城山HQ各ファンクション会場設営並びに予算(案)の件

議題名    :城山HQ各ファンクション会場設営並びに予算(案)の件
部会名    :ヘッドクォーター担当部会
委員会名   :ヘッドクォーター担当委員会 
副実行委員長名:嶋 竜一         確認日:2018年 3月 17日
部会長名   :福村 貴之        確認日:2018年 3月 17日
担当委員長名 :三川 秀昭        確認日:2018年 3月 17日
責任者名   :小園 泰弘        確認日:2018年 3月 17日

1.事業目的
2018年5月23日より日間にかけて、大会スローガン「CHESTO Moving forward Boldly」を掲げたASPAC鹿児島大会が鹿児島市を中心に開催されます。JCI役員に加え22の国や地域からそれぞれの国家青年会議所会頭をはじめ約8200が一同に会するHQの中で行われる各ファンクションの会場設営並びに運営のサポートを行う必要があります。

2.事業の方向性
特になし

3.実施日時

5月23日~27日

4.実施場所・会場
城山観光ホテル

5.参加員数計画並びに参加推進方法
8200人

6.予算総額
¥14,183,316-

7.外部協力者
なし

8.コンプライアンス確認有無
なし

9.対外配布資料の有無
有り

10.実施組織
副実行委員長 嶋 竜一
部会長 福村 貴之
HQ各ファンクション会場設営責任者 三川 秀昭
・総会Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、NOM会頭会議、NOM事務局長会議、JCIスピーチコンテスト予選、姉妹JC締結式、モーニングショー、ディベートチャンピオンシップ
責任者 小園 泰弘 サポートメンバー5名 ボランティア10名通訳ボランティア4名
・APDCミーティング・APDCトレーニング、JCI会頭記者会見
責任者 政 英輔 サポートメンバー4名
・ファーストタイマーブリィーフィング、JCIアジア太平洋地域役員チームミーティング、JCI基金ミーティング、アドバイザーミーティング、JCIトレーニング
責任者 坂本 秀一朗 サポートメンバー4名

11.事業内容

5月23日

9:00~11:00
●JCIアジア太平洋地域役員チームミーティング  会場:花水木  対象者:JCI役員、会頭氏名役員
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

11:00~11:30
●JCI会頭記者会見  会場:クィーン  対象者:鹿児島県知事、鹿児島市長、JCI会頭、JCI会頭筆頭補佐、大会議長、コンデレ、理事長、マスコミ各社
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

5月24日

9:00~12:30
●NOM会頭会議  会場:開聞の間  対象者:各国会頭、デリゲイツ
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

10:00~12:00
●JCI基金ミーティング  会場:ガーネット  対象者:JCI基金対象者、JCI基金理事長、JCI基金委員会メンバー、JCI SAメンバー
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:30~16:00
●ファーストタイマーブリィーフィング  会場:エメラルドホール  対象者:初めてASPACに参加するJCI会員(ファーストタイマー)、大会議長、JCI副会頭
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

15:00~18:00 
●APDCミーティングⅠ  会場:開門の間  対象者:APDC
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル


5月25日

9:00~10:00
●JCIモーニングショー  会場:エメラルドホール  対象者:デリゲイツ
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

9:00~12:00 
● スキル開発プログラム 会場:パールホール天平  対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

9:00~12:00 
● スキル開発プログラム 会場:ルビーホール飛天  対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

9:00~12:00 
● スキル開発プログラム 会場:ガレリア 対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

10:15~12:00 
●総会Ⅰ 会場:エメラルドホール  対象者:JCI役員、アジア・パシフィックエリア各国NOMP、オブザーブ:デリゲイツ 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~15:30 
● スキル開発プログラム 会場:パールホール天平  対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~17:00 
● スキル開発プログラム 会場:ルビーホール飛天  対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~17:00 
● スキル開発プログラム 会場:ガレリア 対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

15:00~17:00 
●JCIスピーチコンテスト(予選)会場:レインボー  対象者:デリゲイツ 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 控室会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

