2018年度理事予定者研修計画(案)の件

2018年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

2018年度理事予定者研修計画(案)の件

会議名

2017年 9月第3回臨時理事会

種 別

2017年9月26日 審議

委員会名

窓口副理事長名  

2018年度専務理事予定者  
東鶴 真児

確認日

:2017年9月25日

担当室長名

確認日

:    年 月 日

委員長名

確認日

:    年 月 日

副委員長名

作成日

:2017年9月25日

 

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

指定なし

1.事業名

2018年度理事予定者研修計画(案)

2.事業実施に至る背景

2018年度の公益社団法人鹿児島青年会議所の活動・運動をLOM全体でスムーズに開始する為にも、理事役員予定者の時期に、各々の自覚と役割を認識する必要があります。また、理事長所信をしっかりと理解したうえで、2018年度のLOMの方向性を共有することも必要と考え、研修を計画いたします。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

2018年度理事役員としての自覚と役割を認識し、理事長所信とLOMの方向性を共有し理解を深め、2018年度の鹿児島青年会議所が力強くスタートする為の効果的な準備に繋げることを目的とします。

5.事業内容

 ≪理事予定者研修≫

・理事について
(対象)委員長 室長

・会議体について
(対象)委員長 室長

・基調講和    公益社団法人鹿児島青年会議所  第58代理事長 野元一臣先輩 
(対象)委員長 室長                     05ー1.講師プロフィール_201709rr.pdf


・委員会運営について             ・正副室長の役割について
(対象) 委員長                 (対象) 室長
     *室長、委員長が別部屋にて受講していただきます。

・事業の組み立てについて
(対象)委員長 室長

・2018年度理事長所信
(対象)委員長 室長

・事業計画書作成
(対象)委員長 室長

・委員会年間スケジュールについて
(対象)委員長 室長

【事前課題】
・ヒアリングシートの作成
各委員長は、 10月 5日(木)までに3名以上の理事経験者(シニア含む)にヒアリングを行い、 前村常務予定者 ( t.maemura@frontier1.co.jp )へヒアリングシートを提出。

 

6.実施日時

≪理事予定者研修≫

開始日時:2017年10月 9日(月) 9:00(受付開始 8:30)

終了日時:2017年10月10日(火) 0:00

 

7.実施場所・会場

アクアガーデン ホテル福丸

〒892-0821 鹿児島市名山町11―8

TEL:099-226-3211

 

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

 ¥ 91,000-

 01ー1.事業収支予算書_201709rr.xls

01ー2.福丸お見積書 201709rr.pdf

 

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数計画】

《2018年度理事予定者研修参加対象者》

理事長      1名

直前理事長    1名

顧問       1名

副理事長     4名

専務理事     1名

常務理事     1名

事務局長     1名

室長       5名

委員長      8名

監事(2017年度) 3名

合計       26名

*予定者の呼称は割愛させていただきます。

【参加推進方法】

9月第3回臨時理事会承認後の9月27日にメールにて案内いたします。

10.外部協力者・団体

なし

11.実施組織

2018年度専務理事予定者

12.実施スケジュール

2017年 9月26日(火) 2017年度9月第3回臨時理事会         【審議】

2017年 9月26日(水) 案内メール送信

2017年10月 3日(火) 出欠取り纏め

2017年10月 9日(月) 理事研修 事業実施

2017年11月 3日(金) 2018年度第2回正副室長予定者会議   報告上程

2017年11月 6日(月) 2017年度11月正副室長会議        報告上程

2017年11月13日(月) 2018年度第2回理事予定者会議      報告上程

2017年11月14日(火) 2017年度11月理事会             報告 【審議】

13.前年度よりの引継事項

(2017年度室長予定者研修及び理事予定者研修計画より)

≪室長予定者研修≫
【問題点】
・会場の片づけが遅れたことで、時間超過してしまい、会場側にご迷惑をおかけしました。
【改善案】
・公共の施設を使う場合には、時間超過の無いように、余裕をもったタイムスケジュールの構築としっかりとした事前シミュレーションを行う必要があります。
→事前シミュレーションをしてタイムスケジュールを構築いたします。


【問題点】
・午前の部と午後の部で会議室が違ったため、移動や再度設営が発生しました。
【改善案】
・早期の会場予約を心掛け、できるだけ移動等が発生しないようにする必要があります。
→会議室等の変更がないように会場を選定いたしました。


【問題点】
・参加推進に関して、メールでの案内漏れが発生し案内が電話になってしまった方がいたなど、統一した参加推進がなされず、参加者の皆様にご迷惑をおかけました。
【改善案】
・メール発信前に、宛先等にもれがないか確認するなど当たり前のことをしっかりすることはもちろんのこと、あらゆる情報発信ツールを使って事前案内・確認を徹底する必要があります。
→スケジュール通りメールでの配信で案内をかけて、再度電話での確認を行います。


