仮会員オリエンテーション 報告の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

議案名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 仮会員オリエンテーション 報告の件

会議名

2017年11月理事会

種 別

2017年11月14日 審議

委員会名

LOM活性化委員会

窓口副理事長名

嶋 竜一

確認日

2017年11月11

担当室長名

鈴木 義文

確認日

2017年11月11

委員長名

川上 重明

確認日

2017年11月11日

副委員長名

霜出 佳寿 三川 秀昭

作成日

2017年11月11

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

・他1 指導力開発事業

1.事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 仮会員オリエンテーション

2.事業実施に至る背景

入会したばかりの仮会員は、青年会議所に対し様々な期待と不安を抱えて入会してきます。組織に円滑に溶け込み、積極的な活動を展開できるメンバーとなるために、仮会員承認後の早いタイミングで、鹿児島青年会議所で行う活動や方向性を理解することが必要であると考え、仮会員オリエンテーションを実施しました。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

仮会員に、鹿児島青年会議所で活動するにあたって必要な基本的事項を理解してもらうことを目的としました。

5.事業内容

【オリエンテーション】
①趣旨説明
仮会員が本オリエンテーションに入りやすくするために、本オリエンテーション自体の目的、及びその構成を説明しました。

②JCについて
BIBLE OF JAYCEEを基に、JC運動の理念、JCの組織について分かりやすい説明を行い、青年会議所の方向性を確認して頂きました。

③室・委員会の活動内容と事業紹介
2017年度鹿児島青年会議所の室・委員会の活動内容と各委員会が行う職務分掌を、室長、委員長からプレゼンテーションを行って頂きました。

④JCI ASPAC 鹿児島大会について
2018年 JCI ASPAC 鹿児島大会について、COCよりプレゼンテーションを行って頂きました。

⑤新しいJAYCEEのために
ドレスコード、委員会スタッフの役割など、鹿児島青年会議所で活動するにあたって必要な基本的事項を説明しました。

⑥正会員承認までの道のり
仮会員研修、委員会配属、正会員承認までの今後のスケジュールを軸として、正会員承認の基準を説明しました。

⑦仮会員プレゼンテーション
仮会員が自己紹介及び与えられたテーマに関する3分間のスピーチを行い、与えられた時間で自分の意見をまとめプレゼンテーションする機会を提供しました。

6.実施日時

前期オリエンテーション】
2017年5月13日(土)14:30〜20:30
14:00受付開始

オリエンテーション  14:30~18:07
02-1 オリエン式次第・タイムスケジュール

懇親会 18:40~20:30
03-1 懇親会式次第・タイムスケジュール

オリエンテーション追加実施
2017年5月30日(火)20:00〜21:00

【後期オリエンテーション(予定)】
2017年9月16日(土曜日)8:30~10:30
(受付:8:00~)
※後期拡大の結果、入会希望者が集まらなかったため、実施に至りませんでした。

7.実施場所・会場

前期オリエンテーション】
TKPガーデンシティ鹿児島
〒890-0053 鹿児島市中央町26-1
TEL 099-214-2525

オリエンテーション会場 :霧島プレミアム
02-3 オリエンテーション会場レイアウト

懇親会会場:桜島プレミアム
03-2 懇親会場レイアウト

【オリエンテーション補講】
鹿児島市勤労者交流センター(よかセンター)第4会議室
〒890-0053 鹿児島市中央町10
TEL 099-285-0003

【後期オリエンテーション(予定)】
SOHO鹿児島
〒892-0815 鹿児島県鹿児島市易居町1−2
TEL 099-219-1750
※後期拡大の結果、入会希望者が集まらなかったため、実施に至りませんでした。

8.決算総額(詳細は別紙)

¥123,820-
01-1 仮会員オリエンテーション事業決算書

9.外部協力者・団体

なし

10.参加員数と参加推進計画の検証

【参加者実績】

仮会員 23名 (総数    24名) 96%
正会員 40名 (総数   150名) 27%
合計 63名 (参加計画 174名) 36%

【検証】

<仮会員>
・入会希望者に仮会員オリエンテーションを受けることが正会員承認の条件である旨を記載した書面を送付して、事前に周知します。これは、入会希望者面接の案内状の書面に記載いたしました。
・入会希望者面接時にオリエンテーションの案内状を配布し、面接官より出席義務の説明を行いました。
→入会希望者面接時に案内状及び口頭で案内するとともに出欠をとる事で、仮会員24名中23名(欠席の1名は入会辞退の意思表示あり)の参加につながりました。

