総会記録(案)の件

議題名     :総会記録(案)の件
部会名     :おもてなし・広報部会
委員会名    :広報委員会
副実行委員長名 :地徳 陽一  確認日:2018年3月18日
部会長名    :有村 雅憲  確認日:2018年3月18日
担当委員長名  :伊地知 弘幸 確認日:2018年3月18日

1.事業目的

総会を記録し、議事録を作成することで、アジア太平洋地区のアライアンスを今後も継続していていく手助けとします

2.事業の方向性

特に議事録作成の面でJCI香港に協力を仰ぎ、スムーズな遂行をめざします

3.実施日時

2018年5月25日~2018年5月27日

4.実施場所・会場

城山観光ホテル

5.参加員数計画並びに参加推進方法

なし

6.予算総額

¥290,000ー

7.外部協力者

選定中

8.コンプライアンス確認有無

あり

9.対外配布資料の有無

なし

10.実施組織

PR・広報担当委員会

11.事業内容

・ボイスレコーダー2台での録音(LOMやメンバーの備品で対応

・カメラマンの配置(メンバーで撮影

・ビデオによる撮影(メンバーで調達)

・総会に参加し、議事録を作成してくれる3名のJCI香港メンバーのサポートをする(事前の調整等)

 

12.メンバー及びボランティアへの依頼事項

JCI香港メンバーへのおもてなしをお願いいたします

13.調査分析

【調査】

2月2~3日 古賀エリアマネージャーよりの指示

・会場内の音声を録音する録音機械2台が必要

・写真撮影は複数台で行う

・録画は家庭用のものでもよいので、したほうがよい(無くてもよい)

・議事録は3週間以内に完成させてほしい

・本来はCOCで完成させるものなので、手伝ってくれるJCI香港メンバーには、お礼をしたほうがよい(登録料をこちらで負担するなど)


香港メンバーへのお礼の内容として考えられるもの

香港ー鹿児島間の交通費(5月23日発5月28日帰の場合):1人当たり12万1000円(直行便・香港エクスプレス)~

香港の最低時給:34.5香港ドル=約481円×4時間(総会の時間が約2時間なので、その前後1時間の拘束と考える)×3回=1人当たり5772円~

日本(鹿児島)の最低時給:737円×4時間×3回=8844円

城山ホテルでの宿泊費:1人当たり10000円とする

食事代:1人当たり1日3000円とする

お土産:1人当たり3000円~

【分析】

本来、COCの職務である総会記録の役割を負担していただくかわりとして、城山ホテルでの宿泊代、食事代を負担することを計画しました。感謝の気持ちを伝える為に、お土産も用意するべきである。鹿児島を代表する特産品として、薩摩焼を選定いたしました。

また、登録料をこちらで負担することを計画しました。

2-1.おみやげ見積.pdf

14.添付資料

1.予算関係

非公開

2.参考資料

2-1.おみやげ見積.pdf

2-2.総会レイアウト図.pdf

2-3.予算書.xls

15.前回までの流れ(意見対応)

【第3回 COC正副会議】

・10万円はJCI香港の登録料負担。レコーダーはLOMの備品を使用してください。

→予算書を訂正しました。

16.議案上程スケジュール

第12回 COC会議 2018年3月23日 協議

ASPAC鹿児島大会終了後 COC会議にて報告審議

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