2018年度 2月例会 鹿児島ブロック会長 公式訪問例会(案)の件

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

2018年度 2月例会 鹿児島ブロック会長 公式訪問例会(案)

会議名

2018年度 第3回理事予定者会議

種 別

2018年12月4日 第2回協議

委員会名

JCホスピタリティ委員会

窓口副理事長名

 地徳 陽一

確認日

2018年12月 1日

担当室長名

 有村 雅憲

確認日

2018年12月 1日

委員長名

 染川 勝太郎

確認日

2018年12月 1日

副委員長名

 東島 広典
 濱田 修一
 重信 正和

作成日

2018年12月 1日

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

・他2 JCI・日本JC連携事業

1.事業名

2018年度 2月例会 鹿児島ブロック会長 公式訪問例会

2.事業実施に至る背景

2018年度の活動並びに運動が始まるにあたり、鹿児島ブロック協議会会長の公式訪問という貴重な機会に、日本青年会議所の方向性をメンバーが認識する事が大事です。また、鹿児島ブロック協議会の事業計画・各委員会の事業計画の説明も受けることで、お互いに協力・協働出来る活動を確認し、鹿児島ブロック協議会とのつながりを強固なものにしていくことが必要であります。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

鹿児島JCメンバーが、日本JC、九州地区協議会、鹿児島ブロック協議会の2018年度の方向性を認識することにより、出向に対して魅力を感じて行動してもらえる事と、鹿児島JCと鹿児島ブロック協議会との連携と交流を深める事を目的とします。

5.事業内容

鹿児島ブロック協議会長を招いての公式訪問例会

6.実施日時

2018年2月27日(火) 19:00~22:00

7.実施場所・会場

城山観光ホテル

サファイヤホール飛鳥(例会会場)19:00~20:45(18:30より受付開始)

アメジストホール鳳凰(懇親会会場)20:55~22:00

鹿児島市新照院町41-1 TEL 099-224-2211

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥138,000-

 1-1.事業収支予算書
 1-2.見積書(城山観光ホテル)
 1-3.見積書(研文堂)

 

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

 

参加員数

鹿児島JCメンバー

145名

他LOMメンバー

    68名

 

 

合計

213名

 

*他LOMメンバーは2015年度~2017年度2月例会の実績を参照し、平均員数を参加予定員数とする

LOM名      員数(2015年度実績、2016年度実績、2017年度実績)

=====================================

奄美大島JC     2名 (   2名、      3名、      2名   )

鹿屋JC    14名 (  16名、     19名、      7名   )

川内JC     8名 (   8名、      9名、      8名   )

指宿JC     7名 (   7名、      2名、      6名   )

さつま出水JC     7名 (   6名、      6名、      9名   )

串木野JC       4名 (   2名、      5名、      5名   )

枕崎JC       4名 (   4名、       5名、      5名   )

新大隅JC    3名 (   2名、      3名、      5名   )

阿久根JC    2名  (   4名、      2名、      2名   )

南さつまJC  10名  (  13名、      6名、     12名   )

霧島JC      4名 (   1名、      5名、      6名   )

屋久島JC       3名 (   4名、      3名、      2名     )

 

【参加推進方法】

鹿児島JCメンバー 

・各委員長、各スタッフによるメンバーへの参加の呼びかけのお願いをします。
・星取表を作成し、各運営幹事を通じ出席者数の確認を随時行い、各委員会への参加推進のお願いをします。
・1月委員会時に例会の趣旨を説明し参加を促します。
・全会員に委員会メンバーより、電話にて出席依頼のお願いを行い、懇親会までの参加を促します。

他LOMメンバー

・各LOMには、案内文を送り、後日専務理事に連絡を行い出欠、または参加人数の確認をとります。

10.外部協力者・団体

公益社団法人日本青年会議所 九州地区 鹿児島ブロック協議会

11.実施組織

公益社団法人 鹿児島青年会議所 JCホスピタリティ委員会

12.実施スケジュール

2017年11月 3日(金)

第二回正副室長予定者会議

 

2017年11月13日(月)

第二回理事予定者会議

協議

2017年11月14日(火)

11月理事会

 

2017年12月 4日(月)

第三回正副室長予定者会議

 

2017年12月 4日(月)

第三回理事予定者会議

協議

2017年12月 5日(火)

12月理事会

 

2018年 1月 9日(火)

正副室長会議

 

2018年 1月16日(火)

1月理事会

審議

2018年 2月27日(火)

