大会議長招待レセプション(案)の件

議題名    :大会議長招待レセプション(案)の件
部会名    :ファンクション担当部会
委員会名   :ファンクション担当委員会
副実行委員長名:嶋   竜一               確認日:2018年 2月 1日
部会長名   :福村 貴之        確認日:2018年 2月 1日
担当委員長名 :福永 千裕        確認日:2018年 2月 1日

1.事業目的 
        大会議長招待レセプションの会場の準備や設営を行い、参加者の方々に安心してレセプションを楽しんでいただく事を目的とします。

2.事業の方向性 
       JCIが開催する4つのエリア会議のひとつであるアジア・太平洋エリア会議"2018JC I A S P A C鹿児島大会"が開催されます。大会期間中、総会Ⅰ~Ⅲをはじめとする様々な会議が開催される中鹿児島へ来鹿して下さるJCIアジア太平洋地域のメンバーをASPAC大会議長がお迎えしA S P A Cの成功を目指し懇親を深める場として"大会議長招待レセプション"を開催する必要があります。

3.実施日時
       5月23日(水)19:00~21:00

4.実施場所・会場
       城山観光ホテル 1階 ホルト

5.参加員数計画並びに参加推進方法

J C I役員、関係者
アドバイザー
鹿児島青年会議所
JC I職員
各国N O M P
JC I歴代会頭、役員
セネター理事
日本JC役員
日本輩出JC I歴代役員
計 80名〜100名(会場は余裕を持って200名対応できる会場を準備しています)

※現在JC Iよりリスト待ち
招待を受けた80〜100名を想定しております。

6.予算総額
        ¥1,329,600-

7.外部協力者
       JC I

8.コンプライアンス確認有無
       無

9.対外配布資料の有無
  無

10.実施組織
   副実行委員長 嶋   竜一

   部会長 福村 貴之

   ファンクション担当部会

11.事業内容
  5月23日
  00:00〜00:00 会場設営
  00:00〜00:00 備品動作確認
  00:00〜00:00 開場(入場対象者確認はJC Iがう受付にて行います)
  00:00〜00:00 開始
  00:00〜00:00 終了

 式 次 第
  司会 アレイ・オベンソン事務総長
  1、歓迎の挨拶 アレクサンダー・ティオ大会議長
  2、乾杯 マーク・ブライアン・リムJC I会頭
    歓談
 
 備 品
  バナー、ワイヤレスマイク1本、スタンドマイク1本、BGM(ゆったりとした音楽)

 備 考
 立食形式で行います。
 カクテルカウンターを設置します。
 オードブル感覚の、フィンガーフードを準備します。

実施までのスケジュール

2018年
   1月     ソニー・ユーJCI名誉顧問視察

                          →アドバイス:「城山観光ホテル」

見積り、打ち合わせ
   2月     打ち合わせ(日本JC国際会議支援委員会)
   3月     JCI職員視察
   4月上旬 通訳者の宿泊ホテル仮予約
   5月上旬 通訳者の交通、宿泊ホテル予約

   5月22日 設営、議長招待レセプション、撤収
   5月23日 通訳者鹿児島入り
         JCI会頭記者会見、大会議長招待レセプション
   5月24日 NOMP会議
   5月25日 総会、日本JC会頭招待レセプション
   5月26日 合同常任会議、総会
   5月27日 合同常任会議、総会、アワードセレモニー、G A L A


◆受付について

レセプション参加者はインビテーション等で厳密に定められる訳ではなく、
JCI職員や事務総長の声掛けも大きく影響致します。
受付場所では「大会議長招待レセプション会場」の案内が主になります。

会場平面図
ステージ、飲物テーブル、食べ物テーブル×3、テーブル×3を設営致します。
料理は普通用とベジタリアン用を分けて置き、明確に英語表示致します。
ビュッフェ、スタンディング形式で設営致します。 
添付資料:会場レイアウト


◆次第について
司会の事務総長より大会議長挨拶、JCI会頭挨拶等がありますが、アトラクション等はありません。
レセプション中盤あたりから司会のアナウンスがなくなり、終わりの時間もアナウンスはないので自由解散になります。

◆料理・飲物について

立食形式の料理は      円(サービス料、消費税8%込み)×50人分用意致します。
ベジタリアン用料理は      円(サービス料、消費税8%込み)×15人分用意致します。
飲物はアルコールとノンアルコールを用意致します。
アルコール:ビール、赤・白ワイン、日本酒、ウイスキー、ブランデー
ノンアルコール:お茶、コーラ、オレンジジュース

12.メンバー及びボランティアへの依頼事項
   会場設営、動作確認をお願い致します。
   開場受付でのJC Iメンバーの補助をお願い致します。

13.調査分析
   立食の場合200名まで収容可能

14.添付資料
   会場レイアウト
   見積書
   フードメニュー写真(普通食、ベジタリアン、ハラル、グルテンフリー)
   備品リスト
   バナー

15.前回までの流れ(意見対応)

16.議案上程スケジュール
   

第11回 2月COC会議 2018年2月23日(金) 協議

第12回 3月COC会議 2018年3月23日(金)  審議

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