利川青年会議所公式訪問(訪利)及び公式会議(案)の件

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

利川青年会議所公式訪問(訪利)及び公式会議(案)の件

会議名

2018年 6月 正副室長会議

種 別

2018年 6月 5日 審議

委員会名

国際関係委員会

窓口副理事長名

山ノ内 元治

確認日

2018年 5月31日

担当室長名

立山 修介

確認日

2018年 5月31日

委員長名

内村 明高

確認日

2018年 5月31日

副委員長名

宮川 博次
大木 晃
玉井 貴夫

作成日

2018年 5月30日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

公3 国際交流事業

1.事業名

利川青年会議所公式訪問(訪利)及び公式会議(案)の件

2.事業実施に至る背景

利川青年会議所との継続的な交流を通して、私たちは深い友情と信頼を築いてまいりました。姉妹盟約は今年40周年を迎え、その歴史と価値を振り返るとともに、改めて双方の持続的な発展を構想する好機にあたります。民間外交の力を将来の地域の成長につなげていくため、本事業を計画いたします。

3.事業目的(対外)

鹿児島市と利川市の発展を意識した、民間外交の更なる深まりを目的とします。

4.事業目的(対内)

鹿児島JCのメンバーが、異なる価値観とこれまでの交流の厚みを体感し、双方の持続的な発展に向かう国際意識を醸成することを目的とします。

5.事業内容

【利川市長表敬訪問】

鹿児島JCと利川JCの交流を通じて、両市の親善・友好を更に発展させていくために利川市長表敬訪問を行います。鹿児島市長からの書簡およびギフトについては国際交流課に依頼済で、了承をいただいています。

日時:2018年6月29日(金)16:30~17:00

場所:利川市役所

【記念式典】

姉妹盟約40年の記念式典を利川JCに設営いただきます。シニアの先輩方とともにこれまでの歴史を振り返ると共に、世代を超えた新たな交流が生まれ、双方の発展のきっかけとなるような機会にしていきます。
式典中、野崎理事長の挨拶を予定してしており、依頼文の作成を依頼しています。

日時:2018年6月29日(金)18:00~21:00

場所:ミランダホテル

【公式会議】

鹿児島で行う姉妹盟約40周年事業や記念誌に関しての依頼や相談をします。
また、今後どのような形で交流していくべきか、打合せを行います。

日時:2018年6月30日(土)

場所:未定

※参考【利川JCとの交流事業について】

30日には交流事業が開催され、メンバー同士が文化や人柄を知り親睦を深める機会があります。

 

6.実施日時

4-1.現地スケジュール(訪利)

 

7.実施場所・会場

【利川市長表敬訪問】

利川市役所

【40周年記念式典】

ミランダホテル

【公式会議】

場所未定

【交流事業】

利川市内

 

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥68,000-

1-1.事業収支予算書

 

9. 参加動員計画並びに参加推進方法

【参加動員計画】

 

人数

現役メンバー

146 

仮会員

17 

鹿児島JCシニアクラブ

26 

合計

189 

【参加推進方法】

・委員会メンバー全員で担当割し、個々に40周年の歴史や交流を通した友情を丁寧に説明するとともに周知を図り、参加して頂くよう声掛け致します。

・参加費用について、審議通過後すぐに提示し、早めに検討いただけるようにいたします。

・委員会LINE、委員長LINE、運営幹事LINE等各種グループLINEに案内をすることでメンバーの参加促進をサポートします。

・鹿児島JCシニアクラブへの案内は、利川クラブの先輩方を中心にお願いしております。

 

10.外部協力者・団体

利川青年会議所

利川市役所

鹿児島市役所

 

11.実施組織

2018年度 国際関係委員会

 

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2018年4月3日

4月正副室長会議

 

2018年4月10日

4月正副室長調整会議

協議

2018年5月1日

5月正副室長会議

 

2018年5月8日

5月理事会

協議

2018年6月5日

6月正副室長会議

 

2018年6月12日

6月理事会

審議

2018年6月29日~7月1日

利川青年会議所公式訪問(訪利)

実施

2018年8月7日

8月正副室長会議

 

2018年8月14日

8月理事会

報告

 

