2019年度 通常総会計画(案)の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

2019年度 通常総会計画(案)の件

会議名

2018年 第3回正副室長予定者会議

種 別

2018年11月5日(月) 協議

委員会名

総務委員会

窓口副理事長名

前田 忠倫

確認日

2018年11月 5日

担当室長名

伊地知 弘幸

確認日

2018年11月 5日

委員長名

大野 竜也

確認日

2018年11月 5日

副委員長名

富山 晋太郎

小園 洋平

作成日

2018年11月 5日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2019年度 通常総会

2.事業実施に至る背景
公益社団法人鹿児島青年会議所の総会は、通常総会及び臨時総会の2種があり、通常総会は1月とし、臨時総会においては8月及び12月に開催する事となっております。2019年度を迎えるにあたり、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催いたします。1月通常総会は、2018年度を締めくくり2019年度新体制のスタートの場でも有り、鹿児島JCの最高意思決定機関としての総会の企画・運営を、定款に基づき円滑な運営を行う必要があります。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内)
公益社団法人鹿児島青年会議所が通常総会において、定款に基づき円滑な運営を行い、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的とします。

5.事業内容
公益社団法人鹿児島青年会議所 2019年度通常総会 
下記の議題について承認を得るために総会を開催します。

議題

《審議事項》 
第1号議案 議事録署名人に関する件 
第2号議案 2018年度12月臨時総会議事録承認の件 
第3号議案 2018年度事業報告承認の件 
第4号議案 2018年度収支決算報告承認の件

(収支決算報告及び監査報告) 
第5号議案 2019年度収支補正予算(案)の件

《報告事項》 
1.2018年度登録料等分担金収支報告 
2.2019年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件 
3.その他

6.実施日時

2019年1月29日(火曜日)

受付開始  18時30分~ 
通常総会  19時00分~20時00分
 03-2.総会タイムテーブル
懇親会   20時15分~21時45分
 04-2.懇親会タイムテーブル

7.実施場所・会場

城山ホテル鹿児島 
鹿児島市新照院町41-1 
TEL:099-224-2211

通常総会会場:クリスタルガーデンA(2階) 
 03-3.総会会場レイアウト
懇親会会場:クリスタルガーデンB(2階) 
 04-4.懇親会会場レイアウト

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥160,000ー

01-1.事業収支予算書.xls

01-2.城山ホテル鹿児島見積書.pdf

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

現役メンバー:135名(10月時点会員数158名ー2018年度卒会者23名)

【過去の出席率、はがき返信率】

          出席     はがき返信
2016年度   45.8%   69.0%(返信数116/在籍者数167)
2017年度   62.7%   76.0%(返信数114/在籍者数150)
2018年度   59.9%   83.0%(返信数122/在籍者数147)

<現役メンバー>

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行います。

・各委員長に連携をお願いし、総会の重要性や意義、返信ハガキ・委任状の記載方法や重要性を伝え、通常総会の案内と、重要性の呼びかけを実施いたします。各委員長には2019年度最初の総会での高い出席率が各委員会の一年間の活動に繋がることもしっかりと認識してもらい、出席の動員をお願いします。予定者委員会の時間を使って各委員会に訪問し、総務委員会メンバーから直接、再度呼びかけを実施いたします。

・返信ハガキ・委任状の提出のエントリー登録状況を1月22日(火)に締切・集計し、委員会ごとの出席状況を各委員長へ通知します。1週間前から提出状況を運営幹事と共有し、未提出のメンバーへ返信の案内をして頂きます。また、締切日の1月22日(火)が委員会開催日であるので、未提出者には印鑑持参の案内を行い、100%の委任状回収を目標とします。

・予定者委員会の段階より日時の告知を行い、事前に仕事の調整もして頂いたうえで、遅刻参加が無いように呼びかけを致します。

・前年度の未回収者についてはリスト化し、個別に電話連絡を行います。

<シニア>

・案内状をFAXにて発送し、また、手帳作成の確認の際にも総会の案内を行ないます。

・シニアクラブには、2018年10月時点で853名の先輩方が在籍されており、過去3年間のデータでは、2016年度13名、2017年度16名、2018年度23名のご出席をされています。本年度は、現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くように取り組みます。また、理事長にもシニアの先輩方への声掛けを依頼します。

10.外部協力者・団体
なし

11.実施組織

公益社団法人鹿児島青年会議所 2019年度 総務委員会

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2018年10月 1日(月)

第2回正副室長予定者会議

 

2018年10月 2日(火)

10月正副室長会議

 