2月例会

実施

2018年 4月 3日(火)

4月正副室長会議

 

2018年 4月10日(火)

4月理事会

報告審議

 

13.前年度よりの引継事項

【前準備段階】
・予定者段階での九州地区協議会の事業説明会などの場からブロック運営専務を始め、他LOMの専務理事ないし担当委員長と名刺交換を行い、本事業の予定日時を早い段階で伝えることができました。

→九州地区業議会で名刺交換にて挨拶を済ませ、COC会議等の他LOMの理事長などが集まる会議でも、本事業の予定日時を早い段階で伝えていきます。

・本事業は、予定者段階の11月理事予定者会議から協議が始まり、1月理事会で審議通過しましたが、その間の準備段階における例会・懇親会のシミュレーション不足が非常に大きく、参加推進、設営・運営と全般的に後手に回る結果となりました。

→委員会内の情報共有など密にコミュニケーションをはかり、参加推進、役割分担などの準備を行い、例会・懇親会のシミュレーションも早い段階で行っていきます。

・今年度は本事業と前後して県内各地のLOMでブロック会長公式訪問例会が実施されましたが、準備段階においてそれらがある事自体全く把握できていなかったため、対応が後手に回る結果となりました。鹿児島JCに先行して実施される公式訪問例会を視察することで、設営・運営に大きく役立つため、予定者段階におけるスケジュール把握および担当委員会メンバーの参加計画を立てることが重要であると考えます。

→事前に各LOMのスケジュールを把握し、日程案内を行ってまいります。

・本例会実施前までにLOMメンバーに対して、出向の仕組みと手続きについての情報提供が不十分でした。このことが本例会実施後の出向者増加につながらなかった一因であると考えます。

→例会実施後の出向者増加につなげるために、例会実施前にLOMメンバーに対して、出向の仕組みと手続きについての情報提供を行います。

【参加推進】

<良かった点>
・今年度は本事業に先行して県内各地でブロック会長公式訪問例会が実施されました。他LOMで実施されるブロック会長公式訪問例会への出欠確認を実施していく中で、結果的にメンバーに本事業を認知していただけたのではないかと考えます。

→県内各地でブロック会長公式訪問例会のスケジュールの把握及び出欠確認を行います。

・本事業に先行し予定者段階から、各LOMの理事長、専務理事が集まる場がいくつかあります。九州地区協議会の事業説明会や予定者段階からの会員会議所、また鹿児島JC以外の県内各地で実施されるブロック会長公式訪問例会などです。これらの場も活用しつつ各LOMの専務理事ないし担当者に、本事業の予定の日時を早い段階で伝えることにより、参加を促す事ができました。今後も日時だけでも早い段階での告知をするべきだと考えます。

→各LOMの理事長、専務理事が集まる場へ参加および早い段階での本事業の告知を行います。

・過去3年以上の参加者実績を基に今年度の参加者の予想を立てました。全体的に精度の良い参加人数想定ができました。

→本年度も同様の参加人数の想定を行います。

<悪かった点>
・各LOMの専務理事に連絡を取るなどのきめ細かい参加推進・出欠確認を実施できませんでした。そのため、あるLOMで参加人数が想定人数を大きく下回り、別のあるLOMで参加人数が想定人数を大きく上回る結果となりました。参加推進のためにも随時参加状況の確認をとる必要があります。

→参加推進のためにも随時参加状況の確認を行い、各LOMの専務理事に出欠の変更がある場合は事前に連絡を頂けるようにいたします。

 

【ブロック会長公式訪問例会】

<良かった点>
・ブロック協議会とリハーサルの有無、時間などを確認し調整していましたが、急遽ブロック協議会のリハーサルが中止となりました。事前にブロック運営専務より、ブロックアワーのタイムスケジュール等の情報をいただくとともに、鹿児島JCに先行して県内各地で実施されたブロック会長公式訪問例会を視察していたため、準備等で特に支障はありませんでした。

→事前確認を行い、急な対応もできるように準備を行います。

・当日、例会開始前にセレモニーのリハーサルを実施することで、ブロック協議会および各LOMを招いての例会として十分なセレモニーを実施することができました。

→本年度も同様に例会開始前にセレモニーのリハーサルを行います。

・例会終了時のアナウンスで、アンケートを机の上に置き退席して頂くよう案内することで、目立った混乱は生じませんでした。なお、今年度はブロック協議会のアンケートがありませんでしたが、実施される年度もありますので事前の確認・連絡と配布および回収方法の調整が必要と考えます。

