公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度 新春懇談会計画(案)の件

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

 

議案名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度 新春懇談会計画(案)の件

会議名

2018年 第3回理事予定者会議

種 別

2018年12月4日 審議

委員会名

総務委員会

窓口副理事長名

東鶴 真児

確認日

2017年12月1日

担当室長名

假屋 周平

確認日

2017年12月1日

委員長名

保 直延

確認日

2017年12月1日

副委員長名

宮内 章行
時任 翔史
武井 遼

作成日

2017年12月1日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度新春懇談会

2.事業実施に至る背景
これまで私たちは、「明るく豊かな社会」に向かって、ひとづくり・まちづくり運動を推進してまいりました。今では鹿児島青年会議所が地域に根差し、必要とされる組織として着実に前に進んでいます。2018年度新体制がスタートするにあたり組織としての方向性を共有し、一体感ある組織作りが必要です。また、シニアの先輩方との連携が出来る環境を創り、相互の理解と賛同を深める機会を創出することが必要です。

3.事業目的(対外)
シニアクラブの先輩方に、2018年度の鹿児島青年会議所の方針をお披露目し、私たちの運動・活動に理解と賛同を頂くことを目的とします。

4.事業目的(対内)
現役・シニアメンバーとが交流を深め、より連携のとれた活動・運動を展開していく事を目的とします。

5.事業内容
鹿児島青年会議所の事業方針とASPACのPR、これからの方向性に共感を得るために、鹿児島JCシニアクラブの先輩方に、平素の支援に感謝の意を伝えると共に、より連携のとれた活動・運動に発展・展開していくために、交流を深める機会の場とします。

6.実施日時

2018年1月30日(火)
メンバー受付 19:00~
来賓受付開始 19:00~
新春懇談会  19:30~21:00

7.実施場所・会場

城山観光ホテル鹿児島市新照院町41-1
TEL:099-224-2211
会場:アメジストホール鳳凰(2階)

2-3.新春懇談会会場レイアウト(鳳凰)

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥1,210,000-
シニアは、会費5,000円

1-1.事業収支予算書(2018新春懇談会)
1-2.城山見積(新春懇談会 会場・飲食)

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

参加員数】

 

参加員数

現役メンバー

148名  (10月時点会員数164名-2017年卒会者16名)

JCシニア

100名

合計

248名

【参加推進計画】 

〈現役メンバー〉
・各委員長並びに運営幹事を通じエントリーボードへの登録の徹底を呼びかけます。
・総務委員会より、審議通過後、メンバーへの電話での案内・出席確認を行い、委員会開催時に各委員会へ総務委員会メンバーが伺い、再度出席を呼びかけます。

〈JCシニア〉
・理事長をはじめとする現役メンバーで鹿児島JCシニアクラブの知り合いの先輩に声掛けをしてまいります。
・シニアのメールアドレスの台帳整備を行っておりますので、完成次第、総会と新春懇談会のご案内をメールにて行います。
・返事の来てないシニアへも電話連絡して、多くの参加を呼びかけます。

10.外部協力者・団体

鹿児島JCシニアクラブ

11.実施組織

公益社団法人鹿児島青年会議所 総務委員会

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2017年10月16日(月)

第1回正副室長予定者会議

 

2017年10月18日(水)

第1回理事予定者会議 

 

2017年10月19日(木)

10月第1回臨時理事会

【第1回目協議】 

2017年11月 1日(水)

第2回正副室長予定者会議 

 

2017年11月 2日(木)

11月正副室長会議

 

2017年11月13日(月)

第2回理事予定者会議  

 

2017年11月14日(火)

11月理事会

【第2回目協議】

2017年12月 4日(月)

第3回正副室長予定者会議

 

2017年12月 4日(月)

第3回理事予定者会議 

 

2017年12月 5日(火)

12月正副室長会議

 

2017年12月 5日(火)

12月理事会  

【審議】

2018年 1月10日(水)

出欠回答(ハガキ)締切 

 

2018年 1月30日(火)

通常総会  

【実施】

2018年 3月 6日(火)

3月正副室長会議 

 

2018年 3月13日(火)

3月理事会

【報告審議】


13.前年度よりの引継事項

【良かった点】
・委員会ごとの役割分担や、委員会ごとに総務渉外委員会の担当者を事前に決めていた為、当日の連絡がスムーズに行うことができました。
⇛本年も実施します。