2018年10月 8日(月)

第2回理事予定者会議

2018年10月 9日(火)

10月理事会

 【第1回目協議】

2018年11月 5日(月)

第3回正副室長予定者会議

 

2018年11月 6日(火) 

11月正副室長会議

 

2018年11月12日(月)

第3回理事予定者会議

2018年11月13日(火)

11月理事会

 【第2回目協議】

2018年12月 3日(月)

第4回理正副室長予定者会議

 

2018年12月 3日(月)

第4回理事予定者会議

 

2018年12月 4日(火)

12月正副室長会議

2018年12月 4日(火)

12月理事会

 【審議】

2019年 1月10日(木) 

案内文発送

 

2019年 1月22日(火)

出欠回答(ハガキ)締切

2019年 1月29日(火)

通常総会

【実施】 

2019年 3月 5日(火)

3月正副室長会議

2019年 3月12日(火)

3月理事会

【報告審議】

【リハーサル予定】

(1)事前リハーサル(通し):1月25日(金)17:30~
 ・総務委員長:資料、シナリオ確認
 ・委員会メンバー:当日の流れの把握及び動き確認

(2)前日リハーサル(通し):1月28日()17:30~
 ・専務、理事長、直前理事長、前年専務、総務委員長:シナリオ確認
 ・委員会メンバー:当日の動き確認

(3)直前リハーサル:1月29日(火)17:30~
 ・専務、理事長、直前理事長、前年専務、総務委員長:シナリオ変更確認
 ・委員会メンバー:当日の動き確認
 05-4.資料準備・リハーサルスケジュール.pdf

13.前年度よりの引継事項

《良かった点》

・開会前にBGMを大きめに流して演出し、スタート時にBGMを止めることで開始の雰囲気を自然と周知できたました。次回も開始前のBGMについては引き続き対応したいと思います。

→本年もスタート時のBGMに対応いたします。

・セレモニーは3人同時に登壇する日本JC方式を取り、それにより時間の短縮もはかることができました。次回も同様の形式でセレモニーを行うことをお薦めしたいです。

→本年も、3人同時に登壇する日本JC方式を取ります。

・新春懇談会と同日開催することにより、シニアの先輩方の参加が予定を上回りご参加頂けました。ASPACの開催も控え、シニアの先輩方も関心を示して頂けたと思います。また、総務委員会のメンバーで手分けて電話連絡したことで参加動員に繋がったと思います。 

→本年は、シニアの先輩方への電話連絡は行わず、理事・メンバーに対し知り合いのシニアへの出席の呼び掛けを依頼いたします。

 ・今回シニアの先輩方の参加が多いことが予測されたため、事前の把握数よりも多くの席を準備しました。前方だけでなく、舞台向かって右側にも一列シニア席を設けましたことで席には余裕がありました。今後も、事前に確認出来ている人数より多めの席を準備しておく必要があります。

→本年も、舞台向かって右側にも一列シニア席を設けます。

《悪かった点》

・開始直前まで席に着席せずにロビーに立っているメンバーが多くいました。今後は開始5分前に全員着席を徹底するために、総務委員会メンバーを会場内、ロビー、喫煙所に配置し、5分前の声掛けを行います。

→本年は、総務委員会メンバーを会場内、ロビー、喫煙所に配置し、5分前の声掛けを行います。

・席の座りについては委員会毎ではなく、前から詰めて座るスタイルにしましたが、シニアの先輩方の前方の席には空席が目立ちました。何度も前から詰めるように指示しましたが、目の前にシニアの先輩方がいらっしゃることで敬遠されてしまいました。今後は前方に空席が出来ないように、委員会毎に席を事前に決め、委員会毎に事前の出席率も加味して配置を決定しておきます。

→本年は、委員会毎に事前の出席率も加味し配置を決定しておきます。

・シニアのアテンドについて、受付を済ませて席への案内を誘導できる体制をとりました。但し、現役の理事役員が既に席についていることで、シニアの先輩方いらっしゃる度に、挨拶にいくという状況が見受けられました。現役理事役員は入り口付近、もしくはシニアの先輩方の席付近にてお出迎えする体制を取ることで、ご挨拶もスムーズにいくのではないかと思います。シニアの先輩方がいらっしゃった際に、受付から席までのスムーズな流れを今後作り出す配慮が必要です。

→本年は、受付において比較的入会の浅いメンバーは現役受付、歴の長いメンバーはシニア受付に配置いたします。そして、現役理事役員は入り口付近にてお出迎えする体制をとり、お出迎え後、委員会メンバーにて席へ誘導する体制をとります。

