利川青年会議所(来鹿)公式会議及び鹿児島市長表敬訪問(案)の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

利川青年会議所(来鹿)公式会議及び鹿児島市長表敬訪問(案)の件

会議名

3月 理事会

種 別

3月6日 協議

委員会名

国際関係委員会

窓口副理事長名

山ノ内元治

確認日

:2017年3月4日

担当室長名

德永麻里紗

確認日

:2017年3月4日

委員長名

小島大輔

確認日

:2017年3月4日

副委員長名 

頼冨勇治

坂本秀一朗

作成日

:2017年3月4日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他2 JCI・日本JC連携事業


1. 事業名

利川青年会議所(来鹿)公式会議及び鹿児島市長表敬訪問(案)の件


2.事業実施に至る背景

鹿児島青年会議所は姉妹盟約を締結している韓国利川青年会議所と39年の永きに亘る交流において、途切れることなく信頼関係と友情を維持し、国際交流の橋渡し役となってまいりました。共通理念を持つ青年会議所だからこそ成せるこの国際交流は、地域の相互発展のために両市の永続的な関係を期すると共に、更なる民間外交を発展させていく必要があると考え本事業を計画致します。


3.事業目的(対外)

鹿児島市と利川市の親善と友好に寄与することを目的とします。


4.事業目的(対内)

利川青年会議所メンバーとの交流を通じて更なる友情を深め、異文化の価値観を認識し、相互理解を深めることを目的とします。

5.事業内容

【鹿児島市長表敬訪問】

国際交流の橋渡し役として、両青年会議所の交流を通じて、両市の親善と友好を更に発展させていくために利川青年会議所メンバーと共に鹿児島市長表敬訪問を行います。

(対象者:鹿児島青年会議所・利川青年会議所合計で30名)
※両青年会議所メンバー出席人数確定次第ご報告いたします。

【公式会議】

今後の姉妹交流事業の方向性・内容の打合せを行います。またお互いの交流事業に対する姿勢や取り組みを確認し、今後いかに発展させていくかを話し合います。

(対象者:理事長、国際室窓口副理事長、専務理事、国際室室長、国際関係委員会委員長、国際関係委員会メンバー2名)


6.実施日時

【公式会議】 2017年6月30日(金)

【市長表敬訪問】 2017年6月30日(金)



7.実施場所・会場

【公式会議】 サンデイズイン鹿児島 会議室

【市長表敬訪問】 鹿児島市役所



8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥13,500-

1-1.事業収支予算書
1-2.見積書 会場設営費(サンデイズイン)



9.参加員数計画並びに参加推進方法

《参加員数計画》

【鹿児島市長表敬訪問】【公式会議】

・鹿児島青年会議所

 理事長、国際室窓口副理事長、専務理事、国際室室長、国際関係委員会委員長、国際関係委員会メンバー2名、郷土の魅力発信委員会1名

・利川青年会議所

 利川青年会議所より来鹿メンバーが決まり次第、報告いたします。

《参加動員計画》

 鹿児島市表敬訪問と公式会議は、参加対象者が決まっています。現段階で日程は決まっていますので、参加対象者のかたはスケジュールの調整をお願いいたします。



10.外部協力者・団体

・社団法人利川青年会議所(鹿児島来訪)

・鹿児島市役所 市長室 国際交流課(鹿児島市長とのスケジュール調整、表敬訪問)

・鹿児島大学 国際事業課 留学生係、ボランティア支援センター(通訳ボランティア派遣協力)

・鹿児島市 国際交流財団(通訳ボランティア派遣協力)

・株式会社 ナンワエナジー(通訳ボランティア派遣協力)



11.実施組織

2017年度国際関係委員会



12.実施スケジュール

2017年 1月10日(月) 1月正副室長会議

2017年 1月17日(火) 1月理事会       【協議】

2017年 2月 6日(月)  2月正副室長会議

2017年 2月13日(月) 2月理事会       【協議】

2017年 3月 6日(月) 3月正副室長会議

2017年 3月14日(火)  3月理事会       【協議】

2017年 4月 3日(月) 4月正副室長会議     

2017年 4月11日(火) 4月理事会        【協議】

2017年 5月 1日(月) 5月正副室長会議     

2017年 5月 9日(火) 5月理事会        【審議】

2017年 6月30日(金)             【実施】

2017年 8月 7日(月)  8月正副室長会議       

2017年 8月15日(火)  8月理事会       【報告審議】



13.前年度よりの引継事項

【2016年度 国際関係委員会 年間報告より】

・例年とは違い今年度はスムーズに利川JC理事役員が決定し、離就任式の日取りも決定しました。その際に3月に公式訪問の日程を決めることができた事が良かったと感じます。また、ASPACの担いであるセネターゴルフと時期が重なってしまい準備がおろそかになりました。今後は次年度段階からスケジュールや担当を確実に行う必要があります。
⇒こまめに利川青年会議所と連絡を取り合い、なるべく早めに準備できるよう確認を引き続き続けてまいります。

