2019年度 2月例会 鹿児島ブロック会長公式訪問例会(案)の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

2019年度2月例会鹿児島ブロック会長公式訪問例会(案)

会議名

2019年度1月正副室長会議

種 別

2019年1月8日協議

委員会名

広報渉外委員会

窓口副理事長名

東鶴真児

確認日

2019年1月3日

担当室長名

内村明高

確認日

2019年1月3日

委員長名

日高大介

確認日

2019年1月3日

副委員長名

森山剛充 上野誠

作成日

2019年1月3日

1.事業名

2019年度2月例会鹿児島ブロック会長公式訪問例会(案)

2.事業実施に至る背景

2019年度の活動並びに運動が始まるにあたり、鹿児島ブロック協議会会長の公式訪問という貴重な機会に、日本青年会議所の方向性をメンバーが認識し、また、鹿児島ブロック協議会の事業計画、各委員会の事業計画の説明も受けることで、双方と協働出来る活動・運動を確認し、鹿児島ブロック協議会とのつながりを強固なものにしていくことが必要です。

3.事業目的(対外)

なし。

4.事業目的(対内)

鹿児島JCメンバーが、日本JC、九州地区協議会、鹿児島ブロック協議会の2019年度の方向性を認識することにより、出向に対して魅力を感じていただくこと及び鹿児島JCと鹿児島ブロック協議会との連携を深める事を目的とします。

5.事業内容

鹿児島ブロック協議会会長を招いての公式訪問例会

6.実施日時

2019年2月26日(火) 19:00~22:00

7.実施場所・会場

城山観光ホテル
サファイア(例会会場)19:00~20:45(18:30より受付開始)
アメジスト(懇親会会場)20:55~22:00
鹿児島市新照院町41-1 TEL 099-224-2211

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥135,000

01-1.事業収支予算書(2月例会).xlsx
01-2.見積書(2月例会・城山).pdf

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

鹿児島JCメンバー 128
他LOMメンバー   66名(他LOMメンバーは2018年度2月例会の実績を参照)

※2018年度実績
奄美大島JC   3名 
鹿屋JC     6名
川内JC     6名
指宿JC     7名
さつま出水JC  4名
串木野JC    5名
枕崎JC     3名
新大隅JC    5名
阿久根JC    4名
南さつまJC  11名
霧島JC    12名
屋久島JC    0名

【参加推進方法】
鹿児島JCメンバー 
・各委員長、各スタッフによるメンバーへの参加の呼びかけのお願いをします。
・星取表を作成し、各運営幹事を通じ出席者数の確認を随時行い、各委員会への参加推進のお願いをします。
・2月委員会時に例会の趣旨を説明し参加を促します。

他LOMメンバー
・各LOMには、事務局から一般会計費用より郵送で案内文を送り、後日専務理事に連絡を行い出欠、または参加人数の確認をとります。

10.外部協力者・団体

公益社団法人日本青年会議所 九州地区 鹿児島ブロック協議会

11.実施組織

広報渉外委員会

12.実施スケジュール

2018年11月28日

2019年度第4回正副室長予定者会議

協議

2018年11月28日

2019年度第4回理事予定者会議

協議

2018年12月 2日

12月正副室長会議

協議

2018年12月 2日

12月理事会

協議

2019年 1月 8日

1月正副室長会議

協議

2019年 1月15日

1月理事会

協議

2019年 2月 5日

2月正副室長会議

審議

2019年 2月12日

2月理事会

審議

2019年 4月 2日

4月正副室長会議

報告審議

2019年 4月 9日

4月理事会

報告審議

 

13.前年度よりの引継事項

【前準備段階】
<良かった点>
・予定者段階での九州地区協議会の事業説明会などの場からブロック運営専務を始め、他LOMの専務理事ないし担当委員長と名刺交換を行い、本事業の予定日時を早い段階で伝えることができました。
→11月27日の九州地区予定者フォーラム・名刺交換会にて本事業の予定日時を伝え、参加を促します。
・本事業は、予定者段階の11月理事予定者会議から協議が始まり、1月理事会で審議通過しましたが、委員会メンバーでその間に行われました、各エリアのブロック会長訪問例会へ参加し、委員会内の情報共有など密にコミュニケーションをはかり、参加推進、役割分担などの準備を行い、例会・懇親会のシミュレーションも早い段階で行っていきました。
→2015年度2月例会担当委員長亀元洋介君、2016年度2月例会担当室長日高大介君を中心にシミュレーション等早い段階で行います。

<悪かった点>
・本例会実施前までにLOMメンバーに対して、出向の仕組みと手続きについての情報提供が不十分でした。
→申込書や申し込み方法などを記載した書類を製作し、事前に委員会や当日の配布書類として用意します。
・例会実施後の出向者増加につなげるために、例会実施後に委員長や運営幹事を通して調査を行い、声掛けなど行いましたがフォローアップの追求が不十分でした。
→声掛けだけではなく、申込書も一緒に配布し出向のサポートを行います。

