公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度8月臨時総会計画(案)の件

議案名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度 8月臨時総会計画(案)の件 (案)

会議名

2018年6月正副室長会議

種 別

2018年6月5日協議

委員会名

総務委員会

担当室長名

假屋 周平

確認日

2018年5月31日

委員長名

保 直延

確認日

2018年5月31日

副委員長名

宮内 章行
時任 翔史
武井 遼

作成日

2018年5月31日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度 8月臨時総会

2.事業実施に至る背景
公益社団法人鹿児島青年会議所が適正な運営を行う為に、本年度に計画・実施された事業の予算を再度確認し、補正予算を組む事が必要です。これらの決定には、会員の承認を得る必要があります。また、2019年度の新体制の構築に向けて、理事長候補者当選者の報告を行う必要があります。これらの事項についても確認・承認を得る必要があり、定款第30条第3項に基づき、8月に臨時総会を開催する必要がある事から、本事業を計画致します。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内)
8月臨時総会にて各事項の決議および承認を得る事、ならびに報告を行う事を目的とします。

5.事業内容
下記の議題について承認を得るために総会を開催致します。
議題
《審議事項》
 第1号議案 議事録署名人に関する件
 第2号議案 公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度通常総会議事録承認の件
 第3号議案 公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度収支補正予算(案)の件
《報告事項》
 1.2019年度 理事長候補者当選者報告の件
 2.2019年度 理事候補者当選者報告の件
 3.2018年度 登録料等分担金収支補正予算(案)の件
 4.その他
03-1.式次第

6.実施日時
平成30年8月28日(火曜日)
受付開始  18時30分~
臨時総会  19時00分~20時25分
懇親会   20時30分~21時59分
03-2.総会タイムテーブル

7.実施場所・会場
城山観光ホテル
鹿児島市新照院町41-1
TEL:099-224-2211
臨時総会会場:サファイアホール飛鳥(3階)
03-3.総会会場レイアウト
懇親会会場 :アメジストホール鳳凰(2階)

8.予算総額(詳細は別紙予算書)
¥67,000―
01-1.事業収支予算書
01-2.城山見積書(8月臨時総会)

9.参加員数計画並びに参加推進方法
≪参加員数≫
 現役メンバー:147名
 仮会員   : 16名
 JCシニア : 20名(過去3年間の動員目標より)
 合計    :183名

 【参考】
 過去3年度のシニアクラブ会員の出席者数(8月臨時総会)
  2015年度: 6名
  2016年度:12名
  2017年度: 4名
※シニアクラブ登録数:850名(2018年4月時点)
≪参加推進方法≫
<現役メンバー>
・総会の出欠は、例年通り、案内状に同封の返信用はがきを利用します。不測の事態により欠席となる場合にそなえて、委任状も兼ねた返信はがきを作成し、出欠の如何に関わらず、代理人を記名・捺印の上、返信して頂きます。
・懇親会の出欠は、エントリーボードを使用します。
<シニア>
・案内状をFAXにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。
・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致します。

10.外部協力者・団体
なし

11.実施組織
総務委員会

12.実施スケジュール
2018年 5月 1日(火) 5月正副室長会議
2018年 5月 8日(火) 5月理事会       【第1回目協議】
2018年 6月 5日(火) 6月正副室長会議
2018年 6月12日(火) 6月理事会       【第2回目協議】
2018年 7月 3日(火) 7月正副室長会議
2018年 7月10日(火) 7月理事会       【審議】
2018年 7月20日(金) 案内文発送
2018年 8月 3日(金) 出欠回答(ハガキ)締切
2018年 8月28日(火) 8月臨時総会     【実施】
2018年10月 2日(火) 10月正副室長会議
2018年10月 9日(火) 10月理事会     【報告審議】

13.前年度よりの引継事項
≪2017年度 8月臨時総会より≫
【良かった点】
・総会のセレモニーを、しっかりと行うことができました。前日からリハーサルを念入りに行う事ができ、当日も含めて、多数のメンバーが参加し、各々の役割を把握できた事が原因だと考えます。
 又、セレモニーに関しては、不測の事態に備えて代役も準備し、代役のリハーサルも充実して行うことができました。今後も代役の選任と、前日からの念入りなリハーサルの実施を推奨します。
→前日のリハーサルはしっかりと行い、当日の不測の事態にも対応できる体制をとります。また、役割分担も事前に委員会メンバーで共有します。
・総会・懇親会とも出席率の向上ができ、委任状回収も非常にスムーズに行えました。総務渉外委員会メンバーが一丸となって回収に取り組む事ができた事もありますが、各種大会や事業で委員会を超えたメンバーとの交流を通じて意識して頂けた事もあると考えます。
→出席率向上、委任状回収は前回の1月総会の反省を生かし、スケジュールを事前に定め、スケジュール通りに動くように進捗管理を行います。
・JCIの会議でよく流されている音楽をかけたため、雰囲気をよくする効果が得られました。総会時にも音楽を流す等の工夫は、今後も継続する事で、懇親会での交流を活発にできると考えます。
※音楽を流すタイミング
総会:受付開始から開会まで流し、開会と同時に音楽を切り、総会の持つ厳正なイメージは崩さない様に意識しました。
懇親会:乾杯~歓談中に流し、会食の雰囲気が盛り上がる様に意識しました。
→開始前に大きめに音楽を流して、直前にボリュームを下げるというメリハリのある雰囲気を作ることを1月総会に引き続き行います。