・現役の理事役員に対して総会資料の配布が遅れました。資料出来上がりがギリギリになってしまったことが原因です。事務局の資料作成が開始1時間前には会場受付に準備ができるように、逆算してスケジュールを管理することが必要です。また、議長のシナリオもお渡しするタイミングが遅れました。前日までに、専務、事務局と連携し、資料作成、議長へ前日までメールで送る対応をする必要があります。

→本年は、前日までに、専務、事務局と連携し資料作成を行い、議長へ前日までにシナリオ・資料をメールで送る対応をいたします。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫と効果】

①(工夫)委任状記入例を事前にメーリングリストで配信します。併せて運営幹事と委員長の横のつながりを活用して周知を徹底します。配信タイミングは、案内状および返信用はがきの郵送タイミングに合わせます。

 (効果)委任状作成時にミスしやすい「押印がない」「代理人欄に理事長名を記入する」等のトラブルを未然に防ぐ事が期待できます。

②(工夫)1月委員会開催日前に返信用はがきが届くように、締め切りを設定致します。

 (効果)委員会日の前に各委員長、運営幹事と出欠状況、返信状況についての情報共有を行います。また、未提出者へ連絡を行い、委員会日に印鑑を持参するように伝え、委員会日に委任状の回収を行います。出席への呼びかけをより確実に行い、出席率の向上につなげる事が期待できます。

③(工夫)1月委員会の時間を利用して各委員会の会場へ伺い、委任状未提出者の確認、回収を行います。

 (効果)委任状返信率の向上が期待できます。さらに、返信されたにも関わらず、代理人名に理事長名を記載されているというミスがあった場合の再回収も可能になり、無効票を減らす事が期待できます。

④(工夫)例年、ネクタイ、ネーム、バッジ未着用者が散見されることを踏まえ、事前案内等を利用して、着用の徹底を促します。また、当日は受付時に着用有無を確認し、着用者のみを入場させることとし、その旨も事前に各委員長からメンバーに伝えてもらいます。

 (効果)JAYCEEとしてのドレスコードの周知・啓発を図ります。

⑤(工夫)懇親会ではスライドショー及びBGMを用いた理事役員の紹介を行い、その中で各理事役員とメンバーとのコールアンドレスポンスによる盛り上げを行います。コールアンドレスポンスとは、理事役員、各委員長には、紹介時にメンバー席へのコール(呼びかけ)を行い、それに対してメンバーが大きな声でレスポンス(応答・反応)を行い各理事役員、各委員会を盛り上げるものといたします。事前に理事役員及び各委員長には企画内容を把握していただき、委員長・メンバーには1月委員会時に当日のスライド、コール及びレスポンスの内容を決定していただきます。
 
05-5.役員紹介スライドフォーマット.pdf

 (効果)2018年度を締めくくり2019年度新体制のスタートにあたり、理事役員及び各委員会メンバーが一つとなり、楽しく、盛り上がる懇親会になると期待できます。またこの余興を実施するために、途中退場を減らすことも期待できます。

 

【地球環境への配慮】

・出席者各位へ、公共交通機関の利用や、車の乗り合わせを呼びかけます。

・SDGsの12.3「2030年までに小売・消費レベルにおける世界全体の一人当たりの食料の廃棄を半減させ、収穫後損失などの生産・サプライチェーンにおける食品ロスを減少させる。」のターゲットの観点より、懇談会での食べ残しが無いように、エントリーボードで出欠者のとりまとめを行い、食数については想定人数より少なめに発注します。また、料理内容も食べやすいもの、人気のメニューに絞り込み、食べ残しが無いようにします。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

2018年度の総括と、2019年度の新体制の確認・承認を、鹿児島青年会議所のメンバーが一堂に会する場にて行う事で、脈々と受け継がれてきた鹿児島JCの明るい豊かな社会を築くという想いを継承します。2019年度の理事長の目指す方向性を共有することで、鹿児島青年会議所が一体感のある組織となり、今後の鹿児島JCの活動が明るい豊かな社会の実現へより大きな効果を発揮し、世界に誇れる鹿児島の実現につながります。

