公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度 通常総会報告の件

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

 

議案名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度通常総会報告の件

会議名

2018年6月正副室長会議

種 別

2018年6月5日審議

委員会名

総務委員会

担当室長名

假屋 周平

確認日

2018年5月31日

委員長名

保 直延

確認日

2018年5月31日

副委員長名

宮内 章行
時任 翔史
武井 遼

作成日

2018年5月31日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度通常総会

2.事業実施に至る背景

公益社団法人鹿児島青年会議所の総会は、通常総会及び臨時総会の2種があり、通常総会は1月とし、臨時総会においては8月及び12月に開催する事となっております。2018年度を迎えるにあたり、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催いたしました。1月通常総会は、2017年度を締めくくり2018年度新体制のスタートの場でも有り、鹿児島JCの最高意思決定機関としての総会の企画・運営を、定款に基づき円滑な運営を行う必要があり、実施しました。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

公益社団法人鹿児島青年会議所が通常総会において、定款に基づき円滑な運営を行い、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的としました。

5.事業概要

下記の議題について承認を得るために総会を開催しました。

議題

《審議事項》

第1号議案 議事録署名人に関する件

第2号議案 2017年度12月臨時総会議事録承認の件

第3号議案 2017年度事業報告承認の件

第4号議案 2017年度収支決算報告承認の件

第5号議案 2018年度収支補正予算(案)の件

 

《報告事項》

1.2017年度登録料等分担金収支報告

2.2018年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

3.その他

資料添付
02-1.総会式次第

03-3.通常総会議事録

6.実施日時

2018年1月30日(火曜日)

受付開始  17時30分~

通常総会  18時00分~19時00分

02-2.総会タイムテーブル

02-3.シナリオ・スケジュール(通常総会)ラップ記入

7.実施場所・会場

城山観光ホテル

鹿児島市新照院町41-1

TEL:099-224-2211

 

通常総会会場:サファイアホール飛鳥(3階)

 02-4.総会会場レイアウト

8.決算総額

129,600円

 01-1.事業収支決算書

 01-2.総会見積書

 01-3.総会請求書

 01-4.総会領収証

 

9.外部協力者・団体

なし

10. 参加員数と参加推進計画の検証

 

計画数

参加員数

参加率(%)

現役メンバー

147

88

59.9%

03-1.2018年度通常総会 出欠表(現役)

【検証】

<現役メンバー>

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行います。
→総会の出欠は、案内状の返信ハガキにて確認をしました。ハガキの未送者、記載ミスの方には別紙にて記載、回収をおこないました。最初のハガキですぐに返信して頂けないメンバーも多かった。今後は発送と同時に到着したらすぐに返信をするようにというメッセージを強く発信する必要があると思います。 

・各委員長に連携をお願いし、総会の重要性や意義、返信ハガキ・委任状の記載方法や重要性を伝え、通常総会の案内と、重要性の呼びかけを実施いたします。各委員長には2018年度最初の総会での高い出席率が各委員会の一年間の活動に繋がることもしっかりと認識してもらい、出席の動員をお願いします。予定者委員会の時間を使って各委員会に訪問し、総務委員会メンバーから直接、再度伝えます。
→各委員長、運営幹事にて依頼し、各委員会メンバーへの総会の案内、出席の動員、返信ハガキの書き方等を伝えていただきました。また、総務委員会のメンバーで手分けして、各委員会にも訪問して直接訴え、多くの参加動員に繋がりました。

・返信ハガキ・委任状の提出のエントリー登録状況を1月23日(火)に締切・集計し、委員会ごとの出席状況を各委員長へ通知します。1週間前から提出状況を運営幹事と共有し、未提出のメンバーへ返信の案内をして頂きます。また、締切日の1月23日が委員会開催日であるので、未提出者には印鑑持参の案内を行い、100%の委任状回収を目標とします。
→各委員会毎、委任状未提出者に呼びかけを行い、委任状回収にも努力しましたが、147名中委任状含めて132名出席、89.8%でした。15名の委任状回収できなかったことについては、私の100%回収の意識が足りず、十分なフォロー体制を取れなかったことが原因だと考えます。委任状回収100%は当然のことですので、今後については事前に委任状回収マニュアルを作成し、最新の提出状況を事務局とリアルタイムで確認をしながら100%回収に向けて取り組んで参ります。

