公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度12月臨時総会計画(案)の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名 公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度12月臨時総会計画(案)の件
会議名 2017年度11月正副室長会議
種 別 2017年11月14日 審議
委員会名 総務渉外委員会
専務理事名 野崎 輝久 確認日: 2017年11月11日
担当室長名 清水 聖子 確認日: 2017年11月11日
委員長名 吉木 恵介 確認日: 2017年11月11日
副委員長 杉本 和樹 川東 鉄兵 作成日: 2017年11月11日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 12月臨時総会

2.事業実施に至る背景
公益社団法人鹿児島青年会議所が2017年度の収支決算を2018年度通常総会にて報告することを踏まえ、2017年12月時点において本年度に計画・実施した事業予算に対し補正予算を組み、会員の承認を得る必要があります。また定款第30条第3項に基づき、12月において臨時総会を開催する必要があることから、本事業を計画致します。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内)
12月臨時総会にて各事項の決議および承認を得る事、ならびに報告を行う事を目的とします。 

5.事業内容

下記の議題について承認を得るために総会を開催致します。

議題

 (審議事項)

第1号議案 議事録署名人に関する件

第2号議案 2017年度8月臨時総会議事録承認の件

第3号議案 2017年度収支補正予算(案)の件

第4号議案 2018年度理事選任の件

第5号議案 2018年度監事選任の件

第6号議案 2018年度事業計画(案)の件

第7号議案 2018年度収支予算(案)の件

 (報告事項)

1. 2017年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

2. 2018年度登録料等分担金収支予算(案)の件

3. その他

03-1.式次第

6.実施日時

平成2年12月19日(火曜日)

受付開始  18時30分~ 
臨時総会  19時00分~20時25分
懇親会   20時30分~21時55分

03-2.総会タイムテーブル
04-1.懇親会タイムテーブル

7.実施場所・会場

城山観光ホテル
鹿児島市新照院町41-1
TEL:099-224-2211

臨時総会会場:サファイアホール飛鳥(3階)
03-3.総会会場レイアウト
懇親会会場 :アメジストホール鳳凰(2階)
04-2.懇親会レイアウト

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥48,000―

01-1.事業収支予算書
01-2.城山見積書(12月臨時総会)

9.参加員数計画並びに参加推進方法
≪参加員数≫
 現役メンバー:164名
 JCシニア : 15名(過去3年間の動員目標より)

 合計    :179名 

 【参考】
 過去3年度のシニアクラブ会員の出席者数(12月臨時総会)
  2014年度:12名
  2015年度:10名
  2016年度:10名
 ※シニアクラブ登録数:850名(2017年8月時点)

≪参加推進方法≫

<現役メンバー>
・総会の出欠は、例年通り、案内状に同封の返信用はがきを利用します。不測の事態により欠席となる場合にそなえて、委任状も兼ねた返信はがきを作成し、出欠の如何に関わらず、代理人を記名・捺印の上、返信して頂きます。尚、12月正副室長会議前に返信を締め切り、その後は総務室長および委員長各位へ随時報告を入れて返信状況を共有し、連絡を密に行い、返信率向上に努めます。
・懇親会の出欠は、エントリーボードを使用します。総会と同様、審議可決後より出欠登録について呼びかけを密に行い、登録数の向上に努めます。
・現役メンバーに関しては、あくまで総会出席は会員の義務である事を再度伝え、参加意識の向上を図ります。伝達の方法は返信の無いメンバーへ、委員会メンバーからの電話連絡を行う他、メーリングリストを使用しての出席・委任状記載方法の連絡徹底、委員長や運営幹事の皆さまの横つながりを活用したご協力のお願い等を徹底致します。

<シニア>
・案内状をFAXにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。
・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致します。
・本年度卒会者の推薦人である先輩にはその旨を伝え、参加のお願いを委員会メンバーと行います。

10.外部協力者・団体
なし

11.実施組織
総務渉外委員会

12.実施スケジュール

2017年 9月 4日(月) 9月正副室長会議
2017年 9月12日(火) 9月理事会       【第1回目協議】
2017年10月 2日(月) 10月正副室長会議
2017年10月10日(火) 10月理事会      【第2回目協議】
2017年11月 6日(月) 11月正副室長会議
2017年11月14日(火) 11月理事会      【審議】

2017年11月21日(火) 案内文発送
2017年12月 1日(金) 出欠回答(ハガキ)締切
2017年12月19日(火) 12月臨時総会    【実施】 
2017年12月31日(日) 12月臨時総会議事録提出(事務局・専務理事・監事へ)

