入会希望者面接(案)

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

入会希望者面接(案)

会議名

2018年 3月理事会

種 別

2018年 3月20日 審議

委員会名

LOM活性化委員会

担当室長名

 日髙 大介

確認日

2018年 3月17日

委員長名

 切原 大悟

確認日

2018年 3月17日

副委員長名

 上野 誠
 濱田 和幸
 増山 洋平

作成日

2018年 3月17日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他1 指導力開発事業

1.事業名

入会希望者面接

2.事業実施に至る背景

入会希望者に対して、会員になろうとする者の審査等に関する規定に基づき入会申込書・推薦趣意書の記載内容を最終確認するとともに、入会申込書・推薦趣意書記載以外の要項を確実かつ公正に審査し、入会の適否を判断する必要があります。

3.事業目的(対外)

入会希望者が鹿児島青年会議所に入会できる状況及び、入会の意思があることを確認することを目的とします。

4.事業目的(対内)

公正な審査を行う事で「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に照らし、入会希望者と推薦者に対して公正に適否を判断することを目的とします。

5.事業内容

【入会希望者面接】
LOM活性化委員会メンバー・拡大推進担当副委員長・拡大推進担当スタッフが面接官となり、入会希望者と推薦者(2名)に対し、面接を行います。
入会希望者面接要項に基づき、入会申込書・推薦趣意書との照合確認を行い、規程に基づいて質問するとともに、審査基準に照らして厳正なる判断を行い、推薦趣意書に意見書を添えて理事長に提出します。

6.実施日時

【入会希望者面接】
平成30年 4月 7日 土曜日
時間:10時00分~12時00分

【入会希望者面接予備日】
平成30年 4月 8日 日曜日
時間:10時00分~12時00分

7.実施場所・会場

【入会希望者面接】
鹿児島相互信用金庫 本店 6F 大会議室 (会場地図)
〒892-0822 鹿児島市泉町2-3
TEL 099-223-5111

【入会希望者面接予備日】
鹿児島相互信用金庫 本店 6F 大会議室
〒892-0822 鹿児島市泉町2-3
TEL 099-223-5111

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥11,800-

1-1.事業収支予算書.xls

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数計画】

対象者

参加員数

入会希望者

 50名

理事役員

 25名

会員拡大推進担当副委員長

  8名

会員拡大推進担当スタッフ

  8名

LOM活性化委員会

(委員長、担当副委員長、担当スタッフ除く)

 14名

推薦者

100名

合計

205名

 

【参加推進方法】

・拡大推進会議において、入会希望者は面接を受けることが入会条件である事を会員拡大担当者へ周知し、各委員会において拡大活動の際にその旨を盛り込んでもらうように全メンバーへ伝えます。

・拡大推進会議において、参加対象者を会員拡大担当者へ周知し、各委員会においてその旨を伝えて貰い参加推進を行います。

・推薦者には必ず出席して頂くように、個別にLOM活性化委員会メンバーから連絡します。

・入会希望者に入会希望者面接を受けることが入会条件である旨を記載した書面を郵送して、事前に周知します。

・面接会場が、鹿児島相互信用金庫の会議室になっているので、入会希望者及び、推薦者には、資料・電話等での周知をいたします。
・エントリーボードの立ち上げ、推薦者への案内と出欠の確認行います。

 

10.外部協力者・団体

鹿児島相互信用金庫(会場提供)

11.実施組織

LOM活性化委員会

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2018年 1月 9日(火)

1月正副室長会議

 

2018年 1月16日(火)

1月理事会

【協議】

2018年 2月 6日(火)

2月正副室長会議

 

2018年 2月13日(火)

2月理事会

【協議】

2018年 3月 6日(火)

3月正副室長会議

 

2018年 3月20日(火)

3月理事会

【審議】

2018年 4月 7日(土)

入会希望者面接

【実施】

2018年 4月 8日(日)

入会希望者面接予備日

 

2018年 6月 5日(火)

6月正副室長会議

 

2018年 6月12日(火)

6月理事会

【報告】

 

13.前年度よりの引継事項

【拡大結果の影響】
(※拡大目標50名を元に面接を計画したが、拡大の結果が26名となったことによる影響について)

・入会希望者への面接案内について、当初案内状を郵送する計画でしたが、人数が減ったことにより手配り等の対応が可能となり、より確実に案内状を渡すことができるようになりました。
→50名の拡大目標なので、現時点においては案内状を郵送する計画に致します。

・鹿児島相互信用金庫からのご協力により費用がかからない会場を選定していたこともあり、会場の変更はいたしませんでした。
→本年度も、予算の兼ね合いより鹿児島相互信用金庫様にお願いする計画です。

・全体で10ブースを同時運用する計画でしたが、実際5ブースで運用することができました。推薦者及び面接官の必要最低限の動員数もこれに伴って半分となりました。
→入会希望者の数により、変更を検討致しますが、現時点では、10ブースで計画致します。

・面接時に必要な資料について、入会希望者に配布する資料の印刷が半分の部数となりました。
→入会希望者の数により、変更を検討致しますが、50名計画の資料を配布します。