・受付業務、案内業務に関しては、各委員会の皆さまにご協力頂き、スムーズな運営が出来ました。新春懇談会に出席できなくても、準備時間のみ参加してくださったメンバーも多数いらっしゃった為、短い時間でもしっかりと準備を行うことができました。
⇛本年は総会後の時間の無い中での受付ですので、各委員会統率を取って新春懇談会の開始が遅れないよう十分注意します。

【悪かった点】
・鹿児島JCシニアクラブ懇親会等、様々な要素が絡み、コンセプトそのものが流動的になってしまいました。その為、協議・討議の種別も定まらず、まともな議論がされずに実施を迎えました。結果、実行に移るのが大幅に遅れ、下記のとおり不都合が多数生じました。
<不都合の詳細>
◆現役メンバーへの案内が実施の1週間前になってしまい、調整を無理やりお願いする事になりました。又、新春懇談会の1週間後に控えていた通常総会と同時の案内になってしまった為、メンバー各位のスケジュールの調整が難しく、出席率に悪影響が生じました。
◆案内状の送付が年明け以降になってしまい、来賓各位に先約がありお断りを受けるケースが多々ありました。
◆出席者の決定が直前になった為、席次表が決まらず、新春懇談会の開始3時間前まで変更が続きました。出席者リストの共有、期限の設定、事業支援会議の活用が出来なかった事も原因だと考えます。
◆食事の数量、テーブル数の決定が直前まで変更があり、城山観光ホテル側にもご迷惑をお掛けする結果になりました。
→予定者の段階で方針を決定し、案内状送付にかからなければ、来賓・メンバー共に調整が困難であると考えます。大変重要な事項ですので、次年度へ確実に引き継ぎたいと思います。
⇛本年はスケジューリングをしっかりと行い、開催準備にあたりたいと思います。出席者の確認も前日までに済ませます。

・席次表への記載漏れが2名あり、大変失礼な事をしました。
→その場にて、専務理事へ連絡し、お詫びのご挨拶をして頂きました。対策として、席次表の変更があるごとに、来賓リストと照らし合わせて確認をする作業が必要だと考えます。尚、こちらに関しても、時間的な余裕は必要だと考えます。
⇛参考に致します。

・来賓者紹介の読み上げ時に、読み間違いが数名ありました。
→出席のご連絡を頂いた際に、読み方を確認し、来賓リストに載せる事で対策になると考えます。
⇛事前確認と当日確認を行います。

・席次表について、一般来賓をもっと上座に置くべきではないかという意見を頂きました。
→席次としては「一般来賓→シニア来訪→来訪JⅭ→鹿児島JCシニアクラブ→現役(席次表なし)」とし、今回の席次はJC関係者に重きを置きすぎたのではないかと考えます。
⇛今回は一般来賓は無いですが、来訪JC→鹿児島JCシニアクラブ→現役という順番は参考に致します。

・鏡開きの際、登壇および降壇のアテンドがありませんでした。
→最初にご登壇頂く松木園副市長のみアテンドを行いました。今回は特に転ぶ等の事故もなく終わりましたが、万一の場合を考慮すれば、事前に動線確保を含め、自由に動けるメンバーを一人設けるべきでした。
⇛今回は鏡開きはありませんが、シニアの登壇等はホテル側ともしっかりと打ち合わせして誘導いたします。

・シニア対応に関して、外部・日本JCを重視するあまり、鹿児島JCシニアクラブの先輩が一人でお食事をされている姿がみられた旨の指摘がありました。
→フォロワーメンバーまでの連絡が不十分であった為に役割分担が細部まで行き届かず、一人ひとりに役割を認識してもらう事ができていなかったと思います。開催前に声掛けの機会を頂く様にして、とにかく交流を図ることを目的としている旨を伝える事で、より良い賀詞交換会になると思います。
⇛各委員長にシニアへのあいさつ回り、新入会員紹介等をするように事前に依頼します。またシニアテーブルには目を配り、お一人のところには誰かしたら直ぐに挨拶に行けるような指示命令系統を取ります。

・負担が担当委員会に集中しすぎているという指摘を頂きました。
→予定者段階での協議がほぼなされいていなかった事が原因と考えます。1協目の上程段階で、コンセプトを明確に持ち、正副室長および担当委員会の間でコンセンサスを十分に取らなければ、各委員会への連絡が出来ません。建設的な協議を十分に重ねる事が大切であり、次年度に向けて、本年度より討議を重ねて引き継いでも良いと考えます。
⇛十分に注意します。

