VIPレンタカー/シャトルバスの企画(案)の件

議題名     :VIPレンタカー/シャトルバスの企画(案)の件
部会名     :おもてなし・広報部会
委員会名    :おもてなし担当委員会
副実行委員長名 :地徳 陽一  確認日:2018年3月18日
部会長名    :有村 雅憲  確認日:2018年3月18日
担当委員長名  :染川 勝太郎 確認日:2018年3月18日

1.事業目的

2018 JCI ASPACを通じて鹿児島へ訪れたメンバーへ初めて訪れても困らないようにシャトルバスの企画・VIP乗車の車両の手配をします。

2.事業の方向性
2018 JCI ASPAC鹿児島大会を円滑にそして、シャトルバス・周回バスを用意し各ファンクションなどへ安全にご案内します。

3.実施日時

平成30年5月23日~5月28日

4.実施場所・会場

城山観光ホテル
サンロイヤルホテル
鹿児島アリーナ
北ふ頭
天文館
鹿児島中央駅
仙厳園
その他、主要箇所

5.参加員数計画並びに参加推進方法

国内メンバー:7,000人

海外メンバー:1,200人

合計    :8,200人(VIP含)

6.予算総額

 ¥14,760.000-

予算書_レンタカーバス.xls

7.外部協力者

トヨタレンタリース鹿児島
東武トップツアーズ(株)
近畿日本ツーリスト(株)
鹿児島トヨペット株式会社
鹿児島トヨタ株式会社
ワン・デイ・ワン

8.コンプライアンス確認有無

9.対外配布資料の有無

10.実施組織

おもてなし担当委員会

11.事業内容

現在予約中の車両台数

◇提供車◇

レンタル期間:5月20日より5月29日
※提供店舗が月曜定休日という事でお借りする期間が長くなっております。
※提供車という事で車両保険など無い為、加入致します。

レクサスLSクラス 2台
レクサスGSクラス 2台

◇レンタカー◇

レンタル期間:5月23日より5月27

 アルファード・ベルファイヤ 26台(シニアへ20台:5月25日~27日)
 ハイエース グランドキャビン 7台
 計 3

※VIPレンタカーとして予約済

◇周回・シャトルバス◇
周回バス:定期的な運航を行い、ホテル・各ファンクションからの移動を円滑に行う為に用意いたします。
シャトルバス:大勢のデリゲイツが移動するために、会場から会場へ円滑移動して頂くために用意いたします。
 5月23日 
 5月24日 20
 5月25日 23
 5月26日 17
 5月27日 24
 5月28日 20

※VIPバス・周回バス・シャトルバスとして予約済

ファンクションバス運行スケジュール
 バス運行計画(23日).pdf
 バス運行計画(24日).pdf
 バス運行計画(25日).pdf
 バス運行計画(26日).pdf
 バス運行計画(27日).pdf
 バス運行計画(デリゲイツ).pdf
 バス運行計画(シニア).pdf

空港リムジンバスについては、料金(片道:1250円)は必要ですが、南国交通バス・いわさき交通バスの両社が飛行機の搭乗者数を都度調査し、スムーズに運行が出来るようなシステムを構築しているため、計画しておりません。

鹿児島空港リムジンバス.pdf

周回バスについては城山観光ホテル様の使用場所をお借りし、バス乗車位置として使用させて頂きます。

◇VVIP・VIP車両◇
それぞれのファンクションが始める前には必ず到着し、円滑にファンクションが進むようするために用意いたします。

【乗車予定者】
1号車 JCI会頭                 アルファード ドライバー 鹿児島青年会議所 通訳・アテンド JCI関係委員会
2号車 JCI事務総長               レクサス   ドライバー 鹿児島青年会議所 通訳・アテンド JCI関係委員会
3号車 アジア太平洋地域担当JCI常任副会頭    アルファード ドライバー 鹿児島青年会議所 通訳・アテンド JCI関係委員会
4号車 JCI名誉顧問・JCI顧問         レクサス   ドライバー 鹿児島青年会議所 通訳・アテンド JCI関係委員会
5号車 JCI顧問委員長              レクサス   ドライバー 鹿児島青年会議所 アテンド JCI関係委員会
他にVPS 4名 IPPも予備者を用意しています。JCIと打ち合わせをし配車いたします。

12.メンバー及びボランティアへの依頼で事項

周回バスの停留所にて、デリゲイツの乗り降りで安全に出来るよう補助をお願いします。
集合時間前には集合用フラッグを持ち遠くからでもわかるようにします。

13.調査分析

14.添付資料

 バス状況表.pdf
 周回バス,ファンクションバス 行路.pdf
 バス運行計画(23日).pdf
 バス運行計画(24日).pdf
 バス運行計画(25日).pdf
 バス運行計画(26日).pdf
 バス運行計画(27日).pdf
 バス運行計画(デリゲイツ).pdf
 バス運行計画(シニア).pdf
 時刻表イメージ.pdf

バス見積書.pdf
レンタカー見積もり.pdf
VIPレンタカー乗車計画.pdf
バスレンタカー,VVIP専用車両表示イメージ.pdf

15.前回までの流れ(意見対応)

3月COC正副室長会議
「乗客の人数を踏まえて、空港バスに増便してもらえるため」は削除してください。
→削除致しました。

担当のシニア部会に運行計画表を提出し、確認を取ってもらってください。
→担当部会へ提出し、確認をとっています。

日本JCのファンクションについて、JCI関係委員会と相談、調整をしてください。
→JCI関係委員会へ相談し確認致しました。

25・26日のHQ以外のVIPランチョン3台配車予定。担当部会と調整してください。
→担当委員会と相談し決定し次第ルート表を製作致します。

セネターゴルフへは4台配車してください。
→セネター担当部会より依頼があり、準備するようにしております。

第11回COC会議

ファンクションと時間をもう一度精査してください。
→最新版と照らし合わせて精査します

スケジュールと地図を第12回COC会議までに作ってください。
→JCIより対象者をヒヤリングしスケジュールと地図を添付いたします。

配車計画を第12回COC会議までに作ってください。
JCIより対象者をヒヤリングし配車計画表を添付いたします。

周回バスの配置図を本格的な形で製作してください。
→停留所など最終決定し配置図を添付いたします。

2月COC理事会
シニアのレンタカーの工程表を出してください
→シニア担当部会と協議しており、わかり次第添付いたします。

バスの停留所を記載してください。
→現在、城山観光ホテルと協議中です。3月第1週目までに回答が上がってくる予定ですので、回答をもとに反映いたします。

空港からの移動経路を掲載してください。
→移動経路を添付いたしました。

予算書を作ってください。
→予算書を添付いたしました。

見積もり書に印鑑を付けてください。
→印鑑を押印し添付しなおしました。

バスのスケジュールとVIPの乗車計画を添付してください
→添付いたしました。

16.議案上程スケジュール

第11回 COC会議 2018年 2月23日 協議
第12回 COC会議 2018年 3月23日 審議

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