(報告)トレードショーの企画及び開会式の企画の件

議題名    :トレードショーの企画及び開会式の企画の件
部会名    :ヘッドクォーター担当部会
委員会名   :ヘッドクォーター担当委員会 
副実行委員長名:嶋 竜一         確認日:2018年 3月 17日
部会長名   :福村 貴之        確認日:2018年 3月 17日
担当委員長名 :三川 秀昭        確認日:2018年 3月 17日
責任者名   :政 英輔         確認日:2018年 3月 17日

1.事業目的
2018年5月24日より4日間にかけて、大会スローガン「CHSTO Moving forward Boldly」を掲げたASPAC鹿児島大会が鹿児島市を中心に開催されます。JCI役員に加え22の国や地域からそれぞれの国家青年会議所会頭をはじめ約8200名が一同に会す中で、広くアジア圏内にむけた鹿児島の産業はもちろんのこと日本の産業そしてアジアの産業を知っていただくためにトレードショーブースを開催する必要があります。

2.事業の方向性

3.実施日時
 5月25日(金)12:15~18:30
 5月26日(土)10:00~17:00
 5月27日(日)10:00~13:00

4.実施場所・会場
城山観光ホテル4F エメラルドホールロビー

5.参加員数計画並びに参加推進方法

トレードショーの参加員数につきましては、43のブースを用意いたします。その内訳は、JCI 3ブース、COC 1ブース、日本JC10ブース、海外 ブース、九州地区協議会 ブース、鹿児島ブロック協議会 ブース、鹿児島JC ブース、鹿児島県 1ブース、鹿児島市 1ブース 計43ブースを計画しております。参加推進方法は、2018JCI ASPAC鹿児島大会のホームページへ掲載し広く告知致します。同時に鹿児島県外は各会議所を通じて参加を呼びかけて頂きます。鹿児島県内は当委員会が参加促進を致します。当委員会では周知の徹底と公平性を保つ為に、各業種等で結成されている組合及び協会等を回り、この企画及びこの大会の趣旨を伝えます。そして、その団体から各組合員及び各協会委員等へ参加して頂きます。また、募集期間終了後にブース出展希望者が定数を満たさな場合は、当委員会で速やかに企業に足を運び、参加促進致します。


6.予算総額

7.外部協力者
鹿児島県職員、鹿児島市職員

8.コンプライアンス確認有無
なし

9.対外配布資料の有無
あり

10.実施組織
副実行委員長 嶋 竜一
部会長 福村 貴之
トレードショー責任者 三川 秀昭
責任者 政 英輔 サポートメンバー3名

11.事業内容
5月25日
トレードショー開会式
・オープニングセレモニー備品・式次第
5月25日~5月27日
トレードショー       
・会場レイアウト        トレードショーレイアウト.pdf
・導線図            会場導線
・実施工程スケジュール     実施工程スケジュール.pdf
・出展要項(日本語)      トレードショー出展概要書.pdf 
・出展要項(英語)       トレードショー出展概要書(英語).pdf
・申込書            トレードショー申込書日本版.pdf
・請求書               請求書フォーマット.pdf
・開会式式次第         トレードショー開会式式次第.pdf
・開会式シナリオ        シナリオ.pdf
・開会式出席者立ち位置及び備品 開会式出席者立ち位置及び備品.pdf
・開会式案内状         開会式案内状(来賓).pdf
・当日スケジュール       当日タイムスケジュール.pdf    

【各担当会場確認・シュミレーション・会場設営
   3月 1日(木) 企業募集開始
   4月10日(火) 募集締切(定員ブース達成してない場合追加募集)
   4月16日(月) 出展許可の有無及び請求書通知
   4月25日(水) 振込期限(入金確認)
            ブース設営日程(フタバ設営確認)
   5月24日(木) 16:00~ エメラルドホールロビー集合
            ・通電確認
            ・開会式舞台、備品最終確認    
   5月25日(金) 07:00メンバー集合、設営準備
            08:00出展者搬入作業

            18:30ブース戸締り
   5月26日(土) 08:00ブース開店準備
            17:00ブース戸締り
   5月27日(日) 08:00ブース開店準備
            13:00出展者撤収作業、ブース撤去作業
【本番当日日程】
   5月25日(金) 12:15~12:30開会式
            12:30~18:30
   5月26日(土) 10:00~17:00
   5月27日(日) 10:00~13:00
メンバー会場確認・各担当
政委員、加治屋委員、下鶴委員、山之内委員

募集要項を作成、発送し、受付期間内にて国内外から募集する。
【募集期間】
   2018年3月1日(木)~4月10日(火) 午後4時迄
12.メンバー及びボランティアへの依頼事項
   通訳ボランティアメンバー 20名(英語⇔日本語)

13.調査分析シュミレーション
2014年山形大会、2015年コタキナバル大会、2016年高雄大会、2017年ウランバートル大会のレイアウトをもとに、城山観光ホテル エメラルドホールロビーに適用して作成いたしました。

14.添付資料
トレードショーの企画及び開会式の企画.zip

15.前回までの流れ(意見対応)
議案へ時間を記入
→時間を記入し当日のシュミレーションを記載いたしました。
コンプラを無し
→なしで記載いたしました
タイムスケジュールを作成してください。
→タイムスケジュール作成し添付いたしました。
開会式シナリオ作成してください。
→シナリオ作成し添付いたしました。
開会式出席者リスト
→記載し添付いたしました。
各ファンクション責任者を議案の委員長の下へ書く
→責任者の記載いたしました。

16.議案上程スケジュール
第11回COC会議 2018年2月23日 協議
第12回COC会議 2018年3月23日 審議

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