・推薦者・仮会員に、LOM活性化委員会から、電話連絡を行い、出席の確認を行いました。
→オリエンテーション前に、LOM活性化委員会から仮会員に電話にて出席確認を行う事で、仮会員24名中23名の参加につながりました。

・今回、欠席者対応は計画していましたが仮会員に対して特に欠席時のフォロー体制については案内いたしませんでした。
→入会条件であるオリエンテーションが1日しか選択肢がないことで、仮会員には危機感を持ってスケジュール調整していただけたため、仮会員24名中23名の参加につながりました。

<正会員>
・拡大推進会議において推薦者が参加対象者である旨を会員拡大担当者へ周知し、各委員会で周知していただきました。
・拡大推進グループラインを活用し、周知いたします。
→正副理事役員、拡大担当副委員長・スタッフに対しては、オリエンテーション前の出欠確認を行いましたが、推薦者への出欠確認を失念しておりました。また、それ以外の正会員に対して積極的な参加呼びかけを実施いたしませんでした。そのため、正会員の出席が27%(40名)と少ない結果となりました。

11.事業目的の実現と成果

【事業目的の実現】
本オリエンテーションに参加した仮会員においては、鹿児島青年会議所で活動するにあたって必要な基本的事項を理解してもらう機会を提供することができました。

【事業目的の成果】
<オリエンテーションの理解度>
本オリエンテーションに参加した仮会員に対して、鹿児島青年会議所の活動参加に関する質問を実施し、理解度を確認したところ、添付の通りの結果を得ることができました。

04-2 アンケート結果2017

このうち、本オリエンテーションで特に重要視して説明を実施した項目では、下記の結果を得ました。

Q2:総会、例会及び定例の委員会への出席義務について
・ 上記会議のうち年間出席率が(    )%未満の場合、除名される場合があります
→95%(19名)が 30 と回答

・また(    )回以上連続で欠席すると、注意勧告を受けます
→95%19名)が 3 と回答

Q3:各種会議・事業のスケジュールや詳細の確認及び出欠連絡は、誰に?
→80%(16名)が 運営幹事 と回答

Q5:スケジュール確認はどのようにしたらよいと思いますか?(記述式)
→35%(7名)が 運営幹事に確認 と回答、50%(10名)が ホームページないしGoogleカレンダーで確認 と回答、その他の回答および無回答は5名(10%)

Q8:委員会スタッフのうち、会場手配、出欠確認をするのは誰でしょうか?
→80%(16名)が 運営幹事 と回答

これらの結果から、青年会議所の活動参加に際して、特に重要な項目について、参加されたほとんどの仮会員に理解していただくことができたものと考えます。

<理解度の認識>
本オリエンテーションに参加した仮会員に対して、理解度や興味の内容についてアンケートを実施したところ、下記の結果を得ることができました。

Q1:JCの活動内容や運動の理念の理解が深まりましたか?(5:深まった~1:深まらなかった の5段階から選択)
→100%(20名)が 深まった(5:60%、4:25%、3:15%)と回答しました。

Q2:どの様な活動や運動に興味をもたれましたかご記入ください。(記述式)
→35%(7名)がASPACと回答、30%(6名)がいづれかの委員会名を回答しました。

Q3:会員の義務と権利は理解できましたか?(5:理解できた~1:理解できなかった の5段階から選択)
→100%(20名)が 理解できた(5:50%、4:40%、3:10%)と回答しました。

Q5:JC活動への参画意識は高まりましたか?(5:高まった~1:高まらなかった の5段階から選択)
→100%(20名)が 高まった(5:50%、4:45%、3:5%)と回答しました。

これらの結果から、一定の理解度を得ることができ、また特定の活動内容についても興味をもっていただくことができたものと考えます。

<まとめ>
アンケート結果全体を通して、本事業によって鹿児島青年会議所で行う活動や方向性を理解していただき、活動するにあたって必要な基本的事項を理解を深めていただけたことが検証できました。また、懇親会では、正会員、仮会員で活発に交流する様子をみることができました。本事業全体を通して、仮会員に、鹿児島青年会議所で行う活動や方向性、活動するにあたって基本的な事項を理解してもらい、また懇親会なども通して、組織に円滑に溶け込む第一歩とすることができました。積極的な活動を展開できる仮会員が参加することにより現役メンバーの活動意識の向上にもつながり、組織が強化・活性化されることで、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたしました。

