10月例会計画(案)の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 10月例会計画(案)

会議名

2017年9月理事会

種 別

2017年9月12日 協議

委員会名

LOM活性化委員会

窓口副理事長名

木下 慎吾

確認日

2017年9月9

担当室長名

鈴木 義文

確認日

2017年9月9

委員長名

川上 重明

確認日

2017年9月9

副委員長名

霜出 佳寿 三川 秀昭

作成日

2017年9月9

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

・公1 ひとづくり事業

1.事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 10月例会計画(案)
国連大使と考える。世界の中で私たちができること、鹿児島ができること

2.事業実施に至る背景

鹿児島市内においては行政、様々な企業・団体が活動しています。鹿児島青年会議所が活動していく上で、他団体との協力は必要不可欠であり、またこれらの組織同士が深く連携することで、より発展的な活動につながる可能性があります。そのためには多くの団体との間で、深い連携に至るまでの関係性を構築していく必要があると考え、本例会を計画いたしました。

3.事業目的(対外)

行政、企業、団体それぞれがメンバー同士で交流し、お互いの活動内容に理解を深め、連携して行く体制を構築することを目的とします。

4.事業目的(対内)

行政、企業、団体それぞれとメンバー同士で交流し、他団体の活動内容、特質について理解を深め、今後の継続的な交流や、定期的な合同例会、または合同事業を実施していく体制を構築することを目的とします。

5.事業内容

鹿児島市内の行政、企業、団体をはじめ、地域の発展につながる活動に興味を持つ一般市民が今後連携を深めていく体制を構築していく必要があります。
その第一歩として今回は
、今年度、鹿児島青年会議所が携わったグローバルユース国連大使育成事業、UN SDG's及びSMILE by WATERをテーマにグループディスカッションを行い、組織同士で連携していく方向性を模索します。

【UN関連事業紹介の流れ】

1.2017年度 JCI JAPAN グローバルユース国連大使育成事業の紹介

2.グローバルユース国連大使の体験報告

3.UN SDG's及びSMILE by WATERの紹介

4.グループディスカッション〜発表
 参加者6人ずつのグループで、UN SDG'sの17の目標のうち1つを選んでいただき、1)個人として取り組みたいこと 2)それぞれの所属する団体や企業として取り組みたいこと 3)鹿児島の行政、企業、団体で連携して取り組みたいこと を話し合い、各グループごとに話し合った内容を発表していただきます。なお、本例会中に発表仕切れなかった内容については、例会後、鹿児島青年会議所の公式HPやSNS上で配信いたします。

6.実施日時

平成29年10月24日(火曜日)

7.実施場所・会場

城山観光ホテル パールホール天平

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥115,000- (詳細は別紙予算書)
01-1 10月例会事業収支予算書

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数計画】
正会員  164名
仮会員    5名
一般市民 170名
計    339名

【参加推進計画】
・委員長同士、運営幹事同士の横のつながりを活用してメンバーに参加を呼び掛けます。
・広告チラシを作成・配布し、本例会を広く一般市民に周知いたします。
・各委員会の皆様には、関係の深い行政部署、各種団体、企業への広告チラシの配布・掲示、参加呼びかけのご協力をお願いいたします。
・公式ホームページ及びSNSに掲載し、またSNSではイベントページを立ち上げて広く一般市民に参加を呼びかけます。
・10月委員会時に各委員会を訪問し、例会PRを実施いたします。

10.外部協力者・団体

なし

11.実施組織

LOM活性化委員会

12.実施スケジュール

2017年 8月 7日() 8月正副室長会議 
2017年 8月16日(火) 8月理事会    【協議】 
2017年 9月 4日(月) 9月正副室長会議 
2017年 9月12日(火) 9月理事会    【協議】 
2017年10月 2日(月)10月正副室長会議 
2017年10月10日(火)10月理事会    【審議】 
2017年10月24日(火)10月例会      実施 
2017年12月 4日(月)12月正副室長会議
2017年12月 4日()12月理事会  【報告審議】

13.前年度よりの引継事項

(2017年度 6月例会より)

【例会準備】

<悪かった点>

・知事、市長を招待しましたが、日程の調整がつかず、知事は欠席、市長は代理出席となりました。
<原因>6月の議会開催時と重なってしまったことが原因だと考えます。
<対策>3月、6月、9月、12月に議会が開催されることは決定しています。行政関係者を招待する例会を開催する場合は、3月、6月、9月、12月を避けることが必要です。どうしても避けられない場合、議会の日程は、最終日に次の開催日が決定されるので、その日程を避けて検討する必要があります。
→本例会は10月となりますが、行政関係者の招待の際にはこの点を考慮いたします。