・お迎えに関して、多くのメンバーに参加していただきました。鹿児島空港ではバナーを広げる行為に対し許可が必要との事でした。今後は当日に申請ではなく事前の申請を行う必要があります。
⇒事前に確認し申請して準備を進めてまいります。

・単年度制の役割に関して継続して行う事業については公式会議の内容をしっかりと記録し、次年度につなげていく必要があると感じます。利川JCメンバーと直接、顔を合わせ行う会議というのは1年間に1回、もしくは2回という大変貴重な場となります。そこで1年間のスケジュールがほぼ決まると言っても過言ではありません。内容はしっかりと記録し、議事録として残しておく必要があります。
⇒しっかりと記録をとり、スケジュールが円滑に進めていけるよう対応してまいります。

・市長と話す事のできる大変貴重な場となりました。市議会議員でもある霜出佳寿君が鹿児島市役所の国際交流課と上手く調整していただきました。今後も30分前には1人が市役所に先回りし、状況確認をしていただくことで時間の調整や当日市役所との打合せなどをしていただく必要があります。
⇒本年もメンバーの協力をもらい、鹿児島市役所と連絡を取り合い、事前にしっかりと打ち合わせを行い対応して進めてまいります。

・利川JCメンバーが利川市民である家族の方々を多く連れてきていただきました。鹿児島の文化や食を知っていただくために観光やお店を選定したことが効果的だと考えます。今回はメンバーの車を使用し観光していただきましたが、今後は、バスなどを使用し参加者を増やし行えばメンバーの負担も減る事ができると考え、両市民を巻き込んだ運動を展開して行くのも国際交流においては効果的であると考えます。
⇒バスなどをレンタルし円滑にエクスカーションが進められるよう、相談しながら検討してまいります。また、お店や観光も鹿児島のまた違った良さをPRできるよう設えてまいります。

・利川JCのシニアの方々と空港で合流いたしました。そこで全員で記念撮影をおこないましたが、誘導員がいない状況でした。担当を決めることが必要でした。
⇒事前に担当を決め、円滑に撮影できるよう進めてまいります。

【2015年 国際意識向上委員会 JCI KOREA-ICHEON公式訪問(来鹿)計画報告議案より】

・国際の委員長予定者は、予定者の段階から本年度委員長・本年度室長・国際委員会経験者からしっかりと引き継ぎを受け、年間スケジュール等を綿密に打ち合わせる必要があります。

⇒利川青年会議所の委員長予定者とは常に連絡を取りあいます。

・例年であっても利川JCは年越し前にならないと次年度の理事役員が決まらない場合がありますが、本年度においては旧正月前の2月前半にようやく理事役員が決定したため、当初2月に予定していた公式訪問(来鹿)は当然延期、6月においても何とかこちらの要望に応えていただき、実現しました。利川JCメンバーとは幅広く広くコミュニケーションをはかり、利川JC国際理事予定者を早い段階で見定め、繋がりを作っていく必要があります。

⇒利川青年会議所の委員長予定者とは常に連絡を取りあいます。

・公式訪問を行う、3ケ月前には実施日程を確定させ、鹿児島市役所国際交流課に打診をしなければなりません。(市長のスケジュールをおさえるため)

⇒鹿児島市国際交流課を含め、行政には頻繁に足を運び関係を築きます。

・2月に公式訪問を行う場合は、市長のスケジュールをおさえるのはなかなか難しい場合があります。(鹿児島市役所の市議会が開催される為)急に市長のスケジュールが合わなくなる場合もある為、副市長・国際交流課課長に対応していただけるよう依頼しておく必要があります。

