2019年度 委員会スタッフ研修計画(案)の件

2019年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

2019年度 委員会スタッフ研修計画(案)

会議名

2018年 10月 理事会 

種 別

2018年 10月 9日 審議

委員会名

窓口副理事長名

2019年度専務理事予定者 

前田 忠倫 

確認日

2018年 10月 9日

担当室長名

確認日

201 年 月 日

委員長名

確認日

201 年 月 日

副委員長名

作成日

2018年 10月 9日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

指定なし

 

1.事業名

2019年度委員会スタッフ研修

 

2.事業実施に至る背景

委員会は、理事長所信の実現のために割り振られたメンバーで構成され、委員長と共に委員会の目的を達成しなければなりません。そして委員会スタッフは、委員会運営を円滑に行うため、その役割を認識する必要がありますので、予定者段階であるこの時期での本研修を計画します。

 

3.事業目的(対外)

 

4.事業目的(対内)

2019年度公益社団法人鹿児島青年会議所の各委員会が、円滑かつ万全にスタートするための準備ができるようにすることを目的とします。

 

5.事業内容

・2019年度理事長候補者の方針と組織の説明:江口理事長候補者・前田専務理事予定者

・委員会スタッフの心構えについて:前田専務理事予定者

・事業構築の考え方について:溜室長予定者

・事務手続きの説明:黒川常務理事予定者

・正副室長予定者による委員会スタッフの役割・責務に関する説明

  (各委員会スタッフが各ブースに分かれて頂きます)

(各ブース)

事業運営支援担当副委員長:伊地知室長予定者

会員拡大推進担当副委員長:溜室長予定者

運営幹事:染川室長予定者

会計幹事:黒川常務理事予定者

委員会活性化スタッフ:内村室長予定者

 

≪事前課題≫

・委員会別討議シートの作成

各委員会は事前にスタッフミーティングを開催して、委員会別討議シートを作成して頂きます。作成したシートは担当室長が取りまとめて10月16日までに前田専務理事予定者へご提出願います。

 

6.実施日時

2018年10月17日(水)

 研修:19:00 ~ 21:00 (18:30受付開始)

02-2タイムスケジュール(2019スタッフ研修).pdf

【補講】

やむを得ず出席できないスタッフ予定者の方には補講を実施致します。(日程は当該委員会の室長予定者と協議)

 

7.実施場所・会場

ジェイドガーデンパレス

鹿児島市上荒田町19-1  TEL:099-257-1211

02-3会場レイアウト(2019スタッフ研修).pdf

 

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

67,000- (2018年度会計より支出)

01-1事業収支予算書(2019スタッフ研修).xlsx

01-2ジェイドガーデン見積書(2019スタッフ研修).pdf

 

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数】

2019年度理事予定者   20名

2019年度直前理事長    1名

2019年度顧問予定者    1

2018年度監事         3

2019年度委員会スタッフ 45名 (9委員会×5人)

合 計    70

 

 【参加推進方法】

10月9日開催予定の2018年度10月理事会において、本議案承認後の10月10日に、メールとLINEグループにて案内し、エントリボードをたちあげます。 本研修の重要性を室長、委員長に十分に理解してもらい、各スタッフへ呼びかけて頂きます。

 

10.外部協力者・団体

 

11.実施組織

2019年度専務理事予定者、室長予定者、常務理事予定者、事務局長予定者

 

12.実施スケジュール

 

2018年  9月 8日(土)

9月正副室長予定者会議

協議

2018年  9月 8日(土)

9月理事予定者会議

協議

2018年  9月11日(火)

9月理事会

協議

2018年 10月 1日(月)

10月正副室長予定者会議

審議

2018年 10月 2日(火)

10月正副室長会議

審議

2018年 10月 8日(月)

10月理事予定者会議

審議

2018年 10月 9日(火)

10月理事会

審議

2018年 10月10日(水)

案内文配信・エントリボード立ち上げ

 

2018年 10月15日(月)

出欠とりまとめ

 

