公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度12月臨時総会計画(案)の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名 公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 12月臨時総会計画(案)の件
会議名 2017年度 9月理事会
種 別 2017年9月12日 協議
委員会名 総務渉外委員会
専務理事名 野崎 輝久 確認日: 2017年 9月 9日
担当室長名 清水 聖子 確認日: 2017年 9月 9日
委員長名 吉木 恵介 確認日: 2017年 9月 9日
副委員長 杉本 和樹 川東 鉄兵 作成日: 2017年 9月 9日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 12月臨時総会

2.事業実施に至る背景
公益社団法人鹿児島青年会議所が2017年度の収支決算を2018年度通常総会にて報告することを踏まえ、2017年12月時点において本年度に計画・実施した事業予算に対し補正予算を組み、会員の承認を得る必要があります。また定款第30条第3項に基づき、12月において臨時総会を開催する必要があることから、本事業を計画致します。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内)
12月臨時総会にて各事項の決議および承認を得る事、ならびに報告を行う事を目的とします。 

5.事業内容

下記の議題について承認を得るために総会を開催致します。

議題

 (審議事項)

第1号議案 議事録署名人に関する件

第2号議案 2017年度8月臨時総会議事録承認の件

第3号議案 2017年度収支補正予算(案)の件

第4号議案 2018年度理事選任の件

第5号議案 2018年度監事選任の件

第6号議案 2018年度事業計画(案)の件

第7号議案 2018年度収支予算(案)の件

 (報告事項)

1. 2017年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

2. 2018年度登録料等分担金収支予算(案)の件

3. その他

03-1.式次第

6.実施日時

平成2年12月19日(火曜日)

受付開始  18時30分~ 
臨時総会  19時00分~20時25分
懇親会   20時30分~21時55分

03-2.総会タイムテーブル
04-1.懇親会タイムテーブル

7.実施場所・会場

城山観光ホテル
鹿児島市新照院町41-1
TEL:099-224-2211

臨時総会会場:サファイアホール飛鳥(3階)
03-3.総会会場レイアウト
懇親会会場 :アメジストホール鳳凰(2階)
04-2.懇親会レイアウト

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥48,000―

01-1.事業収支予算書
01-2.城山見積書(12月臨時総会)

9.参加員数計画並びに参加推進方法
≪参加員数≫
 現役メンバー:164名
 JCシニア : 15名(過去3年間の動員目標より)

 合計    :179名 

 【参考】
 過去3年度のシニアクラブ会員の出席者数(12月臨時総会)
  2014年度:12名
  2015年度:10名
  2016年度:10名
 ※シニアクラブ登録数:850名(2017年8月時点)

≪参加推進方法≫

<現役メンバー>
・総会の出欠は、例年通り、案内状に同封の返信用はがきを利用します。不測の事態により欠席となる場合にそなえて、委任状も兼ねた返信はがきを作成し、出欠の如何に関わらず、代理人を記名・捺印の上、返信して頂きます。
・懇親会の出欠は、エントリーボードを使用します。
<シニア>
・案内状をFAXにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。
・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致します。

10.外部協力者・団体
なし

11.実施組織
総務渉外委員会

12.実施スケジュール

2017年 9月 4日(月) 9月正副室長会議
2017年 9月12日(火) 9月理事会       【第1回目協議】
2017年10月 2日(月) 10月正副室長会議
2017年10月10日(火) 10月理事会      【第2回目協議】
2017年11月 6日(月) 11月正副室長会議
2017年11月14日(火) 11月理事会      【審議】

2017年11月21日(火) 案内文発送
2017年12月 1日(金) 出欠回答(ハガキ)締切
2017年12月19日(火) 12月臨時総会    【実施】 
2017年12月31日(日) 12月臨時総会議事録提出(事務局・専務理事・監事へ)

2018年 1月16日(火) 最終理事会      【報告審議】

13.前年度よりの引継事項

≪2016年度 12月臨時総会より≫

【良かった点】

《総会》

・一週間前に、リハと会場確認、当日に再度リハを行う事により、委員会メンバーそれぞれに、何をすべきか、把握してもらう事が出来、スムーズな運営が出来ました。
→リハーサルは必ず行い、メンバー一人ひとりの役割分担を明確にできるように計画いたします。

