2018年度 理事予定者研修計画 報告の件

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

 

議案名

2018年度 理事予定者研修計画 報告

会議名

2017年度 11月正副室長会議

種 別

2017年 11月 2日 審議 

委員会名

窓口副理事長名

2018年度専務理事予定者
東鶴 真児

確認日

2017年10月29日

担当室長名

確認日

委員長名

確認日

副委員長名

作成日

 

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

指定なし

1.事業名

2018年度理事予定者研修計画(案)

 

2.事業実施に至る背景

2018年度の公益社団法人鹿児島青年会議所の活動・運動をLOM全体でスムーズに開始する為にも、理事役員予定者の時期に、各々の自覚と役割を認識する必要があります。また、理事長所信をしっかりと理解したうえで、2018年度のLOMの方向性を共有することも必要と考え、研修を計画いたしました。

 

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

2018年度理事役員としての自覚と役割を認識し、理事長所信とLOMの方向性を共有し理解を深め、2018年度の鹿児島青年会議所が力強くスタートする為の効果的な準備に繋げることを目的としました。

 

5.事業概要

≪理事予定者研修≫

・理事について

・会議体について

・財政コンプライアンスについて

・安全保障フォーラム参加

・委員会運営について

・正副室長の役割について

・2018年度理事長所信

・事業の組み立てについて

・事業計画書作成

・委員会年間スケジュールについて

【事前課題】
・ヒアリングシートの作成
各委員長は、 10月 5日(木)までに3名以上の理事経験者(シニア含む)にヒアリングを行い、 前村常務予定者 ( t.maemura@frontier1.co.jp )へヒアリングシートを提出してもらいました。

 

6.実施日時

≪理事予定者研修≫

開始日時:2017年10月 9日(月) 9:00(受付開始 8:30)

終了日時:2017年10月10日(火) 0:00

 

7.実施場所・会場

アクアガーデン ホテル福丸

〒892-0821 鹿児島市名山町11―8

TEL:099-226-3211

 

8.決算総額

 ¥ 87,800-

 01-1.2018年度理事予定者研修決算書.xls

9.外部協力者・団体

なし

10. 参加員数と参加推進計画の検証

【参加員数】          *予定者の呼称は割愛させていただきます。

 

計画数

参加員数

参加率(%)

理事長・直前理事長

2 名

2 名

 

特別顧問、顧問

1 名

2 名

 

副理事長

4 名

4 名

 

専務、常務、事務局長

3 名

3 名

 

室長

5 名

5 名

 

委員長

8 名

8 名

 

監事(2017年度)

3 名

1 名

 

 

 

 

 

合計

26名

25名

96%

参加員数計画で2017年度監事を3名としていましたが、そのうちの2名が次年度理事役員となっていまして数を重複して計画していました。また、特別顧問もきて頂けることとなり、計画より1名減少の25名全員参加となりました。

 

【参加推進方法】

9月第3回臨時理事会承認後の9月27日にメールにて案内いたしました。
理事予定者メーリングで案内を流した後に、電話とLINEにて再度連絡をして出欠取り纏めをすることによりスムーズに確認することができました。

 

11.事業目的の実現と成果

アンケート結果から理事長所信の理解、自分の役割の理解で参加者のほとんどができたと回答した結果となりました。ただ理事長所信もこれから更新していきますので、都度読み返して理解度を上げてもらうように指導していきます。また自分の役割についても全員初めての役職ですので、まだ見えてない部分もあるかと思いますので、運営側と副理事長も引き続き指導していきます。運動の方向性の理解については、できたと答えた人が78%、普通と答えた人が23%で理解度が悪かったです。研修だけではすべてを伝えるのは難しい部分もあるので窓口副理事長、室長、委員長とコンセンサスを図りながら予定者の段階で明確にイメージできるようにします。議案上程ルール、実務的な内容については、81%と理解できたとありました。委員会スタッフに伝えるにしても室長・委員長がわかってないとできない事なので自覚をもって理解していただけました。コメントにもありましたが、委員会メンバーへの周知、コミュニケーションの重要性を感じていましたので、研修としましてはよい結果の出た研修ないようになったと感じました。以上の事から事業目的を達成することが出来たと感じました。

 

12.公益性の検証

なし

 

13.次年度への引継ぎ事項

《良かった点》

・審議承認後速やかに、メーリングにて案内を流し、また個別に電話・LINEにて出欠確認をしたことにより早い段階で取りまとめができ、参加数向上につながりました。
・講師担当間でコンセンサスを計り講演資料を作成したので、内容が重複することなくより効果的な研修内容になりました。
・会場のホテル側と密に連絡をとり、研修専属の担当者も付けてもらう事で、急な変更にも対応することができました。

《悪かった点》

・当初、事業計画書の作成は室長と委員長と同時スタートでしたが、夕食の時間をずらし、先に室長から取り掛かるように修正しました。
〈原因〉室方針が定まらないと委員長に落とし込みできないため。講義の終了時刻に差が出るため。
〈対策〉委員長より先に室長から取り掛かって準備ができるように、事前にスケジュールを組む必要があります。