【悪かった点】
・総会最後のシニア挨拶の途中で入室した現役メンバーがいました。
<原因>
 懇親会準備と時間調整にメンバーを割いたため、総会終盤では入り口にドアマンを配置できていませんでした。
<対策>
 メンバーの役割分担を見直し、総会担当と懇親会担当を兼務するメンバーがいない様に配置します。
→当日の明確な役割分担を行い、ドアマンが常にいるように漏れのない体制を取ります。

・懇親会の出席者数を缶バッジで行う対応がうまくいきませんでした。
<原因>
 先にバッジを入手しているメンバーもいた為、正確な人数が把握できなくなってしまった事が原因です。
<対策>
 人数把握のためのツールは、事前入手ができないもので行う必要があります。
→人数把握方法は入り口で漏れなく把握できる体制を取ります。また、乾杯時点で改めて会場内人数を委員会毎にカウントします。

・総会のスケジュールがあまりに現実とかけ離れていました。
<原因>
 議題ごとに意見および質問が出る事を想定していましたが、スムーズに議事が進んだ事も原因と考えられます。
<対策>
 計画段階より、過去の報告議案を参考にしてタイムテーブルを作成する事を推奨します。
→過去の実績を鑑みて、より現実的なタイムスケジュールを組み望みます。

・総会終了までに懇親会の準備が完了せず、メンバーを待たせる時間が発生しました。
<原因>
 総会終了時刻が大幅に早まった事も原因ですが、総会で使用している看板の移動・設置、食事の準備の調整が柔軟に対応しきれていなかった事が考えられます。
<対策>
 タイムキーパーが時間の流れを把握し、会場側とリアルタイムに打ち合わせを行えるような人員配置ができれば解消できると考えます。
→総会の時間の流れを読んで、スムーズな懇談会の開始に繋げるような準備をしておきます。ホテル側にも早まる可能性がある旨を事前に伝え、ホテル側とのやり取りをスムーズにできるように担当者を決めておきます。

・懇親会のシニア挨拶が誰になるか、直前で少しばたついた。
<原因>
 担当委員会として、ルールを理解していなかった事が原因です。
<対策>
 懇親会中締めの挨拶を頂くシニアの先輩は、ご参加いただいている先輩の中で最も年上の先輩(代表世話人等、既に挨拶されていた場合は対象外とする)にお願いをするというルールをメンバーへ周知徹底し、引継ぎも行います。
→シニア挨拶については、懇談会開始時に理事長、専務に確認を行い、スムーズにご挨拶頂ける段取りを行います。

・シニアの出席者数が目標の20%しか達成できませんでした。
<原因>
 FAX等のツールに頼りすぎてしまい、自らの工夫をもって参加推進ができていなかった事です。
<対策>
 シニアの先輩方への声掛けの仕方を考え、自らが率先して実践する事が必要です。
→シニアの先輩方への電話連絡を行い、8月総会への想いを伝えて一人でも多くのシニアの先輩方への参加を呼びかけます。

・当日になってセレモニー担当者を変更する事態がおきました。
<原因>
 委員会メンバー全員の勉強不足により、バッジ授与をされていない仮会員をセレモニー担当者として配置してしまった事です。
<対策>
 青年会議所で定められた行動規範(JCプロトコル)に対する理解を深め、JCバッジを授与されている正会員がセレモニーを担当する様、周知徹底と引継ぎを行います。
→仮会員をセレモニー担当にあてないこととを周知します。

・仮会員の出席者数が、取り纏め段階と実数に大きな乖離が生じました。
<原因>
 仮会員向けに返信をするように声掛けが十分にできていなかった事が考えられます。
<対策>
 正会員だけではなく、仮会員への事前確認を徹底する様に、運営幹事の横のつながりを活用する事が大切だと考えます。8月臨時総会は、仮会員が正会員として承認される大切な節目となる事業である為、念入りな声掛けが大切である事を次年度にしっかりと引き継ぎます。
→仮会員が100%出席が義務であることをしっかりと伝え、認識させる。そして、早めの案内と、声掛けを行います。