 ≪理事予定者研修≫
【問題点】
・審議後に講師との打ち合わせによる内容変更や、事前の案内とは違うタイムスケジュールとなってしまいましたが、参加する理事予定者への案内がなされていませんでした。
【改善案】
・タイムスケジュールや講義内容等の変更があった場合には、必ず事前に案内する必要があります。また、急遽変更せざるおえない事例が発生した場合には、その都度の説明・案内をする必要があります。
・審議の内容と変更がないように、審議前に打ち合わせ・シミュレーションをしておくという当たり前のことをしっかり徹底しなければなりません。
→事前に打ち合わせをしてシミュレーションをして変更がないように徹底いたします。やむなく変更が生じる場合は事前に参加者への説明・案内をいたします。


【問題点】
・副理事長の皆様の講師パートで、内容が一部重複する部分がありました。
【改善案】
・運営方と副理事長の皆様で事前に受講内容を含め、もっとシミュレーションを行う必要がありました。
→研修内容等をもう一度精査して、重複や伝え漏れなどがない内容で準備いたします。


【良かった点】
・2012年度理事長経験者 野元一臣 君を講師として迎え、日本青年会議所等の役員としての経験を交えてお話頂いたことで、より理事としての心構えと理解が深まりました。
→今回も野元一臣先輩に講師をお願いしました。基調講演を参加者全員でお話を聞いて、その後に、委員長には、「委員会運営について」の研修を受けてもらい、同時に別部屋で野元一臣先輩に「正副室長の役割」についてお話していただきます。


・室長予定者研修と理事予定者研修を別日にて開催したことにより、室長予定者が理事長所信をしっかり読み込み、2017年度の方向性を理解した上で室方針を作成することで、後日の理事予定者研修で室長予定者と委員長予定者が室の方向性とビジョンを共有することができ、事業計画をたてやすくなりました。
→今回は室長・委員長予定者の理事予定者研修のみの開催になります。


・研修会場の打ち合わせなどは、事前にホテル側と調整して非常にうまくいきました。ホテルとの打ち合わせは綿密に今後も行うべきだと考えます。
→今回も会場側と綿密に打ち合わせをして研修が円滑に進むようにいたします。


 ・年間スケジュールの担当を各室長予定者に決めさせることで、室同士でのコンセンサスを深めることができた。
→今回も室長に責任と連携を深めるために、実施いたします。


・事業計画とともに年間フレームの作成をさせたことで、各委員会の事業に対する準備と着地点のイメージをつけやすくすることができた。
→今回も事業計画と年間フレームの作成をしてもらいます。


・各受講パートや休憩、食事等、ほぼタイムスケジュール通りに進み、しっかりと個別課題に取り組める時間等を確保できました。
→スケジュール管理を都度確認しながら進めていきます。

 

【注意事項】
・理事長所信読み合わせの時には、正しい姿勢や机の上に何も置かないこと等の周知を徹底する必要があります。
 
・研修会場は早い段階で予約をしてください。今回もシルバーウィークの中日となり、ホテル側は満室状態でした。例年においても秋のスポーツシーズンや行楽シーズンと重なり会場予約が困難となる場合があります。また、ホテルが混み合っている場合にはその他の宿泊者への配慮(騒音や会場移動など)にも注意して下さい。(2016年度より引き続き)
 
・研修の未受講者や遅刻者に対する対応については、研修の計画時点でしっかりと検討して方向性を決定してください。パワーポイントを使ってのプレゼンが多々ある研修です。会場を確認する際はスクリーンや演台、音響設備について確認してください。(2016年度より引き続き)
・運営方はスムーズな進行の為にもしっかりとリハーサル行ってください。また、シナリオ等の準備をしてください。(2016年度より引き続き)

 

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】研修内で理事長所信の読み合わせ並びに室方針・事業計画書の作成を行います。

【効果】理事長の考えを理解し、組織としての方向性を考える機会となり、2018年度の活動をイメージできることが期待できます。

 

【工夫】研修前までに理事経験者へヒアリングを行い、ヒアリングシートへ記入してもらいます。

【効果】事前にヒアリングを行うことで、様々な意見やアドバイスを参考に、理事としての意欲を持って参加できるのでより効果的な研修が行えます。

 

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査・分析】

理事予定者研修において、予定者段階に必要で効果的、また実務的な内容であることが望ましい。

【ビジョン】

理事予定者が研修を行うことで、真のリーダーとしての成長へとつながることを期待すると共に、本研修が今後のモデルケースとなることをビジョンとして掲げます。また、理事予定者時期に、理事全員で取り組む研修は今後も必要です。

 

16. メンバーへの依頼事項

・スケジュール調整を行い、全員参加でお願いします。

・服装は、上着・ネクタイ着用で参加をお願いします。

・2017年度基本資料の準備をお願いします。

・JCバッチ・ネームプレートをお持ちください。

17. 協議・審議のポイント

事業全般

18.正副会議での意見及び対応

19.その他(添付予定資料等)

01ー1.事業収支予算書_201709rr.xls

01ー2.福丸お見積書 201709rr.pdf

02ー1.会場レイアウト 理事(理事予定者研修)_201709rr.pdf

02ー2.会場レイアウト 室長(理事予定者研修)_201709rr.pdf

03ー1.タイムスケジュール(理事予定者研修)_201709rr .pdf

04ー1.案内文(理事予定者研修)_201709rr.pdf

05ー1.講師プロフィール_201709rr.pdf

06ー1. アンケート「理事予定者研修」201709rr.pdf

 

20.当日回覧資料

なし

21.添付資料

 

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