カンファレンスボール(GALA)の企画(案)の件

議題名    :カンファレンスボール(GALA)の企画(案)の件
部会名    : 
委員会名   :ファンクション担当委員会
副実行委員長名:嶋   竜一                確認日:2018年 2月 1日
部会長名   :福村 貴之        確認日:2018年 2月 1日
担当委員長名 :福永 千裕        確認日:2018年 2月 1日

1.事業目的
メンバー同士の更なるなる交流を深めると共に、
大会の終わりを飾りASPAC鹿児島大会の印象を最後に今一度感じていただくと共に、次年度のASPAC大会に向けた機運を高める事を目的とします。

事業実施に至る背景
ASPAC鹿児島大会において大会4日間の締めくくりやASPACフラグの伝達式などを行うために
閉会式の位置づけでもあるカンファレンスボール(GALA)を開催する必要があります。

2.事業の方向性
ASPAC鹿児島大会において大会4日間の締めくくりや、
ASPACフラグの伝達式などを行うために、閉会式の位置づけでもある
カンファレンスボール(GALA)を開催する必要があります。

3.実施日時
2018年5月27日(日)20:00~22:00

4.実施場所・会場
鹿児島アリーナ(メイン会場)
メインアリーナ2000名
地図
会場平面図
会場レイアウト
席図
スッタフ配置図
テーブルイメージ

城山観光ホテル(サテライト会場)
エメラルドホール1200名・ロイヤルガーデン600名
地図
会場平面図・動線
会場レイアウト
席図
スタッフ配置図
テーブルイメージ

鹿児島アリーナ 2000名
城山観光ホテル 1600名
合計3800人


5.参加員数計画並びに参加推進方法
  JCメンバー4000人

6.予算総額
  鹿児島アリーナ会場見積書2
  城山観光ホテル見積書(弁当関係のみ参考)
  サテライト会場見積り

  エンタメ見積り

7.外部協力者
  国際青年会議所
  ボランティアスタッフ

8.コンプライアンス確認有無

9.対外配布資料の有無
有 ・チケット
登録証の中にGALAチッケトを同封いたします。
参加登録を登録ブースに確認いたします。
締切日は25日までといたします。

10.実施組織
JC I
ファンクション担当部会

11.事業内容
メイン会場、サテライト会場を設け閉会式の位置づけであるGALAディナーを開催します。
2018年1月下旬 JC I視察団会場視察、決定
2018年2月上旬 城山観光ホテル食事メニュー検討。吉本興業、映像、音楽、エンタメ、ステージ装飾選定

準備スケージュル
2018年3月上旬 城山観光ホテル食事メニュー決定
2018年4月上旬 吉本興業、映像、音楽、エンタメ、ステージ装飾決定
2018年4月下旬 アリーナ、城山観光ホテル、動線誘導、受付、案内、進行、シュミレーション
2018年5月   アリーナ、城山観光ホテル、進行、動線誘導、受付、案内、シュミレーション最終確認

・会場設営スケジュール
5月26日(土)ジャパンナイト終了後、会場転換(終日)
5月27日(日)卓上セッティング(タイムスケジュール)通りの設営、リハーサルを行います。
・会場設営について
一人でも多くの方々に参加していただくために、長テーブルにて設営を行います。
メインアリーナ 、サテライト会場2か所を準備し3800名の対応を行います。
メイン会場とサテライト会場の一体感を出すために、同時中継を行います。
食事メニューは、日本の文化でもある弁当を準備いたします。
飲み物は、アルコール:ビール、焼酎、日本酒、ワイン(赤、白)
ノンアルコール:ジュース、ウーロン茶を準備いたします。

式次第
・オープニング映像
・挨拶・JC I会頭
    大会議長挨拶
    日本JC会頭挨拶
・乾杯・JC I基金理事長
    ご歓談
・大会旗引継ぎ式、JC I会頭、日本JC会頭、実行委員会、次年度開催NOM会頭、次年度実行委員会長、
    ご歓談
・エンターテイメント
    ご歓談
・エンターテイメント(ダンスタイム)
・閉会
 シナリオ、タイムスケジュールはJC Iと調整中です。

・サービスについて
テーブルには2列に1人レセプタント担当を配置いたします(ドリンク担当)
VIPテーブルには1列ごとにサービスマンを配置いたします。
・料理内容
日本の文化でもある弁当を準備し、鹿児島の魅力の一つでもある鹿児島の食材を使用した物を準備いたします。
ハラル、ベジタリアンの方々にも対応したものを準備いたします。

12.メンバー及びボランティアへの依頼事項

13.調査分析

14.添付資料
   会場レイアウト(メイン、サテライト)
   会場動線(メイン、サテライト)
   テーブルイメージ・卓上花
   席図
   会場アテンドスタッフ配置図
   サービススタッフ配置図
   食事、ドリンクメニュー表
   エンタメ案
   GALAチケットイメージ
   ステージイメージ


15.前回までの流れ(意見対応)

16.議案上程スケジュール
第11回COC会議   2018年 2月23日(金)協議
第12回COC会議   2018年 3月23日(金)審議

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