13.前年度よりの引継事項

2017年度 国際関係委員会 報告より

 【市長表敬訪問】

良かった点

・利川JCメンバーが、利川市役所と事前調整を密におこなっており、スムーズな市長表敬訪問をおこなうことができました。

悪かった点

①利川市役所への到着が、表敬訪問の予定時間ギリギリになりました。

<原因>

仁川国際空港への到着が遅れたため。

<対策>

飛行機到着遅れの可能性を考慮し、余裕をもったスケジュールが必要です。 

<今年度の対応>

航空機の遅れ、入国審査に時間を要したなどの状況が発生した場合の予備日程を利川JCに前もって相談します。

②急遽、利川市長が公務のため、副市長の対応となった。

<原因>

急遽、利川市役所側の日程変更があったため。

<対策>

利川市長のスケジュールを事前に確定して、確実に参加していただく必要があります。

<今年度の対応>

利川市長のスケジュールを確保できたかどうか事前に確認します。

 

【公式会議】

良かった点

・ 公式会議前日に、鹿児島JCと利川JCの国際担当委員会のメンバーで公式会議の議題や、決定すべき事項について、事前に打ち合わせをすることができました。

・訪利前に、公式会議の事前検討資料を活用し、質問内容を事前に把握することが出来ました。

悪かった点

・当初訪利1日目の13日に予定していた公式会議が、2日目の14日に変更になりました。

<原因>

鹿児島JCの参加メンバーが変更になったことは事前に伝えていましたが、利川JCから事前に公式会議の日程変更があり、スケジュールの最終確認を怠ったため。

<対策>

変更がある度に、スケジュール確認を行う必要があります。また、出発前日にスケジュールの最終確認をおこなう必要があります。

<今年度の対応>

メンバーやスケジュールの変更についてはタイムリーに利川JCや訪利メンバー内で共有できるような連絡体制を事前に整えます。

・公式会議で利川JCメンバーに準備いただいた鹿児島JCメンバーの名札の名前に間違いがありました。

<原因>

公式会議で名札を作成することは予想されましたが、鹿児島JCで表記の確認を怠ったため

<対策>

名札などを作成することは予想されるため、鹿児島JCからの参加者メンバー名簿には、日本語、英語、韓国語の表記をおこなう配慮が必要です。

<今年度の対応> 

事前にリストを送付するとともに、変更があり次第差し替えを行います。また、最終のリストは利川JC側から入手し、確認を行います。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫1】

歴代の国際系委員長に声掛けをし、協力を仰ぎます。

【効果1】

多くの方の体験談をもって事業の紹介ができるとともに、歴代メンバーの動員にもつながります。

【工夫2】

利川JC会長へ鹿児島の工芸品を贈呈します。その際、どのようなものか説明いたします。

【効果2】

鹿児島の文化に直接触れていただくと共に、お互いの文化の共通点や違いを知る機会が生まれます。

【工夫3】

双方のメンバーや活動の情報を事前に交換します。

【効果3】

お互いに興味を持った状態での交流となり、親睦が進みます。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査】

<利川青年会議所との交流について>

・姉妹盟約による私たちの交流事業は1979年より途切れることなく引き継がれ、2018年度で40年目を迎える歴史のある事業です。

・利川青年会議所との交流は両青年会議所の枠を超え両市の交流へと発展し、2005年に鹿児島市長が訪利、その後には鹿児島市と利川市の市役所職員を互いに派遣するなど、行政間での交流へと繋がっていたこともあります。また2014年、利川青年会議所はJCI韓国より長年の鹿児島青年会議所との交流に対して「国際関係賞」を授与されるなど、多くの功績を残しております。

<過去3年間鹿児島青年会議所訪利人数>

2015年:16名 2016年:16名 2017年:18人

<これまでの記念事業に関する議論について>

これまでの周年事業では、式典、記念誌の作成、植樹などが行われてきました。訪問のタイミングでの周年事業に十分貢献するとともに、来鹿のタイミングでの記念事業についての十分な対話が必要となります。

 【分析】

これまで40年間にわたり交流を重ねてきた両者の友情を更に深め、地域の成長につなげていくには、より多様な価値観の交流をしていくことが効果的です。これまでの交流をシニアの先輩方ら当事者を含めたメンバーが振り返る機会にすることが重要と考えました。

【ビジョン】

鹿児島青年会議所と利川青年会議所の世代を超えた交流を通して、これまでにない関係性が生まれます。熱い友情とを兼ね備えた民間外交により、国際都市として発展し、世界に誇れる鹿児島につながると確信いたします。

16. メンバーへの依頼事項

・国際関係委員会を中心にメンバー用のしおりを作成し送信いたします。ついては各委員会メンバーの皆様へ転送していただき、参加して頂けるメンバーの方は、資料を印刷して参加して頂くようお願いいたします。