【前準備段階】

<悪かった点>
・面接タイムスケジュールの作成に大幅に時間がかかりました。入会希望者の面接参加可能日や希望する時間帯の確認をするべき、という委員会内の意見を受け、まずは推薦者を通じて情報収集を行ったためです。最終的な所感としては、1ブースあたり4組から多くて5組になるよう希望日等は考慮せずにタイムスケジュールを作り、案内後に要望に応じて適宜修正を行う方法が妥当であったと考えます。
→事前に、日時を指定して来ていただくように促します。どうしても、無理な場合は個別に相談に応じるように致します。

・面接の案内送付は、入会申込書に記載の、会社住所、メール、FAXなどを確認して実施します。これらの項目の記載が十分でないものがあり、案内の発送準備に手間取りました。入会希望者に申込書を記入していただく際、連絡方法となるこれらの項目については十分に配慮して記載して頂くよう、会員拡大推進会議などの場で周知徹底する必要があると考えます。
→入会申込書を受け取る際には、最低限の必要事項(会社住所、メール、FAXなど)の漏れがないかの確認を行います。

【参加推進】

<良かった点>
・入会希望者への案内状送付に加え、推薦者にもメールにて案内状を送ることで、日時・会場の案内を徹底することができました。
→本年も推薦者に対して、メールを活用しての案内状を送ります。

<悪かった点>
・入会希望者へ予定通り案内状を郵送することができませんでした。案内状では、タイムスケジュールに合わせて個別に時間の案内をするため、これに先立ちタイムスケジュールの作成が必要です。面接議案の審議可決後すぐに案内を送付できるよう、事前にしっかりと準備をする必要があるものと考えます。
→入会申込書を受け取った際に、新入会員のリスト作成を随時作成していきます。

【入会希望者面接】

<良かった点>
・場内の案内担当メンバーを配置することで、入会希望者をスムーズに各ブースへ案内することができました。
→本年も場内において、入会希望者面接の案内担当メンバーを配置するように致します。

・入会希望者が来場された時点で、私及び場内の案内担当メンバーが挨拶・名刺交換を行うことで、場内で待機中の入会希望者のお名前を把握、スムーズな誘導につなげることができました。受付担当メンバーと連携して、入会希望者の把握に努めることが重要であると考えます。
→受付担当メンバーと案内担当メンバーが連携して、スムーズな誘導に繋げるように致します。

・従来の面接マニュアルに加えて面接シナリオを作成、面接官に配布し、青年会議所の基本理念など説明する内容を一定にすることができました。
→JC手帳やパンフレットを用意して、説明する内容の参考資料とします。

・前年度まで、面接官がBIBLE OF JAYCEE(青)を携行するようになっていましたが、委員会で検討の結果入会希望者から受ける質問への対応のためであったと判断し、今回は想定問答集を作成、面接官に配布しました。当日、実際に入会希望者から問答集が必要になるような質問は受けませんでしたが、今後は面接時だけでなく会員拡大やその他の場面での使用も想定した問答集として内容を検討し修正を加えた上で、活用を検討してください。
→想定問答集を用意して対応致します。

・従来のタイムスケジュール資料の全てのブースをまとめたシートには入会希望者名しか記載されていませんでした。推薦者、面接官を一覧することができず使用しにくかったため、今回から全ブースについて入会希望者、推薦者、面接官を一覧できるシートを追加したおかげで、計画・運用がやりやすくなりました。
→全体を一覧できるシートを活用致します。

<悪かった点>
・入会希望者、推薦者が早めに揃った組で、ブースに空きがあれば予定を早めて面接を実施する方針を立て、そのように実施しました。実際のところ、面接官の人数に余裕がなく、大幅に予定を早めることもできなかったため、かえって混乱する場面もありました。空きブース及び手空きの面接官をしっかりと把握する段取りが必要であったと考えます。
→面接が早めに終えた面接官は、基本的に案内担当メンバーに通知するシステム構築を致します。

・参加した担当委員会メンバーに余裕がなく、記録係を設置することができませんでした。これに関しては、面接官が記入する(資料E)「入会希望者面接要項」の一部などにブース番号及び開始時刻、終了時刻を記載する工夫をすればよかったと考えます。
→「入会希望者面接要項」、または他の資料にブース番号・開始時間・終了時間を記載する工夫を施します。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【地球環境への配慮】
・出席者に公共交通機関で来場いただく様、書面にて働きかけを行います。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査1】
面接について

面接とは、お互いに質疑応答を行うことによって、お互いの意思を確認するとともに、意欲・職務に対する資質と適合性を判定するために行われます。又、入会希望者にとって自分自身について少しでも知ってもらい、鹿児島青年会議所への入会に対する意欲をアピールできる場でもあります。
分析1
面接を適正に実施し公正な審査が行われることで、公益社団法人鹿児島青年会議所定款の第8条3項により、別に定める「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に基づき「正常な事業に従事する者であること」「健全な社会人として常識と教養を有すること」「本会議所の目的に賛同し、率先参加する意思と能力を有すること」「会費その他の負担金を納入する意思と能力を有すること」など、必ず入会審査を受けて頂かなければなりません。

