2019年度2月例会 鹿児島ブロック会長公式訪問例会 報告の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

 

議案名

2019年度2月例会鹿児島ブロック会長公式訪問例会報告の件

会議名

2019年5月理事会

種 別

2019年5月14日審議

委員会名

広報渉外委員会

窓口副理事長名

東鶴真児

確認日

2019年5月11日

担当室長名

内村明高

確認日

2019年5月11日

委員長名

日高大介

確認日

2019年5月11日

副委員長名

森山剛充
上野誠

作成日

2019年5月11日

 

公益社団法人認定法に関わる事業の分類
・他2 JCI・日本JC連携事業

SDGs「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」に関わる事業の分類
・目標17 パートナーシップで目標を達成しよう

1.事業名

2019年度2月例会鹿児島ブロック会長公式訪問例会

2.事業実施に至る背景

2019年度の活動並びに運動が始まるにあたり、鹿児島ブロック協議会会長の公式訪問という貴重な機会に、日本青年会議所の方向性をメンバーが認識し、また、鹿児島ブロック協議会の事業計画、各委員会の事業計画の説明も受けることで、双方との協働出来る活動・運動を確認し、鹿児島ブロック協議会とのつながりを強固なものにしていくことが必要である事から、本事業を実施致しました。

3.事業目的(対外)

なし。

4.事業目的(対内)

鹿児島JCメンバーが、日本JC、九州地区協議会、鹿児島ブロック協議会の2019年度の方向性を認識することにより、出向に対して魅力を感じていただくこと及び鹿児島JCと鹿児島ブロック協議会との連携を深める事を目的としました。

5.事業概要

鹿児島ブロック協議会会長を招いての公式訪問例会

6.実施日時

2019年2月26日(火) 19:00~22:00
02-2.タイムスケジュール本番「2月例会」201905R.pdf
04-3.タイムスケジュール計画「2月例会」201905R.pdf

7.実施場所・会場

城山ホテル鹿児島
サファイア(例会会場)19:00~20:45(18:30より受付開始)
アメジスト(懇親会会場)20:55~22:00
鹿児島市新照院町41-1 TEL 099-224-2211

8.決算総額(詳細は別紙決算書)

¥126,960
01-1.事業収支決算書「2月例会」201905R.xlsx

9. 外部協力者・団体
公益社団法人日本青年会議所 九州地区 鹿児島ブロック協議会

10. 参加員数と参加推進計画の検証

【参加者数実績】

鹿児島JCメンバー    75名(総数 128名)59%

他LOMメンバー      54名(参加計画 66名)82%

(LOM名)        (計画)(実績)

奄美大島JC   3名  2名
鹿屋JC     6名  8名
川内JC     6名  9名
指宿JC     7名  5名
さつま出水JC  4名  1名
串木野JC    5名  3名
枕崎JC     3名  5名
新大隅JC    5名  3名
阿久根JC    4名  3名
南さつまJC  11名  9名
霧島JC    12名  6名
屋久島JC    0名  0名

【参加推進方法検証】
鹿児島JCメンバー 
・各委員長によるメンバーへの参加の呼びかけのお願いをしました。
→各委員長を中心にご協力を頂きましたが、出席率は59%と低い結果となってしまいました。各委員長は、改めてメンバーに対し、例会は出席義務があることを再認識させ、出席率向上を図る必要があります。

他LOMメンバー
・各LOMには、事務局より各LOMへメールにて案内文を送り、後日専務理事に電話連絡を行い出欠、または参加人数の確認を行いました。
→2018年度実績を参考に参加計画を作成致しました。県内各地で行われたブロック会長公式訪問例会時のお願いや、ブロック専務へのお願い等で54名のご参加を頂きました。例会、懇親会共に座席数や資料の準備数なども計画通り行うことができました。

11.事業目的の実現成果

【事業目的の実現】
2019年度鹿児島ブロック協議会嶽釜会長より、日本青年会議所会頭所信・方向性の説明を頂き、また、鹿児島ブロック協議会の事業計画を聞くことができました。各議長・委員長のプレゼンも通し、2019年度の方向性を認識すると共に、出向に対して魅力を感じて頂く目的を達成できたと考えます。また、本例会にブロック役員の方々にご参加いただき、鹿児島JCと鹿児島ブロック協議会との連携を深める契機となることができました。

 

【事業目的の成果】  
嶽釜ブロック会長より、日本青年会議所の方向性につき、パワーポイントを用いた丁寧なご説明をいただき、89.4%もの多くの方にご理解していただくことができました。また、鹿児島ブロック協議会の事業計画に対しても、各委員長・議長のご説明により89.4%の方が理解できたという結果となりました。更に理解度を深めるためにも懇親会の時間を活用するなど工夫が必要であると考えます。出向については、嶽釜ブロック会長をはじめ、多くのメンバーをブロック役員として輩出していることもあり、既に出向されているメンバーが多くみられました。
04-1.アンケート結果「2月例会」201904S.pdf

 

12.公益性の検証
なし。


13.次年度への引継事項

【前準備段階】
<良かった点>
・鹿児島他LOMのブロック会長訪問例会に委員会メンバーで参加しました。そこで本例会の案内、出席お願いを行うことができました。また、各専務とも名刺交換を行いその後の案内、出欠確認をスムーズに行うことができました。
・上記の他LOMのブロック会長訪問例会時での当日の流れを確認できました。さらに、委員会メンバーに2015年度2月例会担当委員長亀元洋介君、2016年度2月例会担当室長日高大介君が在籍していたこともあり、過去の経験を活かし、当日の配置や準備を進めることができました。例会・懇親会のシュミレーションを細かくできたことで当日もスムーズに進行することができました。

