仮会員オリエンテーション(案)

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

仮会員オリエンテーション(案)

会議名

2018年 3月 理事会

種 別

2018年 3月 20日 審議

委員会名

LOM活性化委員会

担当室長名

 日髙 大介

確認日

2018年 3月17日

委員長名

 切原 大悟

確認日

2018年 3月17日

副委員長名

 上野 誠
 濱田 和幸
 増山 洋平

作成日

2018年 3月17日

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他1 指導力開発事業

1.事業名

仮会員オリエンテーション

2.事業実施に至る背景

鹿児島青年会議所への入会希望者は、期待と不安で入会されますが、今後の活動をしていく上で大きな財産となるべく、期待を膨らまし不安を解消出来るよう努めなければなりません。組織に溶け込み活動・運動に円滑に参画していただくために、鹿児島青年会議所の方向性・活動内容を理解していただくことやこの組織が自己成長の場であることを認識していただくことが必要と考え、仮会員オリエンテーションを計画いたします。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

青年会議所の方向性を理解し、鹿児島青年会議所の活動を知ってもらうことで、仮会員の足並みを揃え、積極的に活動に参画するきっかけとなることを目的とします。

5.事業内容

【仮会員オリエンテーション】

①JCの理念・鹿児島JCの組織
JC運動の理念、鹿児島JCの組織について説明を行い、青年会議所の方向性を確認して頂きます。

②室・委員会の活動内容紹介
2018年度 鹿児島青年会議所の室・委員会の活動内容と各委員会が行う職務分掌を、室長・委員長からプレゼンテーションを行って頂きます。

③JCI  ASPAC  鹿児島大会について
2018年 JCI ASPAC 鹿児島大会について、COCよりプレゼンテーションを行って頂きます。

④基本的事項の説明
鹿児島青年会議所で活動するにあたって必要な基本的事項を説明します。

⑤セレモニーの説明
クリード・ミッション・ビジョン・JC宣言・綱領を説明し、仮会員にも考えていただきます。

⑥仮会員プレゼンテーション
入会希望者が自己紹介及び与えられたテーマに関する3分間のスピーチを行い、与えられた時間で自分の意見をまとめプレゼンテーションする機会を提供します。

【欠席者への対応】
・補講を実施します。3分間スピーチに関しては、8月臨時総会時にプレゼンしていただきます。また、補講の際、推薦者は必ず出席していただきます。

6.実施日時

【仮会員オリエンテーション】
平成30年 4月 14日 土曜日
仮会員オリエンテーション 時間:13時30分~19時00分
懇親会             時間:20時00分~21時30分
                 会費:4,000円

【補講】

平成30年 4月 18日 水曜日
時間:19時00分~21時00分

7.実施場所・会場

 【仮会員オリエンテーション】
鹿児島相互信用金庫 本店 6F 大会議室
〒892-0822 鹿児島市泉町2-3
TEL 099-223-5111

【補講】
鹿児島相互信用金庫 本店 6F 大会議室
〒892-0822 鹿児島市泉町2-3
TEL 099-223-5111

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥ 55,000ー 
1-1.事業収支予算書.xls

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数計画】

対象者

参加員数

仮会員

 50名

理事役員

 25名

正会員

108名

LOM活性化委員会

(委員長 除く)

 16名

合計

199名

 

【参加推進方法】

・拡大推進会議において、仮会員はオリエンテーションを受けることが入会条件である事を会員拡大担当者へ周知し、各委員会において拡大活動の際にその旨を盛り込んでもらうように全メンバーへ伝えます。

・拡大推進会議において、参加対象者を会員拡大担当者へ周知し、各委員会においてその旨を伝えて貰い参加推進を行います。

・推薦者には、個別にLOM活性化委員会メンバーから連絡して、仮会員に必ず出席して頂くように依頼していただきます。

・仮会員オリエンテーション会場が、鹿児島相互信用金庫の会議室になっているので、入会希望者及び推薦者には、資料・電話等での周知をいたします。
・エントリーボードを立ち上げ、推薦者への案内と出欠の確認行います。

 

10.外部協力者・団体

鹿児島相互信用金庫(会場提供)

11.実施組織

LOM活性化委員会

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2018年 1月 9日(火)

1月正副室長会議

 

2018年 1月16日(火)

1月理事会

【協議】

2018年 2月 6日(火)

2月正副室長会議

 

2018年 2月13日(火)

2月理事会

【協議】

2018年 3月 6日(火)

3月正副室長会議

 

2018年 3月20日(火)

3月理事会

【審議】

2018年 4月14日(土)

仮会員オリエンテーション

【実施】

2018年 4月18日(水)

仮会員オリエンテーション補講

 

2018年 6月 5日(火)

6月正副室長会議

 

2018年 6月12日(火)