【ビジョン】
入会を希望する者への面接を通して、入会希望者の鹿児島青年会議所へ入会する自覚がより高まることで、同じ理念の元に集いし品格ある青年の力は組織の活性化につながり、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

16. メンバーへの依頼事項

・面接マニュアルの徹底をお願い致します。
・面接会場は、鹿児島相互信用金庫の会議室で行うので、会場の周知をお願い致します。
・時間厳守での集合をお願い致します。
・入会申込書の提出日は、厳守して下さい。
・入会希望者及び推薦者は、印鑑を忘れずに持参して下さい。
・推薦人の署名・捺印が無ければ候補者は入会できないので署名・捺印の徹底お願いいたします。
・服装は、スーツ、ネクタイ、バッジ、ネームプレート着用にてお願いいたします。

17. 協議・審議のポイント

背景・目的・事業

18.正副会議での意見及び対応

【第3回正副室長会議】
意見1:人数の増減等もあるはずなので、スケジュールを今一度精査して、詳細記載をしてください。
対応1:各ブースにおける面接の資料を追加いたしました。

意見2:会場マナーについて、JCとしての姿勢(挨拶・私語厳禁など)を見せることができるようにしてください。
対応2:事前に、資料を配り会場マナーについて説明し、規律を守るように依頼します。

意見3:4-1.面接マニュアル「3.JCの基本理念、年間の主な事業説明、組織の説明」を紙で用意するようにしてください。
対応3:理念・主な事業・組織図を記載した資料を作成し、紙ベースで用意します。

 

【第2回理事会】
意見1:シミュレーション=委員会内でタイムスケジュール・レイアウトなどの確認を行ってください。
対応1:委員会時に確認を行い、このタイムスケジュール・レイアウトで実施します。

意見2:添付資料4-7想定問答集、一般の方からしてそもそもの質問、JCとはどんな団体ですか?に対するものを追記してください。
対応2:添付資料4-7想定問答集に、特性と目的を追記しました。

意見3:表記の統一をお願いします。新入会員面接・入会希望者など
対応3:表記の統一をしました。

意見4:ビジョン部分、入会してくる方は、入会の自覚の芽生えは面接日程を伝えられたところで、その自覚はあると思うので、修正をお願いします。
対応4:芽生え→より高まることで。に修正致しました。

意見4:実施スケジュールの3月理事会日程の修正をお願いします。
対応4:13日→20日に修正致しました。

【第2回正副室長会議】

意見1:ビジョンがわかりにくい、再考してください。
対応1:ビジョンを再考致しました。

意見2:案内文の曜日が違うので、修正をしてください。
対応2:14日(日)→14日(土)に修正致しました。

意見3:シミュレーションをしっかりするようにしてください。
対応3:事前に、臨時委員会などを設けてシミュレーションを行います。

【第1回理事会】

意見1:面接日の本番を前日に変更してみては、どうでしょうか。
対応1:面接日の本番を日曜日→土曜日に変更しました。

意見2:背景・目的が前年度とほぼ同じように思えます。
対応2:2016年度の正副室長会議と理事会の時に、変えられないものとして扱われた経緯があるので、例年に習い背景・目的はほぼ変えることがありません。

意見3:ビジョンに関して、委員長の思いを入れるようにしてください。
対応3:精査し、修正しました。

意見4:会費入会金説明等の修正をお願いします。
対応4:修正致しました。

意見5:参加員数計画、理事役員の人数が間違えていますので、修正をお願いします。
対応5:24名→25名に修正しました。

19.その他(添付予定資料等)

1.予算書
1-1.事業収支予算書.xls

2.案内文、会場など
2-1.案内文.pdf
2-2.面接会場レイアウト.pdf
2-3.面接会場レイアウト予備日.pdf
2-4.タイムスケジュール.pdf
2-5.全ブース面接タイムスケジュール201803r.pdf
2-6.全ブース面接予備日タイムスケジュール.pdf

3.免除申請書
3-1.免除申請書(1号).pdf
3-2.免除申請書(2号).pdf
3-3.免除申請書(3号).pdf

4.面接使用分
4-1.面接マニュアル.pdf
4-2.会場マナーについて.pdf
4-3.入会希望者要項.pdf
4-4.入会希望者面接時チェックリスト.pdf
4-5.会費入会金等説明書.pdf
4-6.誓約書(入会希望者用).pdf
4-7.想定問答集.pdf
4-8.入会希望者用スケジュール.pdf
4-9.理念・事業・組織説明.pdf

5.推薦者関係
5-1.推薦者基準について.pdf
5-2.ヒアリングシート.pdf

6.参考資料
6-1.LOM強化室 基本方針・事業計画書(LOM活性化委員会).pdf
6-2.LOM強化室 年間事業フレーム(LOM活性化委員会).pdf

20.当日回覧資料

 なし

21.添付資料

添付資料まとめ.zip

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