公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度通常総会報告の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

議案名 公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度通常総会報告の件
会議名 2017年度 3月理事会
種 別 2017年3月6日 審議
委員会名 総務渉外委員会
窓口副理事長名 野崎 輝久 確認日: 2017年3月4日
担当室長名 清水 聖子 確認日: 2017年3月4日
委員長名 吉木 恵介 確認日: 2017年3月4日
副委員長名 川東 鉄兵 杉本 和樹 作成日: 2017年3月4日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度通常総会

2.事業実施に至る背景
公益社団法人鹿児島青年会議所の総会は、通常総会及び臨時総会の2種があり、通常総会は1月とし、臨時総会においては8月及び12月に開催する事となっております。その為、2017年度を迎えるにあたり、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催する必要があり、実施致しました。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内)
公益社団法人鹿児島青年会議所が通常総会において、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的としました。

5.事業概要

下記の議題について承認を得るために総会を開催しました。

【議題】
《審議事項》
第1号議案 議事録署名人に関する件
第2号議案 2016年度12月臨時総会議事録承認の件
第3号議案 2016年度事業報告承認の件
第4号議案 2016年度収支決算報告承認の件

(収支決算報告及び監査報告)
第5号議案 2017年度収支補正予算(案)の件

《報告事項》
1.2016年度登録料等分担金収支報告
2.2017年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件
3.その他

6.実施日時

平成29年1月31日(火曜日)
受付開始 18時30分~
通常総会 19時00分~20時20分

7.実施場所・会場

城山観光ホテル
鹿児島市新照院町41-1
TEL:099-224-2211
通常総会会場:ロイヤルガーデンA(2階)

8.決算総額(詳細は別紙)

¥23,760―
01-1.事業収支決算書
01-2.城山請求書(通常総会)
01-3.城山領収証(通常総会)

9.外部協力者・団体 
なし

10.参加員数と参加推進計画の検証

【参加員数】

  計画 実績 達成率
現役 150 94 62.7%
シニア 25 16 64.0%
合計 175 110 62.9%


シニアクラブ登録数:851名(2017年1月時点)
03-1.出欠表(メンバー)
03-2.出欠表(シニア)
【検証】
<現役メンバー>
過去3年間との比較
          出席     はがき返信
2015年度   60.5%   84.4%
2016年度   45.8%   69.0%
2017年度   62.7%   76.0%

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行います。また懇親会の出欠はエントリーボードと各委員会の運営幹事に出欠確認をお願いして、各運営幹事に電話をしていただき確認を致します。
→出席率は62.7%、はがきの返信率は76.0%でした。今回は懇親会を開催しなかった為、エントリーボードは使用せず、案内状同封の返信はがきと委員会時の声掛け、電話連絡を行いました。はがきの返信数は、委員会時の声掛けにより向上しましたが、代理人に理事長を指名する等のミスが残りました。記入例を同封して返信用はがきの作成をしやすい環境を整える等、工夫をすべきでした。 

・各委員長に連携をお願いし、総会の重要性や意義、返信ハガキ・委任状の記載方法や重要性を伝え、通常総会の案内と、重要性の呼びかけを実施いたします。予定者委員会の時間を使って各委員会に訪問し、総務渉外委員会メンバーから直接、再度伝えます。
1月委員会の時間を利用した委員会メンバー全員による呼びかけを行う他、電話確認を実施しました。それにより出席率・委任状返信率ともに向上しましたが、総会の重要性をメンバー各位に十分に認識して頂く事はできなかったと考えます。総会の意義を説明する機会を多く設ける事が出来なかったので、予定者段階より行動に移せるようにスケジュール管理をすべきでした。 


・返信ハガキ・委任状の提出及び懇親会のエントリー登録状況を1月23日(月)に締切・集計し、委員会ごとの出席状況を各委員長へ通知します。加えて運営幹事に未提出のメンバーへ返信の案内をして頂きます。
→事務局との連絡も密に取る事ができ、1月23日から、ほぼリアルタイムで出席状況を把握する事ができました。案内についても、委員会メンバーの協力を得ながら、ほぼ計画どおりに実行でき、出席率・委員上返信率の向上につながりました。案内状に同封する資料を工夫すべきだと考えますが、運営幹事をはじめ、委員会メンバーが直接案内を行った事により、重要性を認識して頂けるメンバーが増えたと考えます


<シニア>
・案内状をFAXにて発送し、また、手帳作成の確認の際にも総会の案内を行ないます。
→FAX連絡は、審議可決後早急に行いましたが、案内が例年より遅れた為、不安になって問い合わせをされる先輩もいらっしゃいました。事務局としては、決算処理・監査も行う時期で業務が集中するので、シニアクラブ全会員へ送信完了するまでには3~4営業日ほど予定を見込む必要があります。審議可決直後より、事務局と連絡を密に取り合って、スムーズな発送が行える様に努めます。 