2018年 1月  日( ) 最終理事会      【報告審議】

13.前年度よりの引継事項

≪2016年度 12月臨時総会より≫

【良かった点】

《総会》

・一週間前に、リハと会場確認、当日に再度リハを行う事により、委員会メンバーそれぞれに、何をすべきか、把握してもらう事が出来、スムーズな運営が出来ました。
→リハーサルは必ず行い、メンバー一人ひとりの役割分担を明確にできるように計画いたします。

・メンバー毎に、細かいスケジュールを作る事で、各メンバーがそれぞれに自分のする事を把握してもらう事が、出来ました。
→今回も、メンバーごとの役割を明確にします。

《懇親会》

・司会を2名配置する事、事前にリハを行う事で、急な時間、内容の変更にも、しっかり対応する事が出来ました。
→今回も、司会を2名配置します。

 

【悪かった点】

《総会》

・リハーサルをするのが、ぎりぎりの時間までとなってしまい、少しバタバタしてしまいました。
→理事長・専務理事と時間の打ち合わせを入念に行い、可能な限り、余裕をもった運営が出来るように心がけます。

・議長の椅子の準備が出来ていませんでした。備品不備は絶対無いよう、備品リストの見直しが必要です。

→前年度総務委員会のメンバーからヒアリングを行い、備品チェックリストを見直します。

・委任状の代理人に不備のある方が何名かいらっしゃいました。メンバーに把握してもらう事は当然ですが、各室長、委員長、運営幹事にも把握してもらい、メンバーへの説明を徹底していただく必要性を感じました。
→8月臨時総会計画時と同様に、実行段階に入り次第、運営幹事、委員長、室長の横のつながりを活用してメンバーへの声掛けを活発に行います。

《懇親会》

・総会の終了時間がタイムスケジュールより、30分以上早く終わってしまい、懇親会の司会担当を入れ替えざるを得ない状況となってしまいました。スケジュールが多少ずれるのは仕方ないとしても、もう少ししっかり検証すべきでした。
→人員配置については委員会メンバーと十分に協議し、懇親会司会を担当するメンバーは、総会運営の負担が少なくなるようにいたします。

・プレジデンシャルリース等のセレモニーは、12月臨時総会の懇親会でのメインであるにも関わらず、事務的な流れになってしまったので、セレモニー感をしっかり出せるよう工夫が必要でした。次年度で、同じ様な状況にならないよう、しっかり引き継を行います。
→セレモニーの演出については、委員会内でも協議を行い、ホテル側との打ち合わせも入念に行います。

≪2015年度 12月臨時総会より≫

《総会》
【良かった点】

・インカムを使用したことで、会場内のコンタクトがスムーズにとれました。
→今回はインカム使用の予定はありませんが、会場内とのコンタクトが取りやすい様に人員配置を委員会内で十分に協議いたします。

・前日のリハーサル、早めの集合で細かい打ち合わせができたので、委員会メンバーの意思の統一がはかれました。
→今回もリハーサルは必ず実施し、当日は早めの集合をメンバーに依頼し、意思統一をはかります。

・当日リハーサルで細かいところまで役割分担を確認できたので、役割を各自がより把握できました。
→今回も当日リハーサルを行い、メンバーごとの役割分担を明確に把握する様に計画いたします。

【悪かった点】
・議案によって挙手制による採決が行われました。その際、ボード権をもつ理事への委任に関して手間取るところがありました。事前に委任を受けている理事との報連相も必要でした。
→委任状の回収状況と並行して、委任を受けた理事の把握を行い、連絡を密に取れる様に努めます。

・委任状の回収に関して、記載方法に不備があるメンバーがいました。より周知の精度を上げるべきと考えます。
→8月臨時総会では委任状不備(理事長を代理人に選任)は1名のみに抑える事ができました。今回も事前連絡を徹底し、横のつながりや委員会開催時の時間を活用して周知度の向上につとめます。

《懇親会》

【良かった点】

・司会を2名配置することでスムーズに進行が出来ました。
→今回も司会は2名配置します。

【悪かった点】

・バッジ交換式・プレジデンシャルリース授与の際の理事長・次年度理事長・専務の立ち位置について確実なアテンドが必要でした。
→アテンドに関しては専属の担当を1名配置し、リハーサルを入念に行って、動きを把握します。

≪2017年度 通常総会より≫

【良かった点】
・受付業務以外に関しては、人員配置ができており、臨機応変な対応ができました。委員会メンバーごとの役割分担が事前打ち合わせで明確になっていた事が良かったと考えます。尚、自由に動けるメンバーもいた為、マイクの持ち回り等、柔軟に対応ができました。次年度以降でも、メンバーごとの役割分担は計画段階より綿密に行い、不測の事態に備えて自由に動けるメンバーも配置する事を推奨いたします。
→今回も計画段階より打ち合わせを十分に行い、リハーサルを充実させる事で柔軟性の向上を図ります。