16.メンバーへの依頼事項

・今回は例年の総会と開始時間が異なります。各委員長は、委員会メンバー全員に事前連絡・周知徹底をお願いします。

・総務委員会より、各委員長には総会の意義目的の周知をしますが、その内容を委員会メンバーにしっかり周知してください。

・懇親会での理事紹介については、各委員会で盛り上がるようなスライド及びコールアンドレスポンスとし、委員会メンバーで共有し当日に臨んでください。

・不慮の事故・自然災害などにより、定足数に影響が出る可能性があるため、各委員長は、委員会メンバー全員に到着次第速やかに出欠確認の返信ハガキを送付するとともに、出欠に関わらず委任状欄に必ず署名・捺印してから送付するよう呼びかけてください。委任状は前日までに100%回収してください。

・各委員長は、委員会メンバー全員に、返信ハガキの代理人記入欄には、議長(原則的に理事長)以外の人を代理人として記入するよう呼びかけてください。

・シニアクラブの先輩の参加動員を図る為、知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをお願い致します。

17.協議・審議のポイント
背景・目

18.正副会議での意見及び対応

【第2回理事予定者会議】

・スローガンの並び順を確認し、修正をお願いいたします。
→スローガンの並び順を備品チェックリストにて確認し、左からLOM、日本、地区、ブロックの順に修正いたしました。

・リハーサルについては、例年資料がギリギリになってしまい、リハーサルができない状況です。事務局と連携し1週間前には、資料を入手し、金曜日、土曜日には一度リハーサルをし前日・当日のリハーサルを行うべきと考えます。
→当日までの、資料準備を含めたスケジュールを作成致しました。

・入口での出迎えについては、8月臨時総会の報告も鑑み検討してほしいです。
→8月臨時総会の報告を参考に、受付メンバーの配置、誘導の流れについても修正いたしました。

・委任状については、過去実績の在籍者数・回収数を追記してほしいです。
→過去議案を確認し、委任状の過去実績の在籍者数、回収数を追記しました。

・はがきが届いていなかったなどのリストがあるので、リストを確認してそのあたりも活用して、100%回収を目指してほしいです。
→100%回収を達成するため、前回の未回収者についてはリスト化し、個別に電話連絡をいたします。

・例年出席率が悪いが、委員長同士の連携も含めた工夫を記載してほしいです。
→委員長、運営幹事の横のつながりで連携し、委任状記入例を事前にメーリングリストで配信しすると共に、当日の出席を促します。

・懇親会について、最初なので理事の紹介も入れたものにしたほうがよろしいのではないか。
→懇親会のプログラムに、理事役員の紹介を追加いたしました。

【第2回正副室長予定者会議】

・委員会名「まちづくり」の表記は、フルネームで表記してください。
→修正致しました。

・添付資料の5-2は、次年度の理事名に変更してください。
→修正致しました。

・来年の謝恩会の会長名を、変更してください。
→修正致しました。

・参加員数計画からシニアの人数を削除してください。
→修正致しました。

・10月1日付で、会場名「ロイヤルガーデン」は「クリスタルガーデン」に変更されましたので、修正してください。

→修正致しました。

・会場名のAとBが逆なので修正してください。

→修正致しました。

・当日までのリハーサルの計画も、追加してください。
→追記致しました。

・総会のシナリオも、追加してください。

→追加致しました。

・ウォームビズは浸透していないので削除し、例えば3010運動や53ゼロ運動、SDGsを絡めてみることも含め再考してください。
→SDGs(持続可能な開発目標)のゴール7「全ての人々の、安価かつ信頼できる持続可能な近代的エネルギーへのアクセスを確保する」に向けた取り組みとして、工夫と効果に分け修正致しました。

・総会タイムテーブルに謝恩会PRが入っているが、こちらは削除してください。
→修正致しました。

19.その他(添付予定資料等)

01 予算
 01-1.事業収支予算書.xls
 01-2.城山ホテル鹿児島見積書.pdf

02 案内文
 02-1.現役案内状.pdf 
 02-2.シニア案内状.pdf
 02-3.委任状.pdf
 02-4.委任状(未提出者用).pdf

03 総会
 03-1.総会式次第.pdf
 03-2.総会タイムテーブル.pdf
 03-3.総会シナリオ.pdf

 03-4.総会会場レイアウト.pdf

04 懇親会
 04-1.懇親会式次第.pdf
 04-2.懇親会タイムテーブル.pdf
 04-3.懇親会シナリオ.pdf
 04-4.懇親会会場レイアウト.pdf 

05 参考資料
 05-1.備品チェックリスト.pdf
 05-2.席札.pdf
 05-3.シニア紹介票.pdf
 05-4.資料準備・リハーサルスケジュール.pdf
 05-5.役員紹介スライドフォーマット.pdf

20.当日回覧資料
  なし

21.添付資料
 2019年度通常総会.zip

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