入会希望者面接 報告の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

議案名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 入会希望者面接 報告の件

会議名

2017年11月理事会

種 別

2017年11月14日 審議

委員会名

LOM活性化委員会

窓口副理事長名

嶋 竜一

確認日

2017年11月11

担当室長名

鈴木 義文

確認日

2017年11月11

委員長名

川上 重明

確認日

2017年11月11日

副委員長名

霜出 佳寿 三川 秀昭

作成日

2017年11月11日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

・他1 指導力開発事業

1.事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 入会希望者面接

2.事業実施に至る背景

入会希望者に対して、会員になろうとする者の審査等に関する規定に基づき入会申込書・推薦趣意書の記載内容を最終確認するとともに、面接によって入会申込書・推薦趣意書記載以外の要項を確実かつ公正に審査し、入会の適否を判断する必要がある事から、本事業を実施しました。

3.事業目的(対外)

入会希望者面接を行うことで、入会希望者が鹿児島青年会議所に入会できる状況であること及び、入会の意思があることを確認することを目的としました。

4.事業目的(対内)

公正な審査を行う事で「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に照らし、入会希望者と推薦者に対して公正に適否を判断することを目的としました。

5.事業内容

【入会希望者面接】
LOM活性化委員会メンバー・拡大推進担当副委員長・拡大推進担当スタッフが面接官となり、入会希望者と推薦者(2名)に対し面接を行いました。
入会希望者面接要項に基づき、入会申込書・推薦趣意書との照合確認を行い、規程に基づいて質問するとともに、審査基準に照らして厳正なる判断を行い、推薦趣意書に意見書を添えて理事長に提出しました。

6.実施日時

【入会希望者面接】
平成29年4月28日(金) 19:00~21:00

【入会希望者面接予備日】
平成29年4月29日(土) 13:00~15:00

02- タイムスケジュール

【後期入会希望者面接(予定)】
平成29年9月15日(金) 19:00~21:00
※後期拡大の結果、入会希望者が集まらなかったため、実施に至りませんでした。

7.実施場所・会場

【前期入会希望者面接】
鹿児島相互信用金庫 本店:6F 大会議室
〒892-0822 鹿児島市泉町2-3
TEL 099-223-5111

02- 会場レイアウト

【前期入会希望者面接予備日】
鹿児島相互信用金庫 本店:6F 大会議室
〒892-0822 鹿児島市泉町2-3
TEL 099-223-5111

02- 会場レイアウト(予備日)

【後期入会希望者面接(予定)】
サンエールかごしま
〒890-0054 鹿児島県鹿児島市荒田1丁目4-1
TEL 099-813-0850
※後期拡大の結果、入会希望者が集まらなかったため、実施に至りませんでした。

8.決算総額(詳細は別紙)

¥9,300-
01-1 入会希望者面接事業決算書

9.外部協力者・団体

鹿児島相互信用金庫(会場提供)

10.参加員数と参加推進計画の検証

【参加者実績】

入会希望者面接

  計画 4/28 4/29 5/30 実人数   実績/計画比
入会希望者 50名 22名 2名 2名 26名 (入会希望者26名) 52%
正会員 100名 45名 13名 11名 50名 (総数150名) 50%
合計 150名 67名 15名 13名 76名 (総数176名) 51%

<部門別正会員内訳>

  4/28 4/29 5/30 実人数   実績/総数比
正副室長・監事・事務局長 13名 0名 2名 13名 (総数16名) 82%
会員拡大推進担当副委員長
会員拡大推進担当スタッフ
9名 4名 1名 10名 (総数16名) 63%
委員長 8名 1名 2名 8名 (総数8名) 100%
推薦者 34名 4名 4名 34名 (総数35名) 97%
LOM活性化委員会 8名 10名 7名 12名 (総数18名) 67%

【検証】

<正会員>
・拡大推進会議において、参加対象者を会員拡大担当者へ周知し、各委員会においてその旨を伝えて貰い参加推進を行いました。
・推薦者には必ず出席して頂くように、個別にLOM活性化委員会メンバーから連絡しました。
→会員拡大推進担当副委員長・スタッフ、推薦者の皆さまそれぞれ63%、97%のご参加をいただくことができました。また本年度は、入会希望者への案内状送付に加え、推薦者にもメールにて案内状を送ることで、日時・会場の案内を徹底することができました。

<入会希望者>
・拡大推進会議において、入会希望者は面接を受けることが入会条件である事を会員拡大担当者へ周知し、各委員会において拡大活動の際にその旨を盛り込んでもらうように全メンバーへ伝えました。
→面接を受けることが入会条件である事について、推薦者から事前の案内があったため、その後の面接の案内・確認時もスムーズにやり取りすることができました。