・鹿児島JCシニアクラブの先輩方をご紹介される際に、肩書が複数ある方について、読み上げ順を直前に調べて修正を加える事になりました。
→通常総会議案に添付しましたシニア確認票に反映致しました。臨時総会や、対内例会(5月例会、6月例会等)でも使用する事があると思いますので、委員会を超えて共有できる様に致します。
⇛事前に間違いのないように注意します。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

・公共の交通機関の利用や、出席者に対する車の乗り合わせによる来場の働きかけを致します。
・ウォームビズを推奨し、会場内の地球環境に留意した空調温度の設定を致します。
・リハーサルを委員会だけでなく、理事役員と共有することにより、より念密に情報の漏れがないよう最新の注意を図り、当日のイレギュラーに対する対応などに俊敏に動けるように致します。リハーサルの開始時間は総会前の16:30より開始します。
・開始時間を19:30、終了時間を21:00とし、懇談会の時間を通常の2時間から1時間30分に変更することにより、より多くのシニアの先輩方が参加しやすくいたします。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

<調査>

・2017年度賀詞交換会報告書の「10.参加員数と参加推進計画の検証」より、参加員数をあげるためにどのような参加推進計画を立てて実行していったのか調査する。
▶以下、報告書より添付

10.参加員数と参加推進計画の検証 
【参加員数】

  計画 実績 達成率
現役 150 80 53.3%
鹿児島JCシニアクラブ 50 53 106.0%
九州JCシニアクラブ 19 42.1%
日本青年会議所 100.0%
九州地区協議会 60.0%
スポンサーJC 100.0%
兄弟JC 0.0%
姉妹盟約JC 0.0%
薩長土肥の会 33.3%
鹿児島ブロック 12 41.7%
鹿児島県・市 100.0%
各種団体 0.0%
学校 66.7%
メディア 13 30.8%
合計 270 161 59.6%


【検証】 
<現役メンバー> 
・各委員長並びに運営幹事を通じエントリーボードへの登録の徹底を呼びかけます。 
→連絡が開催1週間前となり、時間が無さ過ぎた為、エントリーボードは使用せず、委員会メンバーで手分けをして電話連絡に切り替えました。 

・総務渉外委員会より、審議通過後、メンバーへの電話での案内・出席確認を行い、委員会開催時に各委員会へ総務渉外委員会メンバーが伺い、再度出席を呼びかけます。 
→今回は最終的に討議事項となり、審議は諮りませんでした。1月理事会の翌日より、各委員会の委員長、運営幹事にご協力頂きながら、総務渉外メンバーにて電話連絡を行いました。周知がほとんど出来ていない状態でしたが、メンバーの皆さんにご協力頂き、約半数の方にご出席頂きました。


<シニア> 
・専務理事を通して、鹿児島JCシニアクラブの先輩を中心に声掛けをしてまいります。 
→事務局よりFAXにて案内を流して頂き、多数の先輩方にご出席いただきました。

<他青年会議所>

・案内文を送付します。 
→郵送及び理事長に持参して頂く形で対応致しました。年明け以降のご連絡になってしまった為、先約がある方も多くいらっしゃいました。 
・専務理事を通して、声掛けをしてまいります。 
→理事長、専務理事、監事にも声掛けをして頂き、多数の方にご出席いただきましたが、別会が先に入っており、参加したいけど出来ないというケースがありました。 

<行政>
・挨拶回りの際に持参し、手渡しをします。
・挨拶回りの際、賀詞交換会の背景・目的をしっかりとお伝えし、声掛けを行ってまいります。
→挨拶回りの際に理事長より手渡しをして頂き、賀詞交換会の目的をお伝えして頂きました。結果、鹿児島県知事と鹿児島市副市長にご臨席を賜る事ができました。

▶以上、報告書より添付

<分析>

新春懇談会は鹿児島青年会議所の新体制を理事長の言葉で発信し、メンバーの結束力を高め、一体感のある強い組織を作る絶好の機会である。また、シニアの先輩方に対しても鹿児島青年会議所の新体制をアピールできる機会の場でもある。2017年度賀詞交換会の参加率をみると、まず現役の参加率の低さが目を引く。上記【検証】にも挙げられる、事業の告知、出欠確認連絡も100%とはいえずとも、しっかりとやった結果が53.3%とは残念ながら高いとは言えない。またシニアの出席については50名の目標に対して53名と達成はしたものの、そこに伸びしろは十分にあると思われる。2018年ASPAC鹿児島大会を控え、シニアの先輩方も非常に鹿児島JCの現状を注目をしている今回のタイミングで、現役とシニアがより多くの参加を募り、交流を深め、鹿児島JCの強い組織の基盤作りの機会と捉えることは十分にできる。