12.公益性の検証

なし

13.次年度への引継事項

【拡大結果の影響】
(※拡大目標50名を元に面接を計画したが、拡大の結果が26名となったことによる影響について)

・推薦者も含め動員人数が少なくなったため、実施時に同じ施設の収容人数が少ない会議室に変更しました。そのため、会議室使用料が低減しました。

・オリエンテーション、懇親会ともに計画より人数は減りましたが、会議室の変更等の対応により人数の少なさが目立つ場面はありませんでした。

・式次第、アンケートなど仮会員に配布する資料の印刷が半分の部数となりました。

【前準備段階】

<良かった点>
・担当委員会として、本オリエンテーションを通して仮会員に特に理解して頂きたい内容を選定してプレゼンテーションを準備し、また理解度を検証するためにその内容に対応したアンケートを準備することができました。

・アンケートを簡単なテスト形式にすることで、本オリエンテーションに参加の仮会員にはアンケートも通してオリエンテーションの内容、特にJCで活動していくにあたって重要な点を再確認していただくことができました。

・本オリエンテーションの会場選定について、アクセスも良く、最大200名を収容できて、また懇親会も開催できる会場という条件に合い、かつ当日空いていた会場としてTKPガーデンシティを使用いたしました。同条件で、もし空いていれば城山観光ホテル、ホテルレクストン、ジェイドガーデンパレスなどの会場がありますが、設備等実際使用しての意見も含め、今後もTKPガーデンシティについて候補として検討して良いものと考えます。

<悪かった点>
・会の設営準備に手間取り、プレゼンテーションの練りこみ及び練習を十分に準備することができませんでした。

・準備の早い段階で委員会メンバーを受付、司会、進行などの担当に割り振ることができませんでした。そのため、それぞれの担当での準備不足やシミュレーション不足にもつながりました。早い段階で当日の動きに合わせた担当を決め、担当それぞれでもしっかりと準備ができるようにしていく必要があると考えます。

・3分間スピーチの進行担当を決めていなかったため、当日直前での仮会員の確認及びそれに合わせたスライド確認などの準備が不十分となりました。担当者が当日の動きを把握し、準備、シミュレーションできるよう、特に3分間スピーチには仮会員の誘導担当、演者の確認担当、スライド操作とチェックの担当を決めるなどの対応が必要であると考えます。

・委員長が会場担当も兼ねて食事の人数設定なども実施したため、十分な調整が図れず食事がやや少な過ぎる結果となりました。会場担当者は、受付担当者からの参加人数報告を元に過不足のない懇親会の設えをする必要があると考えます。

参加推進

<良かった点>
・入会希望者面接時にオリエンテーションの案内状を渡し、参加義務を伝えるとともに出欠確認を行っていた為、入会辞退の意思表示のあった1名を除いて仮会員24名中23名の参加をいただくことができました。

・今回、欠席者対応は計画していましたが仮会員に対して特に欠席時のフォロー体制については案内いたしませんでした。入会条件であるオリエンテーションが1日しか選択肢がないことで、仮会員には危機感を持ってスケジュール調整していただけたため、仮会員24名中23名の参加につながったものと考えます。

<悪かった点>
・正副理事役員、拡大担当副委員長・スタッフに対しては、オリエンテーション前の出欠確認を行いましたが、推薦者への出欠確認を失念しておりました。また、それ以外の正会員に対して積極的な参加呼びかけを実施いたしませんでした。そのため、正会員の出席が27%(40名)と少ない結果となりました。正会員と仮会員が交流する最初の機会であるため、全正会員に対してこの趣旨を踏まえて積極的な参加呼びかけを実施していく必要があると考えます。

【オリエンテーション】

<良かった点>
・本オリエンテーションでは、仮会員として活動に参加するにあたって特に知っておいていただきたい内容について強調してお伝えしました。アンケート結果からも、高い割合で理解して頂けたことを確認できました。

・室・委員会紹介では、それぞれの時間は超過したものの室長、委員長の熱のこもったプレゼンをしていただくことができました。アンケート結果で「JCの活動内容への理解が深まったか」の質問に対し85%が深まったと回答し、興味を持った活動、運動についての質問に対しても1/3が具体的な委員会名や事業名を回答するなど、室、委員会の内容をしっかりと印象付ける結果に繋がったものと考えます。

