6月例会計画(案)の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書        

議案名

6月例会計画(案)の件

会議名

3月理事会

種 別

3月 6日 協議

委員会名

国際関係委員会

窓口副理事長名

山ノ内 元治

確認日

:2017年3月4日

担当室長名

德永 麻里紗

確認日

:2017年3月4日

委員長名

小島 大輔

確認日

:2017年3月4日

副委員長名

頼冨 勇治
坂本 秀一郎 

作成日

:2017年3月4日


●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会の開催

1.事業名

6月例会計画


2.事業実施に至る背景

本年の2017 JCI ASPACウランバートル大会より、2018 JCI ASPAC 鹿児島大会の開催に向け、いよいよ本格的に走り出しました。大会を必ず成功させるために、行政・他団体との協力が必要不可欠となります。そのためには、2018 JCI ASPAC鹿児島大会について改めて周知する場が必要と考えます。


3.事業目的(対外)

2018 JCI ASPAC 鹿児島大会に対する理解とご協力をいただけることを目的とします。


4.事業目的(対内)

2018 JCI ASPAC 鹿児島大会を成功させるため、しっかりと体制整え、メンバー一丸となることを目的とします。


5.事業内容

2018 JCI ASPAC鹿児島大会に向けた懇談会

鹿児島の行政・団体・メディアの方々をお招きし、2018 JCI ASPAC 鹿児島大会開催について周知していただく場とします。


6.実施日時

6月27日(火)
受付開始  18:30~
懇談会   19:00~21:00

7.実施場所・会場

城山観光ホテル
住 所 鹿児島市新照院町41-1
TEL 099-224-2211
会場:ロイヤルガーデン(地下2階)

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥1,790,000―

1-1.事業収支予算書
1-2.見積書 会場設営費(城山観光ホテル)


9. 参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数】

現役メンバー          150名 
仮会員              50名
JCシニア(ASPAC実行役員)    20名  
来賓一般             59名
来訪JC             41名       

合計320名

3-1.招待者リスト(行政 マスコミなど)
3-2.招待者リスト(九州地区)
3-3.招待者リスト(鹿児島ブロック)

 

【参加推進計画】

〈現役メンバー〉 
・各委員長並びに運営幹事を通じ周知徹底を呼びかけます。 
・国際関係委員会より、審議通過後、メンバーへの電話での案内・出席確認を行います。
委員会開催時に各委員会へ国際関係委員会メンバーが伺い、再度出席を呼びかけます。 

〈JCシニア(ASPAC実行役員)〉 
・JCI ASPAC実行役員を通して、シニアクラブに声掛けをしてまいります。 

〈他青年会議所〉 
・案内文を送付します。 
・専務理事を通して、声掛けをしてまいります。 

〈行政〉 
・訪問持参し、手渡しをします。 
・6月例会計画の背景・目的をしっかりとお伝えし、声掛けを行ってまいります。

 

10.外部協力者・団体

【行政団体】

鹿児島県・鹿児島市・鹿児島商工会議所・鹿児島経済同友会・鹿児島経営者協会・鹿児島県中小企業団体中央会・鹿児島法人会・鹿児島大学・鹿児島純心女子短期大学・鹿児島県短期大学

【メディア関係】

南日本新聞社、朝日新聞社、読売新聞社、西日本新聞社、毎日新聞社、KKB鹿児島放送、MBC鹿児島放送、KTS鹿児島テレビ、KYT読売テレビ、共同通信社、FM鹿児島、南日本リビング新聞社

【JC関係】

公益社団法人 日本青年会議所 九州地区協議会
公益社団法人 日本青年会議所 鹿児島ブロック協議会


11.実施組織

国際関係委員会


12.実施スケジュール

3月  6日(月) 3月正副室長会議

3月 14日(火) 3月理事会     【協議】

4月  3日(月) 4月正副室長会議

4月 11日(火) 4月理事会     【協議】

5月  1日(月) 5月正副室長会議

5月  9日(火) 5月理事会     【審議】

6月 27日(火) 6月例会      【実施】

9月  4日(月) 9月正副室長会議

9月 12日(火) 9月理事会     【報告審議】


13.前年度よりの引継事項

【2017年度 総務渉外委員会 報告より】

【悪かった点】 

・シニアクラブ懇親会等、様々な要素が絡み、コンセプトそのものが流動的になってしまいました。その為、協議・討議の種別も定まらず、まともな議論がされずに実施を迎えました。結果、実行に移るのが大幅に遅れ、下記のとおり不都合が多数生じました。 
<不都合の詳細>  
・現役メンバーへの案内が実施の1週間前になってしまい、調整を無理やりお願いする事になりました。又、賀詞交換会の1週間後に控えていた通常総会と同時の案内になってしまった為、メンバー各位のスケジュールの調整が難しく、出席率に悪影響が生じました。 
⇒5月委員会時にPRを行い、その時点での出欠を確認します。

