2月例会 鹿児島ブロック会長 公式訪問例会報告の件

議案名

2月例会 鹿児島ブロック会長 公式訪問例会報告の件

会議名

2018年度 6月 正副室長会議

種 別

2018年 6月5日 審議

委員会名

JCホスピタリティ委員会

担当室長名

 有村 雅憲

確認日

2018年 5月 31日

委員長名

 染川 勝太郎

確認日

2018年 5月 31日

副委員長名

 東島 広典
 濱田 修一
 重信 正和

作成日

2018年 5月 31日

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

・他2 JCI・日本JC連携事業

1.事業名

2018年度 2月例会 鹿児島ブロック会長 公式訪問例会報告の件

2.事業実施に至る背景

2018年度の活動並びに運動が始まるにあたり、鹿児島ブロック協議会会長の公式訪問という貴重な機会に、日本青年会議所の方向性をメンバーが認識する事が大事です。また、鹿児島ブロック協議会の事業計画・各委員会の事業計画の説明も受けることで、お互いに協力・協働出来る活動を確認し、鹿児島ブロック協議会とのつながりを強固なものにしていくことが必要であります。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

鹿児島JCメンバーが、日本JC、九州地区協議会、鹿児島ブロック協議会の2018年度の方向性を認識することにより、出向に対して魅力を感じて行動してもらえる事を目的とします。

5.事業内容

鹿児島ブロック協議会長を招いての公式訪問例会

6.実施日時

2018年2月27日(火) 19:00~22:00
              18:30 受付開始

7.実施場所・会場

城山観光ホテル

サファイヤホール飛鳥(例会会場)19:00~20:45(18:30より受付開始)

アメジストホール鳳凰(懇親会会場)20:55~22:00

鹿児島市新照院町41-1 TEL 099-224-2211

8.決算総額(詳細は別紙予算書)

¥137,258-

 1-1.事業収支予算書
 1-2.見積書(城山観光ホテル)
 1-3.見積書(研文堂)

9. 参加員数と参加推進計画の検証

参加者数実績

①鹿児島JCメンバー 114名 (総数   145名) 78%
②他LOMメンバー   67名 (参加計画  68名) 98%
        合計 181名 (参加計画 213名) 84%           
  

※他LOMメンバー内訳

(LOM名) (計画)  (実績)

奄美大島JC    2名    3名 

鹿屋JC    14名    6名

川内JC     8名    6名

指宿JC     7名    7名

さつま出水JC  7名    4名

串木野JC         4名    5名

枕崎JC             4名    3名

新大隅JC      3名    5名

阿久根JC      2名    4名

南さつまJC  10名    11名

霧島JC            4名    12名

屋久島JC         3名    0名

 

【検証】

鹿児島JCメンバー 

・各委員長、各スタッフによるメンバーへの参加の呼びかけを行いました。
 →各委員会の委員長からの協力を頂き、出席率は78%という結果でした。県内各地で行われましたブロック会長公式訪問例会へも参加して頂き、LOM一丸となり参加することの大事さを伝えることが必要と考えます。

・星取表を作成し、各運営幹事を通じ出席者数の確認を随時行い、各委員会への参加推進のお願いをしました。
 →審議通過後、県内各地のブロック会長公式訪問例会も合わせて星取表を運営幹事を中心に随時更新していきました。例会はもちろん県内各地へも出席していただきました。

・1月委員会時に例会の趣旨を説明し参加を促します。
 →1月委員会時に2班に分かれ、貴重な委員会中にお時間を頂き欠席者の確認や趣旨説明を行わさせて頂き参加増につながりました。

・全会員に委員会メンバーより、電話にて出席依頼のお願いを行い、懇親会までの参加を促します。
 →1月委員会時にヒヤリングした欠席者へ、委員会メンバーで電話連絡し出席して頂けるようにいたしました。

他LOMメンバー

・各LOMには、会員会議所時に直接手渡しにて専務理事へ案内状をお渡ししたうえで、後日ご連絡をし出欠、または参加人数の確認をとりました。
→参加人数は過去の3年間の実績参加数を考慮し、県内各地で行われましたブロック会長公式訪問例会時にも参加のお願いをいたしました。ブロックの井上運営専務からもお声がけをしていただき、予定参加数とほぼ同じ参加者に繋げることができました。今後も、ブロック協議会と連携をとり良好な関係を築くことが大事だと感じます。