・入会希望者に入会希望者面接を受けることが入会条件である旨を記載した書面を郵送して、事前に周知する予定でした。
→書面にて郵送する予定でしたが、これに先立つタイムスケジュールの作成(案内状に面接時間を記載のため)及び入会希望者の案内状郵送先確認に手間取ったため、メール及びFAXでのご案内と、これに加えて電話での受領確認となりました。推薦者から入会希望者への案内もあり、日時・会場、準備するものなどを十分に周知することができました。

11.事業目的の実現と成果

【事業目的の実現】
<対外>
入会希望者面接を行うことで、入会希望者が鹿児島青年会議所に入会できる状況であること及び、入会の意思があることを確認することができました。

<対内>
公正な審査を行う事で「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に照らし、入会希望者と推薦者に対して公正に適否を判断することができました。

【事業目的の成果】
(資料E)「入会希望者面接要項」などの質問票を使用することで、入会希望者が鹿児島青年会議所に入会できる状況であること及び、入会の意思があることを確実に確認・記録し、また「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に照らし、入会希望者と推薦者の適否を公正に判断・記録することができました。

今回、推薦者となる予定のメンバーについて出席率の確認が面接の直前となったため、急遽推薦者を変更するなどの対応に追われました。今後は、会員拡大活動が開始する時点において、LOMの全メンバーの出席状況について確認・周知し、拡大候補者がいるが出席率の足りていないメンバーについては極力出席していただいて、可能な限り基準を満たして頂くなどの対応を取る必要があります。
ただし、現在「会員になろうとする者の審査等に関する規程」では、推薦者の資格について「出席率が推薦の前月より過去1年間を通して50%以上の者」となっていますが、より多くのメンバーが積極的に会員拡大活動に参加するためにも、今後この「50%以上」という数字について、これが妥当であるか否か、議論を深め、改訂を検討していく必要があるものと考えます。

12.公益性の検証

なし

13.次年度への引継事項

【拡大結果の影響】
(※拡大目標50名を元に面接を計画したが、拡大の結果が26名となったことによる影響について)

・入会希望者への面接案内について、当初案内状を郵送する計画でしたが、人数が減ったことにより手配り等の対応が可能となり、より確実に案内状を渡すことができるようになりました。

・鹿児島相互信用金庫からのご協力により費用がかからない会場を選定していたこともあり、会場の変更はいたしませんでした。

・全体で10ブースを同時運用する計画でしたが、実際5ブースで運用することができました。推薦者及び面接官の必要最低限の動員数もこれに伴って半分となりました。

・面接時に必要な資料について、入会希望者に配布する資料の印刷が半分の部数となりました。

【前準備段階】

<悪かった点>
・面接タイムスケジュールの作成に大幅に時間がかかりました。入会希望者の面接参加可能日や希望する時間帯の確認をするべき、という委員会内の意見を受け、まずは推薦者を通じて情報収集を行ったためです。最終的な所感としては、1ブースあたり4組から多くて5組になるよう希望日等は考慮せずにタイムスケジュールを作り、案内後に要望に応じて適宜修正を行う方法が妥当であったと考えます。

・面接の案内送付は、入会申込書に記載の、会社住所、メール、FAXなどを確認して実施します。これらの項目の記載が十分でないものがあり、案内の発送準備に手間取りました。入会希望者に申込書を記入していただく際、連絡方法となるこれらの項目については十分に配慮して記載して頂くよう、会員拡大推進会議などの場で周知徹底する必要があると考えます。

参加推進

<良かった点>
入会希望者への案内状送付に加え、推薦者にもメールにて案内状を送ることで、日時・会場の案内を徹底することができました

<悪かった点>
・入会希望者へ予定通り案内状を郵送することができませんでした。案内状では、タイムスケジュールに合わせて個別に時間の案内をするため、これに先立ちタイムスケジュールの作成が必要です。面接議案の審議可決後すぐに案内を送付できるよう、事前にしっかりと準備をする必要があるものと考えます。

【入会希望者面接】

<良かった点>
・場内の案内担当メンバーを配置することで、入会希望者をスムーズに各ブースへ案内することができました。

・入会希望者が来場された時点で、私及び場内の案内担当メンバーが挨拶・名刺交換を行うことで、場内で待機中の入会希望者のお名前を把握、スムーズな誘導につなげることができました。受付担当メンバーと連携して、入会希望者の把握に努めることが重要であると考えます。

・従来の面接マニュアルに加えて面接シナリオを作成、面接官に配布し、青年会議所の基本理念など説明する内容を一定にすることができました。

・前年度まで、面接官がBIBLE OF JAYCEE(青)を携行するようになっていましたが、委員会で検討の結果入会希望者から受ける質問への対応のためであったと判断し、今回は想定問答集を作成、面接官に配布しました。当日、実際に入会希望者から問答集が必要になるような質問は受けませんでしたが、今後は面接時だけでなく会員拡大やその他の場面での使用も想定した問答集として内容を検討し修正を加えた上で、活用を検討してください。

