入会希望者面接(案)の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 入会希望者面接(案)の件

会議名

2017年2月理事会

種 別

2017年2月13日 協議

委員会名

LOM活性化委員会

窓口副理事長名

木下 慎吾

確認日

2017年2月10日

担当室長名

鈴木 義文

確認日

2017年2月10日

委員長名

川上 重明

確認日

2017年2月10日

副委員長名

霜出 佳寿 三川 秀昭

作成日

2017年2月10日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
・他1 指導力開発事業

1.事業名
  公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 入会希望者面接(案)

2.事業実施に至る背景
入会希望者に対して、会員になろうとする者の審査等に関する規定に基づき入会申込書・推薦趣意書の記載内容を最終確認するとともに、面接によって入会申込書・推薦趣意書記載以外の要項を確実かつ公正に審査し、入会の適否を判断する必要があります。また、近年大きな問題となっている会員の退会を抑止するために、仮会員承認後もしっかりフォローアップしていく仕組みを構築する必要があります。

3.事業目的(対外)
入会希望者面接を行うことで、入会意思を確認し、会員の質を担保するために入会の適否を審査することを目的とします。

4.事業目的(対内)
公正な審査を行う事で「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に照らし、入会希望者と推薦者に対して公正に適否を判断することを目的とします。正会員承認前面談では、仮会員から正会員になることへ口頭での意思確認を行うとともに、この面談を最初として以後定期的にヒアリングを行うことで退会抑止につなげることを目的とします。

5.事業内容

【入会希望者面接】
LOM活性化委員会メンバー・拡大推進担当副委員長・拡大推進担当スタッフが面接官となり、入会希望者と推薦者(2名)に対し面接を行います。
入会希望者面接要項に基づき、入会申込書・推薦趣意書との照合確認を行い、規程に基づいて質問するとともに、審査基準に照らして厳正なる判断を行い、推薦趣意書に意見書を添えて理事長に提出します。

【正会員承認前面談】
入会希望者面接により適正であると判断した場合、仮会員として活動をしてもらった後、正会員承認前に規程第5条3項「本会議所の目的に賛同し、率先参加する意思と能力を有すること」について意思確認を行います。同時に、ここまで活動して困ったことなどないか、簡単なヒアリングを実施いたします。
8月委員会後に、各委員会の拡大推進担当副委員長・拡大推進担当スタッフ及びLOM活性化委員会メンバーが面談担当となって実施いたします。

6.実施日時

【入会希望者面接】
平成27年4月28日 金曜日
時間:19時00分~21時00分

(入会希望者・推薦者随時受付)

【入会希望者面接予備日】
平成27年4月29日 土曜日
時間:13時00分~15時00分

【正会員承認前面談】
平成27年8月22日 火曜日(各委員会終了後)
時間:20時30分~21時30分

7.実施場所・会場

【入会希望者面接】
鹿児島相互信用金庫 本店 6F 大会議室 (会場地図)
〒892-0822 鹿児島市泉町2-3
TEL 099-223-5111

【入会希望者面接予備日】
鹿児島相互信用金庫 本店 6F 大会議室
〒892-0822 鹿児島市泉町2-3
TEL 099-223-5111

【正会員承認前面談】
ジェイドガーデンパレス
〒890-0055 鹿児島市上荒田19-1
TEL099-257-1211

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

 ¥7,400- (詳細は別紙予算書)
 01-1 入会希望者面接事業収支予算書

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数計画】

入会希望者 50名
会員拡大推進担当副委員長 8名
会員拡大推進担当スタッフ 8名
LOM活性化委員会 18名
推薦者 100名
184名

【参加推進方法】
・拡大推進会議において、入会希望者は面接を受けることが入会条件である事を会員拡大担当者へ周知し、各委員会において拡大活動の際にその旨を盛り込んでもらうように全メンバーへ伝えます。
・拡大推進会議において、参加対象者を会員拡大担当者へ周知し、各委員会においてその旨を伝えて貰い参加推進を行います。
・推薦者には必ず出席して頂くように、個別にLOM活性化委員会メンバーから連絡します。
・入会希望者に入会希望者面接を受けることが入会条件である旨を記載した書面を郵送して、事前に周知します。
・面接会場が、鹿児島相互信用金庫の会議室になっているので、入会希望者及び、推薦者には、資料・電話等での周知をいたします。
・エントリーボードの立ち上げ、推薦者への案内と出欠の確認行います。

