仮会員研修事業計画(案)

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

仮会員研修事業計画(案)

会議名

2019年 1月正副室長会議

種 別

2019年 1月 8日 協議

委員会名

会員研修委員会

窓口副理事長名

保 直延

確認日

2019年1月3日

担当室長名

染川 勝太郎

確認日

2019年1月3日

委員長名

重信 正和

確認日

2019年1月3日

副委員長名

東島 広典
濱田 武久

作成日

2019年1月3日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他1 指導力開発事業

1.事業名

仮会員研修事業計画

2.事業実施に至る背景

明るい豊かな社会の実現を目標に鹿児島JCは日々活動を行っている中で、近年、会員の例会・事業への参加率低下がみられます。これから入会していただく仮会委員の皆様を迎え、JCのこれまでの歴史や理念また、様々プログラムで理解を深めてもらう事により、今後、鹿児島JCの会員としてまちづくりに積極果敢に寄与する人財を育成する仮会員研修事業を計画します。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

仮会員にJCの歴史や理念を理解していただき、今後のJC活動・運動に生き生きと取り組むことで仲間意識が芽生え、縦・横の結束力を高め鹿児島JC全体の組織力の底上げを目的とします。

5.事業内容

【仮会員研修】
新しく鹿児島JCに迎える仮会員に対し、1泊2日で2008年度会員研修委員会が改訂編集したテキスト『会員研修プログラム 明日のために』を参考に、座学・体験を織り交ぜた会議プログラムでリーダーシップやJCの歴史・理念をしっかり理解してもらい、同期入会者としての横のつながりや結束力を高めてもらう研修や今後の活動・運動の目的を明確にさせ、会社・JCなどでリーダーシップを発揮できる人財となってもらう仮会員研修を行います。
〔開講式〕
 1.基調講演:未定 (現在選定中)
 2.第1会議:「研修概要説明~JCとは~」(仮称)
 3.第2会議:「リーダーのあるべき姿」(仮称)
 4.第3会議:「リーダーとして組織の活かし方」 (仮称)
 5.第4会議:「PDCAサイクル」 (仮称)
 6.第5会議:「やりましょう!グループワーク」 (仮称)
 7.深夜課題
 8.朝礼
 9. 早朝野外活動
 10.朝食
 11.第6会議:「やりましょう!模擬理事会」 (仮称)
 12.第7会議:まとめ~研修の振り返り~、今後のJC活動について~ (仮称)

〔閉講式〕

6.実施日時

■仮会員研修本講
4月6日(土)9時30分~4月7日(日)13時30分

■仮会員研修補講
5月12日(日)10:00~17:00

7.実施場所・会場

■仮会員研修本講 
場所:アクアガーデンホテル福丸
住所:鹿児島県鹿児島市名山町11-8
電話:099-226-3211

2-3 会場レイアウト.pdf

■仮会員研修補講
場所:ソーホーかごしま
住所:鹿児島県鹿児島市易居町1-2
電話:099-219-1750

※予約が1ヶ月前からになるので、予約はしておりません。

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥201,000 

1-1.事業収支予算書.xlsx

※仮会員参加費(宿泊研修費9,500円1泊3食+登録料1,500円 合計11,500円)

※宿泊されない方への食事代(朝食980円、夕食1,500円)

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

【参加推進計画】
・仮会員の本講100%出席を目指して面接時から参加推奨を図ってまいります。
・会員拡大時から4月6日~7日の仮会員研修本講が入会条件だという旨を周知徹底していただくようお願いをおこなって参ります。
・仮会員に対して推薦者に仮会員研修の案内状を配布し、対象者に必ず渡していただくよう周知のお願いを致します。
・仮会員に対して都度出席確認を行い、研修前々日に会員研修委員会より電話にて出欠有無の最終確認を行います。
・正会員に対しエントリーボードへの登録を呼びかけます。
・3月委員会時に、各委員会への仮会員研修の内容をご案内し、JCメンバーのオブザーブ参加をしてもらえるようにPRを実施致します。

対象者

参加員数

仮会員

50名(予定)

正会員

90名

理事役員

26名

会員研修委員会

12名

合計

178名

 

10.外部協力者・団体

なし

11.実施組織

会員研修委員会

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2019年 1月8日(火)

1月正副室長会議

協議 

2019年 1月15日(火)

1月理事会

協議

2019年 2月5日(火)

2月正副室長会議

協議 

2019年 2月12日(火)

