2019年度 8月臨時総会計画(案)の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

議案名

2019年度 8月臨時総会計画(案)の件

会議名

2019年 5月理事会

種 別

2019年 5月14日 協議

委員会名

総務委員会

担当室長名

伊地知 弘幸

確認日

2019年 5月11日

委員長名

大野 竜也

確認日

2019年 5月11日

副委員長名

富山 晋太郎
小園 洋平

作成日

2019年 5月11日

 

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業

SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」に関わる事業の分類

目標 12  持続可能な消費と生産のパターンを確保する

 

1.事業名 
公益社団法人鹿児島青年会議所 2019年度 8月臨時総会

2.事業実施に至る背景 
公益社団法人鹿児島青年会議所が適正な運営を行う為に、本年度に計画・実施された事業の予算を再度確認し、補正予算を組む事が必要です。これらの決定には、会員の承認を得る必要があります。また、2020年度の新体制の構築に向けて、理事長候補者当選者の報告を行う必要があります。これらの事項についても確認・承認を得る必要があり、定款第30条第3項に基づき、8月に臨時総会を開催する必要がある事から、本事業を計画致します。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内) 
8月臨時総会にて各事項の決議および承認を得る事、ならびに報告を行う事を目的とします。

5.事業内容
下記の議題について承認を得るために臨時総会を開催致します。
議題
《審議事項》
 第1号議案 議事録署名人に関する件
 第2号議案 2019年度通常総会議事録承認の件
 第3号議案 2019年度収支補正予算(案)の件
 第4号議案  役員の選任及び解任の件
 第5号議案  定款の変更の件
 第6号議案  事業計画書、収支予算書、資金調達及び設備投資の見込みを記載した書類の決定及び変更の件
 第7号議案  会員の除名の件
 第8号議案  本会議所の解散及び残余財産の処分の件
 第9号議案  役員報酬規程その他の諸規程の制定、変更及び廃止の件
 第10号議案  長期借入金及び重要な財産の処分又は譲受けの件
 第11号議案  合併、事業の全部又は一部の譲渡の件
 第12号議案  公益認定の取消し又は合併に伴う公益目的取得財産残額の贈与の件
 第13号議案  理事会において総会に付議した事項の件
 第14号議案  その他総会で決議するものとして法令又は本定款で定められた事項の件

《報告事項》
 1.2020年度 理事長候補者当選者報告の件
 2.2020年度 理事候補者当選者報告の件
 3.2019年度 登録料等分担金収支補正予算(案)の件
 4.その他
03-1.式次第

その後の懇親会では現役メンバーに加え、シニアの先輩方と共に懇親を深めると共に、新入会員へのバッジ授与式や、2020年度の理事長候補者の挨拶も行います。
04-1.式次第(懇親会)

6.実施日時
令和元年8月27日(火曜日)
受付開始  18時30分~ 
臨時総会  19時00分~20時00分
懇親会   20時15分~21時30分
03-3.総会タイムテーブル・シナリオ

7.実施場所・会場
城山ホテル鹿児島 
鹿児島市新照院町41-1 
TEL:099-224-2211
臨時総会会場:ルビー(5階)
03-2.総会会場レイアウト
懇親会会場 :アメジスト(2階)
04-2.会場レイアウト(懇親会)

8.予算総額(詳細は別紙予算書)
¥165,000―
01-1.事業収支予算書
01-2.城山見積書(8月臨時総会)

9.参加員数計画並びに参加推進方法
≪総会参加員数≫
 現役メンバー:126
 仮会員   : 30名
 合計    :156

 【参考】
 過去3年間のシニアクラブ会員の出席者数(8月臨時総会)
  2016年度:12名
  2017年度: 4名
  2018年度:17名

≪参加推進方法≫
<現役メンバー>
・総会の出欠は、例年通り、案内状に同封の返信用はがきを利用します。不測の事態により欠席となる場合にそなえて、委任状も兼ねた返信はがきを作成し、出欠の如何に関わらず、代理人を記名・捺印の上、返信して頂きます。
・懇親会の出欠は、エントリーボードを使用します。
<シニア>
・案内状をFAX/メールにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。
・案内状の送付するタイミングが遅れないように、事務局と連携をとって、期日通りに案内できるようにします。
・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致します。

