公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度 通常総会計画(案)の件

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度 通常総会計画(案)の件

会議名

2018年  第3回理事予定者会議

種 別

2017年12月4日 審議

委員会名

総務委員会

窓口副理事長名

東鶴 真児 

確認日

2017年12月1日

担当室長名

假屋 周平

確認日

2017年12月1日

委員長名

保 直延

確認日

2017年12月1日

副委員長名

宮内 章行
時任 翔史
武井 遼

作成日

2017年12月1日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度 通常総会

2.事業実施に至る背景
公益社団法人鹿児島青年会議所の総会は、通常総会及び臨時総会の2種があり、通常総会は1月とし、臨時総会においては8月及び12月に開催する事となっております。2018年度を迎えるにあたり、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催いたします。1月通常総会は、2017年度を締めくくり2018年度新体制のスタートの場でも有り、鹿児島JCの最高意思決定機関としての総会の企画・運営を、定款に基づき円滑な運営を行う必要があります。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内)
公益社団法人鹿児島青年会議所が通常総会において、定款に基づき円滑な運営を行い、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的とします。

5.事業内容
公益社団法人鹿児島青年会議所 2018年度通常総会
下記の議題について承認を得るために総会を開催します。

議題

《審議事項》
第1号議案 議事録署名人に関する件
第2号議案 2017年度12月臨時総会議事録承認の件
第3号議案 2017年度事業報告承認の件
第4号議案 2017年度収支決算報告承認の件

(収支決算報告及び監査報告)
第5号議案 2018年度収支補正予算(案)の件

《報告事項》
1.2017年度登録料等分担金収支報告
2.2018年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件
3.その他

6.実施日時

2018年1月30日(火曜日)

受付開始  17時30分~
通常総会  18時00分~19時00分

 03-2.総会タイムテーブル.pdf

7.実施場所・会場

城山観光ホテル
鹿児島市新照院町41-1
TEL:099-224-2211

通常総会会場:サファイアホール飛鳥(3階)
 03-3.総会会場レイアウト.pdf

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥136,000ー

 01-1.事業収支予算書.xlsx
 01-2.城山見積書(通常総会).pdf

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

 

参加員数

現役メンバー

148名  (10月時点会員数164名-2017年卒会者16名)

JCシニア

18名(過去3年間の最高出席者数16名に対して10%増を委員会努力目標として設定)

合計

166名

JCシニア過去の出席者数(2015年度 15名・2016年度 13名・2017年16名)
ニアクラブ登録数:848名(2017年10月時点)

【過去の出席率、はがき返信率】

          出席     はがき返信
2015年度   60.5%   84.4%
2016年度   45.8%   69.0%
2017年度   62.7%   76.0%

<現役メンバー>

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行います。

・各委員長に連携をお願いし、総会の重要性や意義、返信ハガキ・委任状の記載方法や重要性を伝え、通常総会の案内と、重要性の呼びかけを実施いたします。各委員長には2018年度最初の総会での高い出席率が各委員会の一年間の活動に繋がることもしっかりと認識してもらい、出席の動員をお願いします。予定者委員会の時間を使って各委員会に訪問し、総務委員会メンバーから直接、再度伝えます。

・返信ハガキ・委任状の提出のエントリー登録状況を1月23日(火)に締切・集計し、委員会ごとの出席状況を各委員長へ通知します。1週間前から提出状況を運営幹事と共有し、未提出のメンバーへ返信の案内をして頂きます。また、締切日の1月23日が委員会開催日であるので、未提出者には印鑑持参の案内を行い、100%の委任状回収を目標とします。

・例年より開始時間が早いため、予定者委員会の段階より日時の告知を行い、事前に仕事の調整もして頂いたうえで、遅刻参加が無いように呼びかけを致します。

<シニア>

・案内状をFAXにて発送し、また、手帳作成の確認の際にも総会の案内を行ないます。

・シニアクラブには、2017年10月時点で848名の先輩方が在籍されており、過去3年間のデータでは、最大16名のご出席をされています。本年度は、さらに多くのシニアクラブの先輩の巻込みを図る為、現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くように取り組みます。また、理事長にもシニアの先輩方への声掛けを依頼します。また委員会努力目標として10%増を目標として今回設定致します。

10.外部協力者・団体
なし

11.実施組織

公益社団法人鹿児島青年会議所 総務委員会

12.実施スケジュール

日付

会議名

審議・実施・報告

2017年10月16日(月)

