2019年度 理事予定者研修計画報告(案)の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

 

議案名

2019年度 理事予定者研修計画報告(案)

会議名

2018年  11月 正副室長予定者会議

種 別

2018年  11月 5日 審議

委員会名

窓口副理事長名

2019年度専務理事予定者
前田 忠倫

確認日

2018年10月31日

担当室長名

確認日

201 年 月 日

委員長名

確認日

201 年 月 日

副委員長名

作成日

2018年10月31日

 

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

 指定なし

1.事業名

2019年度理事予定者研修

2.事業実施に至る背景

 2019年度公益社団法人鹿児島青年会議所が開始するまでに約4ヶ月という時期を頂いている理事予定者は、LOMの円滑な運動・運営のために理事としての責任と役割を自覚する必要があります。また、2019年度理事長予定者の組織への想いや方針をしっかりと理解することで、2019年度の組織の方向性を共有することが不可欠です。その上でメンバー全員を率先して導いていけるよう、理事予定者の研鑽を図れるような研修を計画しました。

3.事業目的(対外)

 

4.事業目的(対内)

2019年度公益社団法人鹿児島青年会議所が、円滑かつ万全にスタートするための準備ができるようにすることを目的としました。

5.事業概要

≪理事予定者研修≫

・理事長所信について:江口理事長候補者

・理事について:木下副理事長予定者

・会議体について:東鶴副理事長予定者

・委員会運営・事業の組み立てについて:保副理事長予定者

・事務手続き、財政・コンプライアンスについて:黒川常務理事予定者

・事業計画書作成・年間スケジュール調整

 

≪事前課題≫

・ヒアリングシートの作成

 各委員長は、当該委員会に関係のある経験者(現役シニア外部団体問わず)3名以上へヒアリングを行い、ヒアリングシートを作成し、9月27日(木)までに提出して頂きました。

  (提出先:前田専務理事予定者maeda-tadamichi@hid.bbiq.jp)

6.実施日時

2018年9月29日(土)

        8:30~              受付開始

        9:00~18:07  理事予定者研修

 

7.実施場所・会場

前田加治屋町ビル 3F

鹿児島市西千石町10-38

 

8.決算総額

¥ 13,300- (2018年度会計より支出)

01-1.事業収支決算書(2019年度理事予定者研修).xlsx

 

9.外部協力者・団体

 

 

10. 参加員数と参加推進計画の検証

【参加員数】 ※予定者の呼称は割愛させていただきます。

 

計画数

参加員数

参加率(%)

理事長

1名

1名

100%

直前理事長

1名

1名

100%

副理事長

3名

3名

100%

専務理事

1名

1名

100%

室長

4名

4名

100%

常務理事

1名

1名

100%

委員長

9名

8名

89%

事務局長

1名

1名

100%

監事

3名

2名

67%

 

 

 

 

合計

24名

22名

92%

 

 参加推進方法として、議案承認後の9月12日に、メールとLINEグループにて案内致しました。電話等で出欠確認・参加のお願いをしましたので、2名欠席の22名の出席となりました。
 委員長が1名、社業の都合によりどうしても出席できませんでした。また、監事の1名は出向先の事業等で鹿児島に不在でしたので出席できませんでした。

 

11.事業目的の実現と成果

 アンケート結果から理事長所信の理解、自分の役割の理解については参加者のほとんどができた(5段階評価で4~5)と回答した結果となり、理事予定者の研鑽を図れた研修になったのではないかと思います。理事長所信は多少の変更があるかもしれませんので、その都度読み返して頂き、理解度を上げてもらうようにお願いしていきます。また、各々の役割については理事予定者研修時には見えていない部分も多々あるかと思いますので、副理事長・運営型で引き続き指導していきます。
 自分の進めるべき運動の方向性についても参加者のほとんどができた(5段階評価で4~5)と回答しておりますが、本研修だけで全てを伝えるのは難しいと思われますので、副理事長予定者・室長予定者と協議を進めながら、予定者の段階で漠然とではなく明確にイメージができるようにしていきたいと思います。
 議案上程ルール、実務的な内容については、参加者でバラつき(5段階評価で2~5)があり、理解度が低い方もいる形となってしまいました。上程ルールや実務内容は、今後の活動と並行してその都度指導していく形で補っていくことが大事ですし、継続して参りたいと思います。
 全体的に雰囲気もよく大きな問題等もなく研修を進めて行くことができたので、理事としての責任や役割を自覚できた研修となったと感じました。アンケート結果もそれが良く反映されていたと思います。以上から事業目的である2019年度のスタートへの準備ができたのではないかと考えます。

  

12.公益性の検証

なし

 

13.次年度への引継ぎ事項

 

《良かった点》

・審議承認後に理事予定者に案内を流し、個別でも電話やLINE等で出欠確認をしたことにより、早い段階で取りまとめができ、参加員数の向上につながりました。

・研修の前日に会場・駐車場の案内、10分前の集合等を呼びかけた事で、遅刻者なしで時間通りに開催することができました。

・講師や運営側が一同に集まり、研修の運営や講演内容・資料等を数回に渡り議論・作成したので、内容が重複することなくより効果的でスムーズな研修となりました。

・紙資料の配布を最低限に留めたことで、地球環境に配慮しつつ、講師の説明を聞き逃さないような姿勢を促すことができました。

・会場は運営型所有の会議室でしたので、会場設営や誘導案内等、前日に余裕をもって設えることができ、当日は受け入れるだけの体制を整えることができました。また、急な変更・資料の作成にも速やかに対応することができました。