⇒鹿児島市国際交流課を含め、行政には頻繁に足を運び関係を築きます。

・市長表敬訪問の会場に関して、より多くの両JCメンバーに参加していただけるようにできるだけ広い部屋を早めにお願いしておく必要があります。

⇒早い段階で人数を確定させ打診を行います。

・公式訪問のスケジュールは早い段階で確定させ、利川JCの国際委員長の連絡する必要があります。

⇒ある程度鹿児島JCがスケジュールを決めて相手に打診し、要望も出来るだけ取り入れます。

・例年であれば鹿児島空港にてお迎えとなりますが、本年度においてはスケジュール変更に伴い、福岡空港から新幹線で鹿児島中央駅という形になりメンバー全体においては鹿児島中央駅にてお迎えとなりました。記念撮影の場所等含め予め決めておく必要があります。

⇒航空機の変更があった場合などのスケジュール変更について、想定される範囲で対応策を事前に検討します。

・30分の時間を予定していましたが、結局45分以上の会議となってしまいました。議題に関しても双方で予め大まかな部分は協議しておく必要があります。

⇒議題に関して事前に協議しておき、時間も余裕を持って1時間程度を確保します。

・公式会議の会場については利川JCメンバーが宿泊しているホテルのフロントや会議室を借りることが例年の流れではありますが、より内容の濃い会議を行うためにはしっかりとした会議室を借りておく必要があります。

⇒人数を早い段階で把握し、会議室を確保いたします。

・単年度制の役割に関して継続して行う事業については公式会議の内容をしっかりと記録し、次年度につなげていく必要があると考えます。

⇒記録をしっかりと議事録に残し、次年度につなげます。

・通訳に関して今回はハン・スンジン会長が欠席だった為対応できませんでしたが、国際交流課よりあいさつ文を予めいただけないかとの依頼がありました。利川JC側とも打ち合わせを行った上で早めに準備しておく必要があります。

⇒必要な資料についてはお互いに事前に準備するようすすめます。

・市長表敬訪問の前に市役所から離れた場所にいる場合は余裕を持ったスケジュールの組み方が必要となってきます。

⇒市長表敬訪問の前後の時間については、余裕をもってスケジュールを組みます。

・福岡空港(アシアナ航空)において荷物の重量制限があるにもかかわらず(23kg/人)4名全員が超過荷物となってしまい追加料金が発生するという事態が起きてしまいました。原因としては自らが購入されたお土産もあるのですが、鹿児島JCメンバーが渡したお土産も影響しておりその中でも特にお酒関係が重量を上げる要因となっておりました。お酒などの液体物に関しては手荷物で機内に持ち込むこともできない為、お土産に関しても今後は双方で協議していく必要があります。

⇒お渡しするお土産については、事前に重量を確認いたします。


14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

<工夫>鹿児島市長に利川市・利川JC側の質問事項などを事前にお送ります。
<効果>鹿児島市と利川市・利川JC側との関係性を深めてまいります。

<工夫>公式会議時間を1時間30分とします。
<効果>永続的な関係を期するために、総合的・戦略的に両市の役割を図る公式会議とします。



15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査分析】

<利川青年会議所との交流について>

・鹿児島青年会議所と利川青年会議所の交流事業は1979年の姉妹盟約締結より途切れることなく引き継がれ、2016年度で39年目を迎える歴史のある事業であり、「世界との友情」を三信条のひとつに掲げるJCの重要な事業である。
・2005年に鹿児島市長が訪利、その後には鹿児島市と利川市の市役所職員を互いに派遣するなど、行政間での交流へと繋がってきており、今後も継続して行政へアピールすることで両市の関係発展に寄与することが、民間外交としての重要な役割を果たしている。

・利川青年会議所との交流は両青年会議所の枠を超え両市の交流へと発展してきました。また2014年、利川青年会議所はJCI韓国より長年の鹿児島青年会議所との交流に対して「国際関係賞」が授与されました。これは鹿児島青年会議所にも授与されたものと受け取れ、これまでの歴史を積み重ねてこられた先輩方の感謝の心と共に両青年会議所の永遠の友情への誓いを果たしていく必要がある。
・公式訪問(来鹿)事業は年によって差はあるものの、これまで事業全体で90名前後、親睦会で40名前後の動員となっており、事業の効果を高めるためにより多くのメンバーの巻き込みが必要。