・例年より開始時間が早いため、予定者委員会の段階より日時の告知を行い、事前に仕事の調整もして頂いたうえで、遅刻参加が無いように呼びかけを致します。
事前に開始時間がいつもと違うことの呼びかけを行い、遅刻者も少なく、総会をスタートできました。今後も開始時間の呼びかけを行い、スムーズな運営につとめる必要があります。

<シニア>

・案内状をFAXにて発送し、また、手帳作成の確認の際にも総会の案内を行ないます。
→FAXでの案内の後にメンバ-で手分けして電話連絡を行い、総会への出席も依頼することで、例年よりも多くのシニアの先輩方にご出席頂けました。

・シニアクラブには、2017年10月時点で848名の先輩方が在籍されており、過去3年間のデータでは、最大16名のご出席をされています。本年度は、さらに多くのシニアクラブの先輩の巻込みを図る為、現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くように取り組みます。また、理事長にもシニアの先輩方への声掛けを依頼します。また委員会努力目標として10%増を目標として今回設定致します。
→シニアの先輩方には電話での連絡を行い、総会にも是非出席してほしい旨お伝えし、計画よりも多く参加頂けました。ただし、それは総会後に新春懇談会の開催があったことが大きな要因と思われます。今後もシニアの先輩方に現役の総会に参加して頂くためには、早めの案内、電話連絡が必要です。

・新春懇談会については、4月議題の報告連絡依頼事項の新春懇談会報告を参照ください。

11.事業目的の実現と成果

【事業目的の実現】

・全議案についてご承認いただくことができました。

【事業目的の成果】

・各議案の承認、報告を行う事が出来ました。尚、2017年度の事業すべてが承認を得ると同時に、野崎理事長を中心に展開される2018年度の事業がスタートしました。

12.公益性の検証

なし

 

13.次年度への引継ぎ事項

 《良かった点》

・開会前にBGMを大きめに流して演出し、スタート時にBGMを止めることで開始の雰囲気を自然と周知できたました。次回も開始前のBGMについては引き続き対応したいと思います。

・セレモニーは3人同時に登壇する日本JC方式を取り、それにより時間の短縮もはかることができました。次回も同様の形式でセレモニーを行いたいと思います。

・新春懇談会と同日開催することにより、シニアの先輩方の参加が予定を上回りご参加頂けました。ASPACの開催も控え、シニアの先輩方も関心を示して頂けたと思います。また、総務委員会のメンバーで手分けて電話連絡したことで参加動員に繋がったと思います。 

 ・今回シニアの先輩方の参加が多いことが予測されたため、事前の把握数よりも多くの席を準備しました。前方だけでなく、舞台向かって右側にも一列シニア席を設けましたことで席には余裕がありました。今後も、事前に確認出来ている人数より多めの席を準備しておく必要があります。

・アンケートの回収を懇親会後に出口にて委員会メンバーを配置したことで、アンケート回収をスムーズに行えました。

《悪かった点》

・総会前日の委員会・理事役員を含めた現場でのリハーサルが十分にできませんでした。早めにスケジュール押さえ、多くのメンバーを巻き込んでリハーサルを実施することで当日のスムーズな動きを作れると思いますので、リハーサルの段取りを前もって行います。

・開始直前まで席に着席せずにロビーに立っているメンバーが多くいました。今後は開始5分前に全員着席を徹底するために、総務委員会メンバーを会場内、ロビー、喫煙所に配置し、5分前の声掛けを行います

・席の座りについては委員会毎ではなく、前から詰めて座るスタイルにしましたが、シニアの先輩方の前方の席には空席が目立ちました。何度も前から詰めるように指示しましたが、目の前にシニアの先輩方がいらっしゃることで敬遠されてしまいました。今後は前方に空席が出来ないように、委員会毎に席を事前に決め、委員会毎に事前の出席率も加味して配置を決定しておきます。