→ブロック協議会のアンケートの有無の確認及び回収方法の調整を行います。なお、例会終了時にアナウンスにてアンケート回収方法を案内いたします。

 

・準備不足が多かったにも関わらず、例会等の設営に慣れた委員会内外のメンバーの助力を頂きながら、なんとか設営・運営することができました。

→準備不足とならないように、事前準備、確認および情報共有を行います。

<悪かった点>
・シミュレーション不足からくる準備不足から、例会レイアウトのプリントアウトを忘れ、設営に一時支障をきたす場面がありました。

→事前準備および確認を行います。

・準備段階で、例会等の設営に慣れた委員会内外のメンバーへのヒアリングを十分に行っていなかったため、設営で一時混乱が生じる場面がありました。

→準備段階で、例会等の設営に慣れた委員会内外のメンバーへのヒアリングを十分に行います。

・本例会後に鹿児島ブロックへの出向者増加のための具体的な動きをとっていなかったため、本例会を出向者増加につなげることができませんでした。本例会終了時にアンケート記入と共に、簡易的なものでも出向希望書を配布、記入してもらうなど具体的なアクションを取る必要があると考えます。

→本例会終了後、各委員長に委員会内での出向希望者の有無の確認を行います。

【懇親会について】

<良かった点>
・鹿児島JCに先行して県内各地で実施されたブロック会長公式訪問例会を視察していたため、キャラバンをスムーズに誘導し、実施して頂くことができました。

→鹿児島JCに先行して行われる県内各地で実施されるブロック会長公式訪問例会の視察を行います。

<悪かった点>
・懇親会のシミュレーション不足のため、当日急遽懇親会レイアウトを修正する事となりました。

→懇親会のシミュレーションを行い、事前確認を行います。

・懇親会のシミュレーション不足のため、懇親会での席への誘導に時間がかかり、懇親会の開始が遅れてしまいました。LOMメンバー、他LOMメンバーを想定した誘導計画が必要です。

→懇親会のシミュレーションを行い、役割分担および確認を行います。

・計画のタイムスケジュール上において、例会と懇親会の予定移動時間があまりにも短かった(10分)ため、誘導の遅れが大きくタイムスケジュールに影響し、懇談の時間を削る結果となってしまいました。十分な時間を設定する事が必要です。

→参加人数、移動距離を考慮し、十分な移動時間の設定を行います。

・重要ゲストテーブルをアテンドするメンバーを配置していなかったため、対応が遅れる結果となりました。

→重要ゲストテーブルをアテンドするメンバーを配置いたします。

・懇親会でのキャラバンでスクリーン、プロジェクタの利用希望を頂いておりましたが、審議段階で懇親会会場備え付けのスクリーン、プロジェクタ利用を予算計上していなかったため使用ができず、また、事務局備品のスクリーン、プロジェクタの準備もしていなかったため、キャラバン実施において不便をかける結果となりました。準備段階で早めにキャラバンで必要な機材を確認し対応する事が必要です。

→事前に必要機材の予算計上をし、準備および対応いたします。

・本例会後に鹿児島ブロックへの出向者増加のための具体的な動きをとっていなかったため、本例会を出向者増加につなげることができませんでした。懇親会時に簡単な委員会別のブースを設け、鹿児島ブロックとの連携を深める意味でも、鹿児島ブロックの委員会と協力して出向者を募るなどの具体的なアクションを取る必要があると考えます。

→具体的な行動に移し、出向・交流につながるように関係各所と相談・調整を行います

・懇親会の内容に特に工夫を凝らしていなかったこともあり、LOMメンバーの参加が少ない印象を受けました。今年度、他LOMで開催されたブロック会長公式訪問例会の懇親会では、バレンタインデーに絡めた企画を実施した懇親会や、懇親会の席次をまちづくり系、青少年系など同じ系統の事業を行う各LOM委員会メンバーを同じテーブルにして、LOMの垣根を越えて懇親しやすいようにした懇親会など、様々な工夫が見られました。鹿児島JCでは他LOMメンバーと交流しにくそうにしているメンバーが多く見受けられ、懇親会への参加に二の足を踏むメンバーが多いように感じます。今後はLOMメンバー、他LOMメンバーがお互いに交流しやすくなる懇親会の設えを工夫し、また参加することが楽しみになる設えが求められるものと考えます。

