2017年度 総務室 基本方針・事業計画(案)の件

 2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所 
事業計画書

議案名 2017年度 総務室 基本方針・事業計画(案)の件
会議名 2017年度 第3回 正副室長予定者会議
種 別 12月 5日 審議
委員会名 総務室 総務渉外委員会
窓口専務名 野崎 輝久 確認日: 2016年11月30日
担当室長名 清水 聖子 確認日: 2016年11月30日
委員長名
吉木 恵介
確認日: 2016年11月30日
副委員長名 川東 鉄兵 杉本 和樹 作成日: 2016年11月30日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類 

1.事業名 

2.事業実施に至る背景 

3.事業目的(対外) 

4.事業目的(対内) 

5.事業内容 

6.実施日時 

7.実施場所・会場 

8.予算総額(詳細は別紙予算書) 

9. 参加員数計画並びに参加推進方法 

10.外部協力者・団体 

11.実施組織 

12.実施スケジュール 

13.前年度よりの引継事項 

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む) 

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像) 

16.メンバーへの依頼事項 

17.協議・審議のポイント 

18.正副会議での意見及び対応

 【第2回理事予定者会議】

総務室

・第一段落の後半部分について、それまでの文章との繋がりが乏しいので精査すべきです。

→2017年度の鹿児島JCが運動を推進するための当室の担い、役割を再度考え、その背景・目的として適正な文章になるよう精査しました。

・第一段落、特に後半部分が手法のように見えます。

→2017年度の鹿児島JCが運動を推進するうえで求められることのうち、「高い透明性・公益性による確実・円滑な運営」と「地域や市民からの組織としての信頼感の醸成」が当室の設置に係わる背景・目的と考え、それが明確になるよう文章を修正しております。

 

・第二段落6~7行目ですが、機会を提供するのは鹿児島JCであり、総務室はそのサポート役ではないでしょうか。

・第二段落7~12行目。総務と渉外の担いが、一緒くたに羅列されている印象を受けます。

→第一段落で述べた背景・目的を受けて、当室が取り組むべきことを「組織運営の下支え」「メンバーがより多くの機会に臨むためのサポート」と捉え、それがより室としてのレベルで明確かつ具体的になるよう、文章を精査しました。

 

・第三段落1行目ですが「来訪者の渉外窓口を整えること」だけで「組織としての価値観をメンバー全員で共有する活動そのもの」とするのは、やや無理があると思います。

→室方針の第1段落、第2段落に加え、理事長所信も踏まえ、「メンバー全員での価値観の共有」には「メンバーが多様な機会に臨むこと」が不可欠と考え、室としてはそのサポートをする、と言う形に文章を修正しました。

総務渉外委員会

・1段落目の「高い公益性・透明性をもって~」のところ、総務室が永続的に担う分野だと思います。歴代の総務室方針や事業計画書を参考に再考して頂ければと思います。

→「公益性・透明性」という表現は、歴代総務委員会の年間事業計画としても常に取り上げられている文言であり、より深く読み下げ、今後の解釈をより拡げる必要があると考え、今回は表現を変更致しました。

・「窓口が必要」というところ、これが背景では「窓口をつくる」しか方法がない。何のための窓口なのか。何のために強いネットワークが必要なのかを考えれば、より深みのある事業計画書になると思います。

→「窓口」という表現で手法を狭めてしまわない様に、他青年会議所や外部団体とのつながりの大切さを考え、「ネットワーク」という表現に変更しました。

・2段落目「価値観の共有」という表現は、総会の意義目的の表現とは異なるのではないでしょうか。再考してください。

→総会は最高意思決定機関であり、全会員が大切に考えるべきものである事より、「価値観を共有する」事は前提条件であり意義ではないと考え、「強い統率力の下、実行する」という表現に変更しました。

・「公益性・透明性」について、表現を再考してみてください。例えば、「今後、公益社団法人としてのガバナンスをもっと強化しなければならない」等、他の書き方もあると思います。

→歴代総務室の基本方針や年間事業計画にも使用されている文言であるからこそ、言葉の持つ本来の意味を改めて認識するために、「公益社団法人としてふさわしいガバナンスを今後も示し続ける」という表現に変更しました。