2018年 10月16日(火)

委員会別討議シート提出日

 

2018年 10月17日(水)

委員会スタッフ研修実施日

 

2018年 12月 3日(月)

12月正副室長予定者会議

報告審議

2018年 12月 3日(月)

12月理事予定者会議

報告審議

2018年 12月 4日(火)

12月正副室長会議

報告審議

2018年 12月 4日(火)

12月理事会

報告審議

 

13.前年度よりの引継事項

2018年度 委員会スタッフ研修計画報告の件

 

《良かった点》

・受付を総務委員会、会場設営をLOM活性化委員会、片付けは全体に協力を依頼しました。それによりスムーズな準備・移動等ができました。

⇒本年は受付を総務室、会場設営は開始3時間前の16時から実施組織である専務理事予定者、室長予定者、常務理事予定者、事務局長予定者、片付けは全体に協力を依頼させて頂きたいと思っております。

 

・今回も担当スタッフごとにアンケートを実施いたしました。理解度の確認や今後の活動に対する意見を聞くことができました。

⇒本年も各担当スタッフごとのアンケートを作成致します。本研修に真摯に向き合って頂きたいと思っております。

 

・本年はスタッフ研修後に懇親会を行わず、第1回予定者委員会を開催してもらいました。連続開催のため、予定者委員会への出席率を高めることができました。

⇒本年もスタッフ研修後の懇親会は設定しておりません。研修後はスタッフ会議を行うことを推奨致します。5日後に予定者委員会が開催予定ですので、そちらの方で参加率の高い懇親会を開催して頂きたいと思っております。

 

《悪かった点》

・本講と補講どちらも欠席したスタッフが4名いました。

〈原因〉本講と補講の開催日時が決まるのが遅かったため。 

〈対策〉早い段階で開催日時を決定し、即座に案内・出欠確認を行うこと。そして、室長予定者および委員長予定者より、本研修が今後の委員会運営で重要であり、必ず受けなければならない旨を伝えていただく必要があります。今回は、補講にも来れなかったスタッフには、理事経験者3人へのヒアリング、レポート提出を課しました。

⇒本年は、理事予定者研修等で理事予定者にスタッフ研修の日時や大切さを数回に渡って説明致します。どうしても本講に出られない場合は補講を行い、スタッフ予定者全員に本研修の内容を伝えていきます。

 

・渋滞のため遅刻のメンバーがおり、開始が10分遅れ、その分講義の時間が短くなってしまった。

〈原因〉自分の一人の遅刻が全体に悪影響を与えることを認識できていないため。

 〈対策〉定刻通り開始するために、余裕を持って10分以上早く到着するように意識付けてください。

⇒本年は、(案内文にも記載してありますが)車の乗り合わせや公共交通機関の利用等をさらに進めて参ります。また、委員長予定者の皆様にも遅刻がないよう10分前の集合を呼びかけて頂くように致します。

 

・スタッフ研修の時点でスタッフが1名決まっていない委員会があった。

〈原因〉その役職を受けるメンバーが見つからなかったため。

〈対策〉スタッフ研修がいつ開催されるか伝えた上で、事前に期限を設定し、委員長、メンバーにそれまでに決断するように周知させる必要があります。

⇒本年は、理事予定者研修で各委員長予定者に、なるべく早くスタッフを決めて頂くよう案内しております。それでも決まらない委員会があった場合には、決定後に補講を行いたいと思います。

 

【注意事項】

・JCバッチ、ネクタイ、ネームは基本ですので、忘れないように徹底してください。

 ⇒各委員長予定者に呼びかけて頂きます。

 

・シミュレーションをしっかりして、進行等がつまらないようにしてください。

 ⇒専務理事予定者・室長予定者・常務理事予定者・事務局長予定者で時間をとり、打合せとリハーサルを行います。

 

・講義内容やスライドの内容等、事前にチェック・聞き取り等を行い、補足等が発生しないようにしてください。

⇒10月10日(水)までに スライドを完成させ、理事長候補者・副理事長予定者にチェックして頂きます。提出は前田専務理事予定者までお願い致します。

 