 

《悪かった点》

・委員長予定者が1名欠席してしまいました。

〈原因〉 社業の都合等の配慮が足りない日にちに設定してしまったため。

〈対策〉 研修日を設定する際、全理事予定者の都合を把握し、必ず出席頂くように何度も何度もお願いする必要があります。

 

・休憩時間終了ギリギリで部屋に戻ってくる光景が何度かありました。

〈原因〉 講義開始に遅れないようにするための注意喚起を怠ってしまったため。

〈対策〉 研修を受ける上での注意事項で説明し、時間に余裕を持って講義を受けて頂くようにお願いする必要があります。

 

・台風が直撃する恐れがあり、色々な催事が中止になる中、研修があるかないかの問合せが多くご迷惑をおかけしました。

〈原因〉 台風に関する情報収集と案内を怠ってしまったため。

〈対策〉 天変地異により開催の有無がはっきりしない場合は、その可能性があることを前もって連絡し、いつ判断するか具体的な日時を案内する必要があります。

 

・事業計画書の作成に入り室長から説明をしていた際、委員長陣が時間を持て余す時間を作ってしまいました。

〈原因〉 室方針の説明・議論する間に委員長陣がして頂く事を具体的に説明しなかったため。

〈対策〉 室方針が定まらないと落とし込みできない旨を伝え、スムーズに事業計画を考えられるよう事前にスケジュールを組む必要があります。

 

 

≪注意事項≫ (2018年度より引き続き)

・長時間拘束される研修になりますので、予定者への事前の連絡をして日程調整の配慮をする必要があります。

・理事長所信読み合わせの時には、正しい姿勢や机の上に何も置かないこと等の周知を徹底する必要があります。

・会場確保は早めに予約をしてください。例年においても秋のスポーツシーズンや行楽シーズンと重なり会場予約が困難となる場合があります。また、ホテルが混み合っている場合にはその他の宿泊者への配慮(騒音や会場移動など)にも注意して下さい。

・研修の未受講者や遅刻者に対する対応については、研修の計画時点でしっかりと検討して方向性を決定してください。パワーポイントを使ってのプレゼンが多々ある研修です。会場を確認する際はスクリーンや演台、音響設備について確認してください。

・運営方はスムーズな進行の為にもしっかりとリハーサル行ってください。また、シナリオ等の準備をしてください。

 

 

14.今後の展望

 理事予定者研修は、次年度の理事としての心構え・組織のリーダーとしての知識を学ぶためにも重要な研修ですので、今後も継続的に行う必要があります。
 年度によっては室長予定者研修と理事予定者研修を別日で開催していますが、スケジュール調整や理事予定者の一体感を考慮すると、同日開催の方がいいのではないかと考えます。また、研修時間についても年度によって様々ですが、集中力や体力を考慮すると、短時間で内容の濃い研修を、集中して取り組むことが1番有効的ではないかと考えます。
 この研修を通して理事予定者の皆様が、LOMの円滑な運動・運営のために理事としての責任と役割を自覚し、理事長候補者の想いや方針をしっかりと理解することで、2019年度の鹿児島青年会議所が万全なスタートをきることにつながると思います。

 

 

15.委員長所感

 次年度まで約4ヶ月という時期を頂く理事予定者ですが、本年度と並行しての開催となりますので大変忙しくなる方も多い中、皆様のご協力とご理解を頂き、本研修を計画・開催することができました。
 事業計画書に関しましては、役目を受けてから短期間での作成かつ私自身の勉強不足で大変不十分なものとなり、運営方として理事の規範となるような議案作成が出来なかった事を改めてお詫び申し上げます。それにも関わらず本研修の計画議案をご承認頂いた2018年度理事会の皆様には大変感謝しておりますとともに、何としてもこの研修を理事予定者のためになるよう正副全員一丸となって研修内容と運営を計画して参りました。
 研修当日は台風も心配されましたが、遅刻者なしで定刻通りに開催できたことを嬉しく思いながら司会を務めたのを覚えております。事前に講演内容や資料を数回に渡り議論し作成してきましたので、内容の濃い研修になったのではないかと考えております。ただ不十分な点もあったかと思うので、講師としても運営側としてももう一度気を引き締め、2019年度の運営をより良くしていくために努力していかなければならないと思います。
 この研修を通して理事予定者の皆様が2019年度をより有意義なものにして頂くためにも、残りの2ヶ月弱の準備期間を精一杯駆け抜けて行きたいと思います。そして、2019年度の鹿児島JCのより良いスタートのため、今後ともご協力頂きますよう宜しくお願い申し上げます。

 

 

16.正副室長会議での意見及び対応

 

 

17.その他(添付資料)

01.事業収支決算書

01-1.事業収支決算書(2019年度理事予定者研修).xlsx

01-2.会場費領収書(前田組20181026).pdf

01-3.印刷費領収書(薩摩本陣20180929).pdf

 

02.運営関係資料

02-1.実施タイムスケジュール(2019年度理事予定者研修).pdf

02-2.会場レイアウト(2019年度理事予定者研修).pdf

02-3.案内文(2019年度理事予定者研修).pdf

02-4.アンケート(2019年度理事予定者研修).pdf

02-5.ヒアリングシート(2019年度理事予定者研修).pdf

 

03.参考資料

03-1.シナリオ(2019年度理事予定者研修).pdf

03-2.講師PPT(2019年度理事予定者研修).zip

03-3.アンケート結果(2019年度理事予定者研修).pdf

03-4.ヒアリングシートPDF(2019年度理事予定者研修).zip

 

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