・リハーサル時に、最初から最後までの通しのリハーサルができなかった。
<原因>リハーサルに臨む前の準備不足と考えます。
<対策>会場でのリハーサルを行う前に、メンバーを集めてのシミュレーションを行う必要があります。また一度でなく、何度もスケジュールにリハーサルを組んでおくことが重要です。
→少なくとも3回程度のリハーサルのスケジュールを組み、シミュレーション・問題点の洗い出し、運営のブラッシュアップに努めます。

・委員会内の役割分担について、リハーサル時又は例会当日に役割を知るメンバーもいた。
<原因>委員長の情報発信、巻き込み不足と考える。
<対策>準備段階からメンバーを巻き込み、メンバーと細かいシュミレーションと打ち合わせを何度か行い、責任感をもって役割分担の周知徹底する必要があります。
→準備段階から、委員会メンバーを担当分けし、全員が責任感を持って本例会に当たれるように努めます。

・出席者の確定に時間がかかり、席次表の作成、印刷が例会当日となった。
<原因>参加の出欠の返信締切日を設定していたが、期日までに返信いただけない招待者が多数いた。
<対策>席次表を作成する場合は、印刷を例会当日とし、それまでの席次表データの作成に時間を要することを考慮にいれておく必要があります。
本例会では、招待、席次表の作成の予定はありません。

・2017年6月1日に、はがきの料金が52円から62円に変更されていたが、5月に購入したはがきで、出欠確認用の返信はがきを作成し、6月に投函した方は、料金不足となった。
<原因>招待状作成に関わっていたメンバーが2名とも料金変更の件を把握していなかったため。
<対策>このような料金変更のケースは滅多に発生することではないですが、購入する際に一度確認をしておくべきであった。(購入時期と発送時期の月が異なる場合は特に確認が必要)
→ハガキの料金についてはくれぐれも注意して対応いたします。

【例会当日】

<良かった点>

・司会者のシナリオと、式次第に英語を取り入れた。
<理由>2018 JCI ASPAC 鹿児島大会に向け、国際会議のイメージを感じていただくため。
<結果>最初は戸惑いがあったかもしれませんが、英語を取り入れることで、これまでの国内で行われる会議ではなく、国際会議のイメージを感じていただけたと考えます。
→鹿児島在住の外国人に対しても参加を呼びかけたいので、英語アナウンスについても委員会内で検討いたします。

<悪かった点>

・セレモニーについて、3名同時に登壇したが、日本や地区などで行っている方法と異なり、効率が悪くなった。
<原因>欠席や遅刻をしたメンバーがいたことから、役割分担の急な変更があったため、時間がギリギリとなり打ち合わせ不足となった。
<対策>事前に正しいセレモニーの方法を確認し、効率的に行う必要があった。
→本例会のセレモニーは、鹿児島JCの活動紹介の一つでもありますので、正しく美しく完成させられるよう委員会メンバー一同努めます。

・6月例会では、会務報告、監事講評を行いませんでした。
<原因>計画段階では会務報告、監事講評をスケジュールに入れていませんでした。一般来賓の方が多数いらっしゃるので、勝手に行わないものだと判断をしていたことが原因です。
<対策>一般来賓がいらっしゃる例会であっても、会務報告、監事講評が必要かを専務や担当副理事長に相談する必要があります。
→会務報告、監事講評はスケジュールに入れて計画いたします。

・動画等のトラブルなどが発生したため、例会開会5分前まで変更が続き、情報共有がおろそかとなった。
<原因>動画に誤字があるなど、確認不足が見受けられ、開会直前まで急遽変更せざる得ないことが重なった。動画作成が計画段階より大幅に遅れ、変更も多数発生し、急な対応が重なったため、メンバー同士の情報共有のための時間が上手く取れなくなってしまったことが原因です。
<対策>準備段階で動画など時間がかかるものは特に早めに準備しておき、急な変更などに備える必要があります。急な対応が発生しても対応できるよう、余裕をもって情報共有をする時間を設ける必要があります。また、リハーサルなどを何度も計画し、確認作業を事前に行える計画が必要でした。
→動画を使用する際には十分に注意いたします。