10.外部協力者・団体

公益社団法人日本青年会議所 九州地区 鹿児島ブロック協議会

11.実施組織

公益社団法人 鹿児島青年会議所 JCホスピタリティ委員会

12.事業目的の実現と成果 

【事業目的の実現】
2月例会へ出席したメンバーへは、2018年度の鹿児島ブロック協議会の牟田会長より説明いただいた、日本青年会議所会頭の所信・方向性と鹿児島ブロック協議会の事業計画およびブロック各委員会の事業計画を認識・確認してもらい、さらに鹿児島ブロック協議会の各委員長より各ブロック委員会の担いを説明していただいたため、青年会議所活動の更なる意識向上と出向への興味・関心を深める契機となりました。

【事業目的の成果】
2018年度鹿児島ブロック協議会会長の方針、更には各委員会の活動・運動などの事業説明をいただいた後のアンケートで、69%(102名中71名)が出向したいとの意向を示し、日本青年会議所・鹿児島ブロック協議会の方向性を確認・認識・理解することができました。また、89%のメンバーがブロック大会INいちき串木野などの活動へ参加・協力していく意向を示し、意識向上を図ることができました。さらに、アンケート回答者の17%は出向経験が無いと回答していたのに対し、出向の意思が全体で69%であるため、出向に対しての意識向上にもつながった。出向先の委員会希望においてはLOM内から委員長が出向している総務広報委員会や2018ASPAC鹿児島大会が鹿児島JC主管のためASPAC支援委員会の出向希望多く、LOM内での協力体制も見られた。


<出向経験について>
本例会に参加した鹿児島JCメンバーへのアンケート結果として、2018年度の日本青年会議所の方向性および鹿児島ブロック協議会の事業計画の理解度について質問したところ、下記の結果を得ることができました。

Q1:今までに日本青年会議所・九州地区協議会・鹿児島ブロック協議会に出向した経験はありますか? 
→ある 83% ない 17%

Q:ないと答えた方、なぜ出向をされなかったのか理由を教えてください。 
→仮会員だった為。
→知らなかった。

これらの結果から、2017年度は全員出向を行い、あると答えた方がほとんどでした。ないと答えた方は2017年度に入会したメンバーという形になりました。

日本青年会議所の方向性および鹿児島ブロック協議会の事業計画の理解度
本例会に参加した鹿児島JCメンバーへのアンケート結果として、2018年度の日本青年会議所の方向性および鹿児島ブロック協議会の事業計画の理解度について質問したところ、下記の結果を得ることができました。

Q日本青年会議所の方向性について理解できましたか?
→よく理解できた 26% だいたい理解できた 42% あまり理解できなかった 28% ほとんど理解できなかった 4%

Q鹿児島ブロック協議会の滋養計画について理解できましたか?
→よく理解できた 28% だいたい理解できた 40% あまり理解できなかった 30% ほとんど理解できなかった 2%

<ブロック委員会PR>
一方、ブロックアワーを受けて出向したい委員会を複数回答形式で質問したところ、下記の結果を得ることができました。

Q:鹿児島ブロック協議会の事業計画・方向性を聞いて出向したい魅力を感じた委員会はありましたか?(複数可)

①地域経済再生委員会  21% 
②国土強靭化委員会   10%
③国家戦略委員会    20%
④大会運営委員会    16%
⑤ASPAC支援委員会※36%
⑥LOM支援委員会※  18%
⑦総務広報委員会※   44%
⑧事務局※       34%
⑨財政局         9%
⑩とくになし      33%

※鹿児島JC出向メンバーが担当副会長、委員長を務める議会・委員会

これらの結果から、参加されたほとんどのメンバーに対して、鹿児島ブロック協議会への出向の魅力を伝えることができたものと考えます。なお、今年度は4つの委員会において鹿児島JCから出向するメンバーが担当副会長、委員長を務めていますが、興味を持った・魅力を感じた委員会としては特に偏りが出ていません。これについては、今年度鹿児島ブロックの委員会に対して偏りなく魅力を感じて頂くことができた結果であると考えます。

ブロックへの出向状況の推移>
2月例会前後における鹿児島ブロック協議会への出向状況を検証したところ、下記の結果となりました。

・例会前(2/27時点) 44名
・例会後(4/25時点) 56名
(※ブロック役員を含む)

