公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度8月臨時総会報告の件

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

 

議案名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度8月臨時総会報告の件

会議名

2018年10月正副室長会議

種 別

2018年10月9日審議

委員会名

総務委員会

担当室長名

假屋 周平

確認日

2018年10月6日

委員長名

保 直延

確認日

2018年10月6日

副委員長名

宮内 章行
時任 翔史
武井 遼

作成日

2018年10月6日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度 8月臨時総会

2.事業実施に至る背景
公益社団法人鹿児島青年会議所が適正な運営を行う為に、本年度に計画・実施された事業の予算を再度確認し、補正予算を組む事が必要です。これらの決定には、会員の承認を得る必要があります。また、2019年度の新体制の構築に向けて、理事長候補者当選者の報告を行う必要があります。これらの事項についても確認・承認を得る必要があり、定款第30条第3項に基づき、8月に臨時総会を開催する必要がある事から、本事業を実施致しました。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内)
8月臨時総会にて各事項の決議および承認を得る事、ならびに報告を行う事を目的としました。

5.事業概要
下記の議題について承認を得るために総会を開催致しました。
議題
《審議事項》
 第1号議案 議事録署名人に関する件
 第2号議案 公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度通常総会議事録承認の件
 第3号議案 公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度収支補正予算(案)の件
《報告事項》
 1.2019年度 理事長候補者当選者報告の件
 2.2019年度 理事候補者当選者報告の件
 3.2018年度 登録料等分担金収支補正予算(案)の件
 4.2018JCI ASPAC鹿児島大会報告の件

6.実施日時
平成30年8月28日(火曜日)
受付開始  18時30分~
臨時総会  19時00分~20時13分
懇親会   20時21分~21時38分

7.実施場所・会場
城山ホテル鹿児島
鹿児島市新照院町41-1
TEL:099-224-2211
臨時総会会場:サファイアホール飛鳥(3階)
懇親会会場 :アメジストホール鳳凰(2階)

8.決算総額
¥116,640-
 01-1.事業収支決算書
 01-2.城山請求書(8月臨時総会)
 01-3.城山領収書(8月臨時総会)
 01-4.城山領収証(8月臨時総会)

9.外部協力者・団体
なし

10. 参加員数と参加推進計画の検証

 

計画数

参加員数

参加率(%)

現役メンバー

147

89

61%

仮会員

16

13

81%

シニアの先輩方

20

17

85%

合計

183

119

65%

なお、懇親会はシニアの先輩方100名参加目標に対して結果17名でした。

【検証】
<現役メンバー>
・総会の出欠は、例年通り、案内状に同封の返信用はがきを利用しました。不測の事態により欠席となる場合にそなえて、委任状も兼ねた返信はがきを作成し、出欠の如何に関わらず、代理人を記名・捺印の上、返信して頂きました。
・懇親会の出欠は、エントリーボードを使用しました。
→現役会員の本人出席率は61%、はがきでの委任状含め126(86%)でした。エントリーボードのほか、総会は案内状同封の返信はがきを活用し、8月委員会の時間を利用して声掛けと委任状回収を行いました。はがきの返信数は通常総会時と比べても向上しました。さらに加えて、委員長ラインや運幹ラインを使って事前に横のつながりを活用した連絡体制を充実させたことが良かったのではないかと考えます。しかしながら、目標としていたはがきでの委任状含めて100%には達しませんでしたので、12月臨時総会では委任状提出を更に徹底します。

<シニア>
・案内状をFAXにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないました。
・案内状の送付するタイミングが遅れないように、事務局と連携をとって、期日通りに案内できるようにしました。
・今回は総会後の懇親会をASPACの慰労も含めて開催するという趣旨もしっかりと伝えるFAX文面と、口頭説明を入れました。
・案内状の送付と同時にメンバーで手分けして、シニアの先輩方へ総会、懇親会の出席確認の電話連絡を行いました。
・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致しました。
→FAX後はメンバーで手分けして電話連絡を行いました。しかしながら、連絡のつかない先輩方も多く、なかなか出席数を増やすことには効果的に働きませんでした。今後、シニアの先輩方をご招待すべき目標人数そのものの在り方を見直し、本当に必要な人数の議論やそのための呼び込み方法の再構築を図っていくことが必要だと考えています。

11.事業目的の実現と成果
本総会にて、2018年度の予算の見直しに関する全議案に対して参加者全員の挙手にて決議・承認を得ることができました。また、報告議案に関しても報告することができ、目的は実現し、成果もありました。