10.外部協力者・団体 
なし

11.実施組織 
総務委員会

12.実施スケジュール
2019年 5月 7日(火) 5月正副室長会議 
2019年 5月14日(火) 5月理事会       【第1回目協議】 
2019年 6月 4日(火) 6月正副室長会議 
2019年 6月11日(火) 6月理事会       【第2回目協議】
2019年 7月 2日(火) 7月正副室長会議 
2019年 7月 9日(火) 7月理事会       【審議】
2019年 7月11日(木) 案内文発送 
2019年 7月26日(金) 出欠回答(ハガキ)締切 
2019年 8月27日(火) 8月臨時総会     【実施】 
2019年10月 1日(火) 10月正副室長会議 
2019年10月 8日(火) 10月理事会     【報告審議】

13.前年度よりの引継事項
≪2018年度 8月臨時総会より≫

●総会 準備●
《良かった点》
・前日の委員会メンバーを集めてのリハーサルを入念に行ったことで、総会の流れを全員で確認し、それぞれの役割や動き方を把握しながら当日に望めたことは良かったものと考えます。
→前日リハーサルにおいては、シナリオの内容までしっかりと確認を行います。

・総会、懇親会とも出席率の向上ができ、委任状回収もスムーズに行えました。委員会メンバーが一丸となって回収に取り組めたこともありますが、最近は委員会会場が同一であるため、回収作業が進めやすいことも要因であると考えます。
→委員会メンバーで委員会開催時に、各委員会を回り委任状回収を行います。

《悪かった点》
・セレモニー自体は本番では上手く行えたが、人の動きをリハーサル時とは変え、当日の直前に変更しました。
〈原因〉セレモニーの人の動きについては特に正解はないため、その都度やり方を変えている現状があります。
〈対策〉本年度のセレモニーの形として、今回マニュアルを作成しました。本年度のセレモニーに関しては添付の資料を参考に実施の方お願いします。
→前日、直前のリハーサルにて、マニュアルを参考にセレモニーの確認を行います。

・総会の報告事項において選挙管理委員長の手元に発表資料が無いことが判明し、総会を中断しました。
〈原因〉報告事項の内容までは総務委員会としては関与しないという考えでしたので、選挙管理委員長の発表内容までの確認はしていませんでした。
〈対策〉事前に発表内容も一度総務委員会で取りまとめを行い、内容の確認を行います。また内容については、専務理事、監事の確認を事前に行い、不測の事態に備えます。また、リハーサル時には選挙管理委員長も同席してもらう事が望ましいと思います。今後このようなことが無いように再発防止策としてマニュアルを作成しましたので添付いたします。
→前日、直前のリハーサルには選挙管理委員長も同席してもらい、総会資料確認マニュアルを参考に選挙管理委員長の発表資料の確認を行います。

・総会の本人出席数が1月総会より微増という少ない結果に終わりました。
〈原因〉総会の重要性をしっかりとメンバーに伝えることができませんでした。また、委任状を回収することに意識が行き、本人出席を伸ばすことへの具体的な取り組みができませんでした。
〈対策〉1月、8月の総会の出席状況を確認し、欠席しそうなメンバーへは個別に電話行い、総会の重要性、出席することへ確認、あわせて委任状の提出を確認します。また、各委員会毎の1月、8月の総会の出席状況を委員長へ連絡し、具体的に何名出席か目標を立てさせて、出席率の向上を委員会として取り組む意識を醸成する必要があると考えます。
→通常総会の出席状況を確認し、欠席しそうなメンバーへは個別に電話行い、総会の重要性、出席することへ確認、あわせて委任状の提出を依頼します。

●総会 運営●
《良かった点》
・今回、初めて総会開始5分前に映像を流しました。また事前に会場に入って着席することもしっかりと行えたことで多くのメンバーが映像を見ることができました。バタバタと入場して開会という流れも無く、静粛な雰囲気の中でスムーズに開会を行うことができました。
→総会開始5分前には、司会進行にてしっかりとアナウンスを行うと共に、総務委員会メンバーにて早めの入場を促します。

・開会前の着席がスムーズに行うことができました。事前に委員長に依頼をしたことで、委員長による声掛けにより普段よりも着席のタイミングが早くできました。
→開会前の着席については、各委員長に事前に伝え協力を依頼します。