<ビジョン>

鹿児島青年会議所の新体制のスタートである1月新春懇談会にて、メンバー間の結束力を高め、一体感のある強い組織を作ります。そのためにも、現役の出席率向上が不可欠です。また、シニアの参加者数の向上を実現し、交流が出来る環境を創出し、来るASPAC鹿児島大会に向けて鹿児島が一丸となって取り組む気持ちを醸成することが、ASPAC鹿児島大会の成功、鹿児島JCの一体感ある強い組織作り、ひいては世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信します。

16.メンバーへの依頼事項

<理事役員>
・当日までのリハーサルにご参加いただけます様お願い致します。
<現役メンバー>
・当日は時間厳守にてお願いします。総会終了後、直ちに移動をお願いします。 
・総務委員会から各委員会へ向けて役割分担表を配布致します。新春懇談会の運営・そしてLOM全体で取り組むという意識づけのご協力をお願い致します。
・委員長、運営幹事からメンバーへ、バッジ・ネームプレート・JC名刺を忘れないようにご連絡ください。
・委員長、運営幹事からメンバーへ、全員参加を目標に声掛けをお願いします。

17.協議・審議のポイント
背景・目的

18.正副会議での意見及び対応

【第3回正副室長予定者会議】

・枠のフォームがついてないので、2018年度の議案フォームを使用してください。
→2018年度の議案フォームに修正いたしました。

 ・「副委員長」の文言は、必要ないので削除してください。
→削除いたしました。

 ・総会が早く終了した場合の、シニアへの対策を考えてください。
→総会は早く終了した場合、総会から参加のシニアの待合場所として、総会会場のロビーで席を用意します。そちらでドリンク対応して、開場時間までお待ち頂きます。開場時間になりましたら懇談開場へご案内いたします。

 ・シニアから案内が遅いとのご指摘がありますので、案内を送った時点ではなく、審議通過後、すぐに電話連絡してください。
→委員会メンバー全員で、電話連絡をし参加推進を行います。

 ・案内状に関しては、鹿児島シニアクラブ代表世話人・2017年度理事長・2018年度理事長の3名の連名でお願いします。
→3名の連名で案内状は、送信いたします。

 ・参加推進のところで、シニアのメールアドレスの台帳整備を行っておりますので、完成次第、総会と新春懇談会のご案内をメールにて行います。とあります、メールの配信漏れがないように、台帳整備の部分でもチェックを行ってください。
→チェックを確実に行いシニアに連絡漏れのないようにいたします。

【第3回正副室長予定者会議前 事前ヒヤリング】

シニアの参加推進方法で100名達成するとは思えないので、再度検討してください。案内をメールだけですると届いていないこともあるので注意してください。
→電話での確認作業も入れて、100名の達成を目指します。

【第2回理事予定者会議】

・会場レイアウト、地方創生推進委員会が席図から抜けているので追加を。
→追加しました。

・目的の再考をお願いします。背景にASPACを入れているが再考を。
→来賓を呼ばなくなったことから、目的の見直し、背景についてはASPACの表記は削除しました。

・アンケートメンバー向け、内容は見直しの再考を。
→アンケート項目を見直しました。

・席札は考えているか。
→前方4テーブルのみ準備します。

・タイムスケジュール、若い我ら斉唱は行政来賓いる時は必要ないので削除。
→行政を呼ばなくなったので、残しています。

・備品リストアンケートセット150名分あるか事務局に確認をお願いします。定点用カメラとか不要なものも入っているので削除してください。
→備品リストは必要なものを精査しました。

【第2回正副室長予定者会議】

・知事、市長、行政も招待してみては?招待者リストの作成をお願いします。
→理事長確認し、招待することにしました。

・参加員数のJCシニアは要請があったの?シニア懇談会の感じも持たすなら50名で収まらないのでは?
→特に要請はなかったので文言削除します。2017年5月例会のシニアクラブとの懇談会ではシニアの先輩方の参加が84名でしたので、計画100名で修正します。

・参加推進計画のJCシニア、専務理事だけでは声掛けは無理ですので、委員会メンバー考えてください。
→総会と同日開催のため、理事長をはじめとする現役メンバーは全員で声掛けをしていく対応をしたいと思います。