・開会までの待ち時間に流すために準備していたBGMをしようすることができなかった。
<原因>動画に誤字が見つかり急遽修正を行ったため、同じパソコン上で準備していたBGMを流すことができなくなり無音が続いた。急遽ジェイドガーデンのスタッフに頼み、元々あるものを流して頂くこととなった。
<対策>BGMと動画を同じパソコンで用意せず、このような状態に備え、別に用意しておくべきであった。また、動画は早めに準備し、誤字脱字の確認を事前に複数名で幾度も確認する必要があった。
→BGMはパソコンとは別のメディアを用意し、万全の体制で臨みます。

・来賓紹介のお名前を呼ぶ際に、欠席者、遅刻者のお名前も呼んでしまいました。
<原因>受付から司会に欠席者、遅刻者の情報を円滑に伝えることができていませんでした。また、シミュレーション不足であったため、そのような事態が発生することをうまく予測できていませんでした。
<対策>円滑に受付と司会者が情報を共有できるよう、担当を決めておく必要がありました。また、シミュレーションをしっかりと行い、急な変更に備える必要があります。
→当日の受付班と司会班の連携体制をしっかりと構築し、急な変更にも備えます。

・例会当日の委員会メンバーの遅刻や欠席が多く、役割分担に急な変更が発生した。
<原因>連絡不足、役割分担の周知不足などが原因と考えられます。また、リハーサルも少なく情報共有の機会も少なかったためです。
<対策>委員会メンバーのそれぞれの役割にしっかりを自覚を持っていただけるよう、リハーサルを幾度か行う必要がありました。前日に出欠の確認を再度行うべきでした。また、集合時間に遅れる可能性が発生する委員会メンバーは前日の時点で役割変更するべきでした。日常的にこまめな情報共有が大切だと考えます。
→メンバー全員の班編成・担当分けと十分なリハーサルを実施できるように計画に努めます。

・懇親会の料理を大量に余らす結果となった。
<原因>例会に参加したが、懇親会前に早退するメンバーが多数いたため。
<対策>鹿児島青年会議所メンバーの出欠をとる際は、遅刻、早退の可能性と、懇親会で食事をとるかまで確認する必要があります。
本例会では懇親会は設定いたしません。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【本年度の工夫】
参加者によるグループディスカッションと発表を取り入れます。

【期待される効果】
本例会の内容についてより理解を深めていただくことができます。

【本年度の工夫】
会場レイアウトは、シアター形式で3列1組に配します。

【期待される効果】
シアター形式によりグローバルユース国連大使の活動報告及びUN SDG'sの説明を聴講しやすくなると同時に、グループディスカッション時、3列の前後6人ずつで速やかに組を作りやすく、話し合いがしやすくなります。

【地球環境への配慮】
・会場へは、公共交通機関の利用、また乗り合わせでの来場をお願いいたします。
・地球環境へ配慮した空調温度の設定をおこないます。
・紙資料は極力両面印刷をおこない、環境へ配慮いたします。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査分析】

<他団体との交流について>
メンバーの他団体とのつながりについてアンケート調査いたしました。
JC以外の任意加入団体に所属しているか質問したところ、「所属している」の回答が25%(18/71件)でした。
加入している団体がどのような団体か質問したところ、「業界関係団体」が62%(13/21件)、「異業種交流、経営者勉強会」が62%(13/21件)でした。

一定数のメンバーがJC以外の任意加入団体に所属し、ほとんどは仕事の関係、ないしビジネス目的で入会していることがわかりました。

他の団体との交流に対する関心と展望についてアンケート調査しました。
より多くの青年が集う場があれば参加したいか質問したところ、「ぜひ参加したい」「参加してもいい」が合わせて92%(65/71件)でした。
多くの青年団体が交流することで、新しい価値のある活動を始めるきっかけになると思うか質問したところ、「なると思う」「まあなると思う」が合わせて87%(62/71件)でした。

ほとんどのメンバーがより多くの青年が集う場への参加に対して否定的ではなく、また交流を通じて新しい活動につながる可能性を感じていることがわかりました。

05-4.JC活動についてのアンケート

<例会出席率について>
出席率は、出席のサインをしたメンバーの数であり、実際早退せずに例会に参加したメンバーの割合を調査したいと考え、2014年度から2017年度5月までの例会出席率及びアンケート回収率について調査いたしました。