・委任状の回収連絡、各委員会への声掛けも計画どおりに行う事が出来ました。締切等、日付を明確に決めてメンバー間で共有する事を推奨いたします。
→今回も計画的に声掛けを実施します。

・ドアクローズを予定通りに行う事ができ、途中で来られたシニアクラブの先輩にご入場いただくタイミングを調整することができました。協議段階より、ドアクローズの時間の明確化し、入り口付近にメンバーを配備する事を推奨いたします。
→ドアクローズの時間を明確に設定し、ドア付近にメンバーを配置します。

【悪かった点】
・メンバーの出席率や委任状返信率に関しては、大幅の改善には至りませんでした。
 <原因>
 スケジュール管理が上手くできていなかった事が原因だと考えます。審議可決を目的にしていた所があり、可決後の動きを見据えた段取りを組み、メンバーとの共有ができていませんでした。尚、横つながりを活用した連絡は、運営幹事を主体として、委員長各位にも補助的に行って頂きましたが、詳細の打ち合わせをしておりませんでした。
 <対策>
 協議段階より、総会実施までの動きを考慮してスケジュールを管理すべきだと考えます。又、委員会の時間を活用して、メンバーとの情報共有を行うべきです。尚、横のつながりを活用した連絡方法は、運営幹事を主体にしながらも委員長からも声掛けを行ってもらう様に統一し、連絡の量・質ともに向上をはかるべきだと考えます。
→総会実施を見据えたスケジュールの把握と共有に努め、連絡の充実を図ります。

・リハーサルが当日の2~3時間しかできませんでした。

 <原因>
 理事役員を含め、メンバーへの連絡が遅かった事が最大の原因だと考えられます。
 <対策>
 協議段階より、リハーサルの日程や役割分担を具体的に計画し、情報共有を心がけるべきだと考えます。

→審議可決後にリハーサルの日程を決め、情報の共有に努めます。

・委任状回収時に、代理人欄に理事長名を記載している方が数名いました。
 <原因>
 返信用はがきの説明文の該当箇所を太字にする、という手法を取りましたが、文書に頼った連絡になってしまい、口頭での連絡が不十分だった事が原因だと考えます。
 <対策>
 委員会の時間を利用した委任状記載についての説明や、未回収者への提出依頼・回収を充実させる事が大切だと考えます。案内状に関しても、記入例を含めた説明書きを同封する等、その場で確実に伝わる工夫をする必要があると思われます。上記2点を徹底する為には、予定者段階で審議可決して、早い段階で案内を送る事が非常に重要だと考えます。
→11月での審議可決できる様に計画を密に行い、審議可決後は連絡の徹底に努めます。

・事前に出席の回答を頂いたシニアクラブの先輩が、わずか2名と少なく、出席のお願いをしなければならない事態が起きました。
 <原因>
 総会の案内が先輩方に届いた時期が、総会開催日の1週間前と直近になってしまった事が原因だと考えます。
 <対策>
 早期での審議可決、案内送付が理想だと思われます。又、JC手帳作成時に行うシニアへの電話確認の場で、総会の案内をよりしっかり行う事も重要だと考えます。
→今回のシニア声掛けは、卒会生とつながりのある先輩方をリサーチし、声掛けを行うことで、懇親会に興味を持っていただく様に努めます。

・シニアクラブ受付について、2016年度卒会の先輩方がいらしたときに、スムーズに行う事ができませんでした。
 <原因>
 出席回答を頂いた先輩方の名札のみをカウンターに出していた事や、2016年度卒会の先輩方の謝恩会PRについて、事前打ち合わせが不足していた事が考えられます。
 <対策>
 総会にご出席頂ける先輩、PRの時間帯のみ参加される先輩を具体的に把握し、メンバーと情報共有すべきだと考えます。本年度の様に懇親会を行わない場合でも、諸先輩方への感謝と、おもてなしの気持ちを忘れずに計画を行う事も、円滑な運営につながると考えます。
→2017年度卒回生との打ち合わせを密に行います。