・シニアクラブには、2017年9月時点で830名の先輩方が在籍されており、過去3年間のデータでは、最大23名のご出席をされています。本年度は、さらに多くのシニアクラブの先輩の巻込みを図る為、現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くように取り組みます。また委員会努力目標として10%増を目標として今回設定致します。
→賀詞交歓会と開催日が近い事の指摘を頂く事もあり、総会出席の返信を下さったのは僅か2名でした。理事役員各位にもお願いをして、先輩方へ直前までお声掛けをして頂いた事と、2016年度卒回生の先輩方もご出席された為、シニア席は満席となり、椅子の追加も行いましたが、総会運営としての巻き込みは不十分でした。

11.事業目的の実現と成果

【事業目的の実現】
本総会にて、2016年度の総括と、2017年度の新体制の確認承認に関する全議案についてメンバーが一同に会し、ご承認いただくことができました。
【事業目的の成果】
・各議案の承認を頂いた事で、2016年度の意思が継承され、2017年度の方向性をメンバーが認識しました。それにより、鹿児島青年会議所メンバー各位の意識が統一にむけて動き出し、士気が高まり、世界に誇れる鹿児島の実現につながると考えます

12.公益性の検証

なし

13.次年度へ引継事項

【良かった点】
・受付業務以外に関しては、人員配置ができており、臨機応変な対応ができました。
→委員会メンバーごとの役割分担が事前打ち合わせで明確になっていた事が良かったと考えます。尚、自由に動けるメンバーもいた為、マイクの持ち回り等、臨機応変に対応ができました。

・委任状の回収連絡、各委員会への声掛けも計画どおりに行う事が出来ました。
→締切等、日付を明確に決めてメンバー間で共有できた事により、対応が可能だったと考えます。

・ドアクローズも予定通りに行う事ができ、途中で来られたシニアクラブの先輩にご入場いただくタイミングを調整することができました。
→協議段階より、ドアクローズの時間の明確化ができ、入り口付近にメンバーを配備した事により対応ができたと考えます。

【悪かった点】 
・現役への案内状送付から総会実施までの時間が極端に短く、出席率や委任状率に悪影響がありました。 又、シニアクラブの先輩方への案内も遅れ、今年は総会はどうなっているのか、問い合わせを頂く事がありました。
→審議可決からの機関は事前に分かっていたのですが、スケジュール管理が上手くできていなかった事が原因だと考えます。今後は計画段階より、スケジュール管理、メンバーとの情報共有を密に行いたいと思います。

・リハーサルが当日の2~3時間しかできませんでした。
→理事役員および委員会委員会メンバーへの連絡不足で、スケジュール調整ができませんでした。審議可決前よりリハーサルの日程や役割分担を具体的に計画し、情報共有すべきでした。

・委任状回収時に、代理人に理事長名を記載している方が数名いました。
→返信用はがきの説明文の該当箇所を太字にする、という手法を取りましたが、より改善の必要があると思われます。対策としては、記入例を含めた説明書きを案内状に同封する等、その場で確実に伝わる工夫をする必要があると思われます。又、予定者段階で審議可決して、早い段階で案内を送る事で、万一の誤記入や捺印漏れに対する対応もできると考えます。

・事前に出席の回答を頂いたシニアクラブの先輩が、わずか2名と少なく、出席のお願いをしなければならない事態が起きました。
→総会のご案内が先輩方に届いた時期が、総会開催日の1週間前と直近になってしまい、先約の入っていらっしゃる先輩方が多数いらっしゃいました。JC手帳作成時に行うシニアへの電話確認の場で、総会の案内をよりしっかり行うべきでした。

・シニアクラブ受付について、出席回答を頂いた先輩方の名札のみをカウンターに出していた為、2016年度卒会の先輩方がいらしたときに、スムーズに行う事ができませんでした。
→2016年度卒会の先輩方の謝恩会PRについて、事前打ち合わせと委員会での情報共有が不足しておりました。総会にご出席頂ける先輩、PRの時間帯のみ参加される先輩を具体的に把握し、情報共有すべきでした。

・シニア確認票の事前作成について、世話人の先輩方の分は作成していましたが、肩書が複数ある方について、読み上げ順を特に考えていなかった為、直前に調べて修正を加える事になりました。
→正副役員に懸念事項を確認し、指示を仰ぐべきでした。対策として、シニアクラブ世話人の紹介票を、引継ぎ用に作成致しました。8月、12月の臨時総会で使用し、検証を行います。 又、前日までに作成し、確認をして頂ける様に致します。
03-4.シニア確認票

・事業予算について、音声ケーブルを使用せず、決算額との間に差異が生じました。
今回はプロジェクターを使用しない為に見積より削除する必要がありましたが、項目の削除がされていないまま審議通過してしまいました。見積の項目について分かったつもりにならず、ホテル側と事細やかに打ち合わせすべきでした。 