・今回も担当スタッフ役割ごとのブースに分けて講義を行いました。昨年の引き継ぎにもございましたが、他の役割に関する知識が薄くなるデメリットがあるので、全体の講義ではより分かりやすい内容で正確に伝えてください。

⇒全体の講義ではそのデメリットを極力注意して講義内容を作成しますが、担当スタッフごとに分けるメリットもありますので、本年も引き続きブースに分けて講義致します。

 

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】

・研修前までに委員会スタッフミーティングを行い、委員会別討議シートを作成してもらいます。

【効果】

・事前にミーティングを行うことで、スタッフとしての意欲を持って参加できるのでより効果的な研修が行えます。

【工夫】

・車の乗り合わせや公共交通機関の利用等を進めて参ります。

【効果】

・地球環境への配慮となります。

 

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査】

各委員会スタッフが、委員長と共に委員会の目的を達成し、委員会運営を円滑に行うために本研修が例年開催されています。

【分析】

予定者の段階の早めの時期に委員会スタッフに対して研修を行うことは、2019年度の活動にとって重要であるし、各々の役割をしっかりと理解する上でも多くを学ぶ事が必要となります。

【ビジョン】

委員会スタッフがその役割を各々で認識し、2019年度の方向性を共有し、それが委員会メンバー一人ひとりに伝わることで、理事長所信の実現へ繋がり、2019年度の鹿児島JCがより活性化致します。

 

16. メンバーへの依頼事項

・委員会スタッフ予定者でのミーティング、討議シートの作成をお願い致します。

・対象者全員出席、無遅刻でお願い致します。

・研修の講師は専務理事予定者、室長予定者、常務理事予定者にお願い致します。

 

17. 協議・審議のポイント

背景、目的、事業全般

 

18.正副室長会議・理事会での意見及び対応

【第2回正副室長予定者会議】

・ 討議シートの提出先が議案と案内文で異なります。

⇒案内文での提出先としますので、議案上の提出先を修正致しました。

 

・討議シート自体の有効性が毎年疑問ですが、いかがお考えでしょうか。

⇒討議シートは事前ミーティングを行って頂くための資料です。シートの作成を行うと同時に、委員会運営について互いに意見を出し合い、討議して頂くことが大切だと考えております。

 

・スタッフ研修の案内文に予定者委員会の案内が同等にあるのは不自然かと思います。

⇒欄外での説明に修正を致しました。

 

・アンケートの内容が今年度と変わりません。

精査し、修正を致しました。

 

・前年度引き継ぎ事項に、今回どうするかが書かれていません。

⇒引き継ぎ事項を精査し、本年どのようにするかを加筆・修正を致しました。

 

・予算書の収入の金額、予備費、を訂正して下さい。

⇒ジェイドガーデンの見積書含め、修正を致しました。

 

・全角と半角が混在しています。

⇒精査し、全角に修正を致しました。

 

・参加員数、監事の表記が間違っています。

⇒精査し、修正を致しました。

 

・あなたがこの事業で何を伝えたいか、室長予定者に一言で伝えられるように。

⇒打合せやリハーサルを通して伝えていきたいと思います。

 

19.その他(添付資料等)

01.事業収支予算書

01-1事業収支予算書(2019スタッフ研修).xlsx

01-2ジェイドガーデン見積書(2019スタッフ研修).pdf

02.運営関係資料

02-1式次第(2019スタッフ研修).pdf

02-2タイムスケジュール(2019スタッフ研修).pdf

02-3会場レイアウト(2019スタッフ研修).pdf

02-4案内文(2019スタッフ研修).pdf

02-5アンケート(2019スタッフ研修).pdf

03.参考資料

03-1委員会別討議シート(2019スタッフ研修).pdf

03-2シナリオ(2019スタッフ研修).pdf

 

20.当日回覧資料

 

21.添付資料

   2019年度委員会スタッフ研修(案).zip

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