→具体的な行動に移し、出向・交流につながるように関係各所と相談・調整を行います

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】
各委員長へ、2月委員会前にブロ長公式訪問の意義目的、さらには日本青年会議所、鹿児島ブロック協議会の方向性を知ることの出来る貴重な機会となる旨を伝え、委員会時にメンバーへの周知徹底をお願いし出席意欲を促します。

【効果】
出席率の向上につながり、多くのメンバーがブロック会長の話、ブロック協議会各委員会PRを直に聞くことができ、より出向に興味を持ってもらえるメンバーが増えます。また、出向者が増えることでLOMの組織強化の礎となると考えます。

【工夫】

懇親会の席次にて、同じ系統の事業を行う各LOM委員会メンバーを同じテーブルにし、LOMの垣根を越えて懇親しやすいようにいたします。

【効果】

各LOMでの交流が生まれ、今後の事業に生かせるものと考えます。そして、お互いのLOMに持ち帰り、さらなる事業構築の推進になると考えます。

【工夫】
アンケート回収について、アンケート記入のアナウンス時に委員会で取りまとめること、記入が終わり次第挙手での報告まで依頼し、当委員会メンバーで回収するようにいたします。

【効果】
アンケートを確実かつ速やかに回収することができます。

【工夫】
食事を盛り皿形式にし、座って話をする時間を少しでも多くとります。

【工夫】

懇親会はゆっくりメンバー同士、他LOMメンバーと情報交換の場として参加して頂くとともに、交流を盛んに行える事が期待できます。

【効果】
メンバーには鹿児島12LOMの存在を再確認させ、来訪者へも鹿児島はひとつというメッセージを感じてもらい、今後の協力関係を強固にする事が期待できます。

【工夫】
委員会メンバーにて、各エリアで開催される鹿児島ブロック会長公式訪問例会の状況を動画などで撮影し、懇親会までの待ち時間にてスクリーンに映し編集した動画を見ていただきます。

【効果】
待ち時間を有意義な時間に変えると同時に、鹿児島13LOMの一体感を演出する事が期待でき、鹿児島JCメンバーに他のエリアでの公式会議の内容も知ってもらう事が出来ます。

 【地球環境への配慮】

・会場内の地球環境に配慮した空気温度設定を行います。
・会場への車の乗りあわせをお願いします。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査】

 過去鹿児島ブロック協議会出席率             過去出向者数及び会員数に占める割合
                            日本        九州地区      ブロック
2008年 233名中174名   出席率74.7%  24名10.3%  18名 7.7%  59名25.3%

2009年 224名中145名   出席率64.7%  14名 6.3%  24名10.7%  26名11.6%

2010年 221名中161名   出席率72.9%  14名 6.3%  15名 6.8%  38名17.2%

2011年 220名中147名   出席率66.8%   4名 1.8%  14名 6.4%  24名10.9%

2012年 216名中151名   出席率69.9%  13名 6.0%  15名 6.9%  48名22.2%

2013年 218名中140名   出席率64.2%  23名10.6%  15名 6.9%  46名21.1%

2014年 197名中121名   出席率61.4%  15名 7.6%  13名 6.6%  45名22.8%

2015年 177名中120名   出席率67.8%  23名13.0%  11名 6.2%  59名33.3%

2016年 166名中 95名   出席率57.2%  29名17.5%  22名13.3%  40名24.1%

2017年 150名中 94名   出席率62.7%  25名16.7%  13名 8.7%  43名28.7% 

【分析】

2017年度は出席率が多少改善いたしましたが、依然低い数値です。ブッロク会長公式訪問例会の意義と出向に対する情報を得る重要な機会であることを強く広く伝える必要があります。また、2018年度はJCI ASPAC 鹿児島大会も控えている為、出向への意識を高めていかなければならないと考えられます。ブロック大会や各種大会はLOMメンバーをはじめ、鹿児島13LOM全体で取り組むことができる機会だと考え、今回の公式訪問例会は各LOMとの交流を生み、今まで以上にメンバー一人ひとりの意識が高まるのではないかと考えます。

【ビジョン】

この例会を通して日本JCの方向性を認識することにより、今後の運動・活動に活かすことができます。鹿児島JCメンバーを含め、鹿児島13LOM全体の意識向上を図るために、まずは鹿児島JCが各地よりお越しいただいた皆様に心のこもった待遇を行い、鹿児島ブロック協議会、各会員会議所とのつながりをさらに強化することによって、明るい豊かな社会の実現への運動・活動ができ、世界に誇れる鹿児島を描くことにつながると確信いたします。