・シニアのアテンドについて、受付を済ませて席への案内を誘導できる体制をとりました。但し、現役の理事役員が既に席についていることで、シニアの先輩方いらっしゃる度に、挨拶にいくという状況が見受けられました。現役理事役員は入り口付近、もしくはシニアの先輩方の席付近にてお出迎えする体制を取ることで、ご挨拶もスムーズにいくのではないかと思います。シニアの先輩方がいらっしゃった際に、受付から席までのスムーズな流れを今後作り出す配慮が必要です。

・現役の理事役員に対して総会資料の配布が遅れました。資料出来上がりがギリギリになってしまったことが原因です。事務局の資料作成が開始1時間前には会場受付に準備ができるように、逆算してスケジュールを管理することが必要です。また、議長のシナリオもお渡しするタイミングが遅れました。前日までに、専務、事務局と連携し、資料作成、議長へ前日までメールで送る対応をする必要があります。

・シニアの先輩方へ出席のお願いをするうえで、もっと早くスケジュールを教えてくれれば参加できたと仰るシニアがいらっしゃいました。せめて2ヶ月前には日程を先に教えてほしいという声もありましたので、開催日時に絞って事前審議等を検討する必要があると思います。

14.今後の展望

公益社団法人鹿児島青年会議所の最高意思決定機関として、通常総会は組織の方向性を決定する会議であり、1年のスタートを切る重要な会議です。2017年度の活動と2018年度の方針が承認されました。今後、野崎理事長率いる新体制の下、鹿児島JCメンバーの意識が統一され、今後の活動が更に輝きを増し、やがて世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

15.委員長所感

2018年度の船出となる1月通常総会で、新春懇談会も同日開催となり、準備対応に苦慮しました。準備期間が短い中で、委員会メンバーを中心に準備、設営にあたり、運営は滞りなくされたと思います。総会は、事業方針やお金の使い方を決定する為の非常に大切な機会であります。委任状100%の回収が達成できなかったことについては反省し、今回の教訓を活かし、当たり前のことを当たり前のやる文化を組織に浸透させるためにも総務委員会が率先して手本を見せたいと思います。次回8月、12月と3回の総会を担当しますので、次回は更に、総会の重要性を伝え、メンバーへの巻き込みをはかり、スムーズな運営を目指して、委員会メンバー一丸となって取り組みたいと思います。

16.正副会議での意見及び対応

・17.(添付資料)に添付ファイルが付いていません。
→添付が漏れていましたので、添付しております。

・検証の対応の内容が薄いので修正してください。
→具体的に何をどのように対応したのか追記しました。

・引き継ぎ事項はまだあると思います。以前、黒川副理事長から委員長に送られた指摘が反映されていません。
→黒川副理事長から頂いた指摘事項を引き継ぎ事項に3点追記しました。 

・悪かった点について、原因と対策が明確に記載されておらず分からにくいです。
→それぞれ何が悪かったのか原因と、それへの対策を再考し、修正しました。

・議事録の名前が間違っていますので修正してください。
→嶽釜勇一郎の勇が誤って雄になっていましたので修正しました。失礼しました。

・シニアの出席率は、来ていただいているので記載不要です。
→去年の総会でシニアの出席率の記載があったため記載しましたが、不要とのご指摘の通り削除しました。

・タイムテーブルの名前の修正してください。
→タイムテーブルの名前が当初の予定のまま修正されておりませんでしたので、修正しました。

・タイムテーブル、演者も含めて計画と実施の欄をもうけて変更箇所が分かるようにしてください。
→演者の変更も当初予定と実際と違いが分かるように修正をしました。

・FAXの記載で小文字記載があります。
→小文字から大文字へ修正しました。

17.その他(添付資料)

1.決算関係

01-1.事業収支決算書
01-2.総会見積書
01-3.総会請求書
01-4.総会領収証

2.運営関係

02-1.総会式次第
02-2.総会タイムテーブル
02-3.シナリオ・スケジュール(通常総会)ラップ記入
02-4.総会会場レイアウト

3.参考資料

03-1.2018年度通常総会 出欠表(現役)
03-2.2018年度通常総会 出欠表(シニア)
03-3.通常総会議事録

添付資料まとめ

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