10.外部協力者・団体
鹿児島相互信用金庫(会場提供)

11.実施組織
LOM活性化委員会

12.実施スケジュール
2017年 2月 6日(月) 2月正副室長会議
2017年 2月13日(月) 2月理事会       【協議】
2017年 3月14日(火) 3月正副室長会議  
2017年 3月21日(火) 3月理事会       【協議】
2017年 4月 3日(月) 4月正副室長会議
2017年 4月11日(火) 4月理事会       【審議】
2017年 4月28日(金) 入会希望者面接
2017年 4月29日(土) 入会希望者面接予備日
2017年 8月22日(火) 正会員承認前面談(8月委員会)
2017年10月 2日(月)10月正副室長会議
2017年10月10日(火)10月理事会     【報告審議】

13.前年度よりの引継事項

(2016年度11月入会希望者面接報告議案より引用)

・不安や希望を抱き参加される入会希望者に対し、参加する正会員が常に笑顔で「感謝の心」を持ち接する意識を徹底する必要があります。
→LOM活性化委員会メンバーと各委員会拡大担当副委員長、拡大担当スタッフは、今年度入会する会員の皆さまを推薦者とは別の立場でしっかりとフォローしていく必要があることを念頭に置き、ふさわしい態度で接するよう周知いたします。

・入会希望者面接時に仮会員研修の重要性を伝えることにより仮会員研修の参加率を上げる必要があります。
→仮会員オリエンテーションの場において、仮会員研修のスケジュールおよび、仮会員研修への参加が正会員承認の条件である旨をお伝えします。

・会場に出入りする正会員の態度や姿勢に対して、常に入会希望者に見られているという事を事前に周知徹底し、更に委員会メンバーからの注意を徹底する必要があります。
・会場全体の雰囲気づくりにつなげ待機中での遅刻、雑談等で面接の妨げになる事を防ぐ必要があります。
・面接マニュアルの内容の周知を徹底する必要があります。
→当日参加する正会員で面接マニュアル及び会場マナーの読み合わせをしっかりと行った上で、正会員の態度や姿勢について常に注意してまいります。

・スムーズな入会希望者の事務管理のためにも入会申込書の提出日は、厳守する必要があります。
→会員拡大推進会議において、入会申込書の提出期限及び回収について周知徹底してまいります。

・推薦人の署名・捺印が多く、再提出が多いと手間を増やし各所に迷惑をかけることから署名・捺印の徹底をする必要があります。
→入会申込書回収時の記載内容確認と署名・捺印の完了作業を徹底してまいります。

(2015年度10月入会希望者面接報告議案より引用)

・拡大会議時に、入会希望者面接、仮会員オリエンテーション、仮会員研修は、参加義務が発生することを確実に周知させるために、スケジュールを記載した書面を配布し、伝えましたが、数名別日対応となってしまいました。
→推薦者から入会希望者へ、スケジュールの確認と参加のお願いを徹底していただきます。併せて、仮会員同期会メーリング・グループラインでの周知のお願いとサポートをいたします。

・推薦者へのヒヤリングを面接時までに完了出来ず、面接当日に行わざるを得なくなってしまいました。
→入会申込書の受け取り時にヒヤリングを必ず行い、入会申込書とヒヤリングシートを必ずセットにしてまいります。

・面接時間のばらつきが出てしまい、推薦者や入会希望者を待たしてしまいました。又、入会希望者が集合時間より早く来て下さり、面接のスタートを早めてしまいました。
→タイムスケジュール作成の時点で複数の入会希望者の推薦者になっているメンバーには、時間の重複及び連続が無いよう調整いたします。入会希望者に対し事前に開場時間の連絡を徹底し、お待たせしないようにいたします。