2月例会の前後で出向状況の変化は若干増えました。アンケート結果を見ると、参加者のうち出向を経験したことのあるメンバーが83%を占めています。元々出向に興味のあるメンバーは2月例会前に既に出向の意思表明をしていて、また本例会への参加率も高かったものと考えられます。
一方で、ブロック委員会に興味を持ったメンバーは多数を占めましたが出向までつながりませんでした。出向に興味は持ったが、実際に出向するアクションまで至らなかったメンバーが多かったということであり、本例会に先行してLOMメンバーに出向の仕組みと手続きを十分に理解してもらうことが重要であると考えます。併せて例会実施後には、この興味が薄れないうちに、懇親会中や本例会終了後すぐなどのタイミングで鹿児島ブロックと協力して出向の勧誘をするなどのアクションが必要であると考えます。
また、次年度以降の出向者を増やすために、今年度中にも継続して出向に関する情報をLOM内に提供することが必要であると考えます。

04-4.出向状況2月27日時点
04-5.出向状況4月25日時点

<まとめ>
アンケート結果全体を通して、本事業によって日本JCの方向性、鹿児島ブロック協議会の事業計画への理解を深め、鹿児島ブロック協議会への出向の魅力を伝えられたことが検証できました。ただし、ブロック出向者の増加には直結することができませんでした。また、懇親会では、県内各地の周年PR、ブロック大会inいちき串木野のPRを受けて会場が大いに沸く場面を見ることができました。本事業全体を通して、LOM内における鹿児島ブロック協議会への出向について理解を深め、また今後はブロック協議会と協力して出向者の拡大に取り組んでいくことで、鹿児島JCと鹿児島ブロック協議会との連携を強化する事ができるものと確信いたしました。

13.次年度への引継事項

【前準備段階】
<良かった点>

・予定者段階での九州地区協議会の事業説明会などの場からブロック運営専務を始め、他LOMの専務理事ないし担当委員長と名刺交換を行い、本事業の予定日時を早い段階で伝えることができました。

・本事業は、予定者段階の11月理事予定者会議から協議が始まり、1月理事会で審議通過しましたが、委員会メンバーでその間に行われました、各エリアのブロック会長訪問例会へ参加し、委員会内の情報共有など密にコミュニケーションをはかり、参加推進、役割分担などの準備を行い、例会・懇親会のシミュレーションも早い段階で行っていきました。

<悪かった点>

・各エリアの例会設え等、それぞれのエリアの特色がでた例会になっており、担当委員会で参加し鹿児島JCらしい設えをする予定だったが、準備不足もあり完ぺきではなかった。

・本例会実施前までにLOMメンバーに対して、出向の仕組みと手続きについての情報提供が不十分でした。

・例会実施後の出向者増加につなげるために、例会実施後にフォローアップが不十分でした。

【参加推進】

<良かった点>
・今年度は本事業に先行して県内各地でブロック会長公式訪問例会が実施されました。他LOMで実施されるブロック会長公式訪問例会への出欠確認を実施していく中で、結果的にメンバーに本事業を認知してもらえたと思います。

・本事業に先行し予定者段階から、各LOMの理事長、専務理事が集まる場が多々あり、九州地区協議会の事業説明会や予定者段階からの会員会議所、また鹿児島JC以外の県内各地で実施されるブロック会長公式訪問例会などへ委員会メンバーと参加し、各LOMの専務理事ないし担当者に、本事業の予定の日時を早い段階で伝えることにより、参加を促す事ができました。今後も日時だけでも早い段階での告知をするべきだと思います。

・過去3年以上の参加者実績を基に今年度の参加者の予想を立てました。全体的に精度の良い参加人数想定ができました。

<悪かった点>
・各LOMの専務理事に連絡を取るなどのきめ細かい参加推進・出欠確認を行ってきましたが、周年事業があるLOM、無いLOMでも参加人数に差がでました。鹿児島JCを知ってもらう機会なので統一した参加推進のためにも随時参加状況の確認をとる必要がありました。