2月理事会

協議

2019年 3月5日(火)

3月正副室長会議

協議

2019年 3月12日(火)

3月理事会

審議

2019年 4月6日(土)
      4月7日(日)

仮会員研修

 実施

2019年 6月7日(火)

6月正副室長会議

報告

2019年 6月12日(火)

6月理事会

報告

 13.前年度よりの引継事項

【研修準備段階】

 《良かった点》
・各会議の練習を行える場所があり、研修の各会議に対する意見の集約に集中することができました。
→メンバーの会社を使えることが厳しい為、早めにメンバーのスケジュールの確認を行い、無料で借用出来る会議室を予約して練習を行って参ります。

・タイムスケジュールや各役割を細分化し明確に行い、当日の動きも戸惑うことが少なかったです。
→タイムスケジュールや役割を早急に作成し、リハーサルを通し変更など都度更新していくように致します。

《悪かった点》
・インストラクターとサブインストラクターを配置することが出来ませんでした。今回の研修では、メンバーの出席人数が少なかったため、各会議インストラクターのみで行いました。当日に、インストラクターが欠席となった場合、サブインストラクターがその役目を果たさなければなりません。他に、グループワークを行うときなど、インストラクター一人でファシリテーターの役目も行わなければならないと考えます。その時に、補助としてサブインストラクターが必要だったと考えます。
→研修委員会メンバー各人に役割を分担し、各会議のインストラクター、サブインストラクターは早めの段階で決め、徹底してメンバーの参加要請を行い、リハーサルで緊急対応対策も含め準備を行います。

・研修の各計画に遅れがあり、会議の十分な練習が出来ないまま、本番に臨む形になりました。本番は、事なきを得ましたが、通しで行えたのが1回きりであり、修正するのは時間があまりとれず厳しいものがありました。全体を通してのそれぞれの繋がりが見えてくるものがあったりするので、もっと早めに計画する必要があります。
→議案を上程と並行してリハーサルを随時行い、仮会員が不安にならないように練習計画を行います。

・深夜課題を行うことや全体のタイムスケジュールが、一部の仮会員に漏れてしまっていました。一部の仮会員に漏れることで、参加意欲が無くなったり、とっさの対応にも付いていこうとする臨機応変さを培うことが出来なくなります。JCでは、計画も大事ですが、臨機応変にできるようにすることも学びの場としてあるので、細かい内容が伝わらないようにしなければならないと考えます。
→出していい情報と出してはいけない情報は区別して、理事役員・メンバー含め正全員に周知徹底を行って参ります。 

・研修会場でのリハーサルを行えませんでした。会場入りしてから、流れの再確認とテーブル配置の検討などに時間を費やしてしまい、本番に望む形になりました。個々のスキルが高かったためか、無難にこなすことが出来たのではないかと考えます。
→事前に研修会場でリハーサルが行えるように、会場と打合せを行いながら問題点など都度修正し、本番に挑みます。

【研修当日】

《良かった点》
・タイムスケジュール通りに進行することが出来ました。スムーズに進行することができて、他の部分を短くしたりすることなく、メンバー個々の動きも役割に徹することが出来ました。
→時間内の会議になるようリハーサルを重ねると同時にメンバーへタイムスケジュールを把握させ、各会議サブインストラクターがタイムキーパーも兼任し遅延が無いよう行って参ります。

・各会議のパワポの資料を各インストラクターのPCで使用しました。文字化けなどなく、滞りなく進行していくことができました。また、研修担当委員長のPCは、各会議のできるだけ使用しないことで、急遽必要な印刷を行うことなどに使用することができました。
→事前に会場でのパワポの動作確認を行いますが、各会議の資料はインストラクターのPCを使用し、緊急対応用に予備として委員長・メンバーのPCも用意し、速やかに対応するようにします。

・懇親会時にお酒を出して正会員・仮会員と懇親が深められたこと。研修時にお酒を出していいものか悩みましたが、懇親会時に崩れることなく、その後の同期会名・会長そして深夜課題に対してしっかりと臨めました。また、お酒を含んだことで、より活発な意見や本音を言い合えることで深夜課題の構築も真剣に取り組んでもらうことが出来ました。
→お酒の量、飲酒内容については白紙の状態で委員会にて検討します。 

《悪かった点》
・セレモニー時の国歌斉唱やJCソングの音楽が繰り返してしまいました。音楽が繰り返してしまうことで、進行に遅滞が生じ、仮会員や参加していただいたメンバーの皆様に不安感を抱かせてしまいました。
→事前のリハーサル時に当日使用するPCで動作確認を行います。