アンケートの回収率を、早退せずに例会に参加したメンバーの割合にほぼ近い数字として取り扱い、分析いたしました。
その結果、調査対象とした例会のうち、出席率では60%台が全体の46%を占め最も出現頻度が高かったのに対し、アンケート回収率では30%台が全体の22%を占め最も出現頻度が高くなりました。
実際に例会に参加しているメンバーは非常に少ないと言わざるを得ません。

-1.例会出席率

<サインだけで帰ることが多いメンバーへのアンケート>
サインだけで帰ることが多い委員会メンバーを調査し、そのメンバー
20名に対し電話による口頭でのアンケート調査を実施いたしました。

サインだけで帰った(ないし欠席した)理由について質問したところ、「仕事」のためとの回答が75%(15名)でした。
また、例会を優先できなかった理由について質問したところ、「重要な仕事、または夜の仕事があった」ためとの回答が60%(12名)でした。
さらに、どのような例会だったら率先して参加したいか質問したところ、「 楽しい例会」との回答が60%(12名)でした。

これらの結果を見ると、仕事が例会の優先度を上回ったためにサインのみで帰っているが、その実「楽しい」と感じる例会であれば優先度が逆転していた可能性もあることを示唆しています。
「楽しい」と感じる例会がどのようなものか難しいところですが、ヒントになりそうな回答がありましたので記載いたします。

・達成感のある例会
・普段お金を払わないと聞けないような講師例会
・全員参加型の例会

-2.サインだけで帰るメンバーへのアンケート

【ビジョン】

魅力的な事業の紹介を通じて、青年会議所の理念や事業に常々興味を持ち、賛同していただける一般市民を増やし、メンバー一人ひとりが事業の魅力を再認識し、常日頃から様々な機会に周囲の人たちに伝えて行くことが年間を通した会員拡大活動となり、LOMの活性化および組織強化が達成され、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

16. メンバーへの依頼事項

・服装はビジネスでお願いいたします。

17. 協議・審議のポイント

背景・目的・事業全般

18.正副会議での意見及び対応

【9月正副室長会議】

・議案として協議するに値しない完成度であるため、全ての内容について再考をお願いいたします。公開例会とするにあたり、また一般の方への参加募集を呼びかけるスケジュールも厳しくなっている中、参加したいと思える魅力的な内容が必要だと考えます。
→内容を全再考いたしました。目的は会員拡大推進に絞り、魅力的と思われる当LOMからも推薦・参加しているグローバルユース国連大使の活動報告とUN SDG'sの取り組み紹介を内容といたしました。

【8月理事会】

・一般参加者の構成・人数を教えてください。
→広く一般市民に対して参加を呼びかける内容に修正いたしました。また人数は鹿児島JCメンバーと同数以上で計画を修正いたしました。

・8月正副室長会議の意見及び対応の最後の項目に不適切な記載があります。修正をお願いします。
→軽率かつ不適切な文章でした。反省の上、文章を修正いたしました。

・本例会は公益事業ですので、例会終了後に鹿児島JCのSNSなどを利用して例会の様子などを発信することも検討してみてください。
→異業種交流会において多数の参加者が盛んに動く様子は圧巻だと考えます。動画ないしタイムラプス撮影で本例会の様子を動画で残し、例会終了後に鹿児島JCのSNSなどで配信する内容に修正いたしました。

・JC活動、JC運動の意味が正しく使用されていませんので、背景・目的の表現について再考をお願いいたします。
→背景・目的をゼロベースで再考いたしましたところ、JC活動、運動の用語は使用しなくなりましたが、せっかく調べましたのでここに記載いたします。
JC活動とは「JC活動とは、個と組織の行動です。即ち、JC内部問題でのコンセンサスとアクションで、社会や地域への広がりを必要としない行動を指します。」
JC運動とは「組織体としての行動です。即ち、地域や社会を巻き込み、市民の先頭に立ってリーダーシップを発揮し、問題解決のためのアクションを推し進めることを指しています。」

・背景・目的がJC三信条を出発点としていますが、JCのあり方として違和感を感じます。活動の結果、三信条にうたわれる内容が生まれるのであり、順番が違うのではないでしょうか。再考をお願いいたします。
→ご指摘の通りだと考え、背景・目的をゼロベースで再考いたしました。