6月理事会

【報告】

 

13.前年度よりの引継事項

【前準備段階】

<良かった点>
・担当委員会として、本オリエンテーションを通して仮会員に特に理解して頂きたい内容を選定してプレゼンテーションを準備し、また理解度を検証するためにその内容に対応したアンケートを準備することができました。
→今回も理解度を検証するために、即したアンケートを準備します。

・アンケートを簡単なテスト形式にすることで、本オリエンテーションに参加の仮会員にはアンケートも通してオリエンテーションの内容、特にJCで活動していくにあたって重要な点を再確認していただくことができました。
→今回も簡単なテスト形式にします。

・本オリエンテーションの会場選定について、アクセスも良く、最大200名を収容できて、また懇親会も開催できる会場という条件に合い、かつ当日空いていた会場としてTKPガーデンシティを使用いたしました。同条件で、もし空いていれば城山観光ホテル、ホテルレクストン、ジェイドガーデンパレスなどの会場がありますが、設備等実際使用しての意見も含め、今後もTKPガーデンシティについて候補として検討して良いものと考えます。
→予算の面上、会場はできるだけ安いサービスがあるところを検討します。

<悪かった点>
・会の設営準備に手間取り、プレゼンテーションの練りこみ及び練習を十分に準備することができませんでした。
→前日より前に、練り込みや練習を行うようにします。

・準備の早い段階で委員会メンバーを受付、司会、進行などの担当に割り振ることができませんでした。そのため、それぞれの担当での準備不足やシミュレーション不足にもつながりました。早い段階で当日の動きに合わせた担当を決め、担当それぞれでもしっかりと準備ができるようにしていく必要があると考えます。
→担当者を決め、どのような役割なのかを認識してもらいます。

・3分間スピーチの進行担当を決めていなかったため、当日直前での仮会員の確認及びそれに合わせたスライド確認などの準備が不十分となりました。担当者が当日の動きを把握し、準備、シミュレーションできるよう、特に3分間スピーチには仮会員の誘導担当、演者の確認担当、スライド操作とチェックの担当を決めるなどの対応が必要であると考えます。
→それぞれの担当者を決めるようにします。

・委員長が会場担当も兼ねて食事の人数設定なども実施したため、十分な調整が図れず食事がやや少な過ぎる結果となりました。会場担当者は、受付担当者からの参加人数報告を元に過不足のない懇親会の設えをする必要があると考えます。
→会場全体の統括担当者を決めるようにします。

【参加推進】

<良かった点>
・入会希望者面接時にオリエンテーションの案内状を渡し、参加義務を伝えるとともに出欠確認を行っていた為、入会辞退の意思表示のあった1名を除いて仮会員24名中23名の参加をいただくことができました。
→必ず、参加義務の確認を面接時に行うようにします。

・今回、欠席者対応は計画していましたが仮会員に対して特に欠席時のフォロー体制については案内いたしませんでした。入会条件であるオリエンテーションが1日しか選択肢がないことで、仮会員には危機感を持ってスケジュール調整していただけたため、仮会員24名中23名の参加につながったものと考えます。
→入会希望者には、事前に案内を促すようにします。

<悪かった点>
・正副理事役員、拡大担当副委員長・スタッフに対しては、オリエンテーション前の出欠確認を行いましたが、推薦者への出欠確認を失念しておりました。また、それ以外の正会員に対して積極的な参加呼びかけを実施いたしませんでした。そのため、正会員の出席が27%(40名)と少ない結果となりました。正会員と仮会員が交流する最初の機会であるため、全正会員に対してこの趣旨を踏まえて積極的な参加呼びかけを実施していく必要があると考えます。
→推薦者への出席を依頼するようにします。

【オリエンテーション】

<良かった点>
・本オリエンテーションでは、仮会員として活動に参加するにあたって特に知っておいていただきたい内容について強調してお伝えしました。アンケート結果からも、高い割合で理解して頂けたことを確認できました。
→特に知っておいて頂きたい内容は、強調して伝えるようにします。

・室・委員会紹介では、それぞれの時間は超過したものの室長、委員長の熱のこもったプレゼンをしていただくことができました。アンケート結果で「JCの活動内容への理解が深まったか」の質問に対し85%が深まったと回答し、興味を持った活動、運動についての質問に対しても1/3が具体的な委員会名や事業名を回答するなど、室、委員会の内容をしっかりと印象付ける結果に繋がったものと考えます。
→室・委員会紹介時のプレゼンでは、各委員長に熱のこもったプレゼンをしていただくように依頼します。

<悪かった点>
・事前の準備不足のため、当日の受付担当者が参加予定者を把握できず受付に手間取る結果となりました。また、3分間スピーチへの反映にもつなげることができず、3分間スピーチ時に混乱が発生してしまいました。担当者を決めた上での受付準備とシミュレーションが必要であると考えます。
→準備とシミュレーションを行います。