・宿泊施設に、一般客の利用がありました。深夜課題の提出先の部屋を本館に設けたことで、構築する場所から提出する部屋までの移動時間にロスが出てしまい、各グループを見回るなど様々なところで時間のロスが生じてしまいました。また、担当委員会側からすると、一般客の方には事前に理解を頂いていましたが、迷惑を掛けてしまわないかという点が研修に集中することに欠けてしまう恐れもありました。
→会場の担当者とタイムスケジュールを事前に提出し、一般の利用者に迷惑にならないよう詳細な打ち合わせを行い、仮会員には会議に集中してもらい、有意義な研修になるように致します。 

・夜の会議室使用時間が限られていたこと。深夜課題や同期会名を決める場合などにおいて、時間との戦いになったり、宿泊部屋で行うなど対処になってしまいました。そうなることで、深夜課題で各グループは他のグループの進行状況の把握やどのように作り上げていくのかなどの情報を得ることが出来ず、中々進まないグループも出来たりしました。
→深夜課題は会場で行い、ファシリテーターとしてメンバーを配置致します。限られた時間内で終了出来ない場合は引き続き各部屋で行い、メンバー控室にメンバーが在中するようにタイムスケジュールを考えます。 

・座禅の始まりが分からずに、戸惑わせてしまいました。始まりが分からず、また何の意図を持って望めばいいのか分からず行ってしまい、寝不足から寝てしまう仮会員が半数以上いました。→2019年度はしっかりと意図を説明し意味のある手法を考えております。

・控室の様々な置き場所の配置を会場入りしてから、検討してしまいました。メンバーからの志の置き場所、タイムスケジュールの資料設置、研修に訪問された各委員会メンバーなどその場しのぎで行なったため、散々した控室になっていました。
→控室、休憩室の配置などは事前に行い、最終確認をスタッフで行って参ります。

《その他》
会議時間に関して
・各会議の時間を50分~60分で実施しました。短い時間で、それぞれ伝える内容を伝えることができ、その結果として、アンケート結果に結びついていますが、十分に理解・体感してもらったかどうかは、不明なところがあります。時間が長すぎても受講者の集中力が持たないので、60分~90分で各会議の中身に応じて、構成していくと良いと考えます。
→講義時間は50分~60分で計画し、必要に応じてグループワーク等は受講者の集中が途切れないよう時間・内容の構成をリハーサル時から行います。

正会員の動きに関して
・各会議に参加してもらえる正会員もいましたが、裏の控室にて別行動をしている正会員も見受けられました。注意書きの書面を作成し、正会員への研修中の行動に促しをしていく必要があると考えます。
→控室の使用は理事役員・研修委員会メンバーに限り、正会員にもオブザーブしてもらい気づきと学びを持ち帰ってもらえるよう3月委員会PRなどを通し、正会員への周知を徹底します。

歴代理事長講話に関して
・今年において、歴代理事長講話を行いませんでしたが、仮会員が今後の鹿児島青年会議所を背負っていくためには、想いを引き継いでいってもらわねばなりません。そのためにも、鹿児島青年会議所のことを一番理解している歴代理事長講話は、必要かと考えられますので、次年度以降は実施してください。
→基調講和は行う予定にしております。歴代理事長に限らず、鹿児島青年会議所の事、リーダシップなどの体験を織り交ぜた講和をして頂ける方を理事長へ依頼予定です。

夕食の際のアルコールに関して
・近年、夕食時のアルコールは、出していませんでした。今年においては、正会員との繋がりをより深めてもらうためにもアルコールを出しましたが、席次は自由としたため、仮会員同士で固まってしまいました。より交流を深めるためにも、仮会員の周りに、正会員が座るように席次を作成したほうが、良いと考えます。
→仮会員研修では、仮会員同士の交流で横のつながりで結束力を深めてもらうための席次を考えます。 

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】当日のスケジュールを含めた全会議の趣旨説明を、紙資料配布と基調講演前の『はじめに』の項目で説明します。 
〔効果〕全体スケジュールを把握する事で仮会員に安心感を持たせ、受講者が講義に集中出来るようになります。

【工夫】受講者に対する正会員としての姿の見せ方を意識します。 
〔効果〕オブザーブ参加して頂く時などに正会員としての姿を見せ、更に興味を抱いてもらい積極果敢な人材を育成できることが期待できます。