・公益社団法人としての本来の位置づけや、鹿児島JCが件に申請している公益事業の原文を見る等、もう少し知識を掘り下げると、より良い事業計画書になると思います。

→専務から資料をいただき、確認いたしました。

 

 


【第2回正副予定者会議】

総務室

・「ふさわしい姿勢」とはどのような意味ですか。
・国際会議の主管が前提ではないです。
→「ふさわしい姿勢」とは、例えば、日本JCやJCIの活動・運動に対しより強く参画・連動している。近隣や連携を強めるべきLOMに積極的な協力が出来ている。地域の団体に「鹿児島JCに、是非、協力したい」と思っていただけるよう、意思疎通(と協力関係)が十分にできている。LOM全体にホスピタリティや「おもてなし」の精神が溢れている・・・など、これらを併せ持つ姿と考えます。但し、表現として分かりづらく、また、「国際会議の主管」に限定して設置されるとの誤解を避けるためにも、文言の削除を含め、文全体を書き換えました。

・「新たな価値」「効果的な運動」とはどのような意味ですか。
→「新たな価値」とは、理事長所信から「鹿児島の更なる国際化やまちの発展と言った課題の解決に向け、より具体的な数字を示した政策を地域に示しながら行われる運動によって生み出される価値」と考えます。そして、「効果的な運動」の「効果的」とは、前述の「新たな価値」が多くの協働いただける賛同者を得ながら、地域や市民により高い理解と説得力をもって浸透していく様を示しています。

・「新たな価値」を地域や市民は求めているのでしょうか。
・「新たな価値を浸透させ」とあるが、あくまでも、新たな価値が創出できたときに、初めて地域や市民はその新たな価値 に出会うのではないですか。
→「新たな価値」そのものについては、鹿児島JCが文字通り「新たに」創出するものであり、これは現段階で明確に意識されている(≒「求めている」)と言うよりは、来るべき近い将来に確実に「求められる」ものであると考えます。ゆえに、ご指摘いただいた通り、「新たな価値が創出できたときに、初めて地域や市民はその新たな価値 に出会う」と考え、「新たな価値」を創出したうえで、その浸透を図る、と言う論理展開で第一段落を書き換えています。

・3段落目、~意識が統一されますか。
→「意識の統一」に向け、総務室の取り組みの結果得られる成果とは何かを再考し、文章を修正しました。

総務渉外委員会
・1段落目、様々機会に参画し~手法になります。
→手法となる表現を削除し、「機会にあふれた組織である為には」という内容に変更しました。
・2018年度~削除してください。
→削除しました。

・メンバーが外部団体、他青年会議所の活動・運動に目を向け~を新年式典のことなら、わたしたちの運動活動を知ってもらうことになるので、再考をしてください。
→渉外窓口としてのメンバーをサポートする所の背景として記載しましたので、他の指摘部分に該当する所のみ修正を致しました。

・2段落目、業務じゃなく、職務に。仕事ではないです。
→訂正し、職務に書きかえました。

・定款に書いているから総会をするものじゃないので、再考をしてください。
・もっと総会を大切に、さらっと書きすぎな気がします。
→最高意思決定機関である事を認識する為に、記載内容を変更しました。

[第1回理事予定者会議]

室方針

・1段落、高めるメンバーの意識とはなんですか。

・所信を今一度読み込むようにしてください。

・スケールが小さくならないよう、記載してください。

→総務室が設置される背景・目的について所信を熟読し、再考した結果、「メンバーの意識を高める」と言う文言自体を削除し、当室に求められていることをより適切に記載しました。また、第2段落以降についても、理事長所信をもとに取るべき手法、持つべきビジョンを「室」と言う観点・スケールから再考して修正しております。

・文章的におかしいところがあるので精査してください。

・尊敬語・丁寧語・謙譲語の統一をしてください。

→正確かつ読みやすい文章になるよう、適宜、音読も行って、尊敬語・丁寧語・謙譲語の統一を含め文章全体を書き直しました。

・基本ツールの作成は運動の支えではなく組織運営の支えです。

→基本ツール作成による効果を、組織運営と言う点で再考し、文章を改めました。

・文章中のそれぞれの窓口の部分を統一してかいてみてください。

→「窓口」と言う文言は「渉外窓口」として統一しました。但し、第一段落では渉外の役割が明確になるよう、「外部との連絡・交渉の窓口」と言う表現を使っております。

・3段落、意識が統一された強い組織と記載してください。

→統一ルールに沿って「統一された強い組織」と言う表現に修正しました。

 