12.公益性の検証
なし

13.次年度への引継ぎ事項

●総会 準備●
《良かった点》
・前日の委員会メンバーを集めてのリハーサルを入念に行ったことで、総会の流れを全員で確認し、それぞれの役割や動き方を把握しながら当日に望めたことは良かったものと考えます。
・総会、懇親会とも出席率の向上ができ、委任状回収もスムーズに行えました。委員会メンバーが一丸となって回収に取り組めたこともありますが、最近は委員会会場が同一であるため、回収作業が進めやすいことも要因であると考えます。

《悪かった点》
・セレモニー自体は本番では上手く行えたが、人の動きをリハーサル時とは変え、当日の直前に変更しました。
〈原因〉セレモニーの人の動きについては特に正解はないため、その都度やり方を変えている現状があります。
〈対策〉本年度のセレモニーの形として、今回マニュアルを作成しました。本年度のセレモニーに関しては添付の資料を参考に実施の方お願いします。
 04-5.鹿児島JCセレモニーマニュアル

・総会の報告事項において選挙管理委員長の手元に発表資料が無いことが判明し、総会を中断しました。
〈原因〉報告事項の内容までは総務委員会としては関与しないという考えでしたので、選挙管理委員長の発表内容までの確認はしていませんでした。
〈対策〉事前に発表内容も一度総務委員会で取りまとめを行い、内容の確認を行います。また内容については、専務理事、監事の確認を事前に行い、不測の事態に備えます。また、リハーサル時には選挙管理委員長も同席してもらう事が望ましいと思います。今後このようなことが無いように再発防止策としてマニュアルを作成しましたので添付いたします。
 04-6.総会資料確認マニュアル

・総会の本人出席数が1月総会より微増という少ない結果に終わりました。
〈原因〉総会の重要性をしっかりとメンバーに伝えることができませんでした。また、委任状を回収することに意識が行き、本人出席を伸ばすことへの具体的な取り組みができませんでした。
〈対策〉1月、8月の総会の出席状況を確認し、欠席しそうなメンバーへは個別に電話行い、総会の重要性、出席することへ確認、あわせて委任状の提出を確認します。また、各委員会毎の1月、8月の総会の出席状況を委員長へ連絡し、具体的に何名出席か目標を立てさせて、出席率の向上を委員会として取り組む意識を醸成する必要があると考えます。

●総会 運営●
《良かった点》
・今回、初めて総会開始5分前に映像を流しました。また事前に会場に入って着席することもしっかりと行えたことで多くのメンバーが映像を見ることができました。バタバタと入場して開会という流れも無く、静粛な雰囲気の中でスムーズに開会を行うことができました。

・開会前の着席がスムーズに行うことができました。事前に委員長に依頼をしたことで、委員長による声掛けにより普段よりも着席のタイミングが早くできました。

・受付において、比較的入会の浅いメンバーは現役受付、歴の長いメンバーはシニア受付に配置することで、スムーズな名簿チェックが行えました。

・ドアクローズのタイミングを事前に決め、ドア担当を配置したことで、総会途中の入場、退場が無いように出来ました。

●懇親会 準備●
《良かった点》
・総会同様、前日のリハーサルで細かな動き、役割等も調整できたおかげで、事前の準備は万全に行えました。

●懇親会 運営●
《良かった点》
・懇親会のスタート時間が想定より押したが、途中の歓談時間等の調整により、予定している時間内に終えることができました。

《悪かった点》

・上座への食事サーブ担当を決めておらず、急遽総務委員会メンバーに依頼して対応してもらいました。
〈原因〉ビュッフェスタイルでは基本は各自で取りに行く形ですが、シニアの先輩で取りに行かない方もいらっしゃいました。また、事前にサーブ担当を決めていませんでした。
〈対策〉懇談が始まると同時にシニアの先輩方の食事を取りにく様子を見ながら、各テーブルにサーブ担当を決め、サーブを行う必要があると考えます。

・シニア席への挨拶を行う現役メンバーもまばらで、あまりシニアの先輩方と現役との交流が出来なかった。
〈原因〉シニアの先輩方への挨拶に行くように事前に委員長には話をしていませんでした。
〈対策〉事前に各委員長へシニアの先輩方への挨拶まわりを行うように依頼します。歓談の時間は限られているので、早めに挨拶に回るように伝え、新入会員を紹介して回ることもあわせて事前に依頼する必要があると考えます。

・懇親会の後半が少し間延びした感じもあり、途中退席するメンバーも散見されました。
〈原因〉今回の懇親会の時間は1時間18分でした。スタートが当初より押したことで時間は短縮しましたが、総会からの出席者にとっては、懇親会の後半の歓談時間は手持ち無沙汰となり、帰る要因となったと思われます。
〈対策〉懇親会の時間を1時間で終えるように、シナリオ、料理内容含めて変える必要があります。シナリオについては、後半の歓談の時間を少なくし、間髪よくイベントを続けることが望まれます