第1回正副室長予定者会議

 

2017年10月18日(水)

第1回理事予定者会議

 

2017年10月19日(木)

10月第1回臨時理事会

【第1回目協議】

2017年11月 1日(水)

第2回正副室長予定者会議

 

2017年11月 2日(木)

11月正副室長会議

 

2017年11月13日(月) 

第2回理事予定者会議

 

2017年11月14日(火)

11月理事会

【第2回目協議】

2017年12月 4日(月)

第3回正副室長予定者会議

 

2017年12月 4日(月)

第3回理事予定者会議

 

2017年12月 5日(火) 

12月正副室長会議

 

2017年12月 5日(火)

12月理事会

【審議】

2018年 1月10日(水)

案内文発送

 

2018年 1月23日(火) 

出欠回答(ハガキ)締切

 

2018年 1月30日(火)

通常総会  

【実施】

2018年 3月 6日(火)

3月正副室長会議

 

2018年 3月13日(火)

3月理事会

【報告審議】

13.前年度よりの引継事項

【良かった点】
・受付業務以外に関しては、人員配置ができており、臨機応変な対応ができました。委員会メンバーごとの役割分担が事前打ち合わせで明確になっていた事が良かったと考えます。尚、自由に動けるメンバーもいた為、マイクの持ち回り等、柔軟に対応ができました。次年度以降でも、メンバーごとの役割分担は計画段階より綿密に行い、不測の事態に備えて自由に動けるメンバーも配置する事を推奨いたします。

→本年度も事前の担当割をしっかりと行います。

・委任状の回収連絡、各委員会への声掛けも計画どおりに行う事が出来ました。締切等、日付を明確に決めてメンバー間で共有する事を推奨いたします。

→本年度も締切、日付などを早めに決めて告知することで、早め早めに対応していきます。

・ドアクローズを予定通りに行う事ができ、途中で来られたシニアクラブの先輩にご入場いただくタイミングを調整することができました。協議段階より、ドアクローズの時間の明確化し、入り口付近にメンバーを配備する事を推奨いたします。

→本年度もドアクローズの時間を事前に明確化し、入り口付近へのメンバー配置を行います。

【悪かった点】
・メンバーの出席率や委任状返信率に関しては、大幅の改善には至りませんでした。
 <原因>
 スケジュール管理が上手くできていなかった事が原因だと考えます。審議可決を目的にしていた所があり、可決後の動きを見据えた段取りを組み、メンバーとの共有ができていませんでした。尚、横つながりを活用した連絡は、運営幹事を主体として、委員長各位にも補助的に行って頂きましたが、詳細の打ち合わせをしておりませんでした。
 <対策>
 協議段階より、総会実施までの動きを考慮してスケジュールを管理すべきだと考えます。又、委員会の時間を活用して、メンバーとの情報共有を行うべきです。尚、横のつながりを活用した連絡方法は、運営幹事を主体にしながらも委員長からも声掛けを行ってもらう様に統一し、連絡の量・質ともに向上をはかるべきだと考えます。

→本年度はまずは総務委員会内での情報共有と事前の段取りをしっかりと行います。また、各委員会の委員長、運営幹事の動きも重要ですので、両方への働きかけを行い、意識を高めてもらうよう根回しします。
・リハーサルが当日の2~3時間しかできませんでした。
 <原因>
 理事役員を含め、メンバーへの連絡が遅かった事が最大の原因だと考えられます。
 <対策>
 協議段階より、リハーサルの日程や役割分担を具体的に計画し、情報共有を心がけるべきだと考えます。

→リハーサルの日程と役割分担を早めに決定して関係者への情報共有を行います。
・委任状回収時に、代理人欄に理事長名を記載している方が数名いました。
 <原因>
 返信用はがきの説明文の該当箇所を太字にする、という手法を取りましたが、文書に頼った連絡になってしまい、口頭での連絡が不十分だった事が原因だと考えます。
 <対策>
 委員会の時間を利用した委任状記載についての説明や、未回収者への提出依頼・回収を充実させる事が大切だと考えます。案内状に関しても、記入例を含めた説明書きを同封する等、その場で確実に伝わる工夫をする必要があると思われます。上記2点を徹底する為には、予定者段階で審議可決して、早い段階で案内を送る事が非常に重要だと考えます。