・今回会場としてTKPガーデンシティ鹿児島を使用しましたが、鹿児島中央駅から徒歩2分のアクセスの良さ、会場内の雰囲気も良く、机など含めた備品も見た目良く整っていて、とても良い雰囲気の中で実施することができました。仮会員に対するアンケート結果として「設えについて問題なし」「良い設えだった」などの意見もいただきましたが、会場によるものも大きかったのではないかと考えます。以上含めて今回の会場は、仮会員として鹿児島青年会議所の事業に初めて本格的に参加していただく場としても適当であったと考えます。

<悪かった点>
・事前の準備不足のため、当日の受付担当者が参加予定者を把握できず受付に手間取る結果となりました。また、3分間スピーチへの反映にもつなげることができず、3分間スピーチ時に混乱が発生してしまいました。担当者を決めた上での受付準備とシミュレーションが必要であると考えます。

・練習・リハーサル不足のため、オリエンテーションの各パートで予定時間を大幅に超過してしまいました。今後は、事前のリハーサルを重ねて時間設定をブラッシュアップしていく必要があると考えます。

・タイムキーパーを設置することができなかったため、オリエンテーションの各パートで予定時間を大幅に超過する一因となりました。タイムキーパーを設置して随時、演者に残り時間を伝えていく必要があると考えます。

・仮会員の3分間スピーチ時にスクリーンに演者とお題を表示しましたが、冒頭で実際の演者とスライドを誤って表示してしまいました。人数も多く、当日急な用事で早退される、遅参されるなど不測の事態が発生することもあります。確実に3分間スピーチ進行担当メンバーを決めて、演者とスライドの確認、また場合によっては直前での急な修正にも対応できるよう、しっかりと事前の準備をする必要があると考えます。

【懇親会について】

<良かった点>
本年度はオリエンテーション会場と懇親会場が同じフロアであったことも一因となり、仮会員で業務のためオリエンテーションを早退された方を除き、全ての仮会員に参加いただくことができました。オリエンテーションの懇親会は重要な場です。今後もオリエンテーション会場と懇親会場についてはできるだけ同じ会場、ないしほとんど移動がない場所を選定するべきであると考えます。

・懇親会について、名刺交換など正会員と仮会員がお互いに交流することを主な目的として設えました。終始活発に交流する様子が見られたことからも、今後もオリエンテーションの懇親会など仮会員の全員が参加して開催される初めての懇親会では、名刺交換等の交流を大事にして設えるべきであると考えます。

・懇親会では名刺交換などの交流をな目的に設定したため、立食形式で設えました。正会員、仮会員ともに終始活発に交流する様子を見ることができました。今後も参加者が移動、交流しやすい設えを工夫する必要があると考えます。

・食事がやや少なく飲み物中心となったためか、予想よりも正会員、仮会員ともに非常に活発に懇談する様子が見られました。

・懇親会費の回収及び会場側への支払いは、当日の受付担当者でスムーズに実施することができました。受付、会計には適材適所のメンバーを配置することが重要であると考えます。

<悪かった点>
・懇親会の時間中、担当委員会による簡単な余興を実施しましたが、全体的にややメリハリがないように感じました。名刺交換・交流を大前提とした上で、メリハリのある懇親会内容を工夫する必要があると考えます。

・推薦者が早退のため一人となってしまった仮会員がいました。LOM活性化委員会メンバーによるフォローは実施しましたが、それだけではなく推薦者メンバーによる仮会員の紹介・名刺交換だけに頼らない、初めて会う参加者同士が確実に交流できる何らかの仕掛けも企画していく必要があると考えます。

・名刺交換が中心となるため食事は少なめに設定しましたが、やや少な過ぎたようにも感じました。会場担当者は、受付担当者としっかりと連携を取り、少な過ぎず多過ぎず(例年は余り気味)となるよう準備する必要があると考えます。

【補講について】

<良かった点>
・今回、欠席者への対応についてはオリエンテーション時に撮影した動画を見ていただき、かつ理解度を確認するための本講使用のアンケートに回答・提出していただく計画でしたが、全員出席いただけたため実施いたしませんでした。欠席者対応ないし補講については、オリエンテーション本講出席を大原則としつつ、当日急用でどうしても参加できなかった方へのフォローとして準備しておく必要があると考えます。