・シニア紹介の際に、司会へ十分な資料を提供できませんでした。
 <原因>
 肩書が複数あるシニアクラブの先輩について、読み上げ順についての考慮が無かった事が原因だと考えます。
 <対策>
 シニア確認票を作成する段階で、事前に確認を行う必要があります。マニュアル化して淡々と運営するのではなく、鹿児島青年会議所の活動にご理解、ご協力をくださるシニアクラブの先輩方へ、感謝の気持ちを込めて企画・運営を行う事で、より深みのある総会になると考えます。又、同じ事で急遽対応を迫られる事が無い様に、シニアクラブ世話人の確認票を事前作成しました。
→今回もシニア紹介票は事前準備に努めます。又、現役・シニアともに出欠状況を可能な限りリアルタイムで把握する為に、事務局との連絡も密に取る様に心がけます。

・事業予算について、決算額との間に差異が生じました。
 <原因>
 今回はプロジェクターを使用しない為、音声ケーブルを見積より削除する必要がありましたが、項目の削除がされていないまま審議通過してしまいました。
 <対策>
 見積の項目一つ一つについて、分かったつもりにならず、ホテル側と事細やかに打ち合せすべきだと考えます。
→使用する機材を把握し、会場側との打ち合わせに無駄が無いようにいたします。

・2016年度の理事役員各位に感謝の意を表し、労う場面がありませんでした。
 <原因>
 鹿児島青年会議所の通常総会に込められた意味を本質的に理解していなかった事が原因です。
 <対策>
 このような事態の再発を防ぐ為には、メンバー同士が、互いに敬意と感謝の気持ちを持てる事が大切であり、単年度制で理事役員が交代される鹿児島青年会議所の強みを活かして、絆が深まる有意義な活動・運動を脈々と続けて行く事が、総会の本質を伝播させる事につながると考えます。
 鹿児島青年会議所では、例年、総会の後に懇親会を行っておりますが、その中でも通常総会は、脈々と繋がれていた活動・運動を引き継ぐ事ができる事への感謝の気持ちや、公益性のある活動・運動を展開し、本年度の理事役員の手に繋げてくださった前年度理事への労いの気持ち、日々のご支援をくださるシニアクラブの先輩方への感謝の気持ちが込められて、代々運営されてきました。総会の本質を理解して企画・運営にあたる為には、この事を理事役員各位がもっと共有し、担当委員会をはじめとするメンバー各位へ伝播させるべきであったと考えます。その為には、理事役員全員が、全事業の背景・目的を自分の担当事業と同様に理解し、想いを共有する事が大切です。本人が求めれば、リーダーとなる機会を与えられる鹿児島青年会議所だからこそ、行う全ての事業を通じて現役・シニアの間を超えた強いつながりを創る事ができ、統一された意識の醸成が可能であると考えます。
→補正予算の承認という意義もありますが、次年度へと想いをつないでいく為の大事な事業でもあることを肝に銘じ、心を込めて運営に努めます。

・「資金調達および設備投資の見込みの件」について、本来であれば、議題を設けて、審議事項として扱う必要がありましたが、今回は、第5号議案と併せて報告する形となりました。

 <原因>
 運営方も含めた、議題の確認不足です。
 <対策>
 12月臨時総会において、同案件を、審議事項として扱う必要がある事を認識し、計画段階より議題の確認を行う必要があります。
→議題の確認を専務理事と綿密に行います。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫と効果】
①(工夫)案内状および返信用はがきを郵送するタイミングに合わせて、委任状記入例をメーリングリストで配信し、併せて運営幹事と委員長の横のつながりを活用して周知を行います。
 (効果)委任状作成時に、代理人欄に理事長名を記入する等のミスを未然に防ぐ事が期待できます。

②(工夫)12月委員会の時間を利用して、各委員会の会場へ伺い、委任状未提出者の確認、回収を行います。又、委員会開催より前に委員長各位へ委任状返信状況を伝え、未提出のメンバーへ連絡をして頂く様に依頼します。

 (効果)委任状返信率の向上が期待できます。さらに、返信されたにも関わらず、代理人名に理事長名を記載されているというミスがあった場合の再回収も可能になり、無効票を減らす事が期待できます。

【地球環境への配慮】

・出席者各位へ、公共交通機関の利用や、車の乗り合わせを呼びかけます。
・出席者各位へ、ウォームビズによる来場の働きかけを行い、会場の空調温度を地球環境に留意した温度に設定いたします。
・食べ残しが無いように、エントリーボードで出欠者のとりまとめを行い、食事の量を適度な量に致します。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

2017年度補正予算の承認を得る事と2018年度への新しい体制を整えることや、これらを現役メンバー一同が総会で報告・確認することを通じて、意識が統一された状態で新年度への準備が整い、世界に誇れる鹿児島の実現につながります。