・事前に連絡をしてあるにもかかわらず、推薦者の集合時間が遅い為、入会希望者を待たしてしまいました。
→当日に再度連絡を行い、集合時間厳守のお願いをいたします。また推薦者と入会希望者はできるだけ待ち合わせの上、一緒に来ていただくよう連絡いたします。

・事前に連絡を行いましたが、入会希望者、正会員共に忘れ物(名刺・印鑑など)をされている方が多くいらっしゃいました。
→当日に再度連絡を行い、忘れ物の無いようにお願いをいたします

・入会希望者面接時に正会員の私語が響き、面接に集中出来なかった場面が見受けられました。
→LOM活性化委員会メンバーから、待機中の正会員には静粛を保っていただくように随時注意を促します。

・青年会議所の説明を明確に行わず、入会希望者面接にて説明を聞いていた為、入会希望者面接にも関わらず入会辞退との事で帰られた方が、いらっしゃいました。
→入会説明時に詳細に説明がなされている事が望ましいことではありますが、会員拡大活動の活発化を考慮し、入会希望者面接の場を設けることで説明不足や入会要件の確認漏れを補うことも必要であると考えます。

・事前に、面接官を拡大推進担当副委員長、拡大推進担当スタッフに面接ブース担当者として依頼したことで、面接官に欠員が出ませんでした。
→今年度もそのようにいたします。

・入会希望者面接の時点で、正会員承認までの日程説明を書面にて行い配布しましたが、スケジュールを把握していない仮会員が多くいました。
入会希望者面接、オリエンテーション、及び配属後の委員会の場で繰り返し正会員承認までの日程説明を実施していく必要があると考えます。

・当日、推薦者の欠席があり代理での出席者が数名いらっしゃいました。
→面接日程が決まった時点で推薦者になられる正会員は、推薦者としての自覚を持って、日程調整をして頂く様お願いをすべきと考えます。

(2014年度9月入会希望者面接報告議案より引用)

・推薦者へのヒアリングを行いましたが、最後まで署名・捺印をいただけない状況がありました。面接時までには完了させるように推薦者へ対し書面等で周知させましたが、多くの署名漏れや捺印漏れがありましたので、書類を受取る期日に余裕をもたせて、不備の書類は受取時に指摘して推薦人に是正してもらうよう検討してください。

→書面や、拡大メーリング・グループラインを活用し、拡大会議でもしっかりとお伝えし、メンバーへも周知していただきます。また、受取時、確認を行い、不備があった場合は是正いただくよう、徹底いたします。

・入会希望者面接時に、ロビーに人溜まりができないようにメンバー控え室を用意しました。また人溜まりの大きな原因は、正会員が当日のスケジュールを受付で確認しながら溜まることでしたので、スケジュールを記載した書面を事前に作成して、正会員へ配布したところ、人溜まりは解消されました。
→事前にスケジュールを作成し、正会員には、配布させて頂きます。正会員の控室を設けさせていただきます。

・昨年度にも指摘されていた、提出された入会申込書の記入漏れや捺印漏れなどの不備が発生しました。記入例を早めに作成し、記入方法を拡大会議等で周知させましたが、改善に至りませんでした。入会申込書受取の際、記入漏れや捺印漏れを指摘し、書類不備を拡大担当者若しくは推薦者に是正してもらう必要があります。
→入会申込者の記入漏れなどの不備が発生した場合、申込者及び推薦人には必ず電話にて連絡させていただき、面接時に記入・捺印をいただきます。受取時に不備の有無等について確認を行います。

・事前に、面接官を拡大推進担当副委員長、拡大推進担当委員に面接ブース担当者として依頼したことで、面接官に欠員が出ませんでした。当日の急な欠席や遅刻を防ぐためにも、事前の出欠確認や役割分担を周知させる必要があります。
→拡大推進担当副委員長、拡大推進担当スタッフには、面接ブース担当者として担当割りを行い、依頼させていただきます。事業案内をしっかり行い、周知させていただき、欠席や遅刻の無いよう致します。

