JCI会頭招待レセプション(案)の件

議題名    :JCI会頭招待レセプション(案)の件

部会名    :

委員会名   :ファンクション担当委員会

副実行委員長名:嶋  竜一     確認日:2018年 2月 1日

部会長名   :福村 貴之     確認日:2018年 2月 1日

担当委員長名 :福永 千裕     確認日:2018年 2月 1日

1.事業目的
 JCI会頭がASPACに参加するデリゲイツと懇親を深めると共に、ASPAC鹿児島大会の成功に向けてお互いの士気を高めて頂く事を目的とします。

2.事業の方向性 

 JCIが開催する4つのエリア会議のひとつであるアジア・太平洋エリア会議2018ASPAC鹿児島大会が鹿児島の地にて開催されます。鹿児島へ来鹿されるJCIアジア太平洋地域の役員の皆様方をJCI会頭がお迎えし懇親を深める"JCI会頭招待レセプション"を開催する必要があります。


3.実施日時
  2018年5月24日(木)20:45~22:15

4.実施場所・会場

  城山観光ホテル 2階 ロイヤルガーデン(480名収容)

5.参加員数計画並びに参加推進方法
  200名※JCIよりリスト待ち。

6.予算総額

 

7.外部協力者
  国際青年会議所
  城山観光ホテル

8.コンプライアンス確認有無

  有(バナー)

9.対外配布資料の有無
  無

10.実施組織

副実行委員長名:嶋  竜一

部会長名   :福村 貴之

担当委員長名 :福永 千裕

       :ファンクション担当委員会

11.事業内容

【実施までのスケジュール】

 2018年1月    ソニー・ユーJCI名誉顧問視察

 2018年3月    JCI職員視察

 2018年5月24日 設営、JCI会頭招待レセプション、撤収

【対象者について】※JCIに確認必須 

 JCIからのリスト待ちですが、最大200名(25テーブル×8人)を想定しております。

【招待者について】※JCIに確認必須
 レセプション参加者は、JCI職員が定める招待者になります。
 2月1日現在、JCIからのリスト待ちですが、最大200名(25テーブル×8人)を想定しております。
 JCI職員と招待者リスト更新を随時進めます。

●資料:招待者リスト●

 【席次について】※JCIに確認必須

 席次はJCIが行います。

 

【受付について】※JCIに確認必須
 受付はJCI職員が案内を行いますので、「JCI会頭招待レセプション会場」の案内が主になります。ヘッドテーブル付近のみ着座される人が決められますが、その他のテーブルに関しては国、委員会等の括りと雰囲気で各自がテーブルを決めて着座致します。(フリーテーブル)
受付での入場可否についてはJCI職員が行います。

【次第について】※JCIに確認必須
  司会 アレイ・オベンソン事務総長
           1.アレクサンダー・ティオ大会議長挨拶
   2.マーク・ブライアント・リム会頭挨拶
   3.ドーン・ヘッツェル直前会頭乾杯
   4.歓談
各自退席する形となりますので、締めのご挨拶は設けません。

【ウェルカムドリンクについて】※城山観光ホテルに確認必須
 JCI役員が到着するまで、会場入口でウェルカムドリンクを渡し、着座にてお待ちいただきます。


【料理・飲物について】※城山観光ホテルに確認必須(料理写真と料理名:普通・ベジ・ハラール・お子様)

 テーブル、イスでの着座形式の料理はコース料理を予定参加人数分+α用意致します。

 1名分7,128円(6,000円×消費税8%×サービス税10%)

 ベジタリアン用料理を10名分+α1テーブル、8名分用意致します。

 飲物はアルコールとノンアルコールを用意致します。

 アルコール:ビール、赤・白ワイン、日本酒、芋焼酎、ウイスキー、ブランデー

 ノンアルコール:ミネラルウォーター、お茶、コーラ、オレンジジュース、グレープジュース

【料理メニューについて】※城山観光ホテルに確認必須
 前菜、スープ、メイン(肉)、サラダ、デザート、コーヒー、パンの6品を用意致します。
 ※ベジタリアン用は調整中ですが、別メニューになります。
 ※メニューの各品に鹿児島県産の食材を使用致します。

【ベジタリアン、ハラル対応について】※城山観光ホテルに確認必須

 ベジタリアンのテーブルを1テーブル準備します。また、ハラル対応の席数を調査し準備いたします。

 テーブルに案内板、ナプキンの色を変える等、分かりやすく致します。

 料理に関しては、魚までOK(野菜のみのベジタリアンは自身で見極めて食べないため)

 ※JCIからのリスト待ちです。

【グルテンアレルギーを含むその他アレルギーについて】

アレルギー対応の料理を用意する様に致します。
テーブルに案内板、ナプキンの色を変える等、分かりやすくいたします。

※JCIからのリスト待ちです。

【会場設営について】※城山観光ホテルに確認必須

 ルビーホール飛天 5F

・間口16.0m×奥行き19.0mの5階、ルビーホール飛天を用意致します。

・ステージは幅9.5m×奥行き2.5mを設営致します。

・ステージ上に幅5.4m×高さ2.1mのパネルを設営致します。

・ステージ上に装花を準備いたします。

・テーブル直径2m、イス8席を1テーブルとし、最大で25テーブル(200席)準備致します。

・各テーブルに装花を準備いたします。

 ●資料:会場レイアウト図

【備品について】※城山観光ホテルに確認必須

城山観光ホテル:ワイヤレスマイク1本、スタンドマイク1本、司会台、BGM(優雅なイメージ)、ステージ装花(鹿児島県の県花など)、ステージ上にボード

持込み:ステージ上パネル

【COCへの依頼について】※JCIに確認必須

JCI会頭の挨拶、乾杯の挨拶等でお願いするゲストに対して氏名、役職等をJCIへ早めに送る必要があります。

【導線について】※JCIに確認必須

前ファンクションの開会式(鹿児島アリーナ)終了後、JCI会頭招待レセプション参加対象者ウェルカムナイト参加者とは別導線にてシャトルバスへ誘導、JC I会頭招待レセプション会場である城山観光ホテルへ移動になります。
会頭招待レセプション会場入口からヘッドテーブルのみ誘導が必要です。

12.メンバー及びボランティアへの依頼事項
   メンバー、ボランティアについては、受付や場内誘導係りお願いいたします。

13.調査分析

・ASPAC山形大会のJCI会頭招待レセプションを参考とし、招待人数を200名程度と想定しているため、現在予定されている『城山観光ホテル 4階 レインボーホール(最大130名収容)』では、収容不可能であると判断した。城山観光ホテルに問い合わせたところ、『条件付きではあるものの、5階 ルビーホール飛天での開催が可能』であることから、会場案として設定した。

・ベジタリアン、アレルギー対象者のテーブル数は、JCIからのリスト、情報提供により、随時変更していく必要があると考える。

・山形大会では、レセプション終了後もウェルカムナイトへの導線、シャトルバスを準備していたが、鹿児島大会では、22:15にレセプション終了予定に対して、ウェルカムナイトの終了予定時刻が22:00であるため、城山観光ホテルから鹿児島アリーナへの送迎は行いません。

14.添付資料
  ・予算書
  ・見積書
  ・招待者リスト(JC I確認待ち)
  ・会場案内図
  ・飲食英語メニュー表(ハラル、ベジタリアンも含む)
  ・会場ボード、立て看板

15.前回までの流れ(意見対応)

16.議案上程スケジュール

第11回 2月COC会議 2018年2月23日(金) (協議)

第12回 3月COC会議 2018年3月23日(金) (審議)

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