・本例会の内容は、公益事業になっていますか?一般の人たちに何を感じて、何を持ち帰ってもらうのかをはっきりさせないと自己満足で終わってしまいます。ゼロベースで背景・目的の再考をお願いいたします。
→ゼロベースで再考し、また手法としても適切な内容を再検討いたしました。本例会の異業種交流会を通じて、個人的に参加される一般参加者においては、JCメンバーと知遇を得るという意味で人脈作りに貢献いたします。行政、企業、団体の構成員としての参加者においては、お互いの組織を参加者に紹介し、組織増強につなげていただくことに貢献いたします。

【8月正副室長会議】

・ドミノを並べるだけで修練となるのか、検討をお願いいたします。修練とは先が見えないことを乗り越えることで成長につながるものではないでしょうか。
→挑戦内容について再検討いたしました。ドミノについては大人一人あたり1時間で60個が目安となりますが、全員参加したと仮定して一人300個ほど並べる必要があり、一人あたり5時間以上かかると予想されます。長時間連続して作業すると集中力は途切れ、ミスも増えます。適宜休憩を取りながら作業しなければなりませんから5時間以上の時間がかかることとなります。加えてメンバーが参加するタイミングにズレが生じたり、動員状況などの要因も加わるものと考えます。再検討結果として、実際作業としてはかなり先の見えない状況になるだろうという予想になり、修練としての要素は十分であると考えます。

・目的が背景と一致していないため、再考をお願いいたします。
・目的達成からどう繋がるかビジョンを描いてください。
→背景として、JC活動には三信条で表現される魅力があるにも関わらず、メンバーの参加率が低くては非常に勿体無いということで考えました。ご指摘の通り、本例会の対内目的をこの三信条の魅力を体感してもらうことに置き、魅力を体感したメンバーの今後の活動への積極的な参加や草の根的な拡大活動につながるものとして文章を再考いたしました。

・800字の事業計画書に沿った内容になっているか、検討をお願いいたします。
・公益事業になるように検討をお願いいたします。
→全てのメンバーが、本例会の中でそれぞれにコミュニケーションの機会を得るとともに、これまでのJC活動を含めその魅力を再認識していただくことが今後の会員拡大活動に大きく役立ちます。また本例会自体が、参加していただく一般市民の皆様に、JC活動そのものを伝えるという意味での拡大活動となります。これらの点を再考の上、背景、目的を修正いたしました。

・楽しい例会とはどういうものか、さらに突き詰めた調査を検討お願いいたします。
→参加したくなる例会という視点で、全てのメンバーを対象にアンケートなどの追加調査を検討いたします。

・同じような内容の例会からの引き継ぎを検討お願いいたします。
→2007年度10月例会及び2014年度ぼくらの100日間~35枚からはじまる挑戦~事業からの引き継ぎ事項を掲載いたしました。

・24時間で実施する根拠について再考をお願いいたします。24時間の中でメンバー同士顔を合わせにくくなり、目的を達成できないのではないでしょうか。
→本例会は、確実に全てのメンバーが参加できるような内容・設えを考えています。24時間あれば、どんな仕事をしているメンバーでも必ずどこかで参加することができます。また、本例会の出席の取り扱いとして一定個数のドミノ並べを条件として設定してもいますが、全体のドミノの数自体も現在のメンバー数、全体の24時間という時間を基準とした挑戦的な目標設定となっています。全てのメンバーが、取り組みやすくも先の見えない内容に挑戦する中で、これまでよりも少しでも多くのメンバーと同じ修練を共有することが、本例会の目的達成につながるものと考えています。

19.その他(添付予定資料等)

01.事業収支予算書
01-1 10月例会事業収支予算書
01-2 10月例会城山観光ホテル見積書

02.例会
02-1.10月例会例会次第(一般)
02-2.10月例会例会次第(メンバー)
02-3.10月例会例会タイムスケジュール
02-4.10月例会会場レイアウト

03.アンケート
03-1.10月例会アンケート(一般)
03-2.10月例会アンケート(メンバー)

04.UN関係
04-1.グローバルユース国連大使募集要項

04-2.経団連の取り組み状況

05.参考資料
05-1.例会出席率
05-2.サインだけで帰るメンバーへのアンケート
05-3.タイムラプス説明
05-4.JC活動についてのアンケート
05-5.団体リスト
05-6.団体数

20.当日回覧資料

なし

21.添付資料

10月例会 添付資料

カテゴリ