【参加推進】
<良かった点>
・本事業に先行し予定者段階から、各LOMの理事長、専務理事が集まる場が多々あり、九州地区協議会の事業説明会や予定者段階からの会員会議所、また鹿児島JC以外の県内各地で実施されるブロック会長公式訪問例会などへ委員会メンバーと参加し、各LOMの専務理事ないし担当者に、本事業の予定の日時を早い段階で伝えることにより、参加を促す事ができました。今後も日時だけでも早い段階での告知をするべきだと思います。
→各会に積極的に参加し、本事業の予定の日時を早い段階で伝えます。


<悪かった点>
・各LOMの専務理事に連絡を取るなどのきめ細かい参加推進・出欠確認を行ってきましたが、周年事業があるLOM、無いLOMでも参加人数に差がでました。お互いに協力・協働出来る活動を確認できる機会なので統一した参加推進のためにも随時参加状況の確認をとる必要がありました。
→各LOMに対し、随時参加状況の確認を行います。

【ブロック会長公式訪問例会時】
<良かった点>
・ブロック協議会とリハーサルの有無、時間などを確認し調整を行い、前日・当日の時間通りのリハーサルを行う事ができました。
→今回も事前の確認・調整を行い、前日・当日のリハーサルを行うようにします。
・前日、例会開始前にセレモニーのリハーサルを実施することで、ブロック協議会および各LOMを招いての例会として十分なセレモニーを実施することができました。
皆の手本となるようセレモニーのリハーサルを行います。
・例会終了時のアナウンスで、アンケートを机の上に置き退席して頂くよう案内いたしました。アンケートの回収率も高く後日アンケート回収は行うことはありませんでした。
→今回も例会終了時のアナウンスで、アンケートを机の上に置いていただくようにします。
・ブロック協議会と設えの役割を事前に決めており、設営などスムーズに行う事ができました。
→今回もブロック協議会と設えの役割を事前に決めます。

<悪かった点>
・席次表を作りその通り案内をしており、メンバーの遅刻者など多い委員会などあり、空席が目立ってしまいました。臨機応変に、前の席から案内する事が必要だと考えます。
→席次表は作成しますが、当日の出席状況を踏まえて臨機応変に対応します。
・例会中、バナーが外れてしまいました。ブロック協議会が設営ということで、注意していませんでした。今後は最終確認を行い万全の体制を敷くことが必要だと思います。
→設営に関してもブロック協議会と連携します。
・理事長、ブロック会長挨拶中の入退場者が見受けられました。ドアクローズを徹底させることが必要だと思います。
→ドアクローズを徹底します。
・アンケート内容で出向したい人数と、実際に出向した人数に差異があり出向したい方を全員出向して頂く事に繋げることができませんでした。
→事前に、出向の意味やエントリーシートの書き方などを記載したものを配布したうえで、当日、申込用紙も一緒に配布物として提供します。

【懇親会時】
<良かった点>
・鹿児島JCに先行して県内各地で実施されたブロック会長公式訪問例会を視察していたため、キャラバンをスムーズに誘導し、実施して頂くことができました。
→先行である場合には参加し、キャラバン等スムーズに誘導できるようにします。
・メンバーと他LOM参加者をクジで席を決めご案内することで、名刺交換や交流がスムーズに行えました。
→今回もクジでの席決めを取り入れます。
・重要テーブルへお酒や食事をスムーズに対応できるように、左右にメンバーを配置し常に動けるようにいたしました。
→今回も左右にメンバーを配置します。

<悪かった点>
・懇親会のシミュレーション不足のため、当日急遽懇親会レイアウトを修正する事となりその対応に不備がありました。
→事前に会場側へレイアウト図を元に打ち合わせを行います。
・重要ゲストテーブルの席数を変更したことを伝えておらず、対応が遅れる結果となりました。
→前日リハーサルのタイミングで最終確認を必ず行い、誰がどの席に座るのかを事前に把握する担当者を設け、ご案内します。
・懇親会でのキャラバンでスクリーン、プロジェクタの利用希望をヒアリングしていましたが、前日になり必要と連絡を頂き、急な対応に応じられずキャラバン実施において不便をかける結果となりました。急な要望にも対応できる体制を考えていたほうが良いと思いました。
→スクリーン、プロジェクタの準備を行います。
・若い我らの音源を用意しておらず、参加している方からスマートフォンから音源を探し、マイクで拡散する対応となり、参加者へご迷惑をおかけしました。若い我ら斉唱は毎年行っているもので、必ず用意し、次年度はチェックシートや細部までのリハーサルを行い漏れが無いように対策をとる必要があります。
→細部までのリハーサルを行います。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)
【工夫】
各委員長へ、2月委員会前にブロ長公式訪問の意義目的、さらには日本青年会議所、鹿児島ブロック協議会の方向性を知ることの出来る貴重な機会なる旨を伝え、委員会時にメンバーへの周知徹底をお願いし、出席意欲を促します。
【効果】
出席率の向上につながり、沢山のメンバーがブロック会長の話しを直に聞けて、より出向に興味を持ってもらえるメンバーが増えます。