<過去3年間利川青年会議所来鹿人数> ※過去の報告議案参照

 2013年:24名 2014年:9名 2015年:6人

<過去3年間利川青年会議所来鹿時訪問先> ※過去の報告議案参照

2013年:美山・蒲生町 2014年:鹿児島市(桜島) 2015年:金山蔵

<来鹿外国人観光客動向調査> ※鹿児島県観光交流局観光課資料 数値表別紙参照

海外からの宿泊客のうち、アジア地域別(鹿児島空港直行便)にみると、24年度年間110732人、25年度年間150240人、26年度においても8月までのトータル前年対比117.74%と鹿児島を訪れている外国人観光客は年々増加傾向であるが、本年度においては韓国からの来鹿観光客数は25年度8785人に対し26年度5973人67.99%(4月~8月のトータル同月対比)と減少傾向にある。その要因としては、セウォル号事故に伴う旅行の自粛や国家間の問題による反日感情の影響も推測される。

分析:国際都市鹿児島を目指すためには再度鹿児島の魅力をアピールし韓国からの観光客誘致に力を入れていく必要がある。

 【ビジョン(将来像)】

鹿児島青年会議所と利川青年会議所が途切れることなく信頼関係と友情を維持し、国際交流の橋渡し役となり続けることで、この国際交流は、地域の相互発展のために両市の永続的な関係を期すると共に、更なる民間外交を発展させ、更には鹿児島市の国際化の視野が広がり、世界に誇れる鹿児島につながると確信いたします。



16.メンバーへの依頼事項

・空港への送迎、昼食会、親睦会には、全メンバーの積極的な参加をお願いいたします。

・メンバー用のしおりについては、各委員長及び運営幹事メーリングにて資料を送信致します。ついては各委員会メンバーの皆様へ転送していただき、参加して頂けるメンバーの方は、資料を印刷して参加して頂くようお願いいたします。

・昼食や親睦会は会費制となっておりますのでご理解の程宜しくお願いいたします。

・各委員長や国際交流事業経験者より参加経験のないメンバーへ、利川青年会議所メンバーとの交流の楽しさを伝えていただき積極的な参加を推進してくださるようお願いいたします。

・当日は時間厳守でお願いいたします。


17.協議・審議のポイント

背景・目的、事業全般


18.正副会議での意見及び対応

【3月 正副室長会議】

・対外目的は誰が対象か具体的に記載してください。
市長の表敬訪問を行うことによって、鹿児島市と利川市の親善と友好に寄与することを目的とすることに修正いたしました。

・スポーツ交流の参加人数は何人を想定していますか。また、スポーツ交流の参加者が少ない場合は、どのように対応しますか。
⇒ここ数年の利川青年会議所メンバーの来鹿人数は少なく10名程度を予想しています。利川青年会議所のキムジョンジュン国際委員長に確認したところ、ゴルフをされる方は半分くらいとのことですので、5名程度を想定しています。その他の方は、ラウンドワンでの交流をスポーツ交流を予定しています。また、雨でゴルフが中止となった場合は、全員でラウンドワンでの交流を予定しています。現段階での計画を利川青年会議所のキムジョンジュン国際委員長と連絡をとりながら調整を進めています。詳細については、4-1.利川青年会議所とのやりとり、に記載しています。

・表敬訪問、公式会議とスポーツ交流をきちんとすみ分けて考えてください。
⇒交流会、親睦会については、全て参考資料として添付させていただきました。

・参加動員計画を具体的に記載してください。
⇒表敬訪問、公式会議は、参加対象者が決まっているため、事前にスケジュールを調整いただきたい旨を、参加動員計画に追記しました。


【2月 理事会】

・交流会、親睦会について、具体的な目標人数を記載してください。
⇒参加員数計画に、昼食会、交流会、親睦会への参加目標人数を、昨年度の実績を記載いたしました。

・利川JCに、事前に訪問いただきたい日程を打診しておいてください。
⇒利川JCに、4月に来ていただきたい旨を打診し、2月24日(金)の離就任式前の打ち合わせにおいて、6月30日(金)~7月2日(日)に訪問いただくことが決まりました。

・市長への表敬訪問について、日程が確定していない状態であっても、鹿児島市国際交流課に進捗状況を伝えておいてください。
⇒鹿児島市国際交流課に連絡し、2月24日(金)に離就任式に参加し、2017年度の市長表敬訪問の日程について、打ち合わせをする旨を伝えました。

・添付資料のスケジュールについて、「行動」と記載がありますが、誤字でしょうか。確認してください。
⇒「移動」の間違いでした。「移動」と修正いたしました。

・添付資料のスケジュールについて、下部に※1、※2の表記がありますが、スケジュールの中に対応するものがありません。修正してください。
⇒※1を市長表敬訪問、※2を公式会議の備考欄に記載し、下部の※1、2に対応しました。

