カンファレンスブック企画(案)の件

議題名    :カンファレンスブック企画(案)の件
部会名    :事務局
委員会名   :総務委員会
事務総長名  :近藤 慶太郎  確認日:2018年3月18
部会長名   :假屋 周平   確認日:2018年3月18
担当委員長名 :保 直延   確認日:2018年3月18

1.事業目的
2018 JCI ASPAC 鹿児島大会の成功を通じて世界に誇れる鹿児島を実現させるためには、大会会場へ足を運んでくださる方々が、快適に大会を過ごして頂けるようにしなければなりません。その為には、不慣れである鹿児島の地や大会に関する情報を的確に得られる様な工夫が不可欠です。すべての大会参加者が、必要な情報を得られる為に、本件を企画いたします。

2.事業の方向性
・大会概要、会場情報を載せ、不慣れな土地で国際会議に参加する来訪者が快適に大会期間を過ごせるための一助なるものとする。
・スポンサー広告等も掲載し、鹿児島の経済活性化の一助となる事も意図とする。
・海外滞在中のトラブルが起こっても安心して対応できるような情報も掲載し、大会参加者を手厚くサポートできるものを計画する。

3.実施日時
平成30年3月24日より

4.実施場所・会場
大会会場にて配布(大会登録キットへの同封を計画する)

5.参加員数計画並びに参加推進方法
なし

6.予算総額
¥1,826,550-

1−1.予算書(カンファレンスブック).xlsx
1−2−1.印刷見積書(カンファレンスブック)朝日.pdf
1−2−2.印刷見積書(カンファレンスブック)可愛.pdf
1−2−3.印刷見積書(カンファレンスブック)渕上.pdf
1−3.翻訳見積書(カンファレンスブック).pdf

7.外部協力者

2月中旬現在の登録業者リストより3社へ見積および表紙デザイン案の提出依頼を実施。
【見積依頼業社】
・株式会社朝日印刷
・株式会社渕上印刷
・株式会社可愛印刷

8.コンプライアンス確認有無
有り

9.対外配布資料の有無
1−4.見積依頼書(カンファレンスブック).pdf
1−5.仕様書(カンファレンスブック).pdf

10.実施組織
COC 事務局

11.事業内容
1−4.見積依頼書(カンファレンスブック).pdf
1-6-1.朝日印刷 表紙案01.pdf
1-6-2.朝日印刷 表紙案02.pdf
1-6-3.朝日印刷 表紙案03.pdf
1-6-4.可愛印刷 表紙案01.pdf
1-6-5.可愛印刷 表紙案02.pdf
1-6-6.可愛印刷 表紙案03.pdf

<発行予定部数>
・8,350部(大会登録キットと同数にて計画)
<掲載内容>
・JCI Creed,Vision,Misson,JC宣言文・綱領  
・大会テーマ・スローガン
・挨拶(英語および日本語対応)
  鹿児島県知事、鹿児島市長、JCI会頭、理事長、実行委員長、日本JC会頭
  日本JC副会頭、JCIセネター理事長
・COC組織図
・スケジュール(英語および日本語対応)
・大会概要・ファンクションの案内(英語および日本語対応)
・エクスカーション・開催地案内(英語および日本語対応)
・会場アクセス・施設情報(英語および日本語対応)
・広告(掲載企業数により変動する場合があります)
※当初予定していたデリゲイツランチ、ガラディナーのチケットはカンファレンスブックから外します。

12.メンバー及びボランティアへの依頼事項

1-7.構築スケジュール概要(カンファレンスブック).pdf
ブックに掲載する記事に関して、原稿を4月上旬までにCOC事務局まで提出してください。
・協賛企業広告(協賛部会)
・当日参加分のエクスカーション情報(おもてなし担当部会)

13.調査分析
JCI ASPAC ウランバートル大会
表紙 目次 ごあいさつ COC組織図(写真付) 大会プログラム

会場情報 協賛企業広告 周辺施設 裏表紙

国際会議に参加するにあたり、土地勘のない場所での行動によるストレスを無くすためには情報提供を充実させる必要があります。スマートフォンの普及によりインターネットを使用しても情報は取れますが、電波状況等、場所を選ばずに入手できるという長所を生かした紙媒体での情報提供も効果的だと考えます。公式ホームページやSNSとの連係による相乗効果も期待できますが、カンファレンスブック自体がお土産になるという側面も持ち合わせており、提供による参加者へのメリットは非常に高いと考えます。

14.添付資料
1−1.予算書(カンファレンスブック)180318.xlsx
1−2−1.印刷見積書(カンファレンスブック)朝日180318.pdf
1−2−2.印刷見積書(カンファレンスブック)可愛180318.pdf
1−2−3.印刷見積書(カンファレンスブック)渕上180318.pdf

1−3.翻訳見積書(カンファレンスブック).pdf
1−4.見積依頼書(カンファレンスブック).pdf
1−5.仕様書(カンファレンスブック).pdf
1-6-1.朝日印刷 表紙案01.pdf
1-6-2.朝日印刷 表紙案02.pdf
1-6-3.朝日印刷 表紙案03.pdf
1-6-4.可愛印刷 表紙案01.pdf
1-6-5.可愛印刷 表紙案02.pdf
1-6-6.可愛印刷 表紙案03.pdf
1-7.構築スケジュール概要(カンファレンスブック).pdf

添付資料まとめ.zip

 

15.前回までの流れ(意見対応)

【3月COC正副室長会議】
 特に無し

【10月COC理事会】
(意見)全体の構成を考えてください。
(対応)反映させました。

(意見)協賛企業担当部会ともうち合わせをし、整合性をもたせてください。
(対応)担当部会と綿密に打ち合わせの上、企画いたします。

【10月COC正副室長会議】
(意見)ページ割りを考えてください。
(対応)協賛企業の掲載数を考慮の上、ページ割りを検討いたします。

(意見)協賛企業担当部会ともうち合わせをし、整合性をもたせてください。
(対応)担当部会と綿密に打ち合わせの上、企画いたします。

16.議案上程スケジュール

第7回 COC会議 2017年10月23日 協議
第8回 COC会議 2017年11月22日 審議
第12回COC会議 2018年 3月23日 審議
ASPAC鹿児島大会終了後 COC会議にて報告審議

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