→本年度も上記に加え、分かりやすい記入例を作成し、間違いの無いように事前準備を行います。

・事前に出席の回答を頂いたシニアクラブの先輩が、わずか2名と少なく、出席のお願いをしなければならない事態が起きました。
 <原因>
 総会の案内が先輩方に届いた時期が、総会開催日の1週間前と直近になってしまった事が原因だと考えます。
 <対策>
 早期での審議可決、案内送付が理想だと思われます。又、JC手帳作成時に行うシニアへの電話確認の場で、総会の案内をよりしっかり行う事も重要だと考えます。

→本年度は総会当日から20日前には発送します。

・シニアクラブ受付について、2016年度卒会の先輩方がいらしたときに、スムーズに行う事ができませんでした。
 <原因>
 出席回答を頂いた先輩方の名札のみをカウンターに出していた事や、2016年度卒会の先輩方の謝恩会PRについて、事前打ち合わせが不足していた事が考えられます。
 <対策>
 総会にご出席頂ける先輩、PRの時間帯のみ参加される先輩を具体的に把握し、メンバーと情報共有すべきだと考えます。本年度の様に懇親会を行わない場合でも、諸先輩方への感謝と、おもてなしの気持ちを忘れずに計画を行う事も、円滑な運営につながると考えます。

→本年度、総会は通常より早い開催、その後の賀詞交換会もありますので、到着時間がばらばらになる可能性もあります。その点を踏まえ、受付でのスムーズな対応ができるように人員配置をいたします。

・シニア紹介の際に、司会へ十分な資料を提供できませんでした。
 <原因>
 肩書が複数あるシニアクラブの先輩について、読み上げ順についての考慮が無かった事が原因だと考えます。
 <対策>
 シニア確認票を作成する段階で、事前に確認を行う必要があります。マニュアル化して淡々と運営するのではなく、鹿児島青年会議所の活動にご理解、ご協力をくださるシニアクラブの先輩方へ、感謝の気持ちを込めて企画・運営を行う事で、より深みのある総会になると考えます。又、同じ事で急遽対応を迫られる事が無い様に、シニアクラブ世話人の確認票を事前作成しました。

→本年度はシニアクラブのリストと読み上げ順番については事前に関係者と十分に確認をしておきます。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】

・各委員会へ総会の意義、目的を改めて伝えます。

【効果】

・総会が参加必須であることや、メンバーと顔を会わせる事の大切さを再確認して頂き、メンバーの意思統一を図ることが出来ます。

【地球環境への配慮】

・出席者へウォームビズを推奨する旨の連絡を行い、会場の空調温度を地球環境に留意した温度に設定致します。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

2017年度の総括と、2018年度の新体制の確認・承認を、鹿児島青年会議所のメンバーが一堂に会する場にて行う事で、脈々と受け継がれてきた鹿児島JCの明るい豊かな社会を築くという想いを継承します。2018年度の理事長の目指す方向性を共有することで、鹿児島青年会議所が一体感のある組織となり、今後の鹿児島JCの活動が明るい豊かな社会の実現へより大きな効果を発揮し、鹿児島を超えて日本、アジアへと伝播し、世界に誇れる鹿児島の実現につながります。

16.メンバーへの依頼事項

・今回は例年の総会と開始時間が異なります。各委員長は、委員会メンバー全員に事前連絡・周知徹底をお願いします。

・不慮の事故・自然災害などにより、定足数に影響が出る可能性があるため、各委員長は、委員会メンバー全員に到着次第速やかに出欠確認の返信ハガキを送付するとともに、出欠に関わらず委任状欄に必ず署名・捺印してから送付するよう呼びかけてください。委任状は前日までに100%回収してください。

・各委員長は、委員会メンバー全員に、返信ハガキの代理人記入欄には、議長(原則的に理事長)以外の人を代理人として記入するよう呼びかけてください。

・シニアクラブの先輩の参加動員を図る為、知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをお願い致します。

・総務委員会より、各委員長には、総会の意義目的の周知をしますが、その内容を委員会メンバーにしっかり周知してください。

17.協議・審議のポイント
背景・目

18.正副会議での意見及び対応

【第3回正副室長予定者会議】

・枠のフォームがついてないので、2018年度の議案フォームを使用してください。
→2018年度の議案フォームに修正いたしました。

・「副委員長」の文言は、必要ないので削除してください。
→削除いたしました。

・総会が早く終了した場合の、シニアへの対策を考えてください。
→総会は早く終了した場合、総会から参加のシニアの待合場所として、総会会場のロビーで席を用意します。そちらでドリンク対応して、開場時間までお待ち頂きます。開場時間になりましたら懇談開場へご案内いたします。