・案内状の送付が年明け以降になってしまい、来賓各位に先約がありお断りを受けるケースが多々ありました。 
⇒来賓への案内を5月理事会審議通過後数日以内に発送します。

・出席者の決定が直前になった為、席次表が決まらず、賀詞交換会の開始3時間前まで変更が続きました。出席者リストの共有、期限の設定、事業支援会議の活用が出来なかった事も原因だと考えます。 
⇒席次表の印刷は3日程度かかると確認しました。3日前までに席次を決定いたします。

・席次表への記載漏れが2名あり、大変失礼な事をしました。 その場にて、専務理事へ連絡し、お詫びのご挨拶をして頂きました。対策として、席次表の変更があるごとに、来賓リストと照らし合わせて確認をする作業が必要だと考えます。尚、こちらに関しても、時間的な余裕は必要だと考えます。 
⇒席次表などの確認担当はメンバーから3名とし、3重にチェックいたします。

・来賓者紹介の読み上げ時に、読み間違いが数名ありました。 出席のご連絡を頂いた際に、読み方を確認し、来賓リストに載せる事で対策になると考えます。
⇒出席者の読み方は、申込をいただいた時点で確認し、ふりがなを記載します。


・席次表について、一般来賓をもっと上座に置くべきではないかという意見を頂きました。 席次としては「一般来賓→シニア来訪→来訪JⅭ→シニアクラブ→現役(席次表なし)」とし、今回の席次はJC関係者に重きを置きすぎたのではないかと考えます。
⇒席次については、実行委員会と協議いたします。


・シニア対応に関して、外部・日本JCを重視するあまり、シニアクラブの先輩が一人でお食事をされている姿がみられた旨の指摘がありました。 フォロワーメンバーまでの連絡が不十分であった為に役割分担が細部まで行き届かず、一人ひとりに役割を認識してもらう事ができていなかったと思います。開催前に声掛けの機会を頂く様にして、とにかく交流を図ることを目的としている旨を伝える事で、より良い賀詞交換会になると思います。 
委員会メンバーには、事前に担当のテーブルを決定いたします。


【2015年度 未来創造委員会 新年式典より】

【問題点・改善点】

[準備段階]
・1月の事業となるので、早目に役割分担を与えて作業させたほうがよいと考えます。今後は、各委員会にも役割分担を与え、鹿児島青年会議所全員の事業だという意識を持ってもらうように巻き込むことが必要だと考えます。予定者委員会の時間を使って、各委員会への呼びかけを行い、LOM全体の事業をしての認識を高めて頂く様努めます。通常総会終了後の開催であるという利点を活かし、一人でも多くのメンバーを巻き込めるように総務渉外委員会が主体となって行動致します。
⇒5月の理事会での審議通過後に、委員会メンバーから鹿児島JCメンバーへ電話し、出欠の確認を行います。

・来賓・来訪者の参加数が開催日前日まで不明な方がおり、パンフレット作成や名札の作成もギリギリとなり、対応に追われました。今後は、参加返信期限を2週間前ぐらい設けることが必要と考えます。参加返信期限を2週間前に設け、早めに参加数を確定する様に致します。
⇒参加返信期限を6月15日とし、席次表などの作成に余裕をもって対応いたします。

[式典当日]
・受付での混乱は特になかったが、急な追加参加者の対応などイレギュラーな事に関して、対策が出来ていなかったです。今後は、想定されるイレギュラー事項をまとめておき、マニュアル化して事前に説明しておくことが必要と考えます。マニュアルを作成し、不測の事態に備えます。
⇒想定されるイレギュラーをマニュアル化し、委員会メンバーで対応できるようリハーサル時に打ち合わせを行います。

・会場前のお出迎えがうまくいっていなかったです。また、役割分担を各委員会に伝達していたつもりが、機能しておらず手持ち無沙汰で何をやっていいかわからない人が多く見受けました。当日遅刻してくるメンバーも多かったため詳細な伝達まで出来なかったです。今後は、もっと事前にマニュアル資料の配布と伝達をしておくべきと考えます。早めにマニュアルを作成し、配布の際に、新年式典の成功の為には、鹿児島青年会議所のメンバー全員の協力が不可欠である事を呼びかけます。
・マニュアルが前日配布となってしまいました。参加者人数の確定が前日の夕方になってしまい、パンフレット作成などに追われマニュアル作成が前日配布となってしまいました。結果、各委員会メンバーへの事前の役割分担告知が遅れてしました。今後は、参加者人数を早目に確定させるスケジュールを組み、それが運営をスムーズに行うことに繋がると考えます。2015年度担当者へのヒアリングを入念に行い、スケジュール作成、管理を徹底します。
⇒鹿児島青年会議所のメンバーに配布するマニュアルを作成し、開催1週間前に配布いたします。