・受付において、比較的入会の浅いメンバーは現役受付、歴の長いメンバーはシニア受付に配置することで、スムーズな名簿チェックが行えました。
→受付では、比較的入会の浅いメンバーは現役受付、歴の長いメンバーはシニア受付に配置します。

・ドアクローズのタイミングを事前に決め、ドア担当を配置したことで、総会途中の入場、退場が無いように出来ました。
→ドアクローズのタイミングを事前に各委員長に伝達すると共に、事前リハーサルでは総会途中の入場退場が出来るタイミングをドア担当にてしっかりと確認致します。

●懇親会 準備●
《良かった点》
・総会同様、前日のリハーサルで細かな動き、役割等も調整できたおかげで、事前の準備は万全に行えました。
→事前リハーサルにて、当日の動きをしっかりと確認致します。

●懇親会 運営●
《良かった点》
・懇親会のスタート時間が想定より押したが、途中の歓談時間等の調整により、予定している時間内に終えることができました。
→途中の歓談時間等については、司会進行メンバーともしっかりと情報共有をしながら調整致します。

《悪かった点》

・上座への食事サーブ担当を決めておらず、急遽総務委員会メンバーに依頼して対応してもらいました。
〈原因〉ビュッフェスタイルでは基本は各自で取りに行く形ですが、シニアの先輩で取りに行かない方もいらっしゃいました。また、事前にサーブ担当を決めていませんでした。
〈対策〉懇談が始まると同時にシニアの先輩方の食事を取りにく様子を見ながら、各テーブルにサーブ担当を決め、サーブを行う必要があると考えます。
→上座への食事サーブをホテルに依頼します。

・シニア席への挨拶を行う現役メンバーもまばらで、あまりシニアの先輩方と現役との交流が出来なかった。
〈原因〉シニアの先輩方への挨拶に行くように事前に委員長には話をしていませんでした。
〈対策〉事前に各委員長へシニアの先輩方への挨拶まわりを行うように依頼します。歓談の時間は限られているので、早めに挨拶に回るように伝え、新入会員を紹介して回ることもあわせて事前に依頼する必要があると考えます。
→事前に各委員長へシニアの先輩方への挨拶まわり、新入会員紹介を行うように依頼します。

・懇親会の後半が少し間延びした感じもあり、途中退席するメンバーも散見されました。
〈原因〉今回の懇親会の時間は1時間18分でした。スタートが当初より押したことで時間は短縮しましたが、総会からの出席者にとっては、懇親会の後半の歓談時間は手持ち無沙汰となり、帰る要因となったと思われます。
〈対策〉懇親会の時間を1時間で終えるように、シナリオ、料理内容含めて変える必要があります。シナリオについては、後半の歓談の時間を少なくし、間髪よくイベントを続けることが望まれます
→懇親会の内容を精査し、間髪よくイベントを続ける内容としました。

・料理がかなり余りました。80名分の料理を発注し、4分の1程度は余っていました。
<原因>料理は余りがちなので、通常出席者数よりも少ない人数分の料理を発注しています。しかし、料理の内容、そもそも総会後に食事を予定しており食べないメンバーも多数います。
<対策>料理の内容、発注数について改善を行う必要があります。まず、発注数については、出席者の6掛けぐらいに減らし、料理の内容も品数を減らし、手軽に食べられるカレーや、サラダ等々の内容に変更することが望まれます。それにより料理の余りが出ないことに繋がります
→料理の内容、発注数について事前確認している出欠数に応じて決定いたします。また、発注数については、出席者の6掛けぐらいに減らし、料理の内容も品数を減らし、手軽に食べられるカレーや、サラダ等々の内容に変更します。

・JCバッジの未着用がいた事について、監事講評にて指摘されました。
<原因>委員会としてバッジの着用有無については確認することはしておらず、把握出来ていませんでした。
<対策>バッジ着用については当たり前のことですが、徹底出来ていない現状があります。委員長が意識を持って、未着用のメンバーには必ず着用を指導することが重要です。そのためにも、バッジ未着用については会場入口で確認を行い、未着用者は会場に入れないこととし、その旨も事前に委員長からメンバーに伝達する必要があります。それによりバッジ着用意識を高まると考えます
→バッジ未着用については会場入口で確認を行い、ドレスコードを含め各委員会にて周知するよう事前に各委員長に連絡を致します。