総務渉外

・2段落目、2つの担いがあります、は削除してください。

→削除し、文章を精査しました。                                                                                                                 

・1段落目、室方針と整合性をあわせてください。

→室方針と照合を重ね、高い透明性・公益性を保つ下支えと渉外窓口の必要性を背景に定めました。

・2段落、3行目、再度という言葉を精査してください。
→削除しました。

・2段落、パートナーシップの推進は再考したほうがいいのではないでしょうか。

→再考し、会員室の職務分掌と重複する可能性がある文言であると判断し、文言は削除しました。

・JCプロトコルは一つの指針としてあるものなので、再考してください。

→ルールと呼ぶほどの拘束力はありませんが、青年会議所独自の行動規範であり、国際会議の主幹会議所となる事を考慮すれば周知徹底は必要であると考え、「青年会議所で定められた行動規範」と表現を変えて事業計画書に記載致しました。

・新年式典の部分は再考、記載するのであれば活動を内外に示せるようにしてください。
→新年式典(案)の規模や目的を再考し、「ネットワーク強化を目的とする事業を企画・運営する」という表現に変更しました。

・2段落目、各種大会等の参画意識の手法を精査してください。
→スケジュールを伝えるのではなく、その事業に至った経緯や主催者の思いを一つ一つ伝える事で、事業や式典をより身近に感じてもらう事で参画意識の向上を図る内容に変更しました。

・2段落目、会員専用ホームページの運営に関する記述について再考してください。
→適宜更新という文言のみでは不明瞭と考え、整理したい情報や意図を具体的に記載しました。

【第1回正副室長予定者会議】

・室方針、組織の下支えとして、透明性を高めるのは違います。

→「組織の下支えとして、透明性を高める」と言う主旨であった文章を改めた他、第1段落全体を見直し、「下支え」と言う手法に関する文言は、第1段落より外しました。

 

・価値という言葉の整理・組織の価値を高めるとは、どういう状態ですか。もう一度精査してください。

・価値を高めることを総務の役割としてはなんですか

→総務室としては当室の「価値」を、「新たな価値を生み出す運動を行ううえで求められる、信頼を確立した組織づくりの下支え」と定義づけ、具体的には、組織の「円滑な運営」「高い透明性」「規律や管理の徹底」に向けた活動の中心となり、推進することが当室の役割であり、「価値」を高めることと考えました。

 

・室方針、文章を全体的に精査、同じことを書いていたり、表現の仕方とかを精査してください。意思という言葉は所信にないです。

→文章表現を全体的に見直し、理事長所信に沿った文言に修正しました。

 

・室方針、組織運営を見直すと書いてあるが、見直しますか。検証したり、効率的をもとめるのはいいですが、職務分掌にないです。

・総務室の役割をもう一度考え直してください。組織進化に何が必要なのかを具体的に、進化するには、間違いなく変化しないといけないです。

→「組織運営を見直す」と言う表現を改めた他、「進化」と言う言葉の意味も含めて総務室に求められる役割を考え、より具体的に記述しました。

 

・全室全委員会メンバーという言葉は精査してください。

→「個々のメンバー」と言う意味とは別に、「組織の中の人としてのメンバー」と言う趣旨で使っておりましたが、「メンバー全員」と言う言葉に修正しました。

 

・誰が室方針・事業計画を読むのかを意識してください。もう一度、口に出して読んでみてください。

→メンバーのみならず、多くの市民の皆さまも読まれることを想定し、表現を含めて、より伝わりやすい室方針・事業計画になるよう、文章全体を修正いたしました。

 

19.その他(添付予定資料等) 
2017年度 総務室 基本方針・年間事業計画(案)

20.当日回覧資料 

21.添付資料 
word版
2017年度 総務室 基本方針・年間事業計画(案)

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