≪2018年度 1月総会より≫
《良かった点》
・開会前にBGMを大きめに流して演出し、スタート時にBGMを止めることで開始の雰囲気を自然と周知できたました。次回も開始前のBGMについては引き続き対応したいと思います。
→BGMの効果は効果的ですので、BGMの選曲も考えてより雰囲気を作るようにいたします。

・セレモニーは3人同時に登壇する日本JC方式を取り、それにより時間の短縮もはかることができました。次回も同様の形式でセレモニーを行うことをお薦めしたいです。
→3人同時と一人ずつのと未だにセレモニーの形式がばらばらですが、今回も3人同時で行いたいと思います。

・新春懇談会と同日開催することにより、シニアの先輩方の参加が予定を上回りご参加頂けました。ASPACの開催も控え、シニアの先輩方も関心を示して頂けたと思います。また、総務委員会のメンバーで手分けて電話連絡したことで参加動員に繋がったと思います。
→今回はイベントが無いためシニアの先輩方の出席は少なくなると思いますが、電話連絡等でより多くの先輩方に参加して頂き、現役とシニアの先輩方の交流を図りたいと思います。

・今回シニアの先輩方の参加が多いことが予測されたため、事前の把握数よりも多くの席を準備しました。前方だけでなく、舞台向かって右側にも一列シニア席を設けましたことで席には余裕がありました。今後も、事前に確認出来ている人数より多めの席を準備しておく必要があります。
→今回も予備席を設けて、シニアの先輩方が予想より多く参加しても座る席に困らないように対応します。

《悪かった点》
・開始直前まで席に着席せずにロビーに立っているメンバーが多くいました。今後は開始5分前に全員着席を徹底するために、総務委員会メンバーを会場内、ロビー、喫煙所に配置し、5分前の声掛けを行います。
→5分前の全員着席を目標に、総務委員会全員で役割分担して声掛けを行います。

・席の座りについては委員会毎ではなく、前から詰めて座るスタイルにしましたが、シニアの先輩方の前方の席には空席が目立ちました。何度も前から詰めるように指示しましたが、目の前にシニアの先輩方がいらっしゃることで敬遠されてしまいました。今後は前方に空席が出来ないように、委員会毎に席を事前に決め、委員会毎に事前の出席率も加味して配置を決定しておきます。
→空席が目立たないように、上記の対応を行います。

・シニアのアテンドについて、受付を済ませて席への案内を誘導できる体制をとりました。但し、現役の理事役員が既に席についていることで、シニアの先輩方いらっしゃる度に、挨拶にいくという状況が見受けられました。現役理事役員は入り口付近、もしくはシニアの先輩方の席付近にてお出迎えする体制を取ることで、ご挨拶もスムーズにいくのではないかと思います。シニアの先輩方がいらっしゃった際に、受付から席までのスムーズな流れを今後作り出す配慮が必要です。
→シニアの先輩方の受付からの着席への流れは、理事長にも事前に確認を行いスムーズ且つ失礼の無い体制を取ります。

・現役の理事役員に対して総会資料の配布が遅れました。資料出来上がりがギリギリになってしまったことが原因です。事務局の資料作成が開始1時間前には会場受付に準備ができるように、逆算してスケジュールを管理することが必要です。また、議長のシナリオもお渡しするタイミングが遅れました。前日までに、専務、事務局と連携し、資料作成、議長へ前日までメールで送る対応をする必要があります。
→前日にまで総会資料の準備を行うことと、当日の変更にも十分に対応できるように一人一人の担当を明確に決めておきます。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)
【工夫と効果】
①(工夫)委任状記入例を事前にメーリングリストで配信します。併せて運営幹事と委員長の横のつながりを活用して周知を徹底します。配信タイミングは、案内状および返信用はがきの郵送タイミングに合わせます。
 (効果)委任状作成時にミスしやすい「押印がない」「代理人欄に理事長名を記入する」等のトラブルを未然に防ぐ事が期待できます。
②(工夫)正副室長会議開催日前に返信用はがきが届くように、締め切りを設定致します。
 (効果)正副室長会議および理事会時に出欠状況、返信状況についての情報共有を行います。出席への呼びかけをより確実に行い、出席率の向上につなげる事が期待できます。
③(工夫)8月委員会の時間を利用して各委員会の会場へ伺い、委任状未提出者の確認、回収を行います。
 (効果)委任状返信率の向上が期待できます。さらに、返信されたにも関わらず、代理人名に理事長名を記載されているというミスがあった場合の再回収も可能になり、無効票を減らす事が期待できます。
④(工夫)懇親会の中で、新入会員向けのバッジ授与式を行います。
 (効果)新入会員に、鹿児島青年会議所の一員として活動することを正式に認められた自覚を促します。また、士気の向上も期待できます。
⑤(工夫)臨時総会議事録は、余裕を持って作成・取りまとめを行い、早い段階で監事に提出できるように致します。
 (効果)12月臨時総会の準備段階において、スケジュールに余裕ができ、円滑な総会運営が期待できます。
⑥(工夫)議案の決議の時に、挙手をしますが、委任状を委任された者には委任状数を記載した札をもたせます。
 (効果)委任状含めて、一人ひとりの議決権の数の重みを明確にし、より参加意識を高めます。