【工夫】委員会配属後の1回目委員会(5月度委員会)は、各委員長にお願いし委員会を同じ施設で開催してもらい、研修委員会メンバーが委員会会議室まで案内します。 
〔効果〕今後共に活動していく大切な仲間だという思いで組織全体が取り組むことにより、お互いに積極的な行動に繋げる意識向上を期待できます。

【工夫】入会希望面接時に今後のスケジュールの案内文の配布を行います。 
〔効果〕仮会員研修の周知徹底を行い、仮会員研修の100%出席に繋がります。

【工夫】仮会員の期間、仮会員用のネームとして仮会員全員に正会員と同じデザインのネームを着用してもらいます。正会員同様、委員会・例会においても着用していただきます。8月総会にて正会員に承認された者にはバッヂと共に『仮会員』から『新入会員』と表記を変えたネームを用意します。
〔効果〕正会員同様に同じデザインのネームを着用することで正会員・仮会員ともに同じ組織人としての結束力を高める効果とお互いの名前等がわかり、効率的に友情を育むことが期待できます。

【工夫】鹿児島JCにおいての最高決定機関は理事会になるため、どのような事を行っているかを仮会員にみせます。
〔効果〕理事役員がどのような事をしているのかを見てもらい、理事に興味を持ってもらうために、模擬理事会を仮会員研修内で開催します。

【工夫】鹿児島JCが行っている活動に参加してもらい理解を深めてもらいます。
〔効果〕見えない所で頑張っているメンバーを見せる事で、鹿児島JCの事をより理解してもらい今後の活動・運動に活かしてもらいます。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査1】JCにおけるひとづくりとは何か

新しく会員になるメンバーへ公益社団法人日本青年会議所が発行している『JCI NEW JAYCEE』 を取り寄せて拝読しました。その中で、『ひとづくり(指導力開発(LD)とはなにか』という項目がありました。

 【分析】

私たちは集団の中で生きており、その集団が機能するには、中心となる人間の存在が不可欠です。そして、その集団の機能が高いか否かはリーダーの質にかかっていると同時に集団のメンバーの質にかかっています。組織の中で動く団体として、仮会員に対して組織の重要性や中心となる人間の育成を目的とした研修を行い、人材育成をする事で、鹿児島JCの組織力強化・活性化また一体感につながります。

【調査2】会議内容について

2019年度仮会員研修に行うにあたり、正会員に向けアンケートを行い、結果を委員会内で検証し研修の内容を構築する為、アンケートを作成しました。

仮会員研修についてのアンケート(正会員133名/回答81名)

 

①仮会員研修へオブザーブ参加したことはありますか?

 

②  あなたが仮会員研修で受けた会議内容を会社や家庭で実践したことがありますか?

③  ②で『はい』と答えた方は、具体的に実践した内容を記載して下さい。

【回答抜粋】

PDCAサイクル

ロバート議事法

グループワーク

情報伝達の方法

リーダーとは  など

 

④  あなたが仮会員研修で受けた内容で覚えている会議がありますか?

【回答抜粋】

NASAゲーム

PDCAサイクル

模擬理事会

先輩の講話

目標設定の重要性

リーダーシップに関する会議  など

 

⑤  今あなたの会社で必要な人材とはどのような人ですか?

【回答抜粋】

右腕的な人材

気のきく人

責任感がある人

率先して行動する人

協調性のある人

向上心のある人  など

 

⑥  鹿児島JCについて周りの人に説明できますか?

【分析】

このアンケート結果を元に、毎年会議内容は変わりますが共通として変わらないものや新しく導入したプログラムがその時代の仮会員には思い出が残っていると考えます。そして、人財不足といわれている今、即戦力となる為の基本的な事や研修プログラムを社業などで活かし実践できるプログラムで仮会員研修の会議内容を構築していきます。そして、鹿児島JCについてある程度の説明が出来る人が多いので、さらに深めてもらうためにオブザーブ参加の正会員にも何か学びを持ち帰ってもらいます。

【調査3】早朝野外活動について

野外活動は鹿児島JCの事業の活動を取り入れようと考え、日頃見えないまた正会員も知っている人が少ない郷土づくり委員会が行っている八坂神社の清掃を2019年度郷土づくり委員会委員長渡邉卓磨君へヒアリングを行い清掃活動に参加しました。