・練習・リハーサル不足のため、オリエンテーションの各パートで予定時間を大幅に超過してしまいました。今後は、事前のリハーサルを重ねて時間設定をブラッシュアップしていく必要があると考えます。
→リハーサルを行います。

・タイムキーパーを設置することができなかったため、オリエンテーションの各パートで予定時間を大幅に超過する一因となりました。タイムキーパーを設置して随時、演者に残り時間を伝えていく必要があると考えます。
→タイムキーパーを設置するようにします。

・仮会員の3分間スピーチ時にスクリーンに演者とお題を表示しましたが、冒頭で実際の演者とスライドを誤って表示してしまいました。人数も多く、当日急な用事で早退される、遅参されるなど不測の事態が発生することもあります。確実に3分間スピーチ進行担当メンバーを決めて、演者とスライドの確認、また場合によっては直前での急な修正にも対応できるよう、しっかりと事前の準備をする必要があると考えます。
→スライドには、演者名は入れないようにします。

【補講について】

<良かった点>
・今回、欠席者への対応についてはオリエンテーション時に撮影した動画を見ていただき、かつ理解度を確認するための本講使用のアンケートに回答・提出していただく計画でしたが、全員出席いただけたため実施いたしませんでした。欠席者対応ないし補講については、オリエンテーション本講出席を大原則としつつ、当日急用でどうしても参加できなかった方へのフォローとして準備しておく必要があると考えます。
→補講を実施します。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

工夫1:仮会員が入会するにあたり、青年会議所のセレモニーの説明をします。
効果1:どんな会議でも最初に行う基本的なことを理解していただくことで、今後の活動の基盤となります。

工夫2:推薦者による仮会員の紹介スピーチは実施せず、仮会員本人のみによる3分間スピーチを実施いたします。
効果2:1人でのスピーチを求められることで、本来の自分と向き合える機会となります。

工夫3:補講を実施します。
効果3:補講を実施することで、本講と同じ気づきを得ていただくことができます。

【地球環境への配慮】
出席者に公共交通機関で来場いただく様、書面や面接時にて働きかけを行います。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査1】
オリエンテーションについて

オリエンテーションとは、新しい環境などに順応させるための説明会・教育、また、これから一緒に活動・運動をする同志に同じ考えや方向性を説明する機会である。(小学館提供 大辞泉より)

【分析1】
オリエンテーションで、これからどういった活動の中に身を置くのかを説明し、同時に方向性を説明することで、考え方を揃えることが目的です。そのため、入会していただいた方には、早いタイミングで当面参加していただかないといけない活動を理解していただきスケジュールの確認をしていただくとともに、青年会議所自体や鹿児島青年会議所の方向性を理解いただくことで今後の活動がよりスムーズになり、JC活動に対し意欲あるポジティブな仮会員となることが期待できます。このことから2018年度の活動を行っていくにあたって、今年度入会いただくメンバーには仮会員研修の前に組織としての方向性を理解いただくことが重要と考えます。

【調査2】
スピーチの時間について、調査いたしました。

プレゼンテーションの時間と原稿の文字数について調査したところ、「おおよそアナウンサーは1分間で300字前後を目安として」いて、時間と原稿文字数の目安として「3分で800文字前後」を目安とすると良いようです。(阿隅和美オフィシャルブログ本当に伝わる「話し方クオリティ」『プレゼンは、1分間に何文字でしゃべるのが効果的か?』2014年11月23日

また、テレビ番組の視聴率を統計した知見として「2000万人のデータ」から「限界3分」であり、「3分30秒ぐらいからチャンネルを変えられ」てしまうというデータがあります。(株式会社イズ・アソシエイツ スペシャルインタビュー 東  浩司氏 公開年月日不明)また併せて「3分で、しっかり起承転結を入れて、メッセージを入れて作れる人」は「1時間番組も作れる」という意見も述べています。

【分析2】
調査2に記述されている通り、3分間スピーチでしっかりと起承転結を入れて作れる人は、1時間番組も作れる意見もあることから、全体を把握できるようになる力を養えるようになり、まとめる力も備わるようになると考えます。また、3分間で800字前後のスピーチは、事業計画書の文字数に近くなり、自分の思いをいかに伝えることができるようになる力も養えます。

青年会議所での活動を端的に体験することができて、「修練」「仮会員の人物を見る」「今後の委員会振り分けの資料」となる短いスピーチですが、【調査1、分析1】・【調査2、分析2】のデータを踏まえ、入会希望者の皆さまには3分間でプレゼン内容をまとめ発表していただくことが最適であると考えます。

 