・メンバー毎に、細かいスケジュールを作る事で、各メンバーがそれぞれに自分のする事を把握してもらう事が、出来ました。
→今回も、メンバーごとの役割を明確にします。

《懇親会》

・司会を2名配置する事、事前にリハを行う事で、急な時間、内容の変更にも、しっかり対応する事が出来ました。
→今回も、司会を2名配置します。

 

【悪かった点】

《総会》

・リハーサルをするのが、ぎりぎりの時間までとなってしまい、少しバタバタしてしまいました。
→理事長・専務理事と時間の打ち合わせを入念に行い、可能な限り、余裕をもった運営が出来るように心がけます。

・議長の椅子の準備が出来ていませんでした。備品不備は絶対無いよう、備品リストの見直しが必要です。

→前年度総務委員会のメンバーからヒアリングを行い、備品チェックリストを見直します。

・委任状の代理人に不備のある方が何名かいらっしゃいました。メンバーに把握してもらう事は当然ですが、各室長、委員長、運営幹事にも把握してもらい、メンバーへの説明を徹底していただく必要性を感じました。
→8月臨時総会計画時と同様に、実行段階に入り次第、運営幹事、委員長、室長の横のつながりを活用してメンバーへの声掛けを活発に行います。

《懇親会》

・総会の終了時間がタイムスケジュールより、30分以上早く終わってしまい、懇親会の司会担当を入れ替えざるを得ない状況となってしまいました。スケジュールが多少ずれるのは仕方ないとしても、もう少ししっかり検証すべきでした。
→人員配置については委員会メンバーと十分に協議し、懇親会司会を担当するメンバーは、総会運営の負担が少なくなるようにいたします。

・プレジデンシャルリース等のセレモニーは、12月臨時総会の懇親会でのメインであるにも関わらず、事務的な流れになってしまったので、セレモニー感をしっかり出せるよう工夫が必要でした。次年度で、同じ様な状況にならないよう、しっかり引き継を行います。
→セレモニーの演出については、委員会内でも協議を行い、ホテル側との打ち合わせも入念に行います。

≪2015年度 12月臨時総会より≫

《総会》
【良かった点】

・インカムを使用したことで、会場内のコンタクトがスムーズにとれました。
→今回はインカム使用の予定はありませんが、会場内とのコンタクトが取りやすい様に人員配置を委員会内で十分に協議いたします。

・前日のリハーサル、早めの集合で細かい打ち合わせができたので、委員会メンバーの意思の統一がはかれました。
→今回もリハーサルは必ず実施し、当日は早めの集合をメンバーに依頼し、意思統一をはかります。

・当日リハーサルで細かいところまで役割分担を確認できたので、役割を各自がより把握できました。
→今回も当日リハーサルを行い、メンバーごとの役割分担を明確に把握する様に計画いたします。

【悪かった点】
・議案によって挙手制による採決が行われました。その際、ボード権をもつ理事への委任に関して手間取るところがありました。事前に委任を受けている理事との報連相も必要でした。
→委任状の回収状況と並行して、委任を受けた理事の把握を行い、連絡を密に取れる様に努めます。

・委任状の回収に関して、記載方法に不備があるメンバーがいました。より周知の精度を上げるべきと考えます。
→8月臨時総会では委任状不備(理事長を代理人に選任)は1名のみに抑える事ができました。今回も事前連絡を徹底し、横のつながりや委員会開催時の時間を活用して周知度の向上につとめます。

《懇親会》

【良かった点】

・司会を2名配置することでスムーズに進行が出来ました。
→今回も司会は2名配置します。

【悪かった点】

・バッジ交換式・プレジデンシャルリース授与の際の理事長・次年度理事長・専務の立ち位置について確実なアテンドが必要でした。
→アテンドに関しては専属の担当を1名配置し、リハーサルを入念に行って、動きを把握します。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫と効果】
①(工夫)案内状および返信用はがきを郵送するタイミングに合わせて、委任状記入例をメーリングリストで配信し、併せて運営幹事と委員長の横のつながりを活用して周知を行います。
 (効果)委任状作成時に、代理人欄に理事長名を記入する等のミスを未然に防ぐ事が期待できます。