・事前の推薦者の資格である、出席率等の確認が遅れて慌てた思いをしました。面接当日までに確認完了しておいた為、推薦者立会いも問題なくスムーズに行うことが出来ました。拡大の期間は拡大会議等に忙殺されますので、拡大スケジュールを次年度期間に組む際、推薦人の資格確認の期間のスケジュールも加味して組み立ててください。
推薦者の資格確認につきましては、拡大リストの「B判定:入会意思あり」で挙がった時点や入会申込書が届き次第、推薦者の資格確認をさせていただきます。

・入会希望者面接の時点で、正会員承認までの日程説明を行っていましたが、スケジュールを把握していない入会希望者が多くいました。日程説明の書面を会員研修委員会と日程確認の上、入会希望者面接等で配布してください。
→日程説明書の書面を会員研修委員会との確認の上入会希望者面接で配布し、拡大メーリング・グループラインを活用し周知致します。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【本年度の工夫】
・正会員承認前面談では、8月委員会後に、各委員会の拡大推進担当副委員長・拡大推進担当スタッフが中心となって仮会員との面談を実施していただきます。

【期待される効果】
・新入会員の退会抑止を図るため、仮会員の委員会配属後、各委員会の拡大推進担当副委員長・拡大推進担当スタッフに8月から2カ月おきに定期的に新入会員へのヒアリングを実施していただきます。
 8月委員会後に面談をしていただき同時にヒアリングをしていただくことで以後のヒアリングを確実に実施していただく第一歩とします。また推薦者だけでなく、各委員会の拡大担当スタッフも連携して配属された新入会員をしっかりケアしていく必要性を認識していただきます。

【地球環境への配慮】
・出席者に公共交通機関で来場いただく様、書面にて働きかけを行います。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【面接】
面接とは、お互いに質疑応答を行うことによって、お互いの意思を確認するとともに、意欲・職務に対する資質と適合性を判定するために行われます。又、入会希望者にとって自分自身について少しでも知ってもらい、鹿児島青年会議所への入会に対する意欲をアピールできる場でもあります。面接を適正に実施し公正な審査が行われることで、公益社団法人鹿児島青年会議所定款の第8条3項により、別に定める「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に基づき「正常な事業に従事する者であること」「健全な社会人として常識と教養を有すること」「本会議所の目的に賛同し、率先参加する意思と能力を有すること」「会費その他の負担金を納入する意思と能力を有すること」など、必ず入会審査を受けて頂かなければなりません。

【正会員承認前面談について】
正会員承認前面談を行うことで、「入会を承認された者は、仮会員と称し、承認された月より3か月間の仮会員期間を経なければならない」「入会金及び仮会員期間の会費等を第7条第3項の通知を受けた日から1週間以内に納入すること」「総会・例会・委員会の会議6回のうち4回以上出席すること。但し、第8条第2項の場合は、この限りではない」「本会議所の名誉を毀損することなく秩序を保ち、仮会員としての品質を損なわないこと」など、鹿児島青年会議所の一員としての自覚と責任感を持たせることができます。また、正会員承認前時点で改めて面談を行う事により、品格ある青年で無ければならないと言う自覚を再確認してもらいます。鹿児島青年会議所の最低限ルールの中で、青年会議所は委員会、例会など各会議において出席義務があります。その義務を再認識していただく必要があります。又、不安を抱え活動する仮会員がいるとすると、休会・スリープ等が予見されます。この面談を皮切りに、以後継続的に拡大推進担当副委員長・拡大推進担当スタッフによるヒアリングを実施していくことで、早いタイミングでの不安解消につなげ、事前に手を施せるポイントを見出すこともできると考えます。

【ビジョン】
入会希望者の入会において公正な審査を行うことで、品格ある青年としての自覚を持つ事により正会員同様、同じ志を持って活動・運動を行う事で組織の強化・活性化につながると考えます。同じ理念のもとに組織された品格ある青年の力により起こす行動が地域活性の原動力になることで、世界に誇れる鹿児島の実現につながると確信いたします。

