2019年度 通常総会報告の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

 

議案名

2019年度 通常総会報告の件

会議名

2019年 3月正副室長会議

種 別

2019年 3月 5日 審議

委員会名

総務委員会

担当室長名

伊地知 弘幸

確認日

2019年 2月28日

委員長名

大野 竜也

確認日

2019年 2月28日

副委員長名

富山 晋太郎
小園 洋平

作成日

2019年 2月28日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名

2019年度 通常総会

2.事業実施に至る背景

益社団法人鹿児島青年会議所の総会は、通常総会及び臨時総会の2種があり、通常総会は1月とし、臨時総会においては8月及び12月に開催する事となっております。2019年度を迎えるにあたり、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催いたします。1月通常総会は鹿児島JCメンバーが一堂に会して、2018年度を締めくくり2019年度新体制のスタートの場でも有り、組織の最高意思決定機関として、その企画・運営は定款に基づき円滑行う必要があり、実施しました。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

公益社団法人鹿児島青年会議所が通常総会において、定款に基づき円滑な運営を行い、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的としました。

5.事業概要

下記の議題について承認を得るために総会を開催しました。

議題

《審議事項》

第1号議案 議事録署名人に関する件

第2号議案 2018年度12月臨時総会議事録承認の件

第3号議案 2018年度事業報告承認の件

第4号議案 2018年度収支決算報告承認の件

第5号議案 2019年度収支補正予算(案)の件

《報告事項》

1.2018年度登録料等分担金収支報告

2.2019年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

資料添付
02-1.総会式次第

03-1.通常総会議事録

6.実施日時

2019年1月29日(火曜日)

受付開始  18時30分~

通常総会  19時00分~19時54分

02-2.総会シナリオ(タイムテーブル付)

7.実施場所・会場

城山ホテル鹿児島

鹿児島市新照院町41-1

TEL:099-224-2211 

通常総会会場:クリスタルガーデンA(2階)

02-3.総会会場レイアウト

8.決算総額

154,440円

01-1.事業収支決算書

01-2.総会見積書

01-3.総会請求書

01-4.総会領収証

9.外部協力者・団体

なし

10. 参加員数と参加推進計画の検証

 

計画数

参加員数

参加率(%)

現役メンバー

128

77

60.2%

シニア出席数:4名

【検証】

<現役メンバー>

過去3年間との比較
           出席     はがき返信
2016年度    45.8%   69.0%
2017年度    62.7%   76.0%
2018年度    59.9%   89.8%
2019年度(今回)60.2%   88.3%

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行いました。
→総会の出欠は、案内状の返信ハガキにて確認をしました。ハガキの未返信者、記載ミスの方には別紙にて記入・回収を行いました。最初のハガキですぐに返信して頂けないメンバーも多くおり、中には返信したつもりになって実際は返信されていない方もいました。今後は発送と同時に到着したらすぐに返信をするようにというメッセージを強く発信すると共に、返信がない方には早めにその旨を伝える必要があると思います。 

各委員長に連携をお願いし、総会の重要性や意義、返信ハガキ・委任状の記載方法や重要性を伝え、通常総会の案内と、重要性の呼びかけを実施いたしました。各委員長には2019年度最初の総会での高い出席率が各委員会の一年間の活動に繋がることもしっかりと認識してもらい、出席の動員をお願いしました。予定者委員会の時間を使って各委員会に訪問し、総務委員会メンバーから直接、再度呼びかけを実施いたしました。
→各委員長、運営幹事に依頼し、各委員会メンバーへの総会の案内、参加への声かけ、返信ハガキの書き方等を伝えていただきました。また、総務委員会のメンバーでも各委員会に訪問して、総会の意義と重要性を直接訴えることで出席率の向上に繋がりました。

・返信ハガキ・委任状の提出のエントリー登録状況を1月22日(火)に締切・集計し、委員会ごとの出席状況を各委員長へ通知しました。1週間前から提出状況を運営幹事と共有し、未提出のメンバーへ返信の案内をして頂きました。また、締切日の1月22日(火)が委員会開催日であるので、未提出者には印鑑持参の案内を行い、100%の委任状回収を目標としました。
→各委員会毎に委任状未提出者に呼びかけを行い委任状回収にも努力しましたが、15名の委任状回収ができなかったことについては、新年度が始まったばかりで委員会メンバー内でまだまだ十分なコミュニケーションが図れていない中、十分なフォロー体制が取れなかったことが原因だと考えます。委任状回収100%は当然のことですので、今後は早めに、最新の提出状況を事務局とリアルタイムで確認をしながら100%回収に向けて取り組んで参ります。

・予定者委員会の段階より日時の告知を行い、事前に仕事の調整もして頂いたうえで、遅刻参加が無いように呼びかけを致しました。
→予定者委員会の段階で各委員長から委員会メンバーに開催日時の呼びかけをお願いし、より早くメンバーのスケジュールを確保することで出席者率の向上に繋がりました。