16.メンバーへの依頼事項
・当日は時間厳守でお越しください。又、各委員長および運営幹事の皆さまは、委員会メンバーにその旨の呼びかけをお願いします。
・委任状返信の際、代理人の欄に理事長名を記入する事が無い様にご注意ください。又、各委員長の皆さまは、その旨の呼びかけをお願い致します。
・返信はがき受け付け締め切りの後、委員長各位あてに回答状況をお送りいたしますので、未提出の方や委任状の不具合があるメンバーへ声掛けをお願い致します。尚、総務渉外委員会からもメンバー各位へ直接連絡いたします。
・懇親会において、委員長の皆さまはメンバーを連れて、シニアクラブの先輩方への挨拶回りを積極的に行ってください。
・各委員会の委員長および運営幹事の皆さまは、総会の出席が会員の義務である事を委員会メンバーへもう一度お伝え頂き、出席を促して頂きます様、お願いいたします。

17.協議・審議のポイント
事業全般

18.正副会議での意見及び対応

【11月正副室長会議】
・参加委員数計画と参加推進方法について、最後なので沢山来る様に、別のものを考えてください。
→参加推進方法の欄に記載しました。

・前回にも指摘がありましたが、プレジデンシャルリースの伝達は歴代理事長に介添えをしてもらうように計画してください。
→頂きましたご意見をもとに計画し、添付資料に介添えの詳細を記載しました。

・バッジ授与およびプレジデンシャルリース伝達について、手順を作り、シナリオにも反映させてください。
→添付資料の作成・追加、シナリオ反映を行いました。

・花束贈呈について、料金は予算を組むのか検討してください。
→今回は予算計上は致しません。

【10月理事会】
・個人褒賞に関して、専務理事と打ち合わせをしておいてください。
→現時点で、結婚および第一子出産があったメンバーを対象としています。

・議題のチェックを忘れずに続けてください。
→上程日現在での変更はありませんが、総会終了まで絶えず確認を行います。

【10月正副室長会議】
・議事録作成の進捗を教えてください。
→8月臨時総会議事録は提出済です。12月臨時総会はさらにタイトなスケジュールになる為、早急な作成と提出に努めます。

・プレジデンシャルリース伝達は、役割をよく考えて企画してください。
→現時点では、例年通り、本年度理事長から次年度理事長への伝達を行う形式で計画しております。

・動員については、8月臨時総会の検証結果も踏まえて、記載してください。
→参加推進方法に追記しました。

【9月理事会】
・前年度からの引継ぎに関しては2017年度通常総会の引継ぎ事項も参考にしてください。
→前年度への引継ぎに追加しました。

・シニアへの声掛けは、卒会者とのつながりを調査して行う等の工夫をしてください。
→委員会の時間等を活用して、積極的に声掛けを行います。

・役割分担表は審議段階に提出されたものをつけてください。
→添付資料05-4を差し替えました。

【9月正副室長会議】
・議事録の提出が遅いので、提出スケジュールを決めて作成・提出してください。議案に反映し、引き継ぎも行って下さい。

→実施スケジュールに記載しました日程を目処に、事務局・専務理事・監事へ提出します。尚、引継ぎは報告議案に記載し、次年度委員長への伝達もしっかりと行います。

・議事録は、事務局に送るタイミングで、同時に専務理事と監事にも送ってください。
→8月臨時総会議事録の提出時よりご指摘のとおりに対応し、次年度への引継ぎも行います。

・しっかりした役割分担表をつけてください。
→添付資料05-4に付けました。詳細に関しては引き続き、委員会内で協議を重ね、作成・修正を続けます。

・各演出時の音楽の選定を行ってください。プレジデンシャルリース伝達等、音楽が無くて寂しい雰囲気にならない様に工夫してください。
→委員会およびホテル側と打ち合わせの上、計画いたします。

19.その他(添付予定資料等)

01予算
 01-1.事業収支予算書
 01-2.城山見積書(12月臨時総会)

02案内文
 02-1.案内状(現役)
 02-2.案内状(シニア)
 02-3.委任状
 02-4.委任状(未提出者用)

03総会
 03-1.式次第
 03-2.総会タイムテーブル
 03-3.総会会場レイアウト
 03-4.総会シナリオ

04懇親会
 04-1.懇親会タイムテーブル
 04-2.懇親会レイアウト
 04-3.懇親会シナリオ

05参考資料
 05-1.備品チェックリスト
 05-2.シニア紹介票
 05-3.委任状見本 
 05-4.総務渉外委員会の動き
 05-5.バッジ授与およびプレジデンシャルリース伝達時の配置

20.当日回覧資料

  なし

21.添付資料
添付資料まとめ

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