・目的を一つにまとめる。また、シニコンだったり、行政もくるのであれば背景目的もかわるので再考を。
→目的を一つにまとめます。内容も再考します。

・会場レイアウトもあわせて修正を。人数によっては会場を変えて計画してください。
→修正いたします。会場の収容人数は270名ですので、現時点の262名はギリギリ入れます。270名を超える場合は会場変更します。

【第1回理事予定者会議】

・正副での指摘が反映されていない。
→申し訳ございませんでした。前回のご意見も反映させて修正しております。

・赤字になっていないと何も変わっていないということになる。前年の反省が引き継がれているのか。詳しくヒアリングを行う。誰を呼ぶか。参加推進方法など。
→申し訳ございませんでした。今回より修正箇所は赤字にしております。

・招待者リストを運営方などいろんな人に相談して精査すべき。交換会でなく、交歓会に直す。
→招待者リストはシニア、鹿児島ブロックの各青年会議所理事長に絞り、タイトルは新春懇談会に変更しました。

・行政、各種団体とのネットワークの確立、基本方針を踏まえて、背景目的を再考してください。
→行政、各種団体とのネットワークの確立は今回の背景目的から削除しました。

・本年度の吉木委員長と打ち合わせをして今年どうだったかヒアリングしてください。
→ヒアリングしました。総会と同日開催予定から別日開催に変更になり十分な準備期間が取れなかったとのことでした。

・参加者(招待リスト)は運営側から出して
→依頼します。

・交換の漢字はあっているのか?
→交歓、交換、両方意味があり使い分けていたようです。最終的には新春懇談会に変更になりました。

【第1回正副室長予定者会議】

・背景の内容が事業計画に沿った背景になっていないので再考してください。(ヒント:基盤造りだと思う)
→再考します。

・対外目的は、何を仕掛けるかによってかわるとおもうので考えてみてください。
→再考します。

・対内目的の部分で、県知事と市長を呼ぶだけで、今後の活動・運動が展開していくとは思えないので、再考してください。
→再考します。

・予算総額の部分で、来訪団体・JC参加者は、会費5,000円 となっていますが、これは、現役も会費が必要なのですか。
→現役は会費徴収はしない方向です。

・参加員数のところで、鹿児島県・市が2名となっていますが教育とか国際の人や議員を呼ぶとか検討してください。
→検討します。

・参加推進計画(現役メンバ-)のところで、例会ではないので何か、仕掛けを考えてください。
→再考します。

・参加推進計画(JCシニア)のところで鹿児島JCニアクラブの先輩方に案内文を送付する前にスケジュ-ルの確認をおこなってください。
→了解しました。

・参加推進計画(行政)のところで、挨拶周りの際に持参し、手渡しでは、遅すぎるので事前に連絡を行ってください。
→了解しました。

・11.実施組織のところで、委員会名がぬけてます。
→追記しました。

・前年度よりの引継事項にコメントを記入してください。
→了解しました。

・本年の工夫のところにタイムスケジュ-ルを記載して、リハ-サル時間も記入してください。
→了解しました。

・会場付近に来場JC同行者向けの待機スペ-スを設けるとなっていますが、どのようにつたえるかを考えてください。
→了解しました。

・ビジョンのところで、更なる現役の出席率の向上、シニアの参加者数の向上を実現しとありますが本当にこうなる内容ではないと思います。
→了解しました。

・背景の部分に目的・手段は記載しないようにしてください。
→了解しました。

・対内目的のところで、連携がとれたらどのようになるかまで記載してください。
→了解しました。

・事業内容のシニアクラブとは、どこのシニアクラブですか?正式名称での記載をお願いします。
→了解しました。

・座席表を添付してください。
→了解しました。

・鹿児島県と鹿児島市のどこに声かけするのか調査して記載してください。
→了解しました。

・工夫のところのより念密に漏れってありますが何の漏れですか。
→了解しました。

・ビジョンが全体的に文がおかしいので再考してください。
→了解しました。

19.その他(添付予定資料等)

1.予算関係
1-1.事業収支予算書(2018新春懇談
1-2.城山見積(新春懇談会 会場・飲食)

2.懇談会
2ー1.式次第・スケジュール(新春懇談会)
2-2.タイムスケジュール(新春懇談会)
2-3.新春懇談会会場レイアウト(鳳凰)

3.関係資料
3-1.備品チェックリスト(2018新春懇談会)
3-2.シナリオ(新春懇談会)
3-3.アンケート(新春懇談会 メンバー向け)

20.当日回覧資料
  なし

21.添付資料
 2018年度新春懇談会資料まとめ

カテゴリ