【第3回正副室長予定者会議前 事前ヒヤリング】

・通常総会の正会員案内状、委任状含めたハガキが添付されてます。案内状に差し替えをしてください。
→資料の添付ミスでしたので、正会員案内状を添付いたしました。

・ここ最近、60%の出席率、最初は委員長と運営幹事も、波に乗れずズルズルいくパターンもあるので注意して欲しいです。例会総会は出席義務なので、どのように伝えて出席してもらうのかを考え、鹿児島JCの各委員会が1年間スムーズに進める組織づくりを考えて記載してください。
→2018年度一番最初の総会で高い出席率を出せるよう他の委員長ともしっかりと話し合いをしていきます。

【第2回理事予定者会議】

・添付の見積書の日付がおかしい
→修正しております。

・会場レイアウトのスローガンの順番は専務と確認するように。
→専務と相談し、添付資料のままでいきます。

・案内状の日付は、吉日か発送日でいくのか専務と確認するように。
→専務と相談し、吉日でいきます。

・遅参したシニアの紹介は閉会式の前だけなのか、途中でいれるのか確認するように。
→冒頭と閉会前の2箇所での紹介とします。

・議題の審議事項は増えることもあるので、専務と連携を取り、リハーサル、シナリオ修正は柔軟に対応お願いします。
→了解しました。

【第2回正副室長予定者会議】

・目的、最後の目的はいらない。目的1つに。
→目的は一つにまとめます。

・ハガキ100%はどのような手法で達成するのか明記。
→具体的な手法を追記します。

・過去の出席状況を調査して、参加推進方法を考えてください。
→過去の出欠状況、参加推進方法を追記します。

・ビジョン、世界~の表記はおかしいので再考を。また事業計画書のビジョンとつながりをもたして記載を。
→ビジョンの表現を見直します。


【第1回理事予定者会議】

・正副会議での意見及び対応について、どう修正するのか詳しく書いてください。
→追記いたしました。

・集合時間が早くなったので、委任状の対応の仕方を検討してください。
→委任状は前日までの100%回収を目標設定し取り組みます。

・背景に何のためにするのか、もっと自分の想いを乗せた方がよい。ヒアリングを行い再考してください。背景は事業計画に沿って書くように。
→背景に何のために総会を行うのか一文追記しました。

・このタイムスケジュール通りの時間で済むのか、議事録等も再度確認し、それぞれ調査、シミュレーションを行ってください。
→2017年度のタイムスケジュールを検証しました。開始を定刻通りスタートすること、シニアには挨拶時間を事前にお伝えしておくこと等を注意し、タイムスケジュールの通り開催できると考えております。

・なぜ総会を1月に開催するのか。ヒアリングしてください。
→公益社団法人として3月に県に報告する義務があるため、1月開催という意味合いもあることを教えて頂きました。

【第1回正副室長予定者会議】

・背景の内容が事業計画に沿った背景になっていないので再考してください。
→再度、検討致します。

・対内目的とアンケ-トの内容が合わないので再考してください。
→再度、検討致します。

・背景にあわせてビジョンも再考してください。
→再度、検討致します。

・2017理事役員の皆様お疲れさまでしたといえるタイミングを明記してください。
→再度、検討致します。

ビジョンのところで何の意思が継承されるのか?方向性を認識したうえで士気が高まり、どうしていく事で世界に誇れるのかを考えてください。
→再度検討致します。

19.その他(添付予定資料等)

01予算
 01-1.事業収支予算書.xlsx
 01-2.城山見積書(通常総会).pdf

02案内文
 02-1.現役案内状 .pdf
 02-2.シニア案内状.pdf
 02-3.委任状.pdf
 02-4.委任状(未提出者用).pdf

03総会
 03-1.総会式次第.pdf
 03-2.総会タイムテーブル.pdf
 03-3.総会会場レイアウト.pdf

04参考資料
 04-1.備品チェックリスト.pdf
 04-2.シニア紹介票.pdf
 04-3.シナリオ・スケジュール(通常総会).pdf

20.当日回覧資料
  なし

21.添付資料
【2018年1月通常総会】.zip

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