利川青年会議所(来鹿)公式会議及び鹿児島市長表敬訪問 報告の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

議案名

利川青年会議所(来鹿)公式会議及び鹿児島市長表敬訪問 報告の件

会議名

9月 理事会

種 別

9月12日 審議

委員会名

国際関係委員会

窓口副理事長名

山ノ内元治

確認日

:2017年9月9日

担当室長名

德永麻里紗

確認日

:2017年9月9日

委員長名

小島大輔

確認日

:2017年9月9日

副委員長名 

頼冨勇治

坂本秀一朗

作成日

:2017年9月9日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他2 JCI・日本JC連携事業

1. 事業名

利川青年会議所(来鹿)公式会議及び鹿児島市長表敬訪問


2.事業実施に至る背景

鹿児島青年会議所は、姉妹盟約を締結している韓国利川青年会議所と39年の永きに亘る交流において、途切れることなく信頼関係と友情を維持し、国際交流の橋渡し役となってまいりました。共通理念を持つ青年会議所だからこそ成せるこの国際交流は、地域の相互発展のために両市の永続的な関係を期すると共に、更なる民間外交を発展させていく必要があると考え本事業を計画し、実施いたしました。


3.事業目的(対外)

鹿児島市と利川市の親善と友好に寄与することを目的としました。


4.事業目的(対内)

利川青年会議所メンバーとの交流を通じて更なる友情を深め、異文化の価値観を認識し、相互理解を深めることを目的としました。

5.事業内容

【鹿児島市長表敬訪問】

国際交流の橋渡し役として、両青年会議所の交流を通じて、両市の親善と友好を更に発展させていくために利川青年会議所メンバーと共に鹿児島市長を表敬訪問を行いました。

(参加者:鹿児島青年会議所9名・利川青年会議所:10名 合計19名)

【公式会議】

今後の交流事業の方向性・内容の打合せを行いました。またお互いの交流事業に対する姿勢や取り組みを確認し、今後いかに発展させていくかについて話し合いました。

(参加者:鹿児島青年会議所9名・利川青年会議所:10名 合計19名)

2-4.参加者名簿「公式訪問」

2-6.公式会議議事録


6.実施日時

【市長表敬訪問】 2017年6月30日(金) 15:00~15:30

【公式会議】   2017年6月30日(金) 16:50~18:10

7.実施場所・会場

【市長表敬訪問】 鹿児島市役所

【公式会議】 サンデイズイン鹿児島 会議室

8.決算総額(詳細は別紙決算書)

¥13,100ー

1-1.事業収支決算書

1-2.請求書・領収書 会場費(サンデイズイン)

1-3.請求書・領収書 印刷費(ゼノクロス)

1-4.通帳写し

 

9.外部協力者・団体

・社団法人利川青年会議所(鹿児島来訪)

・鹿児島市役所 市長室 国際交流課(鹿児島市長とのスケジュール調整、表敬訪問)

・鹿児島市 国際交流財団(通訳派遣協力)

・株式会社 ナンワエナジー(通訳派遣協力)



10.参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数】          【計画】   【実績】

鹿児島青年会議所         8名     8名    出席率:100%

利川青年会議所         13名    10名    出席率: 77%     

----------------------------------------------
合計              21名    18名    達成率: 86%

 

【検証】

 鹿児島青年会議所メンバーの出席は、計画、実績共に8名であったが、国際関係委員会からの参加者が計画から1名減り、理事役員が1人増えたことによって、同数となっています。せっかくの公式会議の場なので、計画段階から人数を絞るのではなく、オブザーブでの参加も可能な会場を選定し、より多くのメンバーに参加いただける会議とする必要があります。

利川青年会議所メンバーは、当初の予定より3名減ることが、事業の1週間程度前に知らされました。都合により人数が少なくなる場合は、準備いただいている市役所市長室の担当者と密に連絡をとり、参加人数の情報を早急に伝える必要があります。また、利川青年会議所から、人数の変更は決まり次第すぐに連絡いただけるよう伝えておく必要があります。


11.事業目的の実現と成果

【対内】

今回の事業では、利川青年会議所メンバーとの交流を通じて更なる友情を深め、異文化の価値観を認識し、相互理解を深めることを目的としました。66%の方に「友情が深めることが出来た」と回答いただき、88%の方に「韓国の文化や価値観などをしることができた」と回答いただきました。それらより、目的を達成したと考えます。ただ、今回参加いただけたメンバーが61人と鹿児島青年会議所全体の36%であり、個別の意見で「通訳がもっと欲しかった」「会話することができませんでした。」という意見もありました。3日間で交流会、懇親会、昼食会と様々なイベントがあった中で、全体の36%は少ない数字であり、懇親会のお店の選定や、交流会の内容など、事前にメンバーからアンケートなどで意見を集め、より鹿児島青年会議所メンバーの希望に合った状況を作る必要がありました。

3-1.アンケート結果 対内用「公式訪問」

【対外】

今回の事業では、鹿児島市と利川市の親善と友好に寄与することを目的としました。利川青年会議所メンバーに対して行ったアンケート結果から、9名(回答者の100%)のメンバーに、「交流を通して両市の更なる親善・友好に寄与していこうと感じることが出来た」と回答いただきました。個別の回答では、「ビジネス交流」「鹿児島市と利川市の活発な交流」「JCメンバーだけではなく」といった、青年会議所の枠組みを超えた交流を希望する回答が多くありました。また、市長表敬訪問の準備などでご協力いただいた鹿児島市役所総務局市長室国際交流課の担当者から、民間交流は素晴らしいことだと思います。今後、これまでと異なった交流を行う場合は、ご相談ください。ともご意見をいただきました。それらより、目的を達成したと考えます。10月