【分析】

平成30年12月23日AM:7:00より郷土づくり委員会のメンバーと一緒に八坂神社の清掃に参加させてもらいました。毎月第一日曜日に行っている八坂神社清掃は早朝活動の為、郷土づくり委員会のメンバーの参加も少ないと思いましたが、2018年度世界と鹿児島室立山室長をはじめ9名のメンバーの参加でした。約1時間八坂神社・その周辺を清掃行いました。私自身、毎月郷土づくり委員会が見えない所でこのような活動を1年間通し行っている事を知り、7月に開催される『おぎおんさぁ』への意識が少し変わりました。仮会員をはじめメンバーでも表にでない各委員会の活動・作業などを知ることで、鹿児島JCの行っている事業を担当委員会だけではなく、全会員に参加意欲をさらに持ってもらうために、その一部を体験させる事で、今後のJC活動に活かして貰うと共に鹿児島JCの事業に対する意識の変革につながることが期待できます。

【調査4】

BIBLE OF JAYCEEについて

会員の心得(ひとづくり(指導力開発LD)と会員開発より抜粋)

    充実したJCライフをおくる為に、JCをよく理解しなければならない。

    常に自分の考えをわかり易く表現することができなければならない。

    常に若さと活気に溢れ、笑顔を忘れてはならない。

    会員としての責任を持ち、積極的に参加しなければならない。

研修とは:JCにおける研修とは、JC運動の目的である「明るい豊かな社会の創造」に向けて、JCメンバーとして必要な精神、知識、技能を身につける事を目的とし、JC独自の基礎的、実践的学習(を行うこと)をいう。

【分析】

このような心得を仮会員は持って入会してこないと思います。JCに入会してくる仮会員全員が同じ目的、目標をもってきているわけではないので、その状態で正会員に承認されても、今後の活動、運動が円滑に行かないと考えます。だからこそ、研修で様々なプログラムに挑戦してもらいJC活動・運動を理解してもらう事が、今後の鹿児島JCの組織の活性化また一体感につながりインパクトのある事業を行える人材に成長していきます。

【ビジョン】

メンバーとして、これからJC活動・運動に取り組む為に必要な研修プログラムで理解を深めてもらうことで、積極果敢に挑戦するリーダーへと成長し自主的に参加してもらう機会が芽生えます。そして、組織の中で生き生きと活動・運動することで、会員・同期入会としての仲間意識が芽生え、縦・横のつながりができ鹿児島JCの組織力の底上げにつながる事が、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

16. メンバーへの依頼事項

・服装は、スーツ、ネクタイ、バッジ、ネームプレート着用にてお願い致します。 
・参加の際は研修の趣旨をご理解の上、先輩としての意識を持って参加してください。 
・仮会員に集中して、受講していただくために、研修中の各会議内での私語・携帯電話の使用・入退出はお控え下さい。 
・一般のお客様もいらっしゃるので、一社会人としての行動をお願いします。
・仮会員研修後にアンケートを実施致しますので、ご協力宜しくお願いします。
・公開リハーサル時にもご参加ください。

17. 協議・審議のポイント

背景・目的

18.正副室長会議・理事会での意見及び対応

19.その他(添付資料等)

1.予算関係

 1-1.事業収支予算書.xlsx

 1-2.会場見積書.pdf

 1-3.仮会員研修費用見積書.pdf

 1-4.仮会員研修用バナー見積書.pdf

 1-5.消耗品一覧.pdf

2.仮会員研修関係

 2-1.仮会員研修本講スケジュール.pdf

 2-2.仮会員研修補講スケジュール.pdf

 2-3 会場レイアウト.pdf

 2-4.模擬理事会会場レイアウト.pdf

 2-5 施設レイアウト.pdf

   2-6.明日のために.PDF

3.案内分関係

 3-1.仮会員研修案内.pdf

 3-2.仮会員研修補講案内.pdf

 3-3.仮会員研修正会員用案内.pdf

 3-4.参加上の注意(当日).pdf

4.参考資料

 4-1.仮会員用JCネーム.pdf

 4-2.仮会員研修用バナー.pdf

 4-3.研修会場選定理由.pdf

 4-4.基調講演依頼書.pdf

 4-5.模擬理事会アジェンダ.pdf

 4-6.練習スケジュール.pdf

20.当日回覧資料

 

21.添付資料

添付資料まとめ.zip

事業計画書(会員研修委員会).pdf

年間事業フレームver.3.pdf

 

 

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