【地球環境への配慮】
・出席者各位へ、公共交通機関の利用や、車の乗り合わせを呼びかけます。
・出席者各位へ、クールビズによる来場の働きかけを行い、会場の空調温度を地球環境に留意した温度に設定いたします。
・食べ残しが無いように、エントリーボードで出欠者のとりまとめを行い、食事の量を適度な量に致します。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)
8月臨時総会を通して、2018年度予算を見直し、2019年度の新体制に向けて準備が始まります。次年度への継承の第一歩を現役メンバーが一同に会して確認し、承認を得る事でメンバーの共通意識を増強させ、世界に誇れる鹿児島の実現につながります。

16.メンバーへの依頼事項
・当日は時間厳守でお越しください。又、各委員長および運営幹事の皆さまは、委員会メンバーにその旨の呼びかけをお願いします。
・委任状返信の際、代理人の欄に理事長名を記入する事が無い様にご注意ください。又、必ず署名・捺印をする様に徹底をお願いします。漢字の記載ミス等もみられますので、各委員長の皆さまは、その旨の呼びかけをお願い致します。
・返信はがき受け付け締め切りの後、委員長各位あてに回答状況をお送りいたしますので、未提出の方や委任状の訂正が必要なメンバーへ声掛けをお願い致します。尚、総務委員会からもメンバー各位へ直接連絡いたします。
・懇親会で新入会員へのバッジ授与式があります。その後、各委員会へ配布されますので、委員会ごとの懇親会の場等を利用してバッジの授与を行ってください。また、新入会員には、上着を着用して出席してもらうように、各委員長から連絡をお願いします。
・懇親会において、委員長の皆さまはメンバーを連れて、シニアクラブの先輩方への挨拶回りを積極的に行ってください。

17.協議・審議のポイント
背景・目的

18.正副会議での意見及び対応

【5月理事会】
・6.実施日時の03-2.総会タイムテーブルの中には第4号議案まで含まれているので、修正してください。
→4号議案を削除しました。

・誤字脱字が多いので修正をお願いします。
→誤字脱字箇所の修正を行いました。13.前年度よりの引継事項の赤字箇所、元気→現役、づつ→ずつ。

・ASPACの報告を総会でした方がよいかと思います。また、達磨の目入れをここでするのか協議してください。
→総会の報告事項でASPAC報告をするように検討いたします。達磨の目入れについては総会後の懇親会にて検討します。

・懇親会はシニアの先輩方を多くお招きしてASPACに対してのお礼等を計画してください。
→懇親会については、別に討議事項で上げさせて頂きます。

・総会で何か新しい設えを検討してください。総務委員会でしっかりと協議してください。
→委員会では、決議の瞬間にメンバーひとりひとりが重要な一票の議決権を行使しているのだと感じてもらうために、工夫ができないか協議しました。賛成、反対に対して挙手をしますが、委任状が誰に委任され、それが何票あるのか不明となっているため、委任状を受けた者には委任された数が記載された札をもたせて、それを上げてもらうようにします。賛成多数で議案承認ではなく、賛成の数が積み上がっての多数であることを参加者に認識していただくための設えです

・シニアの先輩方に対する案内状ですが、2部に分かれていますが、1部にまとめてください。
→シニアの先輩方への案内状は1枚にまとめました。

【5月正副室長会議】
・委任状フォームの変更を検討してください。
→添付資料02-4.委任状の資料を一部修正しました。

・前年度よりの引継事項の対応について、具体的に記載をしてください。
→具体的に記載できるところは、表現を変更しました。

・城山でやるので保委員長ならでは設えを検討してください。
→総会で特色を出すのは難しいので、委員会内で協議します。

19.その他(添付予定資料等)
01予算
 01-1.事業収支予算書
 01-2.城山見積書(8月臨時総会)
02案内文
 02-1.案内状(現役)
 02-2.案内状(シニア)
 02-3.案内状(仮会員
 02-4.委任状
 02-5.委任状(未提出者用)
03総会
 03-1.式次第
 03-2.総会タイムテーブル
 03-3.総会会場レイアウト
 03-4.総会シナリオ

04参考資料
 04-1.備品チェックリスト
 04-2.シニア紹介票
 04-3.総務委員会の動き
 04-4.委任状見本
 04-5.議事録(2018年度通常総会)
 
20.当日回覧資料
  なし
21.添付資料
添付資料まとめ

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