・利川JCの離就任式の日程が3月24日となっています。2月24日に修正してください。
⇒参加員数計画に記載している離就任式の日程を、3月24日から2月24日に修正いたしました。

【2月 正副室長会議】

 ・案内が全員に行き渡る様に、いつ、どういった案内を出すのかスケジュールを動員計画の中に記載してください。また、案内文については審議資料にしてください(理事長名で発信)。
⇒参加動員計画に、計画を追記いたしました。案内文を2.公式会議の資料に変更いたしました。

・公式例会の会場について、昨年はレム鹿児島に宿泊し、公式会議の場所が離れていたため移動が発生した。公式会議の場所と宿泊場所の位置を考えて、利川JC側に提示をお願いします。
⇒利川JC側に確認をとりました。宿泊ホテルは鹿児島JCからサンデイズインを提案させていただき任せていただくことになりました。

・スケジュールが参考資料になっているが、審議対象資料としてください。
⇒「スケジュール」を2.公式会議の資料に変更いたしました。

・公式会議と交流を分けないのであれば交流も議案に組み込んでください。もし別で書く場合は、案内等をしっかり作成してください。
⇒公式会議と交流は分けて考えています。

 

【1月 理事会】

・会議名が変わった理由は日程などが決まってないからですか。なぜ変更となったのか理由をしっかりと書いてください。
⇒離就任式の日程がまだ決まっておらず、その際に決定すべき2017年度の交流内容もまだ未定です。昨年9月に利川を訪問した際に、アジアのメンバーが集まるASPACで事業を行うか、などの意見もでていましたので、本年度は公式会議と市長表敬訪問のみの上程としました。

・去年の内容の議事録を確認しましたか。必ずしてください。昨年としっかり連携とってくれ。
⇒公式会議の音源をいただき会議内容について確認いたしました。

・利川JCとしっかりと連絡をとってください。2015年の情報をしっかりととってくれ。
⇒利川JCとの連絡を定期的におこない、記録を残しました。

【1月 正副室長会議】

36年の永きにわたりとありますが、2016年1月理事会に上程されているものを見れば、38年とあります。どちらが正しいのでしょうか。
⇒39年の間違いでした。修正いたしました。

対外目的の対外とは、誰をさしていますか。
⇒我々が利川JCと交流している姿を見る市民の方々を想定しています。

事業目的(対内)国際意識ってなんですか。
⇒事業目的を変更しました。

利川のメンバーは全員ゴルフをするメンバーだけなのでしょうか。
⇒ゴルフをしないメンバーも出てくるかと思いますので、利川青年会議所のメンバーとやり取りを続けながら、ゴルフをしないメンバーにも楽しんでいただけるプランを準備してまいります。

現役メンバー人数は150名です。
⇒150名に修正いたしました。

体内例会は誤字ですので、修正してください。
⇒修正いたしました。

メンバーに車を出してもらうのであれば、必要台数とかを予めしっかりシミュレーションしていてください。また事故等が万が一おこってしまった場合も想定してください。
⇒事前に来鹿人数に応じて必要台数を確認し、自動車保険の確認などを行ってまいります。

マイ箸運動は意味が無いとの意見もあり、ここ近年鹿児島JCでもマイ箸運動は前にでてきておりません。本当に効果あるんでしょうか。
⇒ヒヤリングした結果、削除いたしました。

ビジョンは箇条書きではなくしっかりと書いてください。
⇒修正いたしました。


19.当日回覧資料


20.添付ファイル

1.予算ファイル

1-1.事業収支予算書

1-2.見積書 会場設営費(サンデイズイン)

2.公式会議

2-1.タイムテーブル「公式訪問」

2-2.式次第利川用「公式訪問」

2-3.式次第対内用「公式訪問」

2-4.参加者名簿「公式訪問」

2-5.スケジュール「全体」

3.アンケート

3-1.アンケート対内用「公式訪問」

3-2.アンケート利川用「公式訪問」

3-3.アンケート利川用和訳「公式訪問」


4.参考資料

4-1.利川JCとのやりとり

4-2.2016年 公式会議音源より

4-3.利川JC 公式会議

4-4.交流会・親睦会について

4-5.交流会案内文(対内用)

4-6.交流会案内文(シニア用)


まとめ

利川公式会議及び市長表敬訪問まとめ.zip

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