点・改善点》
・席次は誘導班への配布と入口扉への貼り付けのみとし、来場者への配布は行わなかったが、シニアクラブの先輩方からは誰が出席しているか、どこにいるかを把握したいので配布して欲しかったとの意見がありました。
〈原因〉座席への誘導をスムーズに行う上では特に必要ありませんでしたが、懇談中の配慮として対策が必要でした。
〈対策〉極力当日の配布資料は削減しつつも、会場内への貼り付けやQRでの席次配信などの対策が必要と考えます。

・来訪JCの紹介で、スクリーン上の表示に不備(法人格の誤り等)がありました。
〈原因〉シナリオ上は再三のチェック、読み合わせを実施しておりましたが、スライドは作成者のチェックのみとなっておりました。
〈対策〉表示するスライドに関しても作成者のみではなく、全員でリハの際に確認する必要があります。

・鹿児島JC50周年の際に製作した焼酎を一升瓶に詰め替えて振る舞いましたが、製作した際に作ったラベルを張っておらず、当時事業に係わった方への配慮が足りていませんでした。。
〈原因〉準備不足により、そこまで対応が出来ておりませんでした。
〈対策〉50周年の際に製作した焼酎は現在、薩摩酒造様の明治藏にて保管されております。今回振る舞った焼酎は1壺(10升)であり、残り保管が7壺となります。NEXT100を合言葉に製作されており、5周年ごとに1壺振る舞う計算でちょうど100周年の際に最後となります。振る舞い方も含めて計画的に引き継いでいくことが必要と感じました。

・当日リハを15時より計画しておりましたが、席札の準備不足により当日リハが殆ど出来ませんでした。
〈原因〉前日の準備不足が原因です。
〈対策〉当日はリハを含めた最終確認に時間を取れるように、会場の設営、席札の設置、記念品の準備までは前日までに完了させておく必要があります。

●その他
・引き継ぎに関しては過去の報告書を確認するだけでなく、これまで周年を実施してきた先輩方との意見交換が重要と感じました。実際に携わった先輩方からの意見を聞く場を周年実施前に設けることで引き継ぎ漏れ等の予防に繋がると思います。
・60~64代理事長への感謝状の贈呈を65周年で実施していないので、70周年の際に実施していただく様お願いします。

 

14.今後の展望


本年65周年記念式典を開催することで、鹿児島JCがこれまで積み上げてきた歴史を知り、先輩方が実施してきた活動とその取り組む姿勢の中で、今の私たちに足りないものについても考えるきっかけにもなりました。会員減少が進む中、私たち現役メンバーがJC活動に誇りを持って取り組み、魅力的な団体として評価されることで次なる70周年の際は更に活力のある組織として迎えなければなりません。そして、70周年の際には対内だけで無く、対外に対しても感謝の気持ちを伝え、継続的に鹿児島のまちと共に発展していくことが、世界に誇れる鹿児島の未来につながると確信いたします。

 15.委員長所感

鹿児島JC65周年記念式典・祝賀会を開催するにあたり、鹿児島JCの歴史に触れ、準備段階より多くの先輩方・来訪JCの方々とも接する機会をいただきました。そして、その機会の中で私自身がこれまで持っていたJC活動の限界はJC活動の限界ではないことも知りました。この経験はこれからのJC活動で活かしていかなければならないと感じています。また、事業を進めるにあたり、私の知識不足、経験不足から多くの方々にご迷惑をおかけしました。事業運営支援会議、事前リハに関しては事前の準備が不足し、案内の遅れや段取り不足がありました。そのような中でも当日大きな問題もなく開催できたことは理事役員の皆様、そして現役メンバーの皆様方のご理解とご協力があったからだと感じております。今回、鹿児島JC65周年記念式典の開催においてご協力、ご助言いただきました全ての皆様に感謝いたします。

 

16.正副室長会議での意見及び対応 

【7月正副室長会議】

・受付で韓国対応にフリガナが無い等準備が十分でなかった。何が問題でどのように改善すべきか具体的に記載してください。
⇒今回利川JC・高城JCの受付を含めた対応を国際関係委員会に依頼していたが、最終的な席次を事前に伝達出来ておらず、また受付から座席への誘導の事前打ち合わせが不足していました。最終的な席次については事前に国際関係委員会へフリガナ付で送付し、会場へ到着したら国際関係委員会の一人が一括で受付をすませ、その他の国際関係委員会のメンバーで座席へ誘導する流れがスムーズに対応出来ると考えます。

・事業支援運営会議、リハーサルをいつ実施したのか記載してください。
⇒実施までのスケジュールを追記しました。 

・土産が議案から変更した経緯を記載してください。
⇒枡は過去の周年でも実施したが、焼酎の匂いより枡の匂いが強く不評であったことが判明し、理事長相談のうえグラスに変更しました。スケジュールもタイトでありましたが、理事メールにて変更の旨を報告すべきでした。 

70周年の時、理事長への感謝状を渡す際、65周年では感謝状を渡していないので、60年からの理事長へ渡す事を引き継ぎ事項に入れてください。
⇒引継ぎ事項に追記しました。 

ZIPファイルに事業支援運営会議の時に使用した資料を入れてください。
⇒資料を追加いたしました。 

・外部協力者・団体に高城JCと通訳を入れてください。
⇒外部協力者に高城JCと通訳ボランティアを追記しました。

・外部出席の方より、挨拶関係を絞り間延びせずにスムーズな会で素晴らしかったとお褒めの言葉を頂きましたので、その旨も引き継ぎ事項に記載してください。
⇒引き継ぎ事項に追記しました。

 

17.その他(添付資料等)
1.決算関係
1-1.事業収支決算書
1-2.請求書(城山観光 会場)
1-3.振込受付書(城山観光 会場)
1-4.請求書(Go!KAGOSHIMA)
1-5.振込受付書(Go!KAGOSHIMA)
1-6.請求書(鹿児島ハマ産業 印刷費)
1-7.領収書(鹿児島ハマ産業 印刷費)
1-8.請求書(宮内洋行 記念品)
1-9.振込受付書(宮内洋行 記念品)
1-10.請求書(立石食品 記念品)
1-11.振込受付書(立石食品 記念品)
1-12.請求書(アイキカク 横断幕)
1-13.振込受付書(アイキカク 横断幕)

1-14.通帳(表)
1-15.通帳(中)

2.式典
2-1.式典次第
2-2.式典シナリオ
2-3.会場レイアウト(席次)

3.祝賀会
3-1.祝賀会次第
3-2.祝賀会シナリオ

4.参考資料
4-1.アンケート結果(5月例会 鹿児島JC65周年記念式典)
4-2.鹿児島JC創立65周年記念式典横断幕
4-3.事業運営支援会議資料

 

18.当日回覧資料

19.添付資料
5月例会 鹿児島JC65周年記念式典報告添付資料
誇れる鹿児島JC創造特別委員会 事業計画書
誇れる鹿児島JC創造特別委員会 2019年度年間事業フレーム(案)

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