   【ビジョン】

青年会議所を知り鹿児島青年会議所の方向性を理解することにより、仮会員が組織に溶け込み活動に対しても積極的に溶け込むことにつながります。また、修練を積む機会を体験することが、今後のJAYCEEとしての第1歩となることで、組織の活性化の一助となり、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

16. メンバーへの依頼事項

・オリエンテーション会場は鹿児島相互信用金庫の会議室です。会場の周知をお願い致します。
・各室長・委員長の方々には、委員会事業紹介にあたり、3月20日理事会承認後、4月 7日までに委員会紹介パワーポイントの作成をお願いいたします。フォーマットはLOM活性化委員会からお渡しいたします。頂いたデータをまとめ次第、審査会議のチェック、理事役員の皆様にご確認していただきます。
・服装は、スーツ、ネクタイ、バッジ、ネームプレート着用にてお願い致します。
・遅刻のないようにお願い致します。
・補講は行いますが、必ず仮会員オリエンテーションの参加を促す様にお願いいたします

17. 協議・審議のポイント

背景・目的・事業

18.正副会議での意見及び対応

【第3回正副室長会議】

意見1:3分間スピーチのお題は、例として簡単なものを提示してください。
対応1:簡易的なお題の例をあげ、フリートークで3分間スピーチを行います。お題資料の中の項目を減らしています。

意見2:アンケートの3番は、難しいと思うので、見直してください。
対応2:修正し、内容を変更いたしました。

意見3:概要書を添付するようにしてください。また、事業で使用するもの等に審査対象がある場合は、それを添付してください。
対応3:事業の概要書を添付しました。

意見4:補講を行わないとなっているので、訂正をしてください。
対応4:補講は実施します。場所と時間を記載います。

 

【第2回理事会】

意見1:添付資料「タイムスケジュール」の中、正確な記述をお願いします。
対応2:「JC宣言」→「JC宣言文」に修正しました。

意見2:懇親会をするのであれば、スケジュールを付けてください。
対応2:実施日時に、追記しました。

意見3:欠席者への対応で、本講と同じ効果を得られるようにしてください。
対応3:補講を行います。

意見4:「添付資料3-4.お題、どんな青年会議所にしたいですか」を精査してください。
対応4:精査し、削除しました。

意見5:VMVありきの構成になっていますので、見直しをお願いします。
対応5:事業内容を見直しました。

意見6:背景・目的を今一度見直しをお願いします。
対応6:見直して、「足並みを揃える」に修正しました。

【第2回正副室長会議】

意見1:議案本文のスケジュールが間違えています。
対応2:スケジュールを修正致しました。

意見2:スピーチは、1分間ではなく3分間にしてください。
対応2:スピーチの時間を3分間にしました。

意見3:欠席者への対応を再考してください。
対応3:欠席者への対応を再考し、記載致しました。

意見4:アンケートの活動年齢部分で、「亡くなるまで」は、いりません。
対応4:再考し、別の表記にしました。

意見5:講師交通費部分、見積書の印鑑がありません。
対応5:講師が変わるため、見積書を削除致します。

意見6:背景・ビジョンがわかりにくいため、再考してください。
対応6:背景・ビジョンを再考しました。

【第1回理事会】

意見1:オリエンテーションの背景の線引きが出来てきたら、背景の文言が変わってくるのではないでしょうか。
対応1:線引をして、背景の文言を修正致しました。

意見2:欠席者への対応で、理事役員へのヒアリングを行っていただくより、出席者と同じような学び・気づきを得られるようなものを記載してください。
対応2:14.【効果3】に記載致しました。

意見3:資料の事業マニュアルと事業プレゼンの内容が一緒なので、どちらか削除をお願いします。
対応3:事業マニュアルを削除致しました。

19.その他(添付予定資料等)

【審議資料】

1.予算書
1-1.事業収支予算書.xls
1-2.ネームプレート.pdf

2.配布資料など
2-1.式次第.pdf
2-2.アンケート.pdf
2-3.横断幕.pdf
2-4.案内文.pdf

3.オリエンテーション
3-1.タイムスケジュール.pdf
3-2.オリエンシナリオ.pdf
3-3.事業紹介マニュアル.pdf
3-4.3分間スピーチお題.pdf
3-5.オリエンテーション概要.pdf

4.参考資料
4-1.NEWJAYCEE.pdf
4-2.NEWJAYCEE_STEP1 .pdf
4-3.NEWJAYCEE_STEP2 .pdf
4-4.NEWJAYCEE_STEP3 .pdf

4-5.NEWJAYCEE_STEP4 .pdf
4-6.LOM強化室 基本方針・事業計画書(LOM活性化委員会).pdf
4-7.LOM強化室 年間事業フレーム(LOM活性化委員会).pdf

20.当日回覧資料

 なし

21.添付資料

添付資料まとめ.zip

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