・プロジェクターの不具合でスクリーンにみせるスライドが消えることがありました。紙資料として理事に配布しない分メモが取りづらかった。
〈原因〉事前に動作確認が不充分であったため。接続不良のため。
〈対策〉機械等の不備に備え、事前に充分な動作確認を行う必要があります。症状が起きた場合は、休憩時に接続し直してください。

・計画していた講師が急遽欠席になり変更になりました。
〈原因〉講師の予定変更のため。
〈対策〉講師とは早めにスケジュールの打ち合わせを行い、変更が出ないようにしてください。

 ・タイムスケジュールが当日変更になり、動きが困惑する事態になりました。
〈原因〉講師や正副間で細部に渡る事前打ち合わせの時間が充分にとれなかったため。
〈対策〉講師や正副間で事前に細かく打ち合わせし、当日スケジュールに変更が出ないようにする必要があります。

 

≪注意事項≫

・長時間拘束される研修になりますので、予定者への事前の連絡をして日程調整の配慮をする必要があります。
・理事長所信読み合わせの時には、正しい姿勢や机の上に何も置かないこと等の周知を徹底する必要があります。
・会場確保は早めに予約をしてください。例年においても秋のスポーツシーズンや行楽シーズンと重なり会場予約が困難となる場合があります。また、ホテルが混み合っている場合にはその他の宿泊者への配慮(騒音や会場移動など)にも注意して下さい。(2017年度より引き続き)
・研修の未受講者や遅刻者に対する対応については、研修の計画時点でしっかりと検討して方向性を決定してください。パワーポイントを使ってのプレゼンが多々ある研修です。会場を確認する際はスクリーンや演台、音響設備について確認してください。(2017年度より引き続き)
・運営方はスムーズな進行の為にもしっかりとリハーサル行ってください。また、シナリオ等の準備をしてください。(2017年度より引き続き)

14.今後の展望

理事予定者研修は、次年度の理事としての心構え・組織のリーダーとしての知識を学ぶためにも重要な研修ですので、今後も継続的に行う必要があります。昨年は室長予定者研修と理事予定者研修を別日にて開催しておりましたが、スケジュールの関係で同日開催となりました。また午前中から夜までの時間での研修でしたので、集中して取り組むことができ時間を有効的に使えたと考えます。また安全保障フォーラムに参加することにより、国・県の考え方や方向性を知る機会となり地域と連動して運動を行う必要性を学べました。今後もタイミングが合えば外部の講演、フォーラムも取り入れて充実した研修を計画することも必要だと感じました。この研修を受講して理事予定者が、リーダーとしての自覚を持ち、各役割を確実に遂行し、鹿児島JCと地域が連携・協働することにより世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたしました。

15.委員長所感

毎年、本年度と次年度が交錯する多忙な時期での開催になりますが、対象者のご協力とご理解をいただきまして事業を遂行出来ました。事業内容に関しましては、事前の調査不足、調整不足により審議頂いた内容より変更になりご迷惑をお掛けしました。出来る限り事業の内容を効果的なものにしたいという思いもあり変更することになりました。しかし、事業内容、スケジュール等の変更につきましては、事前に調査をしていれば回避できたことがほとんどですので、われわれ運営側も予定者の時期にもう一度気持ちを引き締め、2018年度の運営をより良くするために努力しなければならないと痛感しました。今回の試みとしまして、宿泊形式ではなく、夜に終わる行程で開催しました。深夜とは違い集中力も持続しているように感じ、時間も多く取れ有意義に活用でき理解度は上がったと思います。この研修を契機に室長予定者、委員長予定者が2018年度を有意義なものとしてもらうためにも、残りの予定者の時期を充実させていただきたいです。2018年度の鹿児島JCの運動活動がより良いものとなるように全力で駆け抜けたいと思いますので今後ともよろしくお願いいたします。

16.正副会議での意見及び対応

17.その他(添付資料)

01.事業収支決算書

01-1.2018年度理事予定者研修決算書.xls
01-2.印刷代領収書201711s.pdf
01-3.振込証明書(福丸)201711s.pdf

02.会場レイアウト

02-1.会場レイアウト 理事(理事予定者研修)_201711s.pdf
02-2.会場レイアウト 室長(理事予定者研修)_201711s.pdf

03.タイムスケジュール

03-1.実施タイムスケジュール(委員長予定者)_201711s.pdf
03-2.実施タイムスケジュール(室長予定者)_201711s.pdf

04.アンケート

04-1.アンケート結果「理事予定者研修」201711s.pdf

05.案内文

05-1.案内文(理事予定者研修)_201711s.pdf

06.ヒアリングシート

06-1 伊地知委員長.pdf
06-2 三川委員長.pdf
06-3 切原委員長.pdf
06-4 染川委員長.pdf
06-5 大迫委員長.pdf
06-6 内村委員長.pdf
06-7 福永委員長.pdf
06-8 保委員長.pdf

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