5月26日

9:00~12:00 
● スキル開発プログラム 会場:ガレリア  対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

9:00~12:00 
● スキル開発プログラム 会場:花水木  対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

9:00~12:00 
● スキル開発プログラム 会場:クイーン 対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

10:00~11:00 
●NOM事務局長会議  会場:開聞の間  対象者:NOM事務局長 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

10:30~12:30 
●姉妹JC締結式  会場:エメラルドホール  対象者:姉妹JCを締結しようとするLOM関係者、JCI ASPAC鹿児島大会議長、JCI副会頭 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

10:00~12:30 
●JCIディベートチャンピオンシップ  会場:ロイヤルガーデン  対象者:デリゲイツ 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~17:00 
●総会Ⅱ(JCIスピーチコンテスト決勝、基調講演)  会場:エメラルドホール  対象者:デリゲイツ 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~17:00 
● スキル開発プログラム 会場:ガレリア  対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~17:00 
● スキル開発プログラム 会場:花水木  対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~17:00 
● スキル開発プログラム 会場:クイーン 対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~15:30 15:45~17:30 
● フォーラムワークショップ 会場:パールホール天平 対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書(前)  ・会場見積書(後)・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル


5月27日

9:00~12:00 
●総会Ⅲ  会場:エメラルドホール  対象者:JCI役員、アジア・パシフィックエリア各国NOMP、アジア・パシフィックエリアデリゲイツ 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

9:00~12:00 
● スキル開発プログラム 会場:ガレリア  対象者:事前登録者 
予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

9:00~12:00 
● スキル開発プログラム 会場:花水木  対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

9:00~12:00 
● スキル開発プログラム 会場:クイーン  対象者:事前登録者 
予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

未定 
●フォーラム  会場:パールホール天平、 対象者:事前登録者 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~16:00 
● スキル開発プログラム 会場:花水木  対象者:デリゲイツ 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:00~16:00 
● スキル開発プログラム 会場:松竹の間  対象者:デリゲイツ 
・ 予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル

14:15~17:15 
●APDCミーティングⅡ  会場:桜島の間  対象者:APDC 
予算書 ・ 会場見積書 ・ 機材見積書 ・ 会場レイアウト ・ 会場導線 ・ 運営マニュアル


5月24日~5月26日 
●アドバイザーミーティング  会場:非公開
予算書

12.メンバー及びボランティアへの依頼事項 
各ファンクションの設営及び運営補助、通訳、各ファンクション会場内外誘導などのサポートをお願いいたします。当日の役割に関しましては、当委員会の各担当責任者より随時お知らせいたします。

13.調査分析 
2014ASPAC山形大会、2015ASPACコタキナバル大会、2016ASPAC高雄大会、2017ASPACウランバートル大会の資料を参考に、JCI役員と打ち合わせを行いスケジュール並びに会場を選定いたしました。

14.添付資料 
●JCIアジア太平洋地域役員チームミーティング 
●JCI会頭記者会見
●NOM会頭会議
●JCI基金ミーティング
●ファーストタイマーブリィーフィング
●JCIモーニングショー
●総会Ⅰ
●JCIスピーチコンテスト(予選)
●NOM事務局長会議
●姉妹JC締結式
●JCIディベートチャンピオンシップ
●総会Ⅱ
●総会Ⅲ
●セミナー・フォーラム
●APDCミーティングⅠⅡ・APDCトレーニング
●アドバイザーミーティング

15.前回までの流れ(意見対応)

・事前に資料を共有してください。エクセルでファンクションごとにまとめた予算書を添付してください。
→ファンクションごとに予算書をまとめ添付いたしました。
・ボランティアの動員計画と相違がないか確認してください。
→確認致しました。
・総会受付の記載を削除してください。
→削除し添付いたしました。

16.議案上程スケジュール
第11回COC会議 2018年2月23日 協議
第12回COC会議 2018年3月23日 審議

カテゴリ