・2016年度の理事役員各位に感謝と敬意を表し、労う場面が無く、ただ決を採るだけの会になってしまいました。
→本来、懇親会で行っておりましたが、今回は懇親会を行わなかった為、企画時に漏れてしまった事が原因です。今後このような事がありましたら、しっかりと懇親会を含めた上での主旨を読み解き、理解をした上で、心を込めて企画いたします。

14.今後の展望 
公益社団法人鹿児島青年会議所の最高意思決定機関として、通常総会は組織の方向性を決定する会議であり、1年のスタートを切る重要な会議です。総会の企画・運営についてはご指摘も多く頂き、課題も残りましたが、2016年度の活動と2017年度の方針が承認され、意思が継承されました。今後は、嶽釜理事長率いる新体制の下、意識が統一され、世界に誇れる鹿児島の実現に向けて活動・運動が展開されます。

15.委員長所感
企画・運営に関して、ご指摘も多く頂いた総会でした。準備期間が極端に短い中で、運営は滞りなくされましたが、現役メンバーへ総会の重要性を再認識してもらう為の工夫や、シニアクラブの先輩方へのお声掛けも十分に出来ず、不十分要素が多い総会になってしまったと感じております。総会は、事業方針やお金の使い方を決定する為の非常に大切な機会であり、メンバー全員参加へ周知し、決議をする必要があります。最高意思決定機関として良い運営をする為には、企画・運営の段階から委員会メンバー各位はもとより、これまでの道を作って来て下さった前年度までの理事役員各位、シニアクラブの先輩方への敬意と感謝の意をもつ事求められると思います。全員参加当たり前という会則だけが先行して、メンバーと距離感が生まれる事態がない様に、心を込めて企画・運営・情報共有を行う必要があると感じました。

16.正副会議での意見及び対応

3月正副室長会議
・引継ぎ事項について、事実→原因→対策の流れでしっかり書いてください。
→引継ぎ事項の内容および文章校正を見直し、修正いたしました。

・引継ぎ事項について、受付のところは具体的な原因等を記載してください。
→引継ぎ事項に記載しました。

・引継ぎ事項について、総会は途中入場は出来ないと思います。タイミングの調整を行う事自体おかしいのではないでしょうか。
→シニアクラブの先輩方をご案内するという表記が抜けておりましたので、修正を加えました。

・引継ぎ事項について、委任状訂正をする時間がなかったところや、シニア回答が少なかったところ等の原因を明記してください。
→引継ぎ事項に記載しました。

・予算と決算の差が10%以上あるが、その原因は何ですか?
→音声ケーブル及び予備費の使用がなかった為、予算28,000円に対し、4,240円の差異が発生しました。事業収支決算書に差異発生理由書を追加しました。

・今後の展望が、委員会所感になっています。修正してください。
→今回の総会がどのように運営されたか、今回の総会を通して、今後の鹿児島青年会議所がどの様になっていくのかを考え、内容を修正いたしました。

・なぜ、シニアクラブの先輩方にお声掛けをする必要があるのか、もう一度考えてください。
→総会の場で、シニアの先輩方と現役メンバーとが交流し、つながりを深め、2016年度の報告と2017年度の鹿児島青年会議所の方向性を理解していただくためです。本年度は「懇親会を行わない」のではなく、「懇親会の主旨を含めた」総会にするという姿勢が必要であると考えます。

・前年度の理事に対して、敬意や労いの意を表することは大切です。引き継ぎ事項に必ず書いてください。
→懇親会を含めて、総会を行う意義を十分に考え、心を込めて企画・運営すべきである事も含めて、引継ぎ事項に追加致しました。

・内容を全体的に見て、言い訳に見えます。
→担当委員会の担いとして、十分に行う事が出来なかったことや、努力や考えが足りなかった事をもう一度考え直し、修正いたしました。

・「時間がなかった割には」等、全体的に文章が後ろ向きです。次年度の理事が見ると思って書き方を再考してください。
→前向きな表現に変更しました。今回は、予定者段階から承認を頂き、案内に入る事の重要さが非常に分かった総会だったと思います。シニアクラブの先輩方にご心配をお掛けしない為にも、時間に余裕を持ったスケジュールを立てる事が必要だという事は、忘れずに引き継ぎます。

・総会の意味を、委員長が分かっていないのではないでしょうか。運営担当委員会としての要改善点を踏まえて引継ぎをしてください。
→総会は、公益社団法人鹿児島青年会議所が各事項の決議及び承認を得ること並びに報告を行うことを目的とします。

17.その他(添付資料等)

01決算書
 01-1.事業収支決算書
 01-2.城山請求書(通常総会)
 01-3.城山領収書(通常総会)

02総会
 02-1.総会式次第
 02-2.総会タイムテーブル
 02-3.総会シナリオ
 02-4.総会会場レイアウト

03参考資料
 03-1.出欠表(メンバー)
 03-2.出欠表(シニア)
 03-3.通常総会議事録
 03-4.シニア確認票

添付資料まとめ(通常総会報告)

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