【ブロック会長公式訪問例会】

<良かった点>
・ブロック協議会とリハーサルの有無、時間などを確認し調整を行い、前日・当日の時間通りのリハーサルを行う事ができました。

・前日、例会開始前にセレモニーのリハーサルを実施することで、ブロック協議会および各LOMを招いての例会として十分なセレモニーを実施することができました。

・例会終了時のアナウンスで、アンケートを机の上に置き退席して頂くよう案内いたしました。アンケートの回収率も高く後日アンケート回収は行うことはありませんでした。

・ブロック協議会と設えの役割を事前に決めており、設営などスムーズに行う事ができました。

<悪かった点>
・受付を総務委員会へお願いせずに、委員会メンバーで済ませてしまいました

・席次表を作りその通り案内をしており、メンバーの遅刻者など多い委員会などあり、空席が目立ってしまいました。臨機応変に、席を前へ案内する事が必要だと考えます。

・例会中、バナーが外れてしまいました。ブロック協議会が設営ということで、注意していませんでした。今後は最終確認を行い万全の体制を敷くことが必要だと思います。

・理事長、ブロック会長が挨拶中に入退場者がいました。ドアクローズを徹底させることが必要だと思います。

【懇親会について】

<良かった点>
・鹿児島JCに先行して県内各地で実施されたブロック会長公式訪問例会を視察していたため、キャラバンをスムーズに誘導し、実施して頂くことができました。

・メンバーと他LOM参加者をクジで席を決めご案内することで、名刺交換や交流がスムーズに行えました。

・重要テーブルへお酒や食事をスムーズに対応できるように、左右にメンバーを配置し常に動けるようにいたしました。

<悪かった点>

・懇親会のシミュレーション不足のため、当日急遽懇親会レイアウトを修正する事となりその対応に不備がありました。

・例会と懇親会の予定移動時間はシュミレーション通りいき、定刻通り開始できることができました。

・重要ゲストテーブルの席数を変更したことを伝えておらず、対応が遅れる結果となりました。

・懇親会でのキャラバンでスクリーン、プロジェクタの利用希望をヒヤリングしていましたが、前日になり必要と連絡を頂き、急な対応に応じられずキャラバン実施において不便をかける結果となりました。急な要望にも対応できる体制を考えていたほうが良いと思いました。

・若い我らの音源を用意しておらず、参加者へご迷惑をおかけしました。

14.今後の展望

ブロック会長公式訪問例会は、日本JC方向性をブロック会長より説明して頂き、ブロック協議会の方針、そして委員会の事業説明を聞ける貴重な機会です。出向の大切さを伝えていくと共に、出向者から外での学びや気づきを活かしながら、組織の活性化に繋げ世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

15.委員長所感

本例会の準備、運営はもちろんのこと、本例会に関連して県内各地で実施されたブロック会長公式訪問例会への参加も含め、多くのメンバー、また他LOMのメンバーにもたくさんのお力添えを頂きました。本例会の運営を行っていくうえで、
各地で先行して行われました公式訪問例会に委員会メンバーで参加させて頂き勉強をさせてもらいました。そして、メンバーの結束力や協力が非常に大事だと感じました。ブロック会長をお招きする設えで必要な段取りなど、学ばせていただきました。何より、参加された多くのメンバーが今年度のブロック各委員会に興味を持って参加して頂き、出席率向上も繋がった事を嬉しく思っております。事前の参加推進活動も電話でお願いなど行い、本例会を無事に終え、その上またアンケートで多くの方がブロック出向に興味を持って頂けたのも、委員会メンバーの行動と事前の計画が出来たからだと思っております。
2月の例会に毎年実施されますが、県内各地で実施されたブロック会長公式訪問例会への参加も含めて、他LOMメンバーと親交を深める事が出来る事業であり、ブロック出向を通した組織強化はもとより、全メンバーが出向の意味や良さを理解した上で行動に移す事で組織強化につながっていくものと信じます。
最後になりましたが、委員会メンバーを始め、LOMメンバー、ブロック協議会、各LOMの参加者へこの場をお借りしてお礼申し上げます。

16.正副室長会議での意見及び対応

17.その他(添付予定資料等)

01.決算書

01-1 2月例会事業決算書

01-2.見積書(城山観光ホテル)

01-3 請求書(城山観光ホテル)

01-4 領収書(城山観光ホテル)

01-5.見積書(研文堂)

01-6 振込控え(研文堂)

01-7 差異発生理由書

01-8 2月例会通帳資料

02.例会

02-1.2月例会例会次第

02-2.2月例会タイムスケジュール

02-3.2月例会会場レイアウト

02-4.2月例会シナリオ

03.懇親会

03-1.2月例会懇親会式次第

03-2.2月例会懇親会タイムスケジュール

03-3.2月例会懇親会会場レイアウト

03-4.2月例会懇親会司会シナリオ

04.参考資料

04-1.出向状況例会前

04-2.出向状況例会後

05.まとめ

2reikai-201806H.zip

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