・来賓の日本青年会議所メンバーの紹介は個別に読み上げたほうがよいとの指摘がありました。今後は、役職による呼称の順番などを事前に確認しておくことが必要と考えます。出向者と連絡を取り合い、事前確認を行います。
⇒来賓の方の紹介の順番に関しては、実行委員会と協議し事前確認を行います。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫 1】
日本JCが所属するエリアB(アジア・太平洋)の国出身者で、鹿児島在住の方を招き、理事長挨拶、実行委員長挨拶時に、民族衣装を着て一緒に登壇いただきます。(3月例会に参加いただいた外国人にお願いをして民族衣装を着ていただきます。)

【効果 1】
ASPAC開催時にどこの国の方が来られるのか、またその国の文化について、具体的にイメージを拡げていただきます。

【工夫 2】
日本JCが所属するエリアB(アジア・太平洋)の国々のお酒を準備いたし、各テーブルにお酒とその国の国旗を一緒に置きます。15種類120本程度を予定しています。

【効果 2】
各国の食文化を知っていただくことで、エリアB(アジア・太平洋)の国々に対しより親近感をもっていただきます。

【工夫 3】
運営マニュアルは、担当委員会ごとにデータで配信いたします。

【効果 3】
データで配信することで、印刷費を軽減いたします。

【工夫 4】
公共の交通機関の利用や、出席者に対する車の乗り合わせによる来場の働きかけをいたします。

【効果 4】
地球環境へ配慮し、二酸化炭素排出量の削減に貢献いたします。


15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

ASPACとは>

国際青年会議所(JCI)は、エリアA(アフリカ)、B(アジア・太平洋)、C(北米・ラテンアメリカ)、D(ヨーロッパ)と4つのエリアに分かれています。原則として5~6月頃、エリア毎にそれぞれ毎年開催地を変えてエリア会議を行います。日本JCが所属するエリアBで開催される会議のことをJCI Asia Pacific Area Conference(アジアパシフィック エリアコンファレンス)といい、略称ASPAC(アスパック)と呼ばれています。ASPACは、毎年国内外からおよそ1万人のJCメンバーが参加する大きな大会です。
JCI-ASPACはアジア太平洋地区の会員が集う世界会議に次ぐ規模の国際会議です。個と個の交流、世界と地域の交流を通しての有益な情報交換、相互文化理解は、グローバル社会を生きる私たちにとって今日まで培った精神を発露、発展させていく民間外交の最高の機会であると考えます。

エリアB所属国
日本・韓国・香港・台湾・マカオ・ベトナム・タイ・カンボジア・インド・マレーシア・インドネシア・シンガポール・モンゴル・フィリピン・ミャンマー・バングラデシュ・ネパール・パキスタン・オーストラリア・ニュージーランド・東ティモール・モルディブ
(22か国)

<国際会議を引き継ぐ意味合いについて>

JCI ASPACでは、象徴である大会旗が次年度開催地に引き継がれます。2017年度は、JCI ASPACウランバートル大会において、2018年度 JCI ASPAC鹿児島大会へ大会旗が引き継がれます。国際会議や国際大会では、象徴を引き継いだ時点から、本格的な準備活動、広報活動が始まります。例えば、リオデジャネイロ2016オリンピックの閉会式において、2020年の開催地の東京へオリンピック旗が引き継がれました(フラッグハンズオーバーセレモニー)。その時点から、本格的な準備活動、広報活動が始まっています。
2017年6月に、JCI ASPACウランバートル大会で大会旗を引き継いでから、鹿児島青年会議所も、本格的な準備活動、広報活動を行わなければなりません。そのためには、行政・各種団体の協力は不可欠です。

 

<国際会議誘致の効果について>

参加者数が3,000人を超える国際会議は、超大型の国際会議に分類されます。参加者数8,000人を超えるJCI ASPAC 鹿児島大会は、その数値を大きく超える国際会議となります。この超大型の国際会議を行うことで、鹿児島地域に以下の効果をもたらせます。

①経済効果
国際会議協会(ICCA)によれば、国際会議参加者1人あたりの1日当たりの消費支出は約69,000円と算出されています。この金額から算出するとJCI ASPAC 鹿児島大会開催中の4日間で、約22億円(参加者8,000人とした場合)の消費支出があると考えられます。