・前年度の未回収者についてはリスト化し、個別に電話連絡を行いました。
→前年度の未回収者については現役メンバー5名であり、個別に電話連絡を行ったところその内4名の返信があり、返信率の向上に繋がりました。

<シニア>

・案内状をFAXもしくはメールにて発送し、また手帳作成の確認の際にも総会の案内を行いました。
→案内状の発送については連絡のつかない先輩方も多く、なかなか出席数を増やすことには効果的に働きませんでした。今後は連絡方法の精度を高め、より効果的な動員に繋げることが必要だと考えます。

・シニアクラブには、2018年10月時点で853名の先輩方が在籍されており、過去3年間のデータでは、2016年度13名、2017年度16名、2018年度23名のご出席をされていました。本年度は、現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くように取り組みました。また、理事長にもシニアの先輩方への声掛けを依頼しました。
→事前に確認していた出席予定者数は実際の出席者数よりも多くいらっしゃいましたが、当日訃報があった関係で出席できなかった方々がいらっしゃいました。今後もシニアの先輩方に現役の総会に参加して頂くために、日頃の声掛けや早めのご案内と共に、5月例会の鹿児島JC65周年記念式典を含めたシニアとの交流を深められる場にて、8月臨時総会へ参加していただけるように取り組んで参ります。

11.事業目的の実現と成果

【事業目的の実現】

・全議案についてご承認いただくことができました。

【事業目的の成果】

・各議案の承認、報告を行う事が出来ました。尚、2018年度の事業報告が承認されると同時に、江口理事長を中心に展開される2019年度の事業をスタートすることが出来ました。

12.公益性の検証

なし 

13.次年度への引継ぎ事項

 《良かった点》

【総会】

・事前リハーサルとして直前の週末には委員会メンバーで集まり、当日の一連のプログラムの流れを確認し共有すると共に、各自の動きを確認する中で、前日リハーサルまでに再度確認すべきことを細かく洗い出すことが出来ました。

・前日リハーサルでは司会の事務局長と、専務を交え、シナリオや各自の当日の動きについて入念にリハーサルを行うことで、当日直前でのシナリオ変更を極力無くすことが出来ました。

・セレモニーについては事前に入念にリハーサルを行い、特に歩き方、礼の角度、目線の位置等までメンバー同士で細かく指摘し合うことで、スムーズに実施することが出来ました。

・直前リハーサルにて、演台テーブルの出し入れを含めたシナリオの細かい打合せをホテルの担当者の方を交えて行うことで、円滑な進行が出来ました。 

【懇親会】

シニア席への挨拶を行う現役メンバーも多く、シニアの先輩方と現役との交流が出来ていました。

・当日はシニアの方の訃報もあり、理事長とも相談しながら懇親会の終了時刻を早めに設定し直し対応することが出来ました。

《悪かった点》

【総会】

・案内状に記載の場所が「城山観光ホテル」と旧ホテル名称となっていました。

〈原因〉最終原稿の確認が漏れておりました。

〈対策〉最終的な原稿が変更されることは想定されます。最終原稿の段階で再度文面を細かく確認する必要があると考えます。

・直前リハーサルの開始が遅れ、音響リハーサルが総会開始の直前となってしまった。

〈原因〉当日の会場が、直前に別の会議が入っていたため、会場準備の開始時間が遅くなりました。

〈対策〉ホテルに直前リハーサルができる時間帯を事前にしっかりと確認し、直前リハーサルですること、前日リハーサルですることを分けてリスト化しておくことで、より効率的なリハーサルができると考えます。