14.今後の展望

仮会員に、鹿児島青年会議所で行う活動や方向性を理解してもらい、活動するにあたって必要な基本的事項を理解してもらうことで、組織に円滑に溶け込み、積極的な活動を展開できるメンバーとなることにつながります。積極的な活動を展開できる仮会員が参加することにより現役メンバーの活動意識の向上にもつながり、組織が強化・活性化されることで、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

15.委員長所感

本オリエンテーションの準備・実施を通じて、委員会運営について大いに考えさせられました。本来であればオリエンテーション議案を上程する段階から委員会メンバーが楽しんで参加していただくことが本来あるべき姿だと思いますが、出向支援と会員拡大推進を平行して実施していくための膨大な作業の影響で、メンバーへ議案作成=計画段階での作業割振りまで到底行きつかず、議案作成に関して委員長一人で進める結果となりました。そのため最終的に、オリエンテーションの内容をメンバーに対して十分に共有できず、また様々な準備を深められず、色々な部分で段取りの悪さが目立つ結果となりました。

委員会メンバーの中には、メンバーとの連絡が得意なメンバー、司会進行が得意なメンバー、資料作成ができるメンバー数名などみな得意分野があります。前年度のクリスマス家族会の準備で見せていただいたようなチーム編成のように、早い段階で、出欠・受付の担当、進行・セレモニーの担当、プレゼンテーションの担当など、一気通貫したチーム編成ができていれば各チームで責任を持って、また細かいところにも気が付きやすい状況が作れていたのではないかと、今になって思う次第です。また、ここでの準備・運営上の反省をその後の10月例会に活かすことができました。

オリエンテーション及び懇親会では、準備不足が原因の不手際は多々あったものの、仮会員がこれからJCで活動していく上でまず知っておいていただきたいことについて伝えることができましたし、また懇親会では仮会員、正会員ともに想定していたよりもはるかに活発に交流する姿が見られ、一定の目的は果たせたのではないかと考えます。

最後になりましたが、十分な活躍の機会を提供できなかった委員会メンバーを始め、ご指導、ご助力、ご参加いただいた全てのLOMメンバーの皆さま、また長時間真摯な態度でオリエンテーションを受講していただいた仮会員の皆さまにこの場をお借りしてお礼申し上げます。

16.正副室長会議での意見及び対応

【11月 正副室長会議】

・室・委員会紹介のプレゼンテーションスライド資料を参考までに添付をお願いいたします。
→室・委員会紹介も含め、スライドを追加添付しました。

・引き継ぎ事項が圧倒的に少ないので、もっと追記をお願いいたします。
→引き継ぎ事項に追記いたしました。

・もともと補講は行わないとのことでしたが、結果としてはどうだったでしょうか。参加100%行かなかったところもあり、どのようにすればいいのか検証をお願いいたします。
→参加促進及び引き継ぎ事項に追記いたしました。

・会場をTKPガーデンシティにした結果どうだったのか検証をお願いいたします。
→引き継ぎ事項に追記いたしました。

・委員長所感が反省文になっているように見えます。やって反省するだけしかなければ、やる必要がありません。本当にやってみてどうだったのか、委員長の気持ちを教えてください。
→委員長所感に追記いたしました。

17.その他(添付資料等)

01.決算書
01-1 仮会員オリエンテーション事業決算書
01-2 TKPガーデンシティ会場費見積書
01-3 TKPガーデンシティ会場費請求書
01-4 TKPガーデンシティ会場費領収書
01-5 横断幕見積書
01-6 横断幕請求書
01-7 横断幕領収書
01-8 印刷見積書
01-9 印刷請求書
01-10 印刷領収書
01-11 仮会員オリエンテーション通帳資料

02.オリエンテーション
02-1 オリエン式次第・タイムスケジュール
02-2 オリエンシナリオ
02-3 オリエンテーション会場レイアウト
02-4 オリエンスライド

03.懇親会
03-1 懇親会式次第・タイムスケジュール
03-2 懇親会場レイアウト
03-3 懇親会シナリオ

04.参考資料
04-1 アンケート
04-2 アンケート結果2017

05.後期オリエンテーション運営資料 
05-1 式次第
05-2 会場レイアウト
05-3 タイムスケジュール
05-4 案内文

06.まとめ
仮会員オリエンテーション 添付資料

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