・経験者から未経験者に利川青年会議所との交流の楽しさを伝えていただき、積極的な参加を推進してくださるようお願いいたします。

・渡航期間中は団体行動も多くあります。時間厳守でお願い致します。

・渡航先が海外であるという事を十分に認識し、身の回りの安全や健康面に自ら留意すること、現地のマナーを守ることなど、行動規律には十分気を付けて下さい。

・パスポートの有効期限の確認・準備をお願いいたします。

17. 協議・審議のポイント

事業全体

 

18.正副会議での意見及び対応

5月理事会

鹿児島市とこれまで様々な話をしてきた経緯もあります。
記念品以外にどのような対応が可能か確認してください。
→国際交流課にヒアリングを実施しました。結果を添付いたします。

動員への工夫について見直しをお願いします。
→参加推進計画に追記いたしました。

記念誌を渡す時期としてはいつ頃を検討しているか。
→早めの討議により構成やデザインを進め、来鹿した際の資料をもって完成としますので後日年内にお届けとしたいと考えております。

シニアクラブへの案内に関して示してください。
→案内状を添付いたしました。

5月正副室長会議

利川市庁への鹿児島市長からの表敬訪問の挨拶文などは依頼しましたか。
→鹿児島市国際交流課に挨拶とギフトを依頼し、了承済みです。

会長へのプレゼントについて、品物の説明、予算根拠について示してください。
→プレゼントの概要を更新しました。
なお、見本をそのまま利用するのは沈壽官窯としては対応不可で、新規に作品として作成を希望しています。

添付資料の案内文など、メンバーが内容を分かるものを追加してください。
→メンバー向けの案内文を作成しました。

メンバーの現在の出欠状況を更新してください。
→出欠状況を添付いたします。

公式会議について情報を更新してください。
→6月30日(土)に決定しました。引き続き時間や場所、内容について協議しています。

挨拶文の依頼が何もきていないがどうするのか。利川JCに確認すること。
→式典中、野崎理事長に挨拶を予定しており、依頼文の提出を依頼しています。

4月理事会

スパについて女性メンバーが参加した場合どうするか検討ください。
→周年らしい・意味のあることをしたい旨を利川JCの委員長と検討中です。

贈答品は理事長と確認してください
→アワードトロフィーに使用した花器の再制作で検討しています。

シニアも行くがバスなど対応はどうなっているでしょうか
→現役とは別で対応予定との情報を得ております。詳細な日程については確認中です。

お互いの事業の在り方をどうするか、公式会議を通じて協議の場を設けたいです。今後も50年60年と続くと思うが最近行ったり来たりの交流しかできていない。そこをしっかり伝えてほしいし、スケジュールをしっかり組んでもらいたいです。こちら側の答えを持って行きたいです。
→公式会議については日程・内容含め検討中とのことです。

4月正副室長会議

予算明細が市長へのお土産になっていますが、会長宛てかと思います。
→修正いたしました。

昨年の引き継ぎで文化交流をということを話していましたが、どのような話になっていますか。
→昨年の陶芸・お茶などの体験が文化の理解にとって充実した内容であったことを踏まえ利川JCと調整中です。

スケジュールにスパが入っています。なくなったはずだが、内容の確認をお願いいたします。
→昨年度はやりとりの中で陶芸に変更になっておりますが、今年度スパを再提案をいただいています。

公式会議で何を話すか、会議をする意味を勉強してスケジュールを組んでみてください。
→利川JCと調整中です。

周年だが、各種挨拶などはどうなっているでしょうか。
→式典のアジェンダを含め詳細資料を依頼中です。

19.その他(添付予定資料等)

1.予算関連

1-1.事業収支予算書

1-2.花瓶茶碗見積書(壽官陶苑)

1-3.トロフィー見積書(壽官陶苑)

2.案内関係

2-1.公式訪問案内状

※40周年式典の次第について、依頼中です。

3.アンケート

3-1.アンケート

4.参考資料

4-1.現地スケジュール(訪利)

4-2.2018年会長団

4-3.利川JCとのやりとり

4-4.30周年35周年担当委員長からのヒアリング

4-5.利川JC会長宛贈り物(案)

4-6.利川青年会議所公式訪問公文書(案)

4-7.概算渡航費

4-8.参加予定表

4-9.鹿児島市交流協議事前ヒアリングシート

4-10.姉妹盟約40周年記念式典野崎理事長祝辞

4-11.姉妹盟約40周年記念式典仙田先輩祝辞

4-12.シニアクラブ向け40周年案内(案)

 

20.当日回覧資料

   なし

21.添付資料

国際関係委員会 事業計画

2018年度 年間事業フレーム(国際関係委員会)

添付資料まとめ

カテゴリ