・江口理事長の議長席に、水の準備をしておりませんでした。

〈原因〉当日の準備項目への記載が漏れておりました。

〈対策〉議長は長時間話をすることから、喉が乾くことは想定されます。議長席には水の準備をしておく必要があると考えます。

・シニアの先輩方の席への誘導の仕方に統一性がなく、開始直前に来られる方などへの対応が不十分でした。

〈原因〉直前に来られたり、開始後に来られたりするシニアの先輩方への対応については、リハーサルで細かく確認できておりませんでした。

〈対策〉シニアの先輩方への対応については、誘導の仕方(ご挨拶、導線など)についてもシナリオ等に記載しリハーサルにて事前に確認をしておく必要があると考えます。

・ドアクローズの時間帯に、メンバーが途中退室してしまいました。

〈原因〉ドアクローズの時間帯については、途中退室が出来ないことをメンバーに周知できていなかったためでした

〈対策〉総会のプログラムにおいて、途中入退室ができない時間については、事前に各委員長を通じてメンバーに周知する必要があると考えます。

・議案の採決において、会場内にいる総務委員会メンバーも議決権を有するにもかかわらず挙手をすることはありませんでした。

〈原因〉会場内にいる総務委員会メンバーも議決権を持つため、議案の採決においては挙手が可能な旨を、委員会メンバーに周知できていなかったためででした

〈対策〉総務委員会メンバーには、会場内において議案の採決においては挙手が可能であることを事前に確認しておく必要があると考えます。

【懇親会】

・料理がかなり余りました。80名分の料理を発注し、3分の1程度は余ってしまいました。

〈原因〉料理の発注数についての確認が不十分でした。また、懇親会の出欠で、エントリーボードを使用した確認を行いませんでした。

〈対策〉エントリーボードを使用し懇親会の出席者数を事前に正しく把握すると共に、料理の発注数については最終確認を行うことが必要と考えます。

・役員紹介において、舞台のスペースが狭く登壇できない役員が発生することとなりました。

〈原因〉リハーサルで舞台の広さまで確認が行き届いていませんでした。

〈対策〉事前のリハーサルでしっかりと人数を確認し、並び方や間隔を考慮した上で舞台の広さを確認しておくことが必要と考えます。

・途中から来られたシニアの先輩方の会場内テーブルへの誘導、対応ができておらず紹介のタイミングについてもバラバラになってしまいました。

〈原因〉途中からの出席者への対応について、検討・リハーサルが不十分でした。

〈対策〉シニア・現役問わず途中からの参加者もいるため、会場外の受付に、会場内へと誘導する担当を置く必要があります。また紹介のタイミングについても、事前検討・リハーサルが必要と考えます。

・写真撮影時のイス並べや理事役員の配置、その後のシニアの先輩方のお見送り、誘導までの流れで滞る部分がありました。

〈原因〉リハーサルが直前となってしまったことに加え、総務委員会のメンバーの配置検討が不十分でした。

〈対策〉総務委員会メンバーの当日の動きや配置については、誘導のタイミングやマイク準備等を含めもっと細かく具体的に決めた上で、リハーサルでもしっかりと確認をしておく必要があると考えます。

・感謝状を持ち帰るための賞状筒が用意されておりませんでした。

〈原因〉賞状の持ち帰りについてまでの検討がなされていませんでした。

〈対策〉持ち帰るものがある場合については、持ち帰り方まで含めた検討・準備が必要と考えます。

・イヤモニを準備したが活用できず、当日の緊急的な対応が後手に回ることが多かったです。

〈原因〉リハーサルでイヤモニを使用しなかったためでした。

〈対策〉リハーサルでは本番同様の状態を作り、イヤモニについてもしっかりとその活用方法まで確認をしておく必要があると考えます。

・照明が明るすぎ、役員紹介のパワーポイントが見えづらかったです。

〈原因〉会場選定、リハーサルの段階での確認が不十分でした。

〈対策〉会場選定やリハーサルでは照明の明るさについても確認し、スクリーン上だけでも消灯するなどの対応が必要と考えます。

14.今後の展望

公益社団法人鹿児島青年会議所の最高意思決定機関として、通常総会は組織の方向性を決定する会議であり、1年のスタートを切る重要な会議です。2018年度の総括を行うことでその意思が継承されると共に、2019年度の方向性をメンバーが認識しました。江口理事長率いる新体制において鹿児島JCメンバーが意識を統一させ、心を合わせ、今後の事業に一つになって取り組み挑戦していくことは、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

15.委員長所感

通常総会は、公益社団法人鹿児島青年会議所の最高意思決定機関として、事業方針やお金の使い方を決定するための非常に重要な会議です。そして同時に、2019年度の新体制での船出となる事業でもあり、この総会を皮切りに、メンバーが心を一つに今後の事業に取組むためのスタートとなる大切な場でもあります。今回、事前打合せ及びリハーサルを何度も行うことにより、総会の運営は概ねスムーズに行う事が出来ました。しかし、出席率が芳しくなかったことについては反省し、今回得た多くの教訓を次回に繋げようと思います。特に今回、一つひとつの事業において鹿児島JCメンバー全員で取り組めるよう、心を込めて企画・運営・情報共有を行う必要があることを強く認識させられました。今後、組織の土台となる総務委員会として積極的にメンバーとコミュニケーションをとることを通じて、このことを伝えていきたいと思います。最後に、企画・運営の段階から本年度委員会メンバーはもとより理事役員各位、更には前年度までの理事役員各位、これまでの道を作って来て下さったシニアクラブの先輩方からの多くのご指導・ご鞭撻のおかげで本総会を実施できたことに深く感謝いたします。そして次回8月、そして12月の臨時総会を担当しますので、その意義並びに重要性をしっかりとメンバーに伝え更なる巻き込みを図ると共に、よりスムーズな運営を目指して委員会メンバー一丸となって取り組みたいと思います。

16.正副会議での意見及び対応

17.その他(添付資料)

1.決算関係

01-1.事業収支決算書
01-2.総会見積書
01-3.総会請求書
01-4.総会領収証

2.運営関係

02-1.総会式次第
02-2.総会シナリオ(タイムテーブル付)
02-3.総会会場レイアウト

3.参考資料

03-1.通常総会議事録

18.当日回覧資料 

19.添付資料

添付資料まとめ

総務室2019年度基本方針.pdf

2019年度 年間事業フレームver.2_総務委員会.pdf

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