16. メンバーへの依頼事項

・面接マニュアルの徹底をお願い致します。
・面接会場は鹿児島相互信用金庫の会議室です。会場の周知をお願い致します。
・時間厳守での集合をお願い致します。
・入会申込書の提出日は、厳守して下さい。
・推薦者は、印鑑を忘れずに持参して下さい。
・推薦人の署名・捺印が無ければ候補者は入会できないので署名・捺印の徹底お願いいたします。
・服装は、スーツ、ネクタイ、バッジ、ネームプレート着用にてお願いいたします。

17. 協議・審議のポイント
背景・目的

18.正副会議での意見及び対応

【2月 正副室長会議】

・面接にも、メンバーに学べるところはたくさんありますので、メンバーが情熱をもって取り組める面接を考えてください。
→入会希望者面接において特に重要となる審査基準について委員会メンバーと討議を行い、内容についての検討を重ねてまいります。

・例年の踏襲ではなく、新しい価値を見つけるために、会員室として政策をもって望んでください。
→(会員室として)の政策を記載いたしました。

・ヒアリングに関して、どれぐらいの定期なのか明記してください。
→本年度の工夫と効果に、「8月から2カ月おき」に実施する旨を明記いたしました。

・仮会員で入ってから退会(入会辞退)した人数などを調査して、面接を行う効果を考えて議案を考えてください。
→次回上程までに過去5年~10年間の入会辞退者数を調査し、分析して議案に反映いたします。

・正会員承認前面接をした年、しなかった年の結果を調べて、次に繋がる議案にしてください。
次回上程までに過去5年~10年間の正会員承認前面接をした年しなかった年及び、年度ごとの退会者とその在籍年数を調査し、分析して議案に反映いたします。

・これまで正会員承認前面接は意思表明の場としてありました。今年はどのような目的で行いますか?
→今年度も仮会員から正会員となる意思表明の場とすると同時に、退会抑止を目的とするヒアリングの第1回目の場として行います。対内目的に「正会員承認前面談では、仮会員から正会員になることへ口頭での意思確認を行うとともに、この面談を最初として以後定期的にヒアリングを行うことで退会抑止につなげることを目的とします。」の文章を追加いたしました。

(会員室として)

・会員室として、方向性をしっかりもって、事業を行ってください。
→会員室として、今年度入会されるメンバーに関しては、『ポジティブなメンバーに導く』をテーマに事業を構築してまいります。
LOM活性化委員会には、面接において、書類だけではわからない事、また今後のスケジュール等をしっかり伝え個々人で予定管理をしっかりできるように、オリエンテーションでは、従来のJCの理念等は研修に一任し、ドレスコードや鹿児島JCでJAYCEEとして活動するにあたっての基本的な事項を伝える場とします。
また仮会員研修では、そのJCの理念、目指しているものの共有及び、JAYCEEとして、率先して行動していく真のリーダーを目指してもらい、今後の活動に対し積極的な行動を起こせるメンバーへと導いてまいります。

 

19.その他(添付予定資料等)

01.事業収支予算書
  01-1 入会希望者面接事業収支予算書
  01-2 入会希望者面接紙資料見積書

02.案内文、会場等
  02-1 案内文
  02-2 会場レイアウト
  02-3 会場レイアウト(予備日)
  02-4 タイムスケジュール

03.面接時使用分
  03-1 面接マニュアル
  03-2 会場マナーについて
  03-3 入会希望者要項
  03-4 入会希望者チェックリスト
  03-5 会費入会金等説明書
  03-6 誓約書(入会希望者用)

04.推薦者関係
  04-1 推薦者基準について
  04-2 ヒアリングシート

05.入会金免除申請書
  05-1 免除申請書(1号)
  05-2 免除申請書(2号)
  05-3 免除申請書(3号)

06.承認前
  06-1 承認前タイムスケジュール
  06-2 確認シート

07.調査資料
  07-1 入会実施日程調査表

20.当日回覧資料

  なし

21.添付資料
  入会希望者面接 添付資料

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