一般ボランティア運営計画(案)の件

議題名    : 一般ボランティア運営計画(案)の件
部会名    : COC事務局
委員会名   : 
事務総長名  : 近藤 慶太郎  確認日:2018年3月18
部会長名   : 假屋 周平   確認日:2018年3月18
担当委員長名 : 保 直延    確認日:2018年3月18

1.事業目的
JCI ASPAC鹿児島大会の円滑な運営と参加者へのスムーズな対応を行い、市民に国際交流の機会を提供することを目的とします。

2.事業の方向性
大会開催中にご協力いただくボランティアの業務内容説明を行い、大会期間中の業務運営を行います。

3.実施日時

・各種団体、教育機関への案内及び協力依頼
2018年3月下旬~4月中旬


・ボランティア事前説明会
2018年4月29日(日) 10:00~12:00

※事前説明会は一般成人向けとし、学生に対しては学校やサークル単位で説明会を開催させていただく予定です。開催日程につきましては、各学校と調整しながら進めます。

 

・ボランティア業務説明会1

2018年5月13日(日) 13:00~16:30

 

・ボランティア業務説明会2

2018年5月19日(土) 13:00~16:30

 

4.実施場所・会場
・ボランティア事前説明会
 サンエールかごしま 中研修室1

 所在地:鹿児島市荒田1丁目4-1

 電話:099-813-0850

 

・ボランティア業務説明会

 鹿児島市社会福祉協議会ボランティアセンター

  所在地:鹿児島市山下町15-1

  電話:099-221-6072

 

5.参加員数計画並びに参加推進方法

■一般ボランティア
・400名(内200名は外国語会話スキルを有する方)

■参加推進方法

・行政機関に登録してあるボランティアへ協力依頼

・国際交流関係各種団体ホームページにて募集告知

・鹿児島県教育委員会、鹿児島市教育委員会へ協力依頼(外国語系教員)

・メディア等、情報発信機関への募集掲載依頼
・鹿児島県内の大学や国際系専門学校等へ協力依頼

 

6.予算総額
¥592,700-

1-1.予算書

7.外部協力者

・鹿児島県国際交流協会

・鹿児島市国際交流財団

・鹿児島大学

・鹿児島国際大学

・iBS外語学院

 

8.コンプライアンス確認有無

9.対外配布資料の有無

10.実施組織
COC事務局

11.事業内容
一般ボランティア運営

<事前説明会>

・ASPAC概要説明

・外国語会話スキル確認

 

<業務内容説明会>

・配置割り振り

・シフト編成(各日 午前/午後/夕方以降)

・業務内容説明(各部会ごと)

 

<大会期間中>

・ボランティアが必要となるファンクションへ人員を配置します。

・配置割り振りについては、各ファンクションにおける外国語能力の必要性に応じて、能力の高低を基準にグループ分けを行います。

・配置ファンクション及び業務

 1.各会議体及びセミナー等の受付補助(通訳含む)

 2.各会場での誘導、案内

 3.インフォメーションブースでの業務補助(通訳含む)

 4.本部団での通訳及び翻訳業務

 5.各ファンクションにおける受付補助及び内部スタッフ業務

尚、ボランティアには目印として、オリジナルビブス着用に加え、会話可能言語国の国旗のバッジを付けてもらいます。

また、大会期間中に人員不足が予想される場合は、他ファンクションとの調整を行い、事前に予想される場合は都度調整しながら配置いたします。

 

12.メンバー及びボランティアへの依頼事項

・ボランティア運営へのご協力をお願いいたします。

・各担当ファンクションでの役割説明にご協力をお願いいたします。

・必要人員数の希望がある場合は、お早めにご連絡ください。


13.調査分析
■ボランティアが必要となる作業
・各種ファンクションの受付業務及び補佐(通訳含む)
・各会場での誘導、案内
・インフォメーションブースでの案内
・本部での通訳及び翻訳業務
・ウェルカムパーティ等の受付及び内部スタッフ
・駐車場整理

各人の外国語会話スキルに応じた職務分担とする必要がある。

■募集人数
2009年に鹿児島で開催した国際アカデミーの際に通訳ボランティアとして、延べ175名の動員をしております。
今回は国際アカデミーに比べ、規模も大きく、また、通訳以外のボランティアも多数必要となると考えます。配置予定人数を算出し、最大約200名を必要とする日を基準とし、延べ人数で通訳ボランティア200名、その他ボランティア200名の計400名が必要となると考えます。

■ボランティア事前説明会について
ボランティアとして参加していただくにあたり、ASPACに対し、ご理解いただいた上で参加いただく事で、各種業務がより円滑に行えるものと考えます。

■ボランティア業務内容説明会について
参加していただくボランティアには、事前説明会での内容を踏まえた上で、JC用語や参加者への対応等、知識と節度を持った姿勢で臨んでいただくべく、業務内容について学んでいただく場が必要であると考えます。

また、説明会では英会話スキルや担当部署に応じたグループ分けを行い、当日困惑しないよう、事前にシミュレーションを行い、対応スキルを向上していただく必要があると考えます。

 

14.添付資料

1.予算関係
1-1.予算書

1-2.見積書((株)アイキカク(ビブス))

1-3.見積書((株)アイキカク(バッジ))

1-4.見積書(明和食品(弁当))

1-5.見積書(松栄軒(弁当))

 

2.事前説明会運営資料
2-1.式次第
2-2.タイムスケジュール

2-3.備品リスト

3.業務内容説明会運営資料

3-1.式次第

3-2.業務担当割り

3-3.タイムスケジュール

3-4.備品リスト

 

4.動員関係

4-1.募集チラシ配布リスト
4-2.学校向けボランティア依頼文
4-3.学校向けお礼状
4-4.チラシ及び申込書
4-5.事務局電話対応マニュアル
4-6.ボランティア承諾書

4-7.必要予定人数割り当て

 

5.ビブス・バッジ

5-1.ビブス及びバッジデザイン

添付資料まとめ

15.前回までの流れ(意見対応)

 

16.議案上程スケジュール
第12回 COC会議 2018年 3月 23日 審議

ASPAC鹿児島大会終了後 COC会議にて報告審議

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