3-2.アンケート結果 利川用「公式訪問」


12.公益性の検証

なし

13.次年度への引継事項

【市長表敬訪問】

・飛行機の到着が遅れ、市長表敬訪問の時間に遅れそうになった。

<原因>定刻の飛行機到着時間から市長表敬訪問までのスケジュールが元々タイトなものであった。

<対策>飛行機は遅れることを想定して初日のスケジュールを計画し、予定通り飛行機が到着した場合と、遅れた場合のスケジュールを準備する必要があります。

・市役所到着時に、車へ乗り降りする場所、駐車場の場所を探すため時間を要した。

<原因>事前に乗降の場所、駐車スペースについて、市役所担当者との打ち合わせを行っていなかったため。

<対策>事前に市役所担当者と打ち合わせし、乗降りの場所と、駐車場の確保について、決めておく必要があります。

・市長表敬訪問の進行は、市役所担当者に行っていただきましたが、青年会議所側は、詳細なタイムスケジュールを把握出来ていませんでした。

<原因>市長表敬訪問については、詳細なタイムスケジュールは不要という先入観があったため。

<対策>市役所担当者と詳細なタイムスケジュールについても打ち合わせし、把握した内容を利川青年会議所側にも伝える必要があります。

【公式会議】

 ・会場をサンデイズインホテルの会議室を使用しましたが、席の配置が窮屈な状態でした。

<原因>参加人数を把握し、利川青年会議所メンバーの宿泊ホテルが便利と考え、サンデイズインホテルの会議室を選定したため。

<対策>利川青年会議所メンバーの宿泊ホテルに拘らず、近隣の貸会議室や市長表敬訪問から引き続き、市役所の会議室を使わせていただく検討も必要です。

・公式会議で予定していなかった、ASPACのPR動画を流すことになりました。

<原因>公式会議参加者と事前に、議題などについての打ち合わせの機会を設けていなかったため。

<対策>公式会議参加者とは、事前に議題について打ち合わせを行い、それぞれの議題についての落としどころを共有しておく必要があります。

・公式会議時の飲み物を、直前に購入することになりました。

<原因>会議室をレンタルする際の付帯サービスを見積時に把握できていなかったため。

<対策>会議室を借りる際は、担当者と音響設備、映像設備、飲み物について、詳細を決定しておく必要があります。


14.今後の展望

本事業を通し、鹿児島青年会議所と利川青年会議所の信頼関係と友情を維持し、両市の国際交流の橋渡し役となることができました。この国際交流は、地域の相互発展のために両市の永続的な関係を期すると共に、更なる民間外交に発展させ、更には鹿児島市の国際化の視野が広がり、世界に誇れる鹿児島につながると確信いたします。

15.委員長所感

今回の事業実施にあたり、鹿児島青年会議所メンバーの皆様におもてなしの気持ちを持って、利川青年会議所メンバーをお迎えいただき、ありがとうございました。お互いの地域のことを考えて真剣に議論する公式会議や、笑顔溢れる交流会、懇親会の様子を見て、こういった場を設えることができ大変嬉しく思っています。また、委員会メンバーには、想定外の変更への対応や、夜遅くまで利川青年会議所メンバーの安全を守るために待機していただいたり、今回の事業を盛り上げ、成功に導くために夜遅くまで対応いただきました。ありがとうございました。国際交流は、継続的に実施し、地域の発展につなげる事が目的だと考えています。改めてその目的意識をしっかりと持ち、10月の利川訪問に臨みたいと思います。

16.正副会議での意見及び対応

・公式会議で話し合った中身を、どうやって実現していくかが曖昧。
4-11.公式会議事前検討資料を添付いたしました。

・事前に利川青年会議所との交流内容について考えてもらうフォーマットを作るなど、検討してください。
⇒事業目的の実現と成果に、交流前に鹿児島青年会議所メンバーから意見をもらう旨、記載しました。


17.添付ファイル

1.決算ファイル

1-1.事業収支決算書

1-2.請求書・領収書 会場費(サンデイズイン)

1-3.請求書・領収書 印刷費(ゼノクロス)

1-4.通帳写し

2.公式会議

2-1.タイムテーブル「公式訪問」

2-2.式次第利川用「公式訪問」

2-3.式次第対内用「公式訪問」

2-4.参加者名簿「公式訪問」

2-5.スケジュール「全体」

2-6.公式会議議事録

3.アンケート

3-1.アンケート結果 対内用「公式訪問」

3-2.アンケート結果 利川用「公式訪問」

4.参考資料

4-1.利川JCとのやりとり

4-2.2016年 公式会議音源より

4-3.利川JC 公式会議

4-4.交流会・親睦会について

4-5.案内文対内用

4-7.シニアクラブとの情報交換

4-8.利川来鹿メンバー(現役)

4-9.利川来鹿メンバー(シニア)

4-10.交流会、懇親会に関する検証

4-11.公式会議事前検討資料



18.当日回覧資料


まとめ

利川来鹿 添付まとめ.zip


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