落とし物対応計画(案)の件

議題名    :落とし物対応計画(案)の件
部会名    :COC事務局
委員会名   :総務委員会
事務総長名  :近藤 慶太郎  確認日:2018年3月18
部会長名   :假屋 周平   確認日:2018年3月18
担当委員長名 :保 直延    確認日:2018年3月18

1.事業目的
2018 JCI ASPAC 鹿児島大会期間中の落とし物への対応を目的といたします。

2.事業の方向性
大会期間中の落とし物に対して情報共有と受け渡しのマニュアルを構築し、スム-ズな対応を行う必要があります。

3.実施日時
2018年5月23日~2018年5月27日

4.実施場所・会場
開催中各地会場

5.参加員数計画並びに参加推進方法
なし

6.予算総額
なし

7.外部協力者
なし

8.コンプライアンス確認有無
なし

9.対外配布資料の有無
なし

10.実施組織
COC事務局

11.事業内容
【準備段階】
・落とし物が発生した場合の対応に備えて、フローチャート、マニュアルを作成し、各部会への周知を行います。
・各部会に落とし物担当者を設け専用LINEグル-プで情報共有を行います。
1-1.落とし物対応フローチャート.pdf
1-5.落とし物運営マニュアル.pdf
1-2.各会場管理場所リスト.pdf

【実施段階】
・事案が発生した場合には、落とし物対応フローチャートにそって対応を行います。
 ①各会場で落とし物が発生した場合、各部会落とし物担当が主導となり対応します。その場で、所持者が分かった場合や申し出があった場合は、確認後返却する。返却した場合でもCOC事務局(落とし物担当)に情報を連絡します。
 ②落とし物拾得者の氏名・電話番号を必ずヒアリングします。
 ③所持者が分からなかった場合や申し出がなかった場合は、ファンクション終了後、各会場管理場所に持って行っていただき、各会場管理場所で保管します。
1-3.各部会落とし物担当者表.pdf

・発生事案ごとの日時・場所・拾得物・拾得者・拾得者連絡先・受領者・受領者連絡先などの取りまとめを行います。
1-4.落とし物対応集計表.pdf

・COC本部団に落とし物の申し出があった場合は、確認後、各会場保管場所へ誘導します。
・対応時間は、COC本部団開放時間とします。
・大会終了後、遺失者が判明しなかったものに関しては、落とし物対応集計表を各会場保管場所へ提出します。

12.メンバー及びボランティアへの依頼事項
【メンバー】
・落とし物対応フローチャートのメンバーへの周知をお願いします。
・各部会落とし物担当者の方へは、事案が生じた際に、確実な対応と速やかな情報連絡をお願いします。

13.調査分析
なし

14.添付資料

1.運営資料
1-1.落とし物対応フローチャート.pdf
1-2.各会場管理場所リスト.pdf
1-3.各部会落とし物担当者表.pdf
1-4.落とし物対応集計表.pdf
1-5.落とし物運営マニュアル.pdf

資料まとめ.zip

15.前回までの流れ(意見対応)

【3月COC正副室長理事会】
特になし

16.議案上程スケジュール

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