 

【工夫】
本年度は、嶽釜勇一郎君をブロック会長、鶴之園大輔君を事務局長小園康弘君を財審議長、坂上昌平君を委員長として、多くのブロック役員を鹿児島JCから輩出しており、我々の仲間が出向で活躍していること及び本年度はLOMとブロック間の連携が取りやすい旨を伝え、出向への意欲を促進させるとともにいきます。

【効果】
ブロックへの出向者が増えることが期待できます。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査・分析】

【調査】

 過去2月例会出席率                   過去出向者数及び会員数に占める割合
                                 日本        九州地区      ブロック
2008年 233名中174名   出席率74.7%  24名10.3%  18名 7.7%  59名25.3%
2009年 224名中145名   出席率64.7%  14名 6.3%  24名10.7%  26名11.6%
2010年 221名中161名   出席率72.9%  14名 6.3%  15名 6.8%  38名17.2%
2011年 220名中147名   出席率66.8%   4名 1.8%  14名 6.4%  24名10.9%
2012年 216名中151名   出席率69.9%  13名 6.0%  15名 6.9%  48名22.2%
2013年 218名中140名   出席率64.2%  23名10.6%  15名 6.9%  46名21.1%
2014年 197名中121名   出席率61.4%  15名 7.6%  13名 6.6%  45名22.8%
2015年 177名中120名   出席率67.8%  23名13.0%  11名 6.2%  59名33.3%
2016年 166名中 95名   出席率57.2%  29名17.5%  22名13.3%  40名24.1%
2017年 150名中 94名   出席率62.7%  25名16.7%  13名 8.7%  43名28.7%
2018年 145名中114名   出席率78.6%  26名17.9%  34名23.4%  56名38.6%

【分析】
2018年度は出席率が改善しておりますので、2018年度の担当委員会を参考にするとともにブッロク会長公式訪問例会の意義と出向に対する情報を得る重要な機会であることを広く伝え、さらなる出席率向上を目指します。ブロック大会や各種大会はLOMメンバーをはじめ、鹿児島13LOM全体で取り組むことができる機会だと考え、今回の公式訪問例会は各LOMとの交流を生み、今まで以上にメンバー一人ひとりの意識が高まるのではないかと考えます。

【ビジョン】

この例会を通して日本JCの方向性を認識することにより、今後の我々の活動・運動に活かすことができます。また、多くの県内LOMメンバーが集うこの機会に、各地の仲間とのつながりをさらに強化するとともに、鹿児島JCメンバーを含め、鹿児島13LOM全体の意識向上を図ることによって、世界に誇れる鹿児島を描くことにつながると確信いたします。

16. メンバーへの依頼事項

・各委員会のスタッフの方々は例会の趣旨、意義目的をしっかり理解していただき、委員会メンバー全員の巻き込みをお願いします。
・当日は、時間厳守(5分前には着席)と規律ある行動をお願いします。
・服装は、スーツ・ネクタイ着用でお願いします。また、バッジ・ネームプレートを必ずつけるようお願いします。
・例会中の会場の出入りは必要最低限とし、集中して受けていただくように各委員会で周知徹底をお願いします。

17. 協議・審議のポイント

背景・目的・事業全般

18.正副室長会議・理事会での意見及び対応

2019年度第4回正副室長予定者会議及び2019年度第4回理事予定者会議
・背景にある「協働出来る活動」の文言を修正してください。
→「協働出来る活動・運動」 に修正しました。
・案内状2月吉日に修正してください。
→修正しました。
・セレモニー担当者につき、理事経験者を変更してください。
→担当者を変更しました。
・調査に2018年の結果をいれてください。
→追記しました。
・本年度の工夫にLOMとブロックの連携が取りやすい旨追記してください。
→追記しました。
・城山の見積もり、2018年度2月例会になっているので差し替えてください。
→差替えました。

19.その他(添付資料等)

1.予算関係
01-1.事業収支予算書(2月例会).xlsx
01-2.見積書(2月例会・城山).pdf

2.案内文
02-1.2月例会案内文(13LOM理事長)2019.pdf
02-2.2月例会案内文(ブロック役員)2019.pdf

3.運営関係(例会)
03-1.2月例会例会次第.2019.pdf
03-2.2月例会タイムスケジュール.pdf
03-3.2月例会会場レイアウト2019.pdf
03-4.2月例会シナリオ2019.pdf

03-5.委員会役割分担表2019.pdf

4.運営関係(懇親会)
04−1.2月例会懇親会式次第2019.pdf
04−2.2月例会懇親会タイムスケジュール2019.pdf
04-3.2月例会懇親会会場レイアウト2019.pdf
04-4.2月例会懇親会司会シナリオ2019.pdf

5.アンケート
05-1.2月例会アンケート(対内) 2019.pdf

6.その他

2月例会.zip

20.当日回覧資料

無し

21.添付資料

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