・締めの挨拶でのシニアの名前の読み間違いがありました。
<原因>読み間違いが無いように、締めの挨拶者が当日決定した後に名前のフルネームを漢字、読みながの添えたシートを司会者に渡しました。司会者は正しく読んだつもりだったそうですが、実際には読み間違いをしてしまいました。
<対策>充分な防止策もとった上で、それでも読み間違いが起きてしまいました。これ以上の具体的な対策は難しいですが、やはり人の名前の読み間違いは絶対にあってはならない事と司会者には伝え、何度か口に出して読みの練習を行うことを伝達し、司会者同士の確認作業を行う必要があります
→読み間違いは絶対にあってはならない事と司会者に伝え、何度か口に出して読みの練習を行うことを伝達し、司会者同士の確認作業を行います。

 

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)
【工夫と効果】
①(工夫)委任状記入例を事前に運営幹事と委員長の横のつながりを活用して配信し、周知を徹底します。配信タイミングは、案内状および返信用はがきの郵送タイミングに合わせます。
 (効果)委任状作成時にミスしやすい「押印がない」「代理人欄に理事長名を記入する」等のトラブルを未然に防ぐ事が期待できます。
②(工夫)正副室長会議開催日前に返信用はがきが届くように、締め切りを設定致します。
 (効果)正副室長会議および理事会時に出欠状況、返信状況についての情報共有を行います。出席への呼びかけをより確実に行い、出席率の向上につなげる事が期待できます。
③(工夫)8月委員会の時間を利用して各委員会の会場へ伺い、委任状未提出者の確認、回収を行います。
 (効果)委任状返信率の向上が期待できます。さらに、返信されたにも関わらず、代理人名に理事長名を記載されているというミスがあった場合の再回収も可能になり、無効票を減らす事が期待できます。
④(工夫)懇親会の中で、新入会員向けのバッジ授与式、及び新入会員それぞれからの一言(自己紹介※約10秒程度)を行います。
 (効果)新入会員に、鹿児島青年会議所の一員として活動することを正式に認められた自覚を促します。また、現役・シニアメンバーとのコミュニケーションが図られると共に、士気の向上も期待できます。
⑤(工夫)8月臨時総会議事録は、余裕を持って作成・取りまとめを行い、早い段階で監事に提出できるように致します。
 (効果)12月臨時総会の準備段階において、スケジュールに余裕ができ、円滑な総会運営が期待できます。
⑥(工夫)2019年度のこれまでの活動内容をまとめた5分弱の動画を作成し流します。
 (効果)この動画を見ることによって、現役メンバーに対してはこれまでの活動の振り返りをすることで新たに気持ち一つにし、JCへのモチベーションをあげることができます。また、シニアの先輩方、新入会員の方々へ現役メンバーの活動紹介を行うことで、よりJC活動への理解を深めて頂くと共に、現役メンバーとのコミュニケーションツールとなります。

【地球環境への配慮】
・出席者各位へ、公共交通機関の利用や、車の乗り合わせを呼びかけます。
・出席者各位へ、クールビズによる来場の働きかけを行い、会場の空調温度を地球環境に留意した温度に設定いたします。
・SDGsの12.3「2030年までに小売・消費レベルにおける世界全体の一人当たりの食料の廃棄を半減させ、収穫後損失などの生産・サプライチェーンにおける食品ロスを減少させる。」のターゲットの観点より、懇談会での食べ残しが無いように、エントリーボードで出欠者のとりまとめを行い、食数については想定人数より少なめに発注します。また、料理内容も食べやすいもの、人気のメニューに絞り込み、食べ残しが無いようにします。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像) 
8月臨時総会を通して、2019年度予算を見直し、2020年度の新体制に向けて準備が始まります。次年度への継承の第一歩を現役メンバーが一同に会して確認し、承認を得る事でメンバーの共通意識を増強させ、世界に誇れる鹿児島の実現につながります。

16.メンバーへの依頼事項
・当日は時間厳守でお越しください。又、各委員長および運営幹事の皆さまは、委員会メンバーにその旨の呼びかけをお願いします。
・総会開始直前までメンバーが着席していない事が見受けられます。今回は開始5分前から動画を流しますので、遅刻がないように早めに会場に来て着席するように声掛けをお願い致します。