【参加推進】
<良かった点>
・九州地区協議会の事業説明会や会員会議所、また鹿児島JC以外の県内各地で実施されるブロック会長公式訪問例会など各LOMの理事長、専務理事が集まる場が数回ありました。委員会メンバーと参加し、各LOMの専務理事や担当者に、本事業の予定の日時を早い段階で伝え、参加を促す事ができました。
<悪かった点>
・各LOM間で参加人数に差がでてしまいました。電話での各LOMの専務理事への参加依頼だけではなく、他のブロック会長公式訪問例会に参加した際に、他LOMのメンバーに声掛けをし、参加推進を図る必要がありました。

【ブロック会長公式訪問例会時】
<良かった点>
・ブロック協議会とリハーサルの有無、時間などを確認し調整を行い、当日のリハーサルもスムーズに余裕をもって行う事ができました。
・ブロック協議会、城山ホテル鹿児島と設えの役割を事前に決めており、設営などスムーズに行う事ができました。

<悪かった点>
・窓口副理事長、担当室長の会場入りが、18時30分と遅い時間となってしまい、セレモニーの進め方等、最終確認ができないままとなってしまいました。委員長のコミュニケーション不足が諸に出てしまいました。事前の準備段階からもっとコミュニケーションを深めておくべきでした。
・席次表を作りその通り案内をしておりましたが、メンバーの遅刻者など多い委員会もあり、空席が目立ってしまいました。結果、室長から指摘があり開始直前に前の席に移動してもらいました。
・アンケートの回収率が低い結果となってしまいました。記入後にイスの上に置いたものを回収するのではなく、会場出口にて回収する方法をとればよかったと反省しております。委員会単独事業でなく鹿児島JC全体の事業であることから、アンケートの記入も当然あるであろうという認識の甘さがでてしまいました。

【懇親会時】
<良かった点>
・誘導係と案内係に、鹿児島ブロックのメンバーをよく知っているメンバーを配置したため、スムーズに席にご案内することができ、時間通りの開始ができました。
・席のご案内がスムーズにできたことで、懇親会が始まる前に、名刺交換等活発に行われ和やかな雰囲気の中懇親会を始めることができました。
・名刺交換が途切れることのないテーブル等には、鹿児島JCのメンバーが積極的に、飲食物をお持ちしました。
<悪かった点>
・懇親会の締めの挨拶を、牟田前会長に事前依頼を失念しておりました。専務と連携を取り、失念しないようにチェックすべきでした。

 

14.今後の展望

ブロック会長公式訪問例会は、ブロック会長よりその年の日本JCの方向性を説明していただき、鹿児島ブロックの事業説明を聞ける貴重な機会でもあります。今後はよりたくさんのメンバーが参加し交流を深めることで、世界に誇れる鹿児島を描くことにつながると確信いたします。

 

15.委員長所感

理事4回目にして、初めて事業を設えさせていただきました。今まで培った多くの経験と委員会メンバーの協力もあり、スムーズに終えることができましたが、全体の出席率が59%と直近10年間で2番目に低い数字となり、2月例会の趣旨説明や重要さを伝えきれなかったと反省しております。また、本例会を設えるにあたって、他のブロック会長公式訪問例会に参加させていただくことで、鹿児島ブロック出向者と関わりも増え、親交を図ることができました。今後は、鹿児島JCメンバーにもこのつながりを波及させていきたいと思います。
最後に委員会メンバーはじめ鹿児島JCメンバーの皆さまにご協力いただきましたことをこの場をお借りしましてお礼申し上げます。JCラストの年にいい思い出となりました。ありがとうございました。

 

16.正副室長会議での意見及び対応
・会場名を修正してください。
→修正しました。
・議案フォームを本年度版に修正してください。
→修正しました。
・タイムスケジュールを計画と実施を並べて検証しやすくしてください。
→計画時のものを添付しました。懇親会は計画どおりです。
・アンケートの回収数(率)が少ないことについて、どうして低かったかの分析と、今後、会場移動が含まれる例会においてどうすれば向上するかについての引継ぎを記入ください。
→追記いたしました。
・他LOMの出席率にばらつきがあったことについて、多くの方に来ていたかったのであれば、どういう工夫をすればよかったかの記載をお願いいたします。
→追記いたしました。

17.その他(添付資料等)

1.決算関係
01-1.事業収支決算書「2月例会」201905R.xlsx
01-2.請求書(印刷費)「2月例会」201905R.pdf
01-3.領収書(印刷費)「2月例会」201905R.pdf
01-4.請求書(会場設営費)「2月例会」201905R.pdf
01-5.請求明細(会場設営費)「2月例会」201905R.pdf
01-6.領収書(会場設営費)「2月例会」201905R.pdf

2.運営関係(例会)
02-1.式次第「2月例会」201905R.pdf
02-2.タイムスケジュール本番「2月例会」201905R.pdf
02-3.会場レイアウト「2月例会」201905R.pdf

3.運営関係(懇親会)
03-1.懇親会式次第「2月例会」201905R.pdf
03-2.懇親会タイムスケジュール「2月例会」201905R.pdf
03-3.懇親会会場レイアウト「2月例会」201905R.pdf

4.参考資料
04-1.アンケート結果「2月例会」201905R.pdf
04-2.例会出欠表他LOM「2月例会」201905R.pdf
04-3.タイムスケジュール計画「2月例会」201905R.pdf

 

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