知事・市長招待レセプション(案)の件

議題名    :知事・市長招待レセプション(案)の件
部会名    :
委員会名   :皇室・日本JC担当委員会
副実行委員長名:黒川 晋太郎    確認日:2018年 3月 18日
部会長名   :立山 修介     確認日:2018年 3月 18日
担当委員長名 :大迫 陽平     確認日:2018年 3月 18日

1.事業目的

鹿児島県・鹿児島市がJCI、日本JCに対し歓迎の意を伝える場を設けることを目的とします。

2.事業の方向性
ASPAC誘致・開催にあたり、様々な支援をいただいている、鹿児島県・鹿児島市への感謝の気持ちを表すとともに各国主要メンバーへ鹿児島ならではのおもてなしを感じていただける設えとする

3.実施日時
2018年5月23日(水)12:30~14:00

4.実施場所・会場
島津重富荘 リヴィエール(150名収容)

5.参加員数計画並びに参加推進方法
80名 ※リスト精査中

6.予算総額
¥480,000-

7.外部協力者
国際青年会議所
島津重富荘

8.コンプライアンス確認有無

9.対外配布資料の有無
有(招待状)

10.実施組織
皇室・日本JC担当委員会

11.事業内容

【式次第】

  1. 開会
  2. オープニングイベント
  3. 鹿児島県知事挨拶
  4. 鹿児島市長挨拶
  5. 乾杯
  6. 歓談
  7. ギフト交換
  8. JCI会頭挨拶
  9. ASPAC大会議長挨拶
  10. 閉会

【対象者】招待者
JCI役員、各NOM会頭、日本JC役員他
※招待者リスト作成し、JCI、古賀エリアマネージャーに精査依頼中
各招待者の同行者(配偶者・お子様)を含め80名程度を想定。
知事市長招待レセプション招待者(案)

【オープニング演奏について】
奄美つむぎんちゅに島唄による披露。
ホームページ

【料理・飲み物】
ミニコースを用意。→メニュー構成(案)
ベジタリアン、食物アレルギー・子供向けメニューについては別途対応。

乾杯用スパークリング・ビール・日本酒・ワイン(赤・白)・ソフトドリンクは重富荘側で用意。
→ドリンク種類を減らして、ドリンク料金を下げられないか交渉中
鹿児島JCメンバー・シニアクラブメンバーの酒造メーカー各社に、鹿児島県産の焼酎の提供を呼びかけ、ドリンクブースで提供する予定。(持込料金不要、重富荘確認済み)
→協賛部会と相談。

【会場設営について】
ステージ(奥行120㎝×高さ20㎝×幅最大600㎝)
バックパネル(幅550㎝×高さ250㎝)→横断幕に変更。

【備品について】
ワイヤレスマイク1本、スタンドマイク1本、司会台、BGM、ステージ装花
持込み:バックパネル・焼酎各種

【他部会への依頼】
交通担当部会:前後のファンクションへのバス手配
サイン業務担当部会:会場内バックパネルの手配→横断幕に変更、サイン部会で予算下りない場合は本ファンクション費用から捻出する。

12.メンバー及びボランティアへの依頼事項
受付や場内誘導係りお願いいたします。

13.調査分析
【ハラール等、宗教上の食事制限への対応について】
2/2のJCI古賀エリアマネージャーとの打ち合わせにおいて、鶏肉料理であれば大体の方が食べられるとのアドバイスをいただきました。これを受け、メイン料理は鶏肉料理で構成していただくよう、重富荘に要請しました。

完全ハラール対応のデリゲイツがいらっしゃる可能性があることがわかりました。(3/5打ち合わせ)

【飲料・備品の持込について】
焼酎、バックパネルの持込については、持込料金不要の旨、重富荘より申し出をいただきました。

14.添付資料
知事・市長招待レセプション式次第(案)
知事市長招待レセプション・大会成功祈願式招待者(案)
メニュー構成(案)
見積書(島津重富荘)

15.前回までの流れ(意見対応)
・70万円から削減予定。
→ドリンクメニューを削減し、当初実行予算内に収められるようにいたしました。

・メニューなど重富荘打ち合わせして添付する。
→メニュー構成(案)を添付いたしました。

16.議案上程スケジュール
平成30年 2月23日 COC会議  報告
平成30年 3月19日 COC理事会 審議
平成30年 3月23日 COC会議  審議

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