②地域の国際化
受け入れ環境の整備が地域の国際競争力の強化につながります。また国際会議の準備を進める段階で、外国人とさまざまな調整をおこなうことが、国際的なルール、習慣などを理解し、世界に通用する人材が育ち、地域の国際化へつながると考えられます。また、地域の住民が、国際会議ボランティアとして、会議に参加したりすることにより、国際感覚の養成につながります。

③地域の広報
国際会議を開催することは、その地域に国際会議を開催できるさまざまな「実力」や「機能」が備わっているという証です。国際会議に参加する人々は、広く影響力を持ち、国際的に活躍している人が多いと考えられます。こういった方が、地域の魅力を感じ取り、周辺の人に話してもらうことが、鹿児島にとって最上のPRと考えます。

鹿児島地域に、以上のような効果が期待されますが、大会を成功させるためには、行政・各種団体と協働して進めなければなりません。そこで、これらの効果を、関係者に理解していただく場が必要だと考えます。 

3-4.国際会議誘致の意義

 

<山形青年会議所 安藤太一郎様からのヒアリング

山形青年会議所がASPAC開催の前年度に開催した懇親会の担当者であった安藤太一郎様にヒアリングを行いました。以下、苦労した、問題点などとして以下がありました。
・来賓者の選定について、地元の関係者をどの範囲まで招待するかによって、規模がおおきく異なる。
・招待状はお送りした方からの出欠の返信について、期日までに返信がない場合は、こちらから連絡しなければ、開催間際になると、資料の印刷などがすすめられない。
行政・各種団体など、これまで関係の薄かった方々とも、開催年度に協力いただけるお願いをする機会となる。

 

<ビジョン>

懇談会を行うことにより、行政・各種団体の皆さまに2018 JCI ASPAC 鹿児島大会について周知していただき、鹿児島市全体として一致団結し、本格的に大会の準備を進めることができます。そのようにしっかりと行政・各種団体と協力体制を整え、鹿児島市として大会本番も国内外からのゲストをおもてなしすることが世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

16. メンバーへの依頼事項

・当日は時間厳守にてお願いします。
・各委員会の役割を事前に配布いたします。ご協力をお願いいたします。
・委員長、運営幹事からメンバーへ、全員参加の声掛けをお願いいたします。


17. 協議・審議のポイント

背景・目的


18.正副会議での意見及び対応

【3月 正副室長会議】

・調査分析から背景につながっていませんのできちんとした調査分析を行ってください。
⇒調査分析を再度おこないASPACとは><国際会議を引き継ぐ意味合いについて><国際会議誘致の効果について>を追記しました。

賀詞交換会と変わらないので、もう少し仕掛けを考え賀詞交換会との差別化を付けくわえ、国際関係委員会が6月例会をおこなう意味あいを考えてください。
⇒当委員会の事業計画にある、人財育成に関し、JCI ASPAC開催時に鹿児島を訪れる各国の方の文化を知っていただける場も設け、工夫と効果に記載しました。

・専務取締役を消しててください。
⇒安藤太一郎様の役職から専務取締役を削除しました。

・記念品については今回の例会の目的からいうと「これから頑張っていきましょう」という意味合いだと思いますので、今一度記念品が本当に必要かどうか精査してください。
⇒6月例会は、JCI ASPAC開催までご協力いただけるように、JCI ASPACの魅力を伝えることに重点をおいています。そのため、6月例会は、これまでの御礼ではないので、記念品を削除しています。

・せっかくフラッグを持って帰ってきてお披露目をするということなので、メディアをウランバートル大会からついてきてもらうなど、この懇談会の前に記者会見をしてから始めるなどそのようなストーリーをつくってほしいです。
⇒郷土の魅力発信委員会の協力を得て、ウランバートル大会に出発する前に、メディアへ情報発信をおこないます。また、ウランバートルで撮影した動画を編集し、例会当日に放映いたします。


19.その他(添付予定資料等)

1.予算関係

1-1.事業収支予算書

1-2.見積書 会場設営費(城山観光ホテル)


2.運営関係

2-1.会場レイアウト(ロイヤルガーデン)

2-2.案内文

2-3.御礼文

2-4.タイムスケジュール


3.参考資料

3-1.招待者リスト(行政 マスコミなど)

3-2.招待者リスト(九州地区)

3-3.招待者リスト(鹿児島ブロック)

3-4.国際会議誘致の意義

3-5.各国の有名な酒リスト



20.当日回覧資料

21.添付資料

6月例会 まとめ.zip

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