②(工夫)12月委員会の時間を利用して、各委員会の会場へ伺い、委任状未提出者の確認、回収を行います。又、委員会開催より前に委員長各位へ委任状返信状況を伝え、未提出のメンバーへ連絡をして頂く様に依頼します。

 (効果)委任状返信率の向上が期待できます。さらに、返信されたにも関わらず、代理人名に理事長名を記載されているというミスがあった場合の再回収も可能になり、無効票を減らす事が期待できます。

【地球環境への配慮】

・出席者各位へ、公共交通機関の利用や、車の乗り合わせを呼びかけます。
・出席者各位へ、ウォームビズによる来場の働きかけを行い、会場の空調温度を地球環境に留意した温度に設定いたします。
・食べ残しが無いように、エントリーボードで出欠者のとりまとめを行い、食事の量を適度な量に致します。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

2017年度補正予算の承認を得る事と2018年度への新しい体制を整えること、これらを現役メンバー一同が総会で報告・確認することを通じて、意識が統一された状態で新年度への準備が整い、世界に誇れる鹿児島の実現につながります。

16.メンバーへの依頼事項
・当日は時間厳守でお越しください。又、各委員長および運営幹事の皆さまは、委員会メンバーにその旨の呼びかけをお願いします。
・委任状返信の際、代理人の欄に理事長名を記入する事が無い様にご注意ください。又、各委員長の皆さまは、その旨の呼びかけをお願い致します。
・返信はがき受け付け締め切りの後、委員長各位あてに回答状況をお送りいたしますので、未提出の方や委任状の不具合があるメンバーへ声掛けをお願い致します。尚、総務渉外委員会からもメンバー各位へ直接連絡いたします。
・8月臨時総会同様、懇親会で後期新入会員へのバッジ授与式を予定しています。その後、各委員会へ配布されますので、委員会ごとの懇親会の場等を利用してバッジの授与を行ってください。
・懇親会において、委員長の皆さまはメンバーを連れて、シニアクラブの先輩方への挨拶回りを積極的に行ってください。

17.協議・審議のポイント
背景・目的

18.正副会議での意見及び対応

・議事録の提出が遅いので、提出スケジュールを決めて作成・提出してください。議案に反映し、引き継ぎも行って下さい。
→実施スケジュールに記載しました日程を目処に、事務局・専務理事・監事へ提出します。尚、引継ぎは報告議案に記載し、次年度委員長への伝達もしっかりと行います。

・議事録は、事務局に送るタイミングで、同時に専務理事と監事にも送ってください。
→8月臨時総会議事録の提出時よりご指摘のとおりに対応し、次年度への引継ぎも行います。

・しっかりした役割分担表をつけてください。
→添付資料05-4に付けました。詳細に関しては引き続き、委員会内で協議を重ね、作成・修正を続けます。

・各演出時の音楽の選定を行ってください。プレジデンシャルリース伝達等、音楽が無くて寂しい雰囲気にならない様に工夫してください。
→委員会およびホテル側と打ち合わせの上、計画いたします。

19.その他(添付予定資料等)

01予算
 01-1.事業収支予算書
 01-2.城山見積書(12月臨時総会)

02案内文
 02-1.案内状(現役)
 02-2.案内状(シニア)
 02-3.案内状(仮会員)
 02-4.委任状
 02-5.委任状(未提出者用)

03総会
 03-1.式次第
 03-2.総会タイムテーブル
 03-3.総会会場レイアウト

04懇親会
 04-1.懇親会タイムテーブル
 04-2.懇親会レイアウト

05参考資料
 05-1.備品チェックリスト
 05-2.シニア紹介票
 05-3.委任状見本 
 05-4.総務渉外委員会の動き

20.当日回覧資料

  なし

21.添付資料
添付資料まとめ

カテゴリ