・委任状返信の際、代理人の欄に理事長名を記入する事が無い様にご注意ください。又、必ず署名・捺印をする様に徹底をお願いします。漢字の記載ミス等もみられますので、各委員長の皆さまは、その旨の呼びかけをお願い致します。
・返信はがき受け付け締め切りの後、委員長各位あてに回答状況をお送りいたしますので、未提出の方や委任状の訂正が必要なメンバーへ声掛けをお願い致します。尚、総務委員会からもメンバー各位へ直接連絡いたします。
・懇親会で新入会員へのバッジ授与式があります。その後、各委員会へ配布されますので、委員会ごとの懇親会の場等を利用してバッジの授与を行ってください。また、新入会員には、上着を着用して出席してもらうように、各委員長から連絡をお願いします。
・懇親会において、委員長の皆さまはメンバーを連れて、シニアクラブの先輩方への挨拶回りを積極的に行ってください。

17.協議・審議のポイント 
背景・目的

18.正副会議での意見及び対応

・総会のレイアウトは席の数が多すぎます。一方、懇親会のレイアウトは席の数が少なすぎます。
→総会の席数を少なくし、懇親会の席数を増やしました。

・総会が早く終わってもシニアに時間を案内しており、早く始められない場合があるので、案内に時間は前後することがありますと書いておいた方がよいです。懇親会を総会終了後としておいて、目安の時間を記載してはいかでしょうか。
→案内に開始時間が前後する旨及び、懇親会の開始は総会終了後とし目安の時間を記載しました。

・懇親会の時間が9時45分ということで、後半間延びして途中で帰るメンバーも多いと思います。もう少し縮めても良いかと思います。9時30分には締めて見送りまで終わらせるのも良いのではないでしょうか。各委員会での新入会員のお祝いや、次の会に行けるよう早く終わるくらいのスケジュールでも良いかと思います。なお、間延びしたときは縦ラインで相談して早めに時間を切るという工夫をしていましたので、雰囲気を見ながら臨機応変に対応して頂きたいと思います。
→終了時刻を9時30分としました。間延びした際には臨機応変に対応し、縦ライン・司会進行を含め相談して早めに時間を切ります。

・総会タイムテーブルシナリオになぜか会場のレイアウトがリンクされています。
→リンク先を修正しました。

・メール案内に変えて苦情など来たことがあったら、議案に反映して頂きたいです。
→メール案内に変えて特に苦情などは来ておりません。ただメールアドレスの変更の反映について、これまで通り毎年の手帳作成の際の確認にて更新していくことが必要と考えます。

・総会シナリオ で、選挙管理委員長に個人名が記載されています。
→総会シナリオを修正いたしました。

・会費を取らないため、シニアが来づらいという声がありますので、会費を取るという方向を検討してもよいのではないでしょうか。懇親会予算は一人2千数百円なので、3000円ほどで良いかと思います。案内にも懇親会費を記載してください。
→案内には懇親会費を記載いたしました。

・現役メンバーは126人が正しいので訂正をお願いします。
→現役メンバー数を126人に変更しました。

19.その他(添付予定資料等)
01予算
 01-1.事業収支予算書
 01-2.城山見積書(8月臨時総会)

02案内文
 02-1.案内状(現役)
 02-2.案内状(シニア)
 02-3.案内状(仮会員)
 02-4.委任状
 02-5.委任状(未提出者用)

03総会
 03-1.式次第
 03-2.総会会場レイアウト
 03-3.総会タイムテーブル・シナリオ

04懇親会
 04-1.式次第(懇親会)
 04-2.会場レイアウト(懇親会)
 04-3.タイムテーブル・シナリオ(懇親会)

05参考資料
 05-1.備品チェックリスト
 05-2.席札
 05-3. シニア紹介票(シニア世話人)
 05-4.総務委員会の動き
 05-5.委任状記入例
 05-6.通常総会議事録
 05-7.セレモニーマニュアル
 05-8.総会準備マニュアル

20.当日回覧資料
  なし

21.添付資料
 添付資料まとめ

 総務室2019年度基本方針.pdf

 2019年度 年間事業フレームver.2_総務委員会.pdf 

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