・従来のタイムスケジュール資料の全てのブースをまとめたシートには入会希望者名しか記載されていませんでした。推薦者、面接官を一覧することができず使用しにくかったため、今回から全ブースについて入会希望者、推薦者、面接官を一覧できるシートを追加したおかげで、計画・運用がやりやすくなりました。

<悪かった点>
・入会希望者、推薦者が早めに揃った組で、ブースに空きがあれば予定を早めて面接を実施する方針を立て、そのように実施しました。実際のところ、面接官の人数に余裕がなく、大幅に予定を早めることもできなかったため、かえって混乱する場面もありました。空きブース及び手空きの面接官をしっかりと把握する段取りが必要であったと考えます。

・参加した担当委員会メンバーに余裕がなく、記録係を設置することができませんでした。これに関しては、面接官が記入する(資料E)「入会希望者面接要項」の一部などにブース番号及び開始時刻、終了時刻を記載する工夫をすればよかったと考えます。

14.今後の展望

入会希望者の入会において公正な審査を行うことで、品格ある青年としての自覚を持つ事により正会員同様、同じ志を持って活動・運動を行う事で組織の強化・活性化につながると考えます。同じ理念のもとに組織された品格ある青年の力により起こす行動が地域活性の原動力になることで、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたしました。

15.委員長所感

予定者段階より計画・実施してきた会員拡大推進活動の一つの締めくくりとなるのが面接、オリエンテーション、仮会員研修です。その中でも入会希望者面接は、お集まりいただいた入会希望者の皆さまがいよいよ正式な入会手続きに入るその最初であり、拡大活動の総括的な意味合いを持つものだと感じています。本年度の会員拡大活動を推進してきた中で、目標として掲げた50名入会という数字を死守できなかったこと、また拡大活動を通じたLOMの活性化という目的を果たせなかったことは残念ですが、幸いにして、集まっていただいた入会希望者の顔ぶれを見ますと、大変すばらしい人財ばかりです。入会希望者面接を実施した段階になって初めて、会員拡大の全体像を見たような次第で、自分自身の青年会議所活動の経験の少なさを痛感いたします。

「JCに入会して得たものは?」という話題は、会員拡大に関連して度々出てきますが、その回答として多いのが「新しい人に出会える」というものです。今回の拡大活動を通じて、26名の入会希望者の皆さまと出会い、何となく嬉しく感じるものがありました。入会希望者面接は、担当委員会、会員拡大担当者がその年の全ての入会希望者と出会える最初の機会です。そういう意味でも重要な機会であると感じています。

最後になりましたが、委員会メンバーを始め、ご指導、ご助力、ご参加いただいた全てのLOMメンバーの皆さま、慣れない中、積極的に時間調整して参加して頂いた入会希望者の皆さまにこの場をお借りしてお礼申し上げます。

16.正副室長会議での意見及び対応

【11月 正副室長会議】

・面接時に配布した資料も添付をお願いいたします。
→面接時に配布した資料を追加添付致しました。

・面接官の予定とその結果の資料も添付をお願いいたします。
→入会希望者、推薦者、面接官の計画段階での配置及びタイムスケジュール(02-4 タイムスケジュール(予定))を追加添付致しました。また、前回上程時に添付していました、面接当日の入会希望者、推薦者、面接官の配置及びタイムスケジュール結果については、計画段階を基準としてブースの移動、面接官の変更があった箇所を赤字に修正致しました。

・計画段階で50名を予定していて実行段階で26名になった、その影響等について追記をお願いいたします。
→次年度への引き継ぎ事項に追記いたしました。

・次に引き継ぐ際に参考となるよう資料をしっかり見直し、記載内容の再考をお願いいたします。
→計画、運用面での引き継ぎ事項を追記いたしました。

17.その他(添付資料等)

01.決算書
01-1 入会希望者面接事業決算書
01-2 入会希望者面接紙資料見積書
01-3 入会希望者面接紙資料請求書
01-4 入会希望者面接紙資料領収書
01-5 入会希望者面接通帳資料

02.会場・タイムスケジュール
02-1 案内文
02- 会場レイアウト

02- 会場レイアウト(予備日)
02-4 タイムスケジュール(予定)
02-
 タイムスケジュール

03.入会希望者面接運営資料
03-1 面接マニュアル
03- 面接シナリオ
03-3 会場マナーについて
03-4 入会希望者要項
03-5 入会希望者面接時チェックリスト
03-6 会費入会金等説明書
03-7 誓約書(入会希望者用)
03-8 想定問答集
03- 正会員承認までのスケジュール

04.後期入会希望者面接運営資料
04-1 案内文 
04-2 会場レイアウト
04-3 タイムスケジュール

05.まとめ
入会希望者面接 添付資料

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