・料理がかなり余りました。80名分の料理を発注し、4分の1程度は余っていました。
<原因>料理は余りがちなので、通常出席者数よりも少ない人数分の料理を発注しています。しかし、料理の内容、そもそも総会後に食事を予定しており食べないメンバーも多数います。
<対策>料理の内容、発注数について改善を行う必要があります。まず、発注数については、出席者の6掛けぐらいに減らし、料理の内容も品数を減らし、手軽に食べられるカレーや、サラダ等々の内容に変更することが望まれます。それにより料理の余りが出ないことに繋がります

・JCバッジの未着用がいた事について、監事講評にて指摘されました。
<原因>委員会としてバッジの着用有無については確認することはしておらず、把握出来ていませんでした。
<対策>バッジ着用については当たり前のことですが、徹底出来ていない現状があります。委員長が意識を持って、未着用のメンバーには必ず着用を指導することが重要です。そのためにも、バッジ未着用については会場入口で確認を行い、未着用者は会場に入れないこととし、その旨も事前に委員長からメンバーに伝達する必要があります。それによりバッジ着用意識を高まると考えます

・締めの挨拶でのシニアの名前の読み間違いがありました。
<原因>読み間違いが無いように、締めの挨拶者が当日決定した後に名前のフルネームを漢字、読みながの添えたシートを司会者に渡しました。司会者は正しく読んだつもりだったそうですが、実際には読み間違いをしてしまいました。
<対策>充分な防止策もとった上で、それでも読み間違いが起きてしまいました。これ以上の具体的な対策は難しいですが、やはり人の名前の読み間違いは絶対にあってはならない事と司会者には伝え、何度か口に出して読みの練習を行うことを伝達し、司会者同士の確認作業を行う必要があります

14.今後の展望
2018年度の予算の見直しと、次年度体制の報告を通し、本年度と次年度の両活動を活性化していき、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信致します。

15.委員長所感
今回は1月総会の反省点を委員会メンバーにて協議を重ねて改善出来た点も多くありました。特に当日の時間前の着席、懇親会会場への誘導については各委員長、メンバーにも協力頂き、前回より目に見えて素晴らしい動きであったことは皆さんに感謝致します。報告事項での資料不備による総会中断につきましては、今後無いようにマニュアルを作成して申し送りを致します。また、会員出席率、委任状回収については引き続き12月総会に向けてさらなる改善を図って参ります。

16.正副室長会議での意見及び対応

【10月正副室長会議】

・引き継ぎ事項のだるまについては、削除してください。
→だるまの件は削除しました。

・引き継ぎ事項の原因と対策の書き方について、対策と明記すると次年度が対応しないといけなくなるので、対策ではなく原因を深堀して、今ある原因と対策をあわせた形で、原因として書くようにしてください。
→対策については、あくまで本年度としての考えを記載しております。次年度についてはあくまで対策案の一つとして参考にして頂きたく、次年度の引き継ぎを考慮した表現に一部見直しました。また、今回の対策は12月総会にも活かしたく、対策という記載方法としたいと考えます。

・よい点や、悪かった点について、総会は、メンバーみんなのものなので他の委員会のメンバーまで、ヒヤリングをして明記してください。
→メンバーへのヒアリングを実施して追記をしました。

・引き継ぎ事項に、懇親会中の多くのシニアの方々とメンバーが交流できるようにしてください。
→懇親会中の現役とシニアの交流について追記しました。

・引き継ぎ事項に、上座への食事のサーブがなかったので、役割を決めて対応するところまで、検証してください。
→上座への食事サーブについて追記しました。

・次回の目標として、前回の委員会ごとの参加者数を把握して、前回の参加者数に何名プラスで動員をするのかをアナウンスするなどの手法をつかって参加推進を行うようにしてください。
→参加推進方法をより具体的な手法を追記しました。

・前回来ていない人に総会の大事さをどう伝えるのかを検証してください。
→12月総会では、前回欠席者へは個別に連絡とり、総会の重要性と出席の確認を行います。

17.その他(添付資料)
01決算書
 01-1.事業収支決算書
 01-2.城山見積書(8月臨時総会)
 01-3.城山請求書(8月臨時総会)
 01-4.城山領収証(8月臨時総会)

02総会
 02-1.総会式次第
 02-2.総会シナリオ(タイムテーブル付)
 02-3.総会会場レイアウト

03懇親会
 03-1.懇親会式次第
 03-2.懇親会シナリオ(タイムテーブル付)
 03-3.懇親会会場レイアウト

04参考資料
 04-1.出欠表(メンバー)
 04-2.出欠表(シニア)
 04-3.出欠表(仮会員)
 04-4.8月臨時総会議事録
 04-5.鹿児島JCセレモニーマニュアル
 04-6.総会資料確認マニュアル

資料まとめ

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