16. メンバーへの依頼事項

・各委員会のスタッフの方々は例会の趣旨、意義目的をしっかり理解していただき、委員会メンバー全員の巻き込みをお願いします。

・当日は、時間厳守(5分前には着席)と規律ある行動をお願いします。

・服装は、スーツ・ネクタイ着用でお願いします。また、バッジ・ネームプレートを必ずつけるようお願いします。

・例会中の会場の出入りは必要最低限とし、集中して受けていただくように各委員会で周知徹底をお願いします。

17. 協議・審議のポイント

背景・目的・事業内容

18.正副会議での意見及び対応

【2018年度第2回理事予定者会議】

・背景の表現を見直すとともに、重複した内容や違いを明確にしてください。

→不適切な文章が入っており、修正とともに文章も明確化いたしました。

・次年度ブロック役員にどこのLOMが出向しているか確認し、反映した出席率を記載してください。

→組織図を確認し、各LOM専務へヒアリングを行い、お願いを行い反映させました。

・参加推進方法は参加をする意義をしっかり伝えるようにしてください。

→全メンバーは電話で参加動員をお願いするときに意義を伝えます。

・ブロックで準備するもの、LOMで準備するものをヒアリングしてください。

→ブロック専務と打ち合わせのうえ、準備をすすめていきます。

・スローガンは鹿児島JCで準備するものではありません。

→工夫と効果を削除いたしました。

・シナリオの統一をお願いします。

→検討し統一するようにいたします。

・予算を確認して、ビッフェ以外の料理提供が可能か検討してください。

→確認し、ビッフェ形式から各テーブルへ配膳する盛り皿形式に変更いたしました。

【2018年度第2回正副室長予定者会議】

・工夫と効果でホスピタリティ委員会のエッセンスを厚く加えるようにお願いします。

→待機時間など退屈な時間が無いように工夫と効果の箇所に新たな工夫と効果を掲載いたしました。

・「双方」表現方法再考してください。
→双方という言葉をお互いに変更いたしました。

・次年度ブロック出向者の調査をして、どこのLOMから多く来るか再度調査してください。
→・現在各LOMからの出向者を調査中です。

・一番参加が少ない例会です。いつもより増して動員をしなければならない。例年してきたことに加え、前例にない動員方法を考えてください。
→当委員会からメンバー全員に電話連絡を行い、直接趣旨説明をさせて頂き懇親会まで参加をしてもらえるように致します。と、動員方法を追記いたしました。

・シナリオ追加、ブロック専務と時間配分も確認してください。
→シナリオ追加いたしました。ブロック専務にご連絡し、体制が整い次第検討に入るとの回答を頂きました。時間配分も現在確認中です。

・会費:5000円に変更してください。
→4500円から5000円へ変更致しました。

・PRの有無を各LOMに確認してください。
→現在各LOM専務に確認中です。ご連絡がとれた9LOM専務からは、串木野青年会議所はブロック大会、鹿屋青年会議所55周年記念事業、新大隅青年会議所40周年記念事業、南さつま青年会議所35周年記念事業のPR依頼を受けました。指宿青年会議所、枕崎青年会議所、屋久島青年会議所は11月10日現在連絡をしておりません。今後、引き続きご連絡をしながら調査してまいります。

 

19.その他(添付予定資料等)

 

1.予算関係

 1-1.事業収支予算書
 1-2.見積書(城山観光ホテル)
 1-3.見積書(研文堂)

2.案内文
 2-1.2月例会案内文(13LOM理事長)
 2-2.2月例会案内文(ブロック役員)
 2-3.名簿(2018年度13LOM理事長)

3.運営関係(例会)
 3-1.2月例会式次第
 3-2.例会タイムスケジュール
 3-3.会場レイアウト(例会)

 3-4.2月例会シナリオ(例会)

4.運営関係(懇親会)
 4-1.懇親会式次第
 4-2.懇親会タイムスケジュール
 4-3.会場レイアウト(懇親会)
 4-4.2月例会シナリオ(懇親会)

5.アンケート
 5-1.アンケート(対内)
 5-2.アンケート(対外)

6.その他
 6-1.過去ブロック会長公式訪問例会出席率及び出向率
 6-2.参加動員計画
 6-3.各LOM案内ヒアリング
 6-4.基本方針・事業計画(鹿児島ツーリズム確立室)
 6-5.年間フレーム(JCホスピタリティ委員会)

20.